自從國(guó)家開(kāi)始大力推行檔案數(shù)字化項(xiàng)目后，社會(huì)中許多企事業(yè)單位都在前前后后地進(jìn)行檔案數(shù)字化，屆時(shí)也有許多的檔案數(shù)字化外包公司出現(xiàn)了，他們擁有專業(yè)的人員與設(shè)備，效率極高，那么當(dāng)我們整理檔案外包出后，會(huì)遇到什么問(wèn)題呢？

　　檔案整理檔案外包

　　一、結(jié)項(xiàng)延時(shí)及超預(yù)算等問(wèn)題

　　實(shí)踐中衡量檔案數(shù)字化項(xiàng)目績(jī)效主要通過(guò)過(guò)程績(jī)效和業(yè)務(wù)成果兩個(gè)維度。其中過(guò)程績(jī)效評(píng)價(jià)主要依據(jù)項(xiàng)目能否基于項(xiàng)目預(yù)算及項(xiàng)目工期是否按時(shí)完成。

　　經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目保質(zhì)按時(shí)結(jié)項(xiàng)的難點(diǎn)在于項(xiàng)目開(kāi)展較難兼顧項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度與預(yù)算，重視成果質(zhì)量的項(xiàng)目常存在超時(shí)、超預(yù)算等問(wèn)題。

　　二、組長(zhǎng)開(kāi)展模式有損項(xiàng)目質(zhì)量

　　檔案數(shù)字化加工是一項(xiàng)多業(yè)務(wù)、學(xué)科知識(shí)的系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。參照調(diào)研訪談結(jié)果可知，由于委托加工檔案類型多樣、需求復(fù)雜、項(xiàng)目組員業(yè)務(wù)能力有限。

　　業(yè)務(wù)組員遇到問(wèn)題常采取咨詢或請(qǐng)組長(zhǎng)協(xié)調(diào)的工作模式，逐漸形成了項(xiàng)目組長(zhǎng)為項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)的項(xiàng)目開(kāi)展模式。

　　該模式下，項(xiàng)目組長(zhǎng)承擔(dān)了項(xiàng)目組內(nèi)、組間及組外的業(yè)務(wù)推進(jìn)及協(xié)調(diào)角色。弊端也是很明顯的，就是在以個(gè)人經(jīng)驗(yàn)決定項(xiàng)目質(zhì)量，并不是長(zhǎng)久科學(xué)的辦法。

　　三、項(xiàng)目人員溝通不佳，返工率高

　　數(shù)字化成果返工率是衡量檔案數(shù)字化項(xiàng)目績(jī)效的重要指標(biāo)。調(diào)研發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目返工率與技能、組織、流程等因素有關(guān)。

　　其中流程因素中檔案數(shù)字化加工中項(xiàng)目組、委托方和監(jiān)理方（下稱三方）溝通尤為關(guān)鍵，三方溝通通暢、高效是減少或避免數(shù)字化成果返工的有效保障。

　　這些問(wèn)題也是我們?cè)趯?shí)際工作中檢驗(yàn)到的，目前均得到合理的解決，那么在數(shù)字化后需要什么工具輔助管理呢？

　　那就是“檔案管理系統(tǒng)”，這是一款可以將檔案管理進(jìn)行數(shù)字化的軟件，提高檔案管理的效率以及質(zhì)量，是檔案館與企事業(yè)單位都在使用的軟件。