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檔案整理,就是按照文件材料的形成規(guī)律,根據(jù)科學(xué)的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動。隨州檔案整理服務(wù)公司按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提出了檔案整理的基本原則,遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用”。
為了加強(qiáng)和規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作,保證檔案完整性和保密性,準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作,根據(jù)《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》,結(jié)合公司實(shí)際,特制定本辦法。
一、檔案管理
1、主要內(nèi)容
1.1檔案是公司在施工生產(chǎn)及各項(xiàng)管理活動中形成的全部檔案的總和。包括保密制度、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、會計(jì)檔案、基本建設(shè)、產(chǎn)品、設(shè)備檔案和人事檔案等,其構(gòu)成以建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備和會計(jì)、經(jīng)營檔案為主體。
1.2公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。
1.3公司檔案管理工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則。
2、文件的收集與歸檔
2.1各部門形成的文件材料,由各部門專職或兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)收集管理,并于每年12月31日之前向公司辦公室辦理移交。
2.2一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交辦公室備案。會議文件由辦公室收集。
2.3檔案室在接收移交的檔案后,應(yīng)對移交檔案進(jìn)行檢查、匯總、并編制檔案總目錄。
2.4檔案室對檔案應(yīng)區(qū)分全宗、區(qū)分年度、區(qū)分類別分別存放、排列,存放檔案必須有專用的檔案裝具,檔案排列方法要科學(xué),以便查找。
2.5定期進(jìn)行對庫房檔案的清理核對工作,做到賬務(wù)相符,對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。
2.6收進(jìn)的檔案要及時(shí)入庫,借閱檔案歸還后,及時(shí)放回原處。
3、公司文件材料歸檔的基本要求
3.1歸檔的文件材料必須完整。
3.2歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。
3.3歸檔的文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。
4、公司文件材料的歸檔范圍
4.1保密辦公室:保密相關(guān)法規(guī)、制度;重要的會議紀(jì)要;學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料;工作計(jì)劃、總結(jié)等。
4.2行政綜合類:包括重要的會議材料;制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料;發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào);政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。
4.3人力資源類:員工個(gè)人檔案、員工變動表、員工花名冊、薪酬福利、培訓(xùn)登記表等。
4.4會計(jì)統(tǒng)計(jì)類:年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明,各種季度報(bào)表、月報(bào)表。
4.5經(jīng)營銷售方面:有公司經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料,市場經(jīng)濟(jì)信息和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。
4.6工程建設(shè)方面,涉及到的有關(guān)工程資料、項(xiàng)目合同、工程圖紙等。
4.7生產(chǎn)計(jì)劃方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和生產(chǎn)管理、統(tǒng)計(jì)分析活動中形成的各種文件材料。
4.8物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。
4.9其他方面。
5、檔案級別的劃分:
5.1檔案等級的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個(gè)等級。
5.1.1一級為絕密文件
5.1.1.1保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等,其等級劃分為一級。
5.1.1.2公司的重大決議。包括由公司股東大會、董事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等,其等級劃分為一級。
5.1.1.3本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。屬非常重要的文件,此類型文件為絕密文件,其等級劃分為一級。
5.1.1.4本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案,為絕密文件,其劃分級別為一級。
5.1.2二級為機(jī)密文件
5.1.2.1本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬機(jī)密文件,劃分等級為二級。
5.1.3三級為秘密文件
5.1.3.1本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件,為秘密文件,劃分等級為三級。
5.1.3.2本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。屬于秘密文件,其等級為三級。
5.1.4四級為普通文件
5.1.4.1重要的會議材料,包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件,劃分等級為四級。
