大家的印象中，人們需要查找的檔案應(yīng)該是什么樣子的，我想第一反應(yīng)就是紙質(zhì)檔案堆積如山和手忙腳亂的查找電腦上存儲盤上的各種文件夾。每個企業(yè)及部門機關(guān)都會有檔案的存在，檔案已經(jīng)是工作生活中必不可少的部分，面對上百成千的檔案傳統(tǒng)的保管方式壓根不能展開一鍵式查檔，甚至還要花幾分鐘的時間才能找到基礎(chǔ)的檔案，再想翻看年限久的檔案就要浪費掉更多時間才能去查閱或白白浪費時間，根本就找不到！不要怕看過來，中山市檔案整理服務(wù)公司一招幫你解決成千上萬的檔案存管難題。

　　中山市檔案整理服務(wù)公司

　　全面推行無紙化流轉(zhuǎn)辦案模式，隨案掃描

　　根據(jù)檔案內(nèi)容要求標準進行掃描處理，全面推行電子閱卷、網(wǎng)上辦理模式。對電子卷宗進行處理，便捷采集文書檔案事實、實現(xiàn)檔案快速100%無誤制作。檔案材料能夠與卷宗目錄自動比對，匹配項自動歸目、自動排序，形成電子預(yù)檔案。完成目錄校驗后即可一鍵轉(zhuǎn)化歸檔，形成完整無誤的電子檔案。對集中掃描中心掃描成卷的檔案，開啟部門檔案工作無紙化。

　　數(shù)字化工作的完成，將對檔案的保護、利用、開發(fā)和新館建設(shè)，發(fā)揮基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性作用實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。而檔案管理系統(tǒng)是通過建立統(tǒng)一的標準以規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理的完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，主要實現(xiàn)檔案流水化采集功能。

　　數(shù)字化檔案生命周期管理：

　　通過電子采集技術(shù)存儲在電子檔案庫中，可通過文件收集、系統(tǒng)建檔、線上方式儲存、借閱、審批、管理等一系列操作。上千頁檔案實現(xiàn)一鍵式查檔，毫無夸張性的構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等。

　　檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

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　　一般把檔案劃分為文書檔案、科技檔案、專門檔案和音像檔案（或特殊檔案）四個種類，關(guān)于檔案分類，一般來說就是根據(jù)檔案的某種屬性對其進行從上位類到下位類的逐級劃分，把相同特征的檔案集中到一起，使之占有一個固定的位置，經(jīng)過連續(xù)劃分行程層次，各類別按照層級關(guān)系組合為一個有機整體，使檔案更加系統(tǒng)化、有序化。

　　檔案分類是一項重要基礎(chǔ)性工作，如果文件分類不清、收集的檔案歸位不明，文件材料的組織體系混亂，整理編目也會雜亂無序，因此，如何使得每一份文件都能“適得其所”，是我們開展檔案管理工作的關(guān)鍵一步。

　　接下來中山市檔案整理服務(wù)公司了解關(guān)于檔案分類整理的三大原則，僅供學習參考。

　　嚴整性規(guī)則

　　分類的嚴整性體現(xiàn)在分類是否具有邏輯性。檔案分類的結(jié)果是形成一個具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的邏輯系統(tǒng)。檔案分類要求在縱向上具有從屬關(guān)系，在橫向上具有平行關(guān)系，做到各類之間、各類相同級位之間的劃分標準一致，從縱向的從屬關(guān)系來說，它表示大類和它所展開的各級屬類之間的關(guān)系，即上位類和下位類的關(guān)系。上位類要能包含它所屬的下位類，下位類一定是它的上位類的組成部分，兩者之間是總體和部分的關(guān)系。

　　即，下位類目的外延之和等于上位類目的外延。從橫向的平行關(guān)系來說，它表示同一分類層次上的各類目之間的關(guān)系，即同位類之間的關(guān)系。同位類之間是互相排斥的關(guān)系，只能并列、平行，并使之界限清楚，而不能交叉重復(fù)。

