合同怎么歸檔整理？采購合同是商務(wù)性的契約文件，不同的采購項目簽訂的采購合同有所差異，因此“采購合同如何整理分類”成了許多企業(yè)關(guān)注的問題。下面本文將分享合同怎么歸檔整理的方法，供各位參考學習!

　　合同怎么歸檔整理

　　1、按照采購物資的性質(zhì)，對簽訂的合同進行分類整理，分區(qū)存放。有電子檔案的，分建不同的文件夾。

　　2、建立合同履行監(jiān)督卡監(jiān)督卡。按類別，每一類型建立一種監(jiān)督卡，有特殊事項的單獨建立。將每份合同所有的需要監(jiān)督的事項全部填寫完畢。留待合同正式履行時監(jiān)督供應商使用。

　　3、建立付款臺帳付款臺帳。管理各合同付款明細情況，重點記錄：合同總價、每次付款金額、付款憑證編號、發(fā)票收到否、是否完成付款等情況。為嚴格規(guī)范部門合同的簽訂、整理、歸檔、保管工作，方便日常查閱。

　　4、合同履行期限管理。將所有合同履行時間進行登記匯總，做好到期前的合同收尾工作，有電子檔案的，可以設(shè)置到期自動提醒。

　　5、建立合同變更登記薄。記錄合同履行的變更情況和審批情況。如下：合同編號、變更時間、原合同內(nèi)容、變更后內(nèi)容、變更執(zhí)行時間、變更審批報告編號、批準人。

　　6、用新的合同編號，如果合同進行變更或者補充則合同編號相應的增加“補”字。

　　7、供貨商合同，必須留存其提供物品的報價單，必要時還要附上與其他供貨商提供的同等物品的價格對比單。

　　8、所簽訂的合同必須留存對方材料，即個人的留存身份證復印件等，企業(yè)、單位的留存企業(yè)相關(guān)材料、授權(quán)書、被授權(quán)人的身份證復印件等。

　　9、招投標的合同單獨保存。

　　一、收集

　　收集工作作為檔案管理的第一個步驟，由于涉及到最后檔案的歸檔的齊全完整和有效利用，目前將其劃分為兩個步驟：文件判斷和確定期限。

　　1、文件判斷。文件判斷主要是對于現(xiàn)有