會計檔案怎么整理？會計檔案的整理裝訂，是指會計年度終了后對會計資料進行整理，立卷的一項工作。會計檔案的整理裝訂有一定的要求和方法，首先要進行會計憑證的整理，會計憑證的歸檔，會計賬本的整理，會計報表的整理，其他會計資料的整理，按規(guī)范整理好后，按照有關(guān)標準裝訂成冊。

　　對會計檔案進行整理是會計檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會計檔案的前提，會計機構(gòu)和會計人員必須認真對待，努力做好。

　?。?）會計憑證的整理。

　　會計憑證是會計檔案的重要組成部分。

　　《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》對會計憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。

　　會計憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。

　　?整理會計憑證，首先，要把所有應歸檔的會計憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類。

　　記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，共三類五種。

　　根據(jù)不同的種類，按時間或按順序號逐張排放好。

　　其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會計檔案范圍和沒有必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。

　　再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。

　　最后，將記賬憑證按適當厚度分成若干本。

　　將會計憑證整理好后，應按照有關(guān)規(guī)定的要求，認真做好會計憑證的裝訂工作。

　　（2）會計憑證的歸檔。

　　首先，要認真填好會計憑證的封面。

　　封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項的最基礎(chǔ)的索引和憑證。

　　其次，填好卷脊上的項目。

　　卷脊上一般應寫上×年×月憑證和案卷號。

　　再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負責保管。

　?。?）會計賬簿的整理。

　　年度終了，各種賬簿（包括倉庫的材料、產(chǎn)成品或商品的明細分類賬）在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統(tǒng)一整理。

　　首先，將活頁賬按頁碼順序排好，加封面后裝訂成本。

　　然后，將各種賬簿按照會計科目順序排列，據(jù)以逐本登記會計檔案（會計賬簿）封面。

　　會計賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全。

　?。?）會計報表的整理。

　　會計報表一般在年度終了后，由專人（一般是主管報表的人員或財會機構(gòu)負責人）統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。

　　平時，月（季）度報表，由主管人員負責保存。

　　年終，將全年會計報表，按時間順序整理裝訂成冊，登記會計檔案（會計報表）目錄，逐項寫明報表名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。

　　經(jīng)會計機構(gòu)負責人審核、蓋章后，由主管報表人員負責裝盒歸檔。

　　（5）其他會計資料的整理。

　　其他財會資料，包括年（季）度成本、利潤計劃、月度財務(wù)收支計劃、經(jīng)濟活動分析報告、工資計算表及一些重要的經(jīng)濟合同，也應隨同正式會計檔案進行收集整理。

　　但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個相當長時間內(nèi)，由財會部門保存。

　　這就需要認真篩選，把收集起來的這些資料，逐件進行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門。

　　會計檔案的整理要規(guī)范化。

　　封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作，卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項目印制、填寫。

　　要做到收集按范圍，整理按規(guī)范，裝訂按標準。

　　會計檔案整理的內(nèi)容及步驟

　　第一是定規(guī)則，第二是分類，第三是編號。當然也要考慮單位規(guī)模、檔案多少等因素，確定會計檔案管理的規(guī)則。綜合會計檔案的專業(yè)屬性和管理實踐，8步既可規(guī)范管理好會計檔案。

　　給會計檔案分類及編碼。

　　(1)會計檔案一般分為：會計憑證、會計帳簿、財務(wù)報告、其它。(2)會計檔案編碼示例：①會計憑證J1

　　②會計帳簿J2③財務(wù)報告J3④其它J4

　　給會計檔案分年度。分類后按年度分檔案。

　　確定會計檔案保管期限。根據(jù)會計檔案管理的專業(yè)要求，確定會計檔案的保管期限。如附圖。①會計憑證J1②會計帳簿J2③財務(wù)報告J3④其它J4

　　排列會計檔案案卷。在一個類別的會計檔案內(nèi)，按年度、保管期限將檔案順序排列。

　　填寫會計檔案內(nèi)容。(1)全宗號：檔案館指定的歸檔單位編號。這個看情況，許多單位不需要這個。(2)目錄號：目錄的編號。(3)案卷號：案卷的順序號，案卷內(nèi)，不能重復。

