外包是指某一機(jī)構(gòu)將原本由自身承擔(dān)的部分業(yè)務(wù)剝離出來，以合同方式委托給其他機(jī)構(gòu)完成，以降低成本、提高效率的行為。檔案服務(wù)外包是指某一機(jī)構(gòu)將不屬于國(guó)家法律法規(guī)限制范圍內(nèi)的檔案，外包給其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，委托南京市檔案外包為本機(jī)構(gòu)提供檔案寄存、數(shù)字化、整理、管理咨詢、開發(fā)利用、銷毀等服務(wù)的行為。

　　近年來，隨著經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，國(guó)內(nèi)檔案管理外包服務(wù)需求快速增長(zhǎng)，來自金融機(jī)構(gòu)、大型企事業(yè)單位的大量業(yè)務(wù)資料、憑證、單據(jù)等呈幾何級(jí)數(shù)增加，與原本有限的公共檔案管理設(shè)施資源形成了鮮明對(duì)比，專業(yè)南京市檔案外包企業(yè)由此開始涌現(xiàn)出來。

　　一方面，國(guó)內(nèi)檔案服務(wù)外包需求日益增長(zhǎng)。另一方面，各類服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展迅速但良莠不齊，亟須建立一套既符合中國(guó)市場(chǎng)實(shí)際需求，又順應(yīng)國(guó)際發(fā)展趨勢(shì)的內(nèi)容完備、責(zé)權(quán)明確、嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的行業(yè)管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系。

　　經(jīng)過幾十年的快速成長(zhǎng)，國(guó)際檔案管理外包服務(wù)行業(yè)已發(fā)展成熟。各類商業(yè)性檔案管理外包中心分布廣泛，大型檔案管理外包服務(wù)企業(yè)已實(shí)現(xiàn)跨國(guó)規(guī)?；\(yùn)營(yíng)并進(jìn)入資本市場(chǎng)。

　　以1951年成立的美國(guó)鐵山公司（紐約股票交易所上市企業(yè)）為例，當(dāng)前該公司已經(jīng)在全世界五大洲39個(gè)國(guó)家建立了檔案管理外包服務(wù)中心，為14萬家政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)客戶管理4.25億箱檔案和6500萬億份磁盤，2012年?duì)I業(yè)收入超過30億美元。

　　而由專業(yè)化外包服務(wù)企業(yè)組成的國(guó)家檔案信息管理協(xié)會(huì)（PRISM International）已經(jīng)擁有數(shù)百家機(jī)構(gòu)會(huì)員，為全球檔案管理外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展提供評(píng)估、認(rèn)證及指導(dǎo)。

　　在國(guó)際檔案外包服務(wù)行業(yè)快速發(fā)展的同時(shí)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系日趨成熟。ISO15489、ISO23081等檔案管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)以及針對(duì)商業(yè)檔案中心建設(shè)規(guī)劃的ARMA TR01-2011等規(guī)范已先后發(fā)布，并不斷更新、豐富和升級(jí)。而美國(guó)、英國(guó)、澳大利亞等國(guó)的行業(yè)主管部門、外包服務(wù)企業(yè)也參照這些國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)形成了適合本國(guó)特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)體系和實(shí)施規(guī)范。

　　《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）正是在借鑒國(guó)際檔案外包服務(wù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的基礎(chǔ)上，結(jié)合中國(guó)檔案管理的有關(guān)制度和特點(diǎn)，前瞻性地推出一系列檔案管理外包服務(wù)的工作規(guī)范和指導(dǎo)原則，從而能有效地促進(jìn)國(guó)內(nèi)檔案管理外包服務(wù)運(yùn)作的科學(xué)化和規(guī)范化，提高檔案管理的商業(yè)性資源利用和社會(huì)分工專業(yè)化，爭(zhēng)取形成規(guī)?；?jīng)濟(jì)效應(yīng)，推動(dòng)中國(guó)檔案管理外包服務(wù)的健康、有序發(fā)展，同時(shí)為檔案行政管理部門制定相關(guān)政策提供支持和應(yīng)用規(guī)范。

