檔案種類繁多,形式各異,有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實行規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。為了使檔案工作進一步規(guī)范化、標準化，應(yīng)該借助盤州市檔案整理服務(wù)公司的力量，工作實踐表明，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，因此，要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想。

　　盤州市檔案整理服務(wù)公司

　　一、建立健全切合實際的檔案管理制度。

　　檔案管理制度要以《檔案法》為指導原則，首先，要加強硬件的建設(shè)；其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度；最后，要嚴格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

　　二、嚴格公文的制發(fā)。

　　公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量。因此,我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打基礎(chǔ)。

　　三、做好文書以及電子文件的處理工作。

　　電子文件也屬于檔案的一部分，在選擇軟磁盤時一定要把住它的質(zhì)量關(guān)，軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。

　　四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則。

　　“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化,乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。

　　在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上,要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。

　　在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

　　五、提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量。

　　案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此，一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索。另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

　　六、加強對聲像檔案的管理和保護。

　　聲像檔案是指國家機構(gòu)、組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄。

　　聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。要強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。要結(jié)合實際,，創(chuàng)造條件，力求妥善保管，從長久保護和利用考慮。

　　戶籍檔案整理完善立檔規(guī)范

　　為進一步加強戶籍業(yè)務(wù)資料的管理，促進檔案工作規(guī)范化建設(shè)，本著“對歷史負責、對群眾負責、對單位負責、對個人負責”的原則，以實現(xiàn)戶籍檔案的標準化、規(guī)范化、制度化為目標，近期，戶政大廳開展了戶籍檔案集中整理規(guī)范工作。

　　戶政大廳為確保原始戶籍資料的準確性，并及時掌握轄區(qū)內(nèi)遷入、遷出、變更等戶籍相關(guān)情況，從而提升戶籍檔案的利用性和查詢服務(wù)功能。在整理規(guī)范過程中，民輔警集中時間精力、分工負責，對歷年來戶籍工作檔案進行了再次全面清理、再次分類歸檔，并對戶籍檔案中存在的問題及時進行改正。

　　通過此次戶籍檔案整理工作，及時發(fā)現(xiàn)和整改戶籍管理中存在的突出問題，戶籍檔案資料更加齊全準確，為群眾提供了更加方便快捷的服務(wù)，進一步提高了便民利民服務(wù)質(zhì)量。

　　扶貧辦聯(lián)合市檔案局在對精準扶貧檔案進行規(guī)范整理，旨在認真貫徹落實上級關(guān)于精準扶貧檔案收集整理工作的部署和要求，進一步規(guī)范我市精準扶貧檔案工作，確保扶貧檔案資料能真實、完整、準確、全面地記錄和保存我市精準扶貧工作的全過程，切實發(fā)揮檔案在推進精準扶貧工作中的不可替代作用。

　　根據(jù)《精準扶貧檔案工作實施細則》文件通知，精準扶貧檔案規(guī)范整理分為綜合管理類、貧困縣類、貧困村類、貧困戶類、項目管理類、特殊載體類等6大類。成立由市扶貧辦及市檔案局主要負責人為組長，各鎮(zhèn)及相關(guān)單位負責人為成員的檔案收集整理領(lǐng)導小組，同時組建市級扶貧檔案整理指導組，負責指導工作，各鎮(zhèn)及相關(guān)單位由專人負責，形成市、鎮(zhèn)、村三級一起抓，層層抓管理，級級促落實的局面。

　　當天，扶貧檔案整理指導組17名業(yè)務(wù)人員深入開展精準扶貧檔案規(guī)范整理工作，“分類、組卷，編碼、裝訂、裝盒......”17名業(yè)務(wù)員嚴格按照統(tǒng)一標準規(guī)范化整理，按照“缺什么，補什么”的原則，從脫貧攻堅宣傳到精準識別，再到各項脫貧舉措推進等材料，所有資料逐一核對，查漏補缺，整理歸檔，戶檔案標識明確、內(nèi)容詳實，確保檔案齊全完整、分類科學、排列有序、安全保管。