　　制作會計檔案目錄。

　　目錄應包含：序號、類別、檔案標題、起止時間、保管期限、卷內(nèi)頁數(shù)、備注。

　　打印會計檔案目錄。

　　將目錄打印出來，一式三份。

　　會計檔案歸檔。

　　檔案整理完畢，裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和背脊。填寫《會計檔案移交清冊》，移交單位檔案管理部門管理。

　　會計檔案怎么整理資料

　　(一)會計檔案的分類

　　會計檔案常用的分類方法主要有如下幾種：

　　1.年度—類別—保管期限分類法

　　首先將不同年度的會計檔案區(qū)分開,然后把同一年度的會計檔案分為財務(wù)報告(報表)、賬簿、憑證三大類,最后按不同的保管期限分別組成保管單位進行排列,一年編一個流水號。這種分類方法適用于只有一種會計類型的單位采用,如單位預算會計。其優(yōu)點是簡便易行,便于查找利用。

　　2.年度—保管期限—組織機構(gòu)—類別分類法

　　首先把一個年度內(nèi)形成的會計檔案按保管期限初步分類,相同保管期限的會計檔案再按組織機構(gòu)分類。然后在每個組織機構(gòu)內(nèi)按報表、賬簿、憑證分別組成保管單位。這種分類方法適用于財政部門的總預算會計,其優(yōu)點是能清楚反映會計檔案形成的部門,體現(xiàn)了一個單位會計檔案的完整性。

　　3.年度—會計類型—類別分類法

　　先把一個會計年度內(nèi)的會計檔案按會計檔案類型如稅收會計、經(jīng)費會計等分類,然后將同一會計類型的檔案分成報表、賬簿、憑證分別進行排列。這種分類方法適用于稅收機關(guān),其優(yōu)點是能反映不同性質(zhì)會計活動的內(nèi)在聯(lián)系,體現(xiàn)了全宗內(nèi)會計檔案的系統(tǒng)性。

　　(二)會計材料的立卷及案卷格式

　　各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。會計檔案的立卷,應遵循會計檔案的形成規(guī)律,保持其內(nèi)在聯(lián)系,將會計憑證、會計賬簿和會計報表分別組卷。

　　1.會計憑證的立卷

　　會計憑證種類多,數(shù)量大,當會計憑證的內(nèi)容被登記到會計賬簿上后,應每月將記賬憑證連同所附的原始憑證,按其編號順序立卷,并根據(jù)數(shù)量多少裝訂一冊或若干冊。每冊會計憑證為一個保管單位。

　　采用收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證的單位,可將其分別編號成冊。某些具有重要價值的原始憑證,如經(jīng)濟合同、涉外憑證等,可以單獨裝訂成冊,但應在有關(guān)記賬憑證上注明,以便日后查考。

　　2008年發(fā)布的行業(yè)標準《會計檔案案卷格式》(DA/T39-2008)規(guī)定了會計檔案卷盒及其有關(guān)表格的項目設(shè)置、規(guī)格和質(zhì)量要求。會計憑證的封面項目包括：單位名稱、會計憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記賬憑證起止號、記賬憑證數(shù)、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、會計主管、裝訂人、裝訂時間、備注。各項目的具體位置、尺寸見圖。

　　會計憑證封面格式

　　2.會計賬簿的立卷

　　會計賬簿通常在年終結(jié)賬或決算后立卷,整理時對訂本賬要保持原來面目,不拆去空白頁,只需填好賬簿啟用表,并在賬皮上貼上賬簿封面卡片即可。對于活頁賬和卡片賬,在整理時應去

　　掉空白頁,前面加賬簿封面,后面加備考表,編好頁碼,裝訂成冊。

　　賬簿啟用及接交表的正面項目包括單位名稱、賬簿名稱及編號、賬簿頁數(shù)、賬簿起止日期、經(jīng)管人員、接交記錄、備注、檔號、貼印花稅。各項目具體位置、尺寸見圖。賬簿啟用及接交表背面項目包括科目名稱和頁次。

　　賬簿啟用及接交表正面格式

　　3.會計報表的立卷

　　會計報表的立卷在年度決算之后,可按年報、季報、月報分別整理立卷。除此之外,還可按會計報表所反映的經(jīng)濟內(nèi)容分別立卷,例如,企業(yè)單位的會計報表內(nèi)容可分為：