　　實(shí)施范圍

　　《規(guī)范》旨在規(guī)范和引導(dǎo)檔案服務(wù)外包行為，為各相關(guān)主體建立標(biāo)準(zhǔn)化的溝通語言，指引發(fā)包方科學(xué)開展檔案服務(wù)外包工作、選擇合格的承包方，指導(dǎo)承包方有效開展檔案服務(wù)管理體系建設(shè)、提升服務(wù)能力，提供第三方機(jī)構(gòu)正確評(píng)價(jià)承包方的參考依據(jù)，從而推動(dòng)檔案服務(wù)外包工作的良性、有序發(fā)展。

　　《規(guī)范》從總體上對(duì)檔案服務(wù)外包工作進(jìn)行一般規(guī)范。主要包括5個(gè)方面的內(nèi)容：第一、說明檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)類型。第二，明確檔案服務(wù)外包工作中各相關(guān)主體之間的關(guān)系。第三，從規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定、合同簽訂、合同執(zhí)行及監(jiān)督、評(píng)估與改進(jìn)等過程為發(fā)包方工作提供指引。

　　第四，提出承包方檔案服務(wù)管理體系框架，并從戰(zhàn)略管理、資源管理、業(yè)務(wù)管理和安全管理等方面對(duì)承包方基本服務(wù)能力建設(shè)提出要求。第五，對(duì)第三方機(jī)構(gòu)的工作提出基本要求。

　　準(zhǔn)確把握有關(guān)內(nèi)容

　　1.檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)類型與檔案服務(wù)外包的本質(zhì)

　　《規(guī)范》4.1條提出，檔案服務(wù)通常包括檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)、檔案銷毀服務(wù)6種業(yè)務(wù)類型。這意味著，并不是所有的檔案業(yè)務(wù)都可以進(jìn)行外包，有些業(yè)務(wù)是不適合外包的。

　　《規(guī)范》4.2條明確，檔案寄存服務(wù)是指在不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)的前提下，發(fā)包方將檔案委托給承包方保管，承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫(kù)房、設(shè)備，進(jìn)行日常保管、安全防護(hù)，并按需要提供利用的服務(wù)過程。這意味著，檔案寄存服務(wù)不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)，由此也更不改變檔案的管理責(zé)任，檔案寄存并不意味著檔案安全責(zé)任的轉(zhuǎn)移，檔案安全的最終責(zé)任仍舊由檔案所有權(quán)人負(fù)擔(dān)。

　　2.檔案服務(wù)外包工作中相關(guān)方的關(guān)系

　　《規(guī)范》對(duì)檔案服務(wù)外包涉及的責(zé)任主體及其關(guān)系進(jìn)行了規(guī)范。檔案管理服務(wù)外包不僅僅涉及發(fā)包方和承包方，還涉及第三方和監(jiān)管方。

　　其中，應(yīng)特別關(guān)注發(fā)包方、承包方和第三方機(jī)構(gòu)與監(jiān)管機(jī)構(gòu)的關(guān)系?！兑?guī)范》要求，發(fā)包方、承包方和第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)接受、積極配合監(jiān)管機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。發(fā)生（可能導(dǎo)致）檔案受損或泄密的重大事件時(shí)，發(fā)包方、承包方應(yīng)及時(shí)主動(dòng)向監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)告。

　　3.對(duì)發(fā)包方的管理要求

　?。?）外包工作要堅(jiān)持“三原則”

　　即合法原則、安全原則和可控原則。合法原則是檔案外包服務(wù)工作不得違背法律法規(guī)等有關(guān)規(guī)定，不符合法律法規(guī)的外包不得實(shí)施，如不得將涉密檔案外包寄存和數(shù)字化。安全性原則是指發(fā)包方應(yīng)當(dāng)制定和落實(shí)安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實(shí)體受到損毀，或造成國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私被泄露。