6、歸檔時(shí)間
6.1基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目,在任務(wù)完成后或告一段落時(shí),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后,向檔案管理部歸檔。
6.2各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,在一個(gè)月內(nèi),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門歸檔。
7、檔案的鑒定和銷毀
7.1編制檔案的保管期限表,保管期限可分永久、長期(10-30年)、短期(10年以下)三種。
7.1.2檔案鑒定工作由公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組組織進(jìn)行,鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組由主管檔案工作的副總經(jīng)理任組長,組員由技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人等組成。
7.1.3鑒定工作根據(jù)各類檔案的保管期限進(jìn)行。每次鑒定要寫出鑒定報(bào)告,在保管單位備考表上注明鑒定意見,由小組負(fù)責(zé)人簽名,并且注明鑒定日期。
7.1.4檔案通過鑒定確認(rèn)為永久保存的檔案,如發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準(zhǔn)確,應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行補(bǔ)充和修改。
7.1.5對經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價(jià)值的檔案,要登記造冊,提出銷毀報(bào)告,經(jīng)主管經(jīng)理審批,并報(bào)送上級檔案管理部門備案。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。
二、檔案管理實(shí)施細(xì)則
1、檔案管理歸檔要求:
1.1檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
1.2歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
1.3在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件(原件)與附件(復(fù)印件、掃描件)分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
1.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。
1.5檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
1.6案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
2、各部門保管文件的檔案范圍及相關(guān)規(guī)定
2.1各部門的檔案管理必須按規(guī)定的等級分級、分類存檔,其一級、二級存檔的文件均為復(fù)印件及掃描件,原件交由公司檔案室存檔管理。
2.2各部門的檔案管理由各部門指派相關(guān)人員進(jìn)行管理,不設(shè)置專職崗位。
2.3部門存檔文件的范圍:
2.3.1保密辦公室保密資料、涉密文件。
2.2.2部門例會紀(jì)要、業(yè)務(wù)函件、往來文件。
2.3.3客戶業(yè)務(wù)信息、資料、銷售報(bào)表。
2.3.4公司及各部門的規(guī)章管理細(xì)則。
2.3.5原始財(cái)務(wù)資料、會計(jì)憑證、賬冊、財(cái)務(wù)報(bào)表、月度年度財(cái)務(wù)報(bào)表、薪酬發(fā)放、不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證等涉及公司財(cái)務(wù)方面的文件檔案由財(cái)務(wù)部保管。
2.3.6生產(chǎn)資料、采購信息、工序交接記錄等生產(chǎn)資料由生產(chǎn)部門保管。
3、文件檔案分類整理保存
3.1辦公室負(fù)責(zé)文件檔案要的分類、歸檔、整理、編寫檢索(清單)、保存、調(diào)閱使用。
3.1.1根據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定,編制公司文件檔案分類編號方法。
3.1.2分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且要便于保管和提供利用。
3.1.3常用的分類方法有:
3.1.3.1按工程項(xiàng)目分類;
3.1.3.2按專業(yè)性質(zhì)分類;
3.1.3.3按組織機(jī)構(gòu)分類;
3.1.3.4按時(shí)間分類??砂次臅男再|(zhì)分類,可分為櫥窗大類別,再從大類別下分到小類別,再從小類別細(xì)分種類、年份等。
3.4文件檔案要根據(jù)內(nèi)容及重要性分為“普通”與“加密”兩大級別?!凹用堋边€分為絕密、機(jī)密和秘密三類。不能隨便以個(gè)人名義或是部門名義查閱及調(diào)閱的文件屬于加密的文件,其重要性歸檔文件時(shí)自行確認(rèn)。
4、檔案編目:
4.1編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定
4.1.1卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁,按流水號編頁碼,頁碼從“1”開始。
4.1.2頁碼編寫位置:單面書寫的文件在右下角;雙面書寫的文件,正面在右下角、背面在左下角。圖樣頁碼編寫在標(biāo)題欄外右下角。
4.1.3成套圖紙和印刷成冊的文件不必重新編寫頁碼。
4.1.4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、空白頁不編寫頁碼。
4.2、卷內(nèi)目錄的編寫
4.2.1序號:應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次標(biāo)注,按照卷內(nèi)文件的順序,一份文件一個(gè)號。
4.2.2文件編號:應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的文號,圖樣的圖號,或設(shè)備、項(xiàng)目的代號。
4.2.3責(zé)任者:應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的直接形成單位或主要責(zé)任者,有多個(gè)責(zé)任者時(shí),選擇兩個(gè)主要責(zé)任者填寫。
