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于企業(yè)而言,檔案承載著歷史,也是企業(yè)文化建設(shè)、精神傳承的重要里程碑。臺州市做檔案數(shù)字化公司也是需要經(jīng)歷了很長的發(fā)展歷程,逐步在檔案行業(yè)中越來越好。
“檔案管理一直是檔案行業(yè)非常重視的一項工作,從早年只有一名檔案管理人員的簡單收集與存檔,到如今引入網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)并配備了十余名專職人員,檔案行業(yè)一直在不斷完善檔案管理工作。
“檔案是企業(yè)的信息資源,是企業(yè)的寶貴財富,民營企業(yè)檔案工作是一項十分重要的基礎(chǔ)管理工作,”臺州市檔案局局長朱建新對公元集團的檔案管理工作給予了肯定,“企業(yè)檔案館建設(shè)利在當代,功在千秋?!?/p>
檔案管理丨數(shù)字化加工,核心七大步,質(zhì)量全覆蓋審查不可忽略
檔案數(shù)字化加工,核心7大步驟
01、前期準備
(1)紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的設(shè)備和場所,數(shù)字化處理場所應(yīng)具有足夠的空間和合理的布局,并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。
(2)數(shù)字處理設(shè)備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質(zhì)。如果可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機等則更好。
?。?)數(shù)字處理工作還需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持,如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。確保數(shù)字處理工作的安全和保障。
02、掃描操作
要先將掃描儀連接到計算機,安裝驅(qū)動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應(yīng)能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數(shù)設(shè)置。
掃描動作并不復(fù)雜,就是把紙質(zhì)文件放入掃描儀,掃描,把文件取出掃描儀。
在掃描之前,我們必須設(shè)置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。
目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、膠片掃描儀等。根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進行選擇。
顏色常常又和圖像存儲格式相關(guān)聯(lián),彩色圖像通常以JPG格式存儲,如果以TIFF格式存儲,占用空間比較大;
掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù),通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。具體要根據(jù)以上參數(shù)的確定,再進行亮度、對比度的微調(diào)。
03、圖像處理操作
標準要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌,但在掃描過程中,由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。
在這些情況下,需要進行圖像處理操作,一般需要通過專門的圖像處理軟件來實現(xiàn)。它要能夠?qū)崿F(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉(zhuǎn)、校正等圖像處理,確保圖像完整、正確。
04、圖像檢查
檢查員必須掌握紙質(zhì)文件數(shù)字化處理的標準要求,檢查人員要盡職盡責,要求做到100%檢查,并且合格率應(yīng)達到100%。
檢查的事項有圖像是否清晰、畫質(zhì)是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點,圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。
05、數(shù)據(jù)對接檢查
使用數(shù)字文件的方法基本上是通過目錄搜索數(shù)據(jù),要仔細的檢查目錄能否與圖像和數(shù)字復(fù)印一一對應(yīng),檢查合格率應(yīng)為100%,發(fā)現(xiàn)問題時,必須重新修改完善。
06、數(shù)據(jù)存儲
將通過檢查的數(shù)據(jù)可以離線保存。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板建立包括圖像文件命名方法在內(nèi)的存儲結(jié)構(gòu),并盡可能完整地描述相關(guān)文檔。
包括人員登記表、數(shù)字化處理文件登記表、統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼描述文件、數(shù)據(jù)描述等。
07、數(shù)據(jù)移交
這是掃描和處理工作完成之前的最后一項。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門,移交內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定。
交接過程包括交接前的驗收和辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)時經(jīng)雙方蓋章確認后方才生效。
在檔案數(shù)字化過程后,需要對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進一步管理,確保其安全、完整和長期可用。檔案數(shù)字化質(zhì)檢工作影響著整個項目周期,起到非常關(guān)鍵的作用,因此不容忽視!
特色功能展示
1.幅面統(tǒng)計
按幅面大小統(tǒng)計數(shù)量并自動折算,及時掌握階段數(shù)字化成果數(shù)量,方便進度管理。
2.影像檢測
支持圖片數(shù)量、圖片明亮度、容量合規(guī)性、分辨率正確性、格式合規(guī)性等多項檢測、可按需點擊檢測項,無人值守模式下,自動檢測作業(yè)。
3.檢測報告模板自定義
可根據(jù)不同的用戶對象及特定元素要求,自定義輸出檢測報告模板,更具針對性地呈現(xiàn)檢測結(jié)果。
4.數(shù)據(jù)批量修正
針對檢測結(jié)果,直接定位問題數(shù)據(jù)所在路徑,快速修正,批量處理問題數(shù)據(jù)直至達標。
5.密級檢測及內(nèi)容篩查
支持對掃描件及目錄數(shù)據(jù)內(nèi)容進行密級檢測,對特定敏感內(nèi)容進行篩查標識。
6.智能化檢測
自動盲檢篩查黑邊、偏斜圖像,高效自動核查數(shù)字化成果數(shù)據(jù)掛接準確性、完整性、規(guī)范性,快速定位數(shù)據(jù)錯誤頁面。