　　可控原則是指發(fā)包方應(yīng)對(duì)檔案服務(wù)外包工作全過程進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)承包方的人員、工作場(chǎng)所、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進(jìn)行必要的監(jiān)督、檢查，將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到可控范圍之內(nèi)。

　?。?）規(guī)范外包工作流程和要求標(biāo)準(zhǔn)

　　對(duì)發(fā)包方開展工作的流程提出了要求。

　　規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定簽訂合同、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評(píng)估與改進(jìn)5個(gè)環(huán)節(jié)是所有檔案外包服務(wù)應(yīng)遵循的流程。外包工作中遵循這個(gè)流程規(guī)范就可以有效避免外包工作的風(fēng)險(xiǎn)，保證外包工作安全。

　　其中，要重點(diǎn)關(guān)注的管理要求有承包方篩選與確定要求、簽訂合同要求、合同執(zhí)行與監(jiān)督要求。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，《規(guī)范》對(duì)發(fā)包方如何選擇和確定承包方提出了規(guī)范性建議。建議發(fā)包方在選擇承包方時(shí)應(yīng)從人員、資質(zhì)、能力等方面全方位地了解承包方情況。

　　《規(guī)范》還提供了承包方的選定方法、考察要素和內(nèi)容等。在合同簽訂方面，要求發(fā)包方合同內(nèi)容和要素要完整，其中特別提出“合同中應(yīng)明確規(guī)定因國(guó)家法律法規(guī)或商業(yè)環(huán)境等變化而引起的合同變更或終止的觸發(fā)條件，合同變更或終止的過渡安排以及承包方在過渡期間應(yīng)履行的主要職責(zé)”，這也是在吸取了前期外包工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上總結(jié)出來的。

　　前期有不少開展檔案寄存的發(fā)包方，由于只關(guān)注服務(wù)價(jià)格，沒有關(guān)注合同變更或終止引起的各方職責(zé)，導(dǎo)致承包方在發(fā)包方檔案轉(zhuǎn)移時(shí)極不配合，漫天要價(jià)，給發(fā)包方帶來極大的麻煩。在合同執(zhí)行與監(jiān)督要求方面，《規(guī)范》提出了定期巡檢制和定期報(bào)告制，以方便發(fā)包方及時(shí)掌握承包方動(dòng)態(tài)，避免承包方內(nèi)部變化給業(yè)務(wù)帶來風(fēng)險(xiǎn)。

　　4.對(duì)承包方的能力建設(shè)要求

　　《規(guī)范》按照PDCA（計(jì)劃-實(shí)施-評(píng)估-改進(jìn)）循環(huán)模型，提出了承包方的能力建設(shè)內(nèi)容，繪制了內(nèi)容模型，對(duì)承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)提出了要求。

　　這個(gè)模型也可作為發(fā)包方考察承包方能力的參考。承包方能力建設(shè)模型的提出有利于提高承包方服務(wù)質(zhì)量，使承包方平衡發(fā)展，改變以前承包方基礎(chǔ)條件和業(yè)務(wù)能力良莠不齊的狀況。

　　5.承包方業(yè)務(wù)管理和安全管理要求

　　在承包方業(yè)務(wù)管理方面，《規(guī)范》提出承包方應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程管理，建立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，并要承包方的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)要求，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，如承包方的數(shù)字化工作流程應(yīng)滿足國(guó)家有關(guān)檔案數(shù)字化工作的技術(shù)規(guī)范，用于寄存檔案的庫(kù)房管理程序也應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)要求，如定期記錄溫濕度、定期巡檢等；在安全管理方面，《規(guī)范》提出承包方在開展承包業(yè)務(wù)中應(yīng)合規(guī)、安全、保密、控制風(fēng)險(xiǎn)、保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保護(hù)職工健康、保護(hù)環(huán)境等要求。