4.2.4文件題名:填寫卷內(nèi)文件標(biāo)題的全稱。
4.2.5日期:應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的日期,如:20120512。
4.2.6頁數(shù):應(yīng)填寫每份文件的實(shí)際頁數(shù),要求在最后一份文件的備注欄里填寫總頁碼。
4.2.7卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。
4.3卷內(nèi)備考表的編制:
4.3.1卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合規(guī)范要求。
4.3.2卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù),不同載體文件的數(shù)量(見示例),說明組卷情況,如立卷人(檔案員),檢查人(檔案負(fù)責(zé)人)、立卷時(shí)間等。示例:本卷內(nèi)文件材料20件,100頁。其中:文字材料80頁,附圖10張,照片10張。
4.3.3卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。
4.4案卷封面和背脊的編制:案卷封面采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式,主要內(nèi)容如下:
4.4.1.1案卷題名:應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名主要包括項(xiàng)目名稱,代字、代號及結(jié)構(gòu)、部件,階段代號和名稱等;項(xiàng)目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)(包括代號)相符;歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文。
4.4.2立卷單位:應(yīng)填寫文件組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。
4.4.3起止日期:應(yīng)填寫案卷內(nèi)最早產(chǎn)生的那份文件的日期和最晚產(chǎn)生的那份文件的日期;應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫,例:2004.01.01-2004.06.29
4.4.4保管期限:應(yīng)依據(jù)保管期限表填寫劃定的保管期限。
4.4.5密級:應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級。
4.4.6檔號:應(yīng)依據(jù)先后順序,檔案移交前檔號暫用鉛筆填寫,審查合格后改用藍(lán)黑墨水或碳素筆填寫。
4.4.7卷內(nèi)封皮、卷內(nèi)目錄、備考表的幅面統(tǒng)一采用A4幅面。
4.4.8檔案盒面、背脊的填寫要求:按項(xiàng)目法人統(tǒng)一格式要求用計(jì)算機(jī)打印在薄的牛皮紙上貼在盒面和背脊上,做到字跡工整清晰,粘貼牢固。
4.4.9卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的填寫:電腦打印。打印時(shí)要求案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及卷內(nèi)目錄題名按規(guī)定的字體和字號填寫。
4.5案卷的裝訂要求
4.5.1案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形成。
4.5.2文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式;案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面,破損的文件要先修復(fù)后在裝訂。幅面一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(297mm×210mm)。圖樣折疊為手風(fēng)琴式(統(tǒng)一幅面),圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。
4.5.3不裝訂的案卷,應(yīng)在每份文件的右上角加蓋檔號章。檔號章尺寸單位統(tǒng)一為mm,比例:1:1,檔號章式樣:
4.5.4案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面A4,有文字面向內(nèi)折疊,為便于長期保存,案卷裝訂時(shí)必須去掉金屬物,用裝訂線一律在左,裝訂時(shí)左側(cè)、下邊對齊,采用三孔一線,裝訂線必用棉質(zhì)或化纖線繩,(裝訂為3孔,每孔孔距為80mm,左邊距為15mm),裝訂線不得遮壓卷內(nèi)文件的字跡,若裝訂線位置不夠時(shí)要進(jìn)行適當(dāng)粘貼。
4.5.5裝訂厚度:以文件資料的實(shí)際情況而定。
4.5.6橫向打印的文件資料裝訂時(shí)應(yīng)將題頭(上面)對應(yīng)縱向(左側(cè))裝訂的一面裝訂。
4.5.7案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。
4.5.8正本和副本、永久、長期和短期的印章由公司統(tǒng)一制作。
4.6聲像及電子檔案
4.6.1聲像及電子載體是紙質(zhì)檔案的必要補(bǔ)充。檔案員負(fù)責(zé)各部門產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作,歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。
5、檔案管理人員職責(zé)
5.1按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
5.2按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。
5.3工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
6、檔案保管
6.1接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理接交手續(xù)。
6.2存放檔案必須有專用柜、架,排架方法要科學(xué)和便于查找。
6.3要定期進(jìn)行檔案室的清理核對工作,做到目錄、文檔相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,檔案室的檔案因移交,作廢、遺失等注銷時(shí),要查明原因,保存依據(jù)。
6.4文件檔案保存期限:
6.4.1永久保存:
6.4.1.1公司章程;
6.4.1.2股東名冊;