　　(1)反映資金來源和運用情況的會計報表,如資金平衡表、專用資金明細表、資金活動情況表等。

　　(2)反映經(jīng)營活動過程中成本和費用支出情況的會計報表,如產(chǎn)品成本計算表、經(jīng)費支出明細表、商品流通費用表等。

　　(3)反映經(jīng)營過程中的收入和財務(wù)成果的會計報表,如企業(yè)利潤表等。

　　會計報表常會附隨一些對報表進行分析和說明的文字材料,如財務(wù)情況說明書、上級主管部門審核批復意見等,這些文字材料是報表的重要組成部分,整理時應一起組卷,以保持它們在內(nèi)容上的密切聯(lián)系。

　　會計材料的立卷工作由財會部門的會計人員負責,檔案部門接收時只需對立好的案卷進行檢查,對案卷封面上的項目沒有填清添全的,要由會計部門的經(jīng)辦人補填,對于破損、缺頁、裝訂不牢的案卷,應由財會部門有關(guān)人員負責修補和重新裝訂,對不符合要求的會計檔案不予接收。

　　檔案部門對接收來的案卷,應在原封面上加蓋檔號戳記,并按報表、賬簿、憑證依次排列。為了固定會計檔案立卷的結(jié)果,使之系統(tǒng)化,還需要進行案卷的編目工作。主要包括擬制案卷題名、填寫卷內(nèi)目錄、案卷封面,填備考表。

　　(三)會計檔案案卷的排列、編號與案卷目錄的編制

　　1.會計檔案案卷的排列方法

　　與會計檔案的分類體系一致,會計檔案案卷的排列方法主要有以下三種：

　　(1)年度—類別—保管期限。

　　(2)年度—保管期限—組織機構(gòu)—類別。

　　(3)年度—會計類型—類別。

　　2.會計檔案的編號

　　會計檔案的編號是對會計檔案經(jīng)過分類、立卷、排列之后的最終次序給出的號碼,具有標識和固定會計檔案的物理順序和位置的重要功能,并為會計檔案的保管、統(tǒng)計和查找利用提供了便利。會計檔案的編號方法因具體對象不同而分為如下三種。

　　(1)會計檔案號=會計檔案代字(代號或代碼)+大類號和屬類號+案卷號。這種方法適用于不需要向檔案館移交會計檔案單位的會計檔案編號。

　　如：會計憑證類案卷的編號為：KJ-3.1-13

　　(2)財會檔案號=年度號+財會檔案分類號+案卷號。這種方法適用于高等院校財會檔案編號。

　　如：1999CK1.1-7

　　(3)會計檔案號=全宗號+目錄號或類別號+案卷號。這種方法適用于需要向檔案館移交會計檔案的立檔單位會計檔案號。

　　如：A013-3-4

　　3.會計檔案案卷目錄的編制

　　會計檔案案卷目錄記錄了會計檔案整理工作的成果,它既能夠反映會計檔案的物理位置,又能夠在一定程度上揭示會計檔案的信息內(nèi)容,還能夠為會計檔案的統(tǒng)計工作提供基本依據(jù)。

　　會計檔案案卷目錄是以案卷為單位進行登記編制的,記錄和反映案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表,它是一種傳統(tǒng)的手工管理工具,又稱為“案卷名冊”。《會計檔案案卷格式》所規(guī)定的會計檔案案卷目錄的項目及編制方法如下：

　　(1)案卷號：根據(jù)整理會計檔案時會計憑證盒或會計檔案盒上的對應項目填寫。

　　(2)類別：填寫該卷會計檔案所屬的類別,如：“會計憑證類”、“會計賬簿類”、“財務(wù)報告類”等。

　　(3)題名：題名即案卷題名,主要用于揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

　　(4)起止時間：該卷檔案啟用和終止的年月。

　　(5)保管期限：案卷的保管期限一般有永久和定期兩種。根據(jù)整理會計檔案時確定的會計憑證盒或會計檔案盒上的保管期限填寫。

　　(6)卷內(nèi)張數(shù)：指會計憑證總數(shù)、賬頁總數(shù)或財務(wù)報告的總張數(shù),根據(jù)該卷會計檔案的具體張數(shù)填寫。

　　(7)備注：填寫記賬憑證起止號或其他需要說明的事項。

　　會計檔案案卷目錄各個項目的具體位置及尺寸見圖。

　　會計檔案目錄格式

　　會計檔案的案卷目錄應編制一式四份,其中一份由會計部門保管,其他三份案卷目錄在一年后連同會計檔案一同移交給本單位的檔案室。