　　“精準扶貧檔案整理將以點帶面推進精準扶貧檔案管理工作規(guī)范化，并集中各個村委會的扶貧信息員，對其進行指導，確保其業(yè)務(wù)熟練，規(guī)范整理檔案?！?/p>

　　為做好防疫檔案收集整理工作，檔案局、檔案館組織編寫了一部《新冠肺炎疫情防控檔案工作指南》，讓工作開展更加規(guī)范有序高效。

　　新冠肺炎疫情防控檔案收集整理工作規(guī)范

　　第一類、文書檔案

　　整理方式：以件為單位整理

　　分類方法：文書檔案結(jié)合“機構(gòu)（問題）”下設(shè)綜合類、聯(lián)防聯(lián)控類、督查問效類、醫(yī)療救治類、醫(yī)療物資保障類、民生保障類、復(fù)工復(fù)產(chǎn)復(fù)學類、基層群防群治類、宣傳輿論引導類等

　　檔號編制：

　　檔號結(jié)構(gòu)推薦為：全宗號—門類代碼·年度—保管期限—專題代碼·類目代碼—件號

　　例如：J010—WS·2020—Y—XGFY·ZH—0001（即10號全宗—文書檔案·2020年—永久—新冠肺炎·綜合類—第1件）

　　著錄要求：著錄時必須在附注項中注明“新冠肺炎”

　　參考標準：

　　《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》（GB/T18894-2016）

　　《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）

　　《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》（DA/T69-2018）

　　《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）

　　《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）

　　《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》

　　第二類、照片檔案

　　整理方式：以組為單位整理，可將一張或者一組照片作為一條記錄進行歸檔

　　分類方法：建立“新冠肺炎疫情”專題類（專題代碼XGFY），可根據(jù)管理需求下設(shè)二級類目

　　檔號編制：

　　檔號結(jié)構(gòu)推薦為：全宗號—門類代碼·年度—保管期限—專題代碼—組號·張?zhí)?/p>

　　例如：J010—ZP·2020—Y—XGFY—0001·001（即10號全宗—照片檔案·2020年—永久—新冠肺炎—第1組·第1張）

　　著錄要求：應(yīng)詳細著錄照片的背景、時間、人物、地點、活動（事件）等信息，并在照片組題名開頭中注明“新冠肺炎”

　　參考標準：

　　《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）

　　《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）

　　《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）

　　《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》

　　第三類、錄音錄像檔案

　　整理方式：以件為單位整理

　　分類方法：建立“新冠肺炎疫情”專題類（專題代碼XGFY），可根據(jù)管理需求下設(shè)二級類目

　　檔號編制：

　　檔號結(jié)構(gòu)推薦為：全宗號—門類代碼·年度—保管期限—專題代碼—件號

　　例如：J010—LY·2020—Y—XGFY—0001（即10號全宗—錄音檔案·2020年—永久—新冠肺炎—第1件）

　　著錄要求：應(yīng)詳細著錄錄音、錄像中的背景、時間、人物、地點、活動（事件）、來源等信息，并在題名開頭中注明“新冠肺炎”

　　參考標準：

　　《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78-2019）

　　《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63-2017）

　　《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》

　　第四類、實物檔案

　　整理方式：以件為單位整理，每件實物必須拍攝照片，張數(shù)不限；照片端正、清晰，能展現(xiàn)實物全貌和重要細節(jié)

　　分類方法：建立“新冠肺炎疫情”專題類（專題代碼XGFY），可根據(jù)管理需求下設(shè)二級類目

　　檔號編制：

　　檔號結(jié)構(gòu)推薦為：全宗號—門類代碼·年度—保管期限—專題代碼—件號

　　例如：J010—SW·2020—Y—XGFY—0001（即10號全宗—實物檔案·2020年—永久—新冠肺炎—第1件）

　　著錄要求：著錄時在題名開頭中注明“新冠肺炎”