6.4.1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則;
6.4.1.4董事會及股東會紀(jì)錄;
6.4.1.5財(cái)務(wù)報(bào)表;
6.4.1.6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;
6.4.1.7不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證;
6.4.1.8工程設(shè)計(jì)圖、建筑檔案、設(shè)計(jì)檔案、技術(shù)圖紙;
6.4.1.9其它經(jīng)核定須永久保存的文書。
6.4.2長期保存:
6.4.2.1預(yù)算、決算書類;
6.4.2.2人事檔案、會計(jì)憑證;
6.4.2.3事業(yè)計(jì)劃資料;
6.4.2.4其它經(jīng)核定須保存10年的文書。
6.4.3在目前公司文件檔案建制初期,不涉及文件檔案的清理銷毀,相關(guān)規(guī)定另行規(guī)定
7、內(nèi)部檔案分類及編號
7.1分類代碼的標(biāo)識以各類第一、第二個(gè)字的漢語拼音組合而成。
7.1.1保密管理(BM)
7.1.2行政管理(XZ)
7.1.3人力資源管理(RL)
7.1.4財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)管理(CW)
7.1.5經(jīng)營銷售管理(JY)
7.1.6工程建設(shè)管理(GC)
7.1.7生產(chǎn)計(jì)劃管理(SC)
7.1.8物資供應(yīng)管理(WZ)
7.1.9其他管理(QT)
7.2檔案分類代碼編號
8、文件檔案調(diào)閱管理
8.1公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱。調(diào)閱文件檔案要履行調(diào)閱手續(xù)。填寫《檔案調(diào)閱單》,而后交給部門主管或是部門經(jīng)理及總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字才能進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱之前要填寫《檔案調(diào)閱記錄》方可進(jìn)入檔案室查閱或調(diào)閱資料。
8.1.1普通文件檔案:要辦理調(diào)閱手續(xù),并由行政部主管、檔案負(fù)責(zé)人兩級簽字確認(rèn)。
8.1.2調(diào)閱“加密”的文件檔案,要辦理調(diào)閱手續(xù),并由行政部主管及部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級簽字確認(rèn)。
8.1.3人事的檔案的調(diào)閱管理:
8.1.3.1查閱權(quán)限:公司領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部負(fù)責(zé)人、人事業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人可查閱所有員工的人事檔案;各部門負(fù)責(zé)人在經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部審批后可查閱其本部門內(nèi)的員工檔案;員工沒有查閱其本人及他人人事檔案的權(quán)利;
8.1.3.2原則上不得摘抄或者復(fù)印員工人事檔案。如由于工作原因確需摘抄或者復(fù)印的,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理和人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,交由檔案管理人員復(fù)印。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對復(fù)印或者摘抄的情況如實(shí)做好登記;
8.1.3.3員工人事檔案不得借出查閱。如必須借出查閱時(shí),應(yīng)提交申請,由主管領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部審批后方可執(zhí)行,并嚴(yán)格履行登記手續(xù);
8.1.3.4借閱人事檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度,并嚴(yán)禁涂改、抽取和撤換檔案。
8.1.3.5調(diào)閱自己的相關(guān)資料需要三級以上簽字確認(rèn)方可調(diào)閱。
8.1.4調(diào)閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案,保持整潔,要保護(hù)檔案的安全與保密,不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改,未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。
8.1.5一、二級類型的檔案的調(diào)閱只可在公司檔案管理部門調(diào)閱復(fù)印件及掃描件,且其它各部門不可復(fù)印及留存掃描件。
8.1.6必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。
8.1.7用畢按時(shí)歸還,如需延長借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)
8.2調(diào)閱的檔案交還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。
8.3調(diào)閱范圍:外部機(jī)構(gòu)調(diào)閱文件檔案調(diào)閱只限在行政部查閱,不能帶出,必須帶出行政部查閱的,要經(jīng)過公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
8.4調(diào)閱時(shí)間
8.4.1一般普通文件檔案最長不超過二周。
8.4.2“加密”文件檔案最長不超過一周。
9、檔案保密工作
9.1嚴(yán)格保守公司檔案機(jī)密,維護(hù)檔案的完整與安全,是每個(gè)檔案管理人員的職責(zé)。
9.2檔案室在接收、保管、提供利用時(shí),應(yīng)按有關(guān)規(guī)定認(rèn)真核對、簽字,做到手續(xù)嚴(yán)格,賬目清楚。
9.3檔案管理員要嚴(yán)守機(jī)密,不得隨意摘抄、傳播密級檔案內(nèi)容,不準(zhǔn)私自進(jìn)行復(fù)印。
9.4任何人未經(jīng)批準(zhǔn),不得私自將檔案帶出檔案室,不得向外傳播檔案內(nèi)容。
9.5檔案工作人員在工作中形成的有關(guān)廢紙,不準(zhǔn)隨意扔掉,必須銷毀。
10、解釋權(quán)
10.1涉及到保密檔案的管理,由保密辦公室另行制定管理辦法。
10.2本管理辦法解釋權(quán)歸行政人事部,自頒布之日起生效。