岳陽檔案整理服務公司：為進一步提高檔案管理水平，確保檔案資料得到安全保管、合理保存和有效利用，更好地為檔案管理工作提供便利。近日，民樂縣六壩林場積極開展檔案整理工作，場區(qū)領(lǐng)導高度重視檔案整理工作，并將歸檔文件材料整理工作列入近期工作重點，明確具體負責人，并配專人配合檔案室工作，做到專人負責、組織到位，確保檔案整理工作按時按質(zhì)按量高效完成。

　　整理工作嚴格按照檔案分類相關(guān)要求和標準展開，對每一份材料進行認真分析，根據(jù)歸檔文件材料的保存價值，分別確定保管期限，逐一進行分類整理、裝訂成冊、編號歸檔，做到陳列規(guī)范，方便查找。

　　目前，民樂縣六壩林場已階段性完成檔案整理工作，將進一步夯實檔案管理基礎(chǔ)，探索推進檔案信息化管理，逐步建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式，促進場部檔案管理現(xiàn)代化。

　　岳陽檔案整理服務公司以“件”為單位進行文書檔案整理，是對以“卷”為單位整理檔案工作的延續(xù)，以“件”為單位整理的前提是適應辦公自動化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要。

　　件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計量單位，它有以下特點：

　　形成是自然的；

　　形式是單個獨立成冊的（實體上裝訂在一起，編目時體現(xiàn)為一條目錄）；

　　效用是獨立可用的；

　　是文件歸檔時的基本保管單位；

　　01、按“件”裝訂

　　一般情況以自然形成的每份文件，為一件。

　　特殊情況

　　正文與定稿，為一件；原件與復制件，為一件

　　正文與附件，為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，為一件

　　式樣相同、內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的未裝訂成冊的各種表、單（如每周安排、統(tǒng)計表、介紹信等），可以裝訂在一起作為一件

　　正文與文件處理單，為一件

　　正文與發(fā)文稿紙，為一件

　　來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函），原則上各為一件，也可合為一件；

　　會議記錄和會議紀要，原則上各為一件；

　　一次會議形成的會議通知、與會名單、會議議程、領(lǐng)導講話新聞報道稿等文件各為一件；

　　歸檔前已自然成本（冊）的會議記錄本、各種簿冊（名冊、圖冊等），按其固有的裝訂方式，每本（冊）各為一件；

　　重要文件須保留歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件

　　裝訂前調(diào)整

　　整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應符合檔案保護要求。

　　例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫字跡等。

　　裝訂前的整修內(nèi)容主要有修裱、復制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。

　　裝訂順序

　　正本在前，定稿在后；

　　正文在前，附件在后；

　　原件在前，復制件在后；

　　轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；

　　復文在前，來文在后；

　　中文版本在前，其它文種版本在后；

　　發(fā)文稿紙在前，正文在后；

　　文件處理單在前，正文在后；

　　02、分類

　　按年度分類：

　　（1）以每年1月1日至12月31日為一個自然年度

　?。?）跨年度形成文件的處理；

　　請示與批復，放在復文年；

　　規(guī)劃放在針對的第一年；

　　總結(jié)、決算、報表，放在針對的最后一年；

　　會議文件，放在開幕年；

　　一兩個內(nèi)容文件，歸入主要內(nèi)容針對的年度；

　　按組織機構(gòu)分類：

　?。?）按單位內(nèi)部組織機構(gòu)將歸檔文件分類，組織機構(gòu)按黨、政、工、團順序排列，綜合性機構(gòu)在前，專業(yè)職能部門列后。

　?。?）跨部門形成文件的處理

　　業(yè)務部門起草單位名義發(fā)文，歸綜合部門一聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門；

　　單位名義召開綜合性會議文件，歸綜合部門；

　　參加上級會議文件，全局性歸辦公部門，業(yè)務性歸業(yè)務部門；

　　領(lǐng)導人兼任職務文件，分別歸有關(guān)部門或企業(yè)；

　　03、排列

　　歸檔文件分類后，遵循“事由原則”為主，參考時間和重要程度等因素進行排列。

　?、俨煌９芷谙薜奈募璺謩e排列。

　?、诓煌瑱C構(gòu)（問題）的文件，按分類方案設(shè)置的機構(gòu)（問題）序列排列。

　　同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

　　事由之間，按事由辦結(jié)時間的先后順序隨辦隨歸。

　　會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件一般應集中排列在一起。

　?、芤蚬饰醇皶r歸檔的零散文件，在整理時可以排在文件形成年度的相應保管期限最后，并在備考表中說明。

　　04、編號

　　05、編目（歸檔文件目錄）

　　依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

　　它是檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的基本條件。

　　06、裝盒

　　將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，數(shù)量適度并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。

　　注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內(nèi)；同一年度、同一保管期限但不同機構(gòu)（問題）的歸檔文件可放入同一盒中；

　　07、排架

　　歸檔文件裝盒后，上架排列應與本單位歸檔文件分類方案一致，盒脊朝外，便于實體管理。

　　一般先按保管期限、再按年度、機構(gòu)或問題排列，具體排列順序根據(jù)分類方案。