　　這里涉及到邏輯學上概念的劃分問題。

　　概念的基本邏輯特征是概念具有內(nèi)涵和外延。概念的內(nèi)涵是指反映在概念中的對象的本質(zhì)屬性或特有屬性，即概念的含義，如，檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄。檔案的含義就是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。概念的外延是指概念的適用范圍。比如，企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作檔案都屬于企業(yè)管理類檔案。也就是說，概念的外延是指概念所反映的客觀事物的"類"。

　　因此，我們又可以說企業(yè)管理類檔案有企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作四類檔案。我們認識事物既要把握概念的內(nèi)涵，又要把握概念的外延。概念的劃分就是把一個大概念分為若干個小概念。被劃分的概念叫"母項"（如，企業(yè)管理類檔案），劃分出來的小概念叫"子項"（如，企業(yè)經(jīng)營管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、行政管理檔案、黨群工作檔案），劃分的依據(jù)叫"劃分標準"。

　　邏輯劃分應(yīng)當遵循以下要求∶

　　第一，劃分必須窮盡。即劃分出來的子項總和要等于母項的外延。這是我們在縱向上劃分的要求。如文書檔案以"年度一機構(gòu)一保管期限"分類，在機構(gòu)這一層次劃分上要列出立檔單位形成檔案的所有內(nèi)設(shè)機構(gòu)，不能多也不能少。

　　第二，每次劃分必須堅持同一標準。這是我們在橫向上的劃分要求。同時，還要求劃分的子項應(yīng)當互不相容。例如，如果在科研檔案劃分為工業(yè)、農(nóng)業(yè)、醫(yī)療等類的同時，又分為基礎(chǔ)理論、軟科學等類。前者按行業(yè)劃分，后者按研究性質(zhì)等標準劃分，就會出現(xiàn)工業(yè)方面的基礎(chǔ)理論研究項目檔案是歸工業(yè)類，還是歸基礎(chǔ)理論類的問題。這是由于后者與前者不是按同一標準劃分，子項互相包含造成的。其結(jié)果是檔案歸類混亂、查找困難。

　　效用性規(guī)則

　　檔案分類本身不是目的，而是科學管理的一種手段。效用性規(guī)則要求檔案分類要適應(yīng)不同種類檔案及其管理的特點，滿足檔案科學管理和方便利用的需要。

　　例如，分類的類目和層次的多寡問題。無論是分類層次，還是分類類目，都要適中。分類層次過少，類目也太少，就達不到分類的目的;分類層次過太多，類目也多，會因增加了頭緒而使管理變得復(fù)雜。

　　又如，類目對象的選擇問題。檔案實體分類的類目選擇應(yīng)以貼近文件材料產(chǎn)生的實際為佳。福建省科技廳于2005年建立"科技計劃項目管理系統(tǒng)"，課題的申報、評審等工作都通過網(wǎng)絡(luò)在系統(tǒng)內(nèi)進行。

　　項目編號中有一個分類代號是與項目管理的業(yè)務(wù)處、中心對應(yīng)的。比如，福建省科技檔案館的類目選擇直接應(yīng)用了"科技計劃項目管理系統(tǒng)"中的這個分類代號。如農(nóng)業(yè)類課題由農(nóng)業(yè)處協(xié)調(diào)管理，在項目編號中用"N"表示，檔案管理時也采用"N"作為檔號的一部分，用以表示機構(gòu)的類目，使檔號與原有的項目編號對接起來，方便管理和檢索。

　　穩(wěn)定性規(guī)則

　　檔案的分類，往往牽動著檔案管理的全局。如果分類發(fā)生變化，排架、編號等相關(guān)工作也會發(fā)生變化，有些甚至需要從頭做起。因此，不論是基層檔案機構(gòu)還是檔案館，必須保持檔案分類的相對穩(wěn)定性，不宜頻繁地變更分類方法和分類體系。在確定分類方法和體系時也要慎重考慮，充分論證。