檔案整理與排序怎么完成？檔案整理與排序是檔案管理的必要條件，檔案的整理指的是對檔案資料的收集，整理，分類，排列，編目和保管，就是將有內(nèi)在聯(lián)系的文件收集齊全整理歸檔，以便于為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)提供最真實的歷史記錄。而排序則指的是對文件或者是案卷進行有序的排列，編目，方便查閱和利用。

　　紙質(zhì)檔案整理流程之排列

　　排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。歸檔文件排列應(yīng)遵循“時間結(jié)合事由”的原則，強調(diào)“時間”在排列中的主導(dǎo)作用，是符合辦公自動化條件下歸檔文件整理的一般規(guī)律。

　　事由則是一個比較寬泛的概念，可指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。界定事由，目的是為了使密切相關(guān)的歸檔文件相對集中，保持有機聯(lián)系，方便檢索利用。在具體劃分上，可根據(jù)辦理時間長短、形成文件數(shù)量多少、文書處理程序異同等，本著便于整理和利用的原則靈活掌握，沒有統(tǒng)一的規(guī)定。

　　目前，大多數(shù)單位實行“雙套制”的保管模式，對歸檔文件整理仍以手工整理為主，信息化管理尚處于檔案輔助管理階段。為確保歸檔文件利用時的查全率和查準率，在對歸檔文件進行組件、分類后，排序時須充分考慮歸檔文件的形成時間（辦結(jié)時間）、事由重要程度、事由共同屬性等再進行先后次序的確認。

　　檔案整理與排序怎么完成

　　1、將全部文件收集起來。文件歸檔工作是按一定周期進行的，可能是一年，也可能是一個季度，因此進行歸檔工作時，首先要以年或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保后期歸檔工作順利進行。

　　2、按照相關(guān)章程進行篩選。一般來說，沒有當前和后期參考、使用或執(zhí)行價值的文件無需保存，此類文件可以首先剔除并進行銷毀，剩余文件則可根據(jù)本機關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進行篩選。

　　3、劃分類別和級別。篩選工作完成后，檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進行橫向分類，再按照上下級的隸屬關(guān)系進行縱向排列，無法劃分級別的文件，可酌情與本部門文件并列歸檔。

　　4、確定保管期限。凡是在本機關(guān)實體及其職能上能構(gòu)成全局程度影響的文件，均需要永久保存，其余歸檔文件可根據(jù)其價值的影響時長及相關(guān)規(guī)章制度來預(yù)留足夠的保管期限，不可過早銷毀。

　　排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。歸檔文件排列應(yīng)遵循“時間結(jié)合事由”的原則，強調(diào)“時間”在排列中的主導(dǎo)作用，是符合辦公自動化條件下歸檔文件整理的一般規(guī)律。

　　事由則是一個比較寬泛的概念，可指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。界定事由，目的是為了使密切相關(guān)的歸檔文件相對集中，保持有機聯(lián)系，方便檢索利用。在具體劃分上，可根據(jù)辦理時間長短、形成文件數(shù)量多少、文書處理程序異同等，本著便于整理和利用的原則靈活掌握，沒有統(tǒng)一的規(guī)定。

　　目前，大多數(shù)單位實行“雙套制”的保管模式，對歸檔文件整理仍以手工整理為主，信息化管理尚處于檔案輔助管理階段。為確保歸檔文件利用時的查全率和查準率，在對歸檔文件進行組件、分類后，排序時須充分考慮歸檔文件的形成時間（辦結(jié)時間）、事由重要程度、事由共同屬性等再進行先后次序的確認。

　　對此，在分類方案的最低一級類目內(nèi)

　　進行歸檔文件排列時，

　　一般按以下三點操作：

　　1、同一事由的歸檔文件，按文件形成時間先后順序，集中排列在一起；

　　2、不同事由的歸檔文件，按事由辦結(jié)時間先后順序排列（該排列方法比較適合實施檔案信息化管理的立檔單位）；

　　3、同一保管期限下的會議文件、統(tǒng)計報表、內(nèi)部刊物等成套性文件，或系統(tǒng)性較強，或形式特殊，利用需要相互參照、查證，往往成套利用，宜集中排列。

　　除此之外，在實際工作中，由于種種原因，往往會有一些文件沒有按規(guī)定時間移交檔案部門，對于這些零散文件，應(yīng)認真鑒定其形成時間，視不同情況，或排在相應(yīng)類別的最后，或與相關(guān)歸檔文件裝訂為一件等。但這些都是補救措施，應(yīng)盡量避免此類情況的發(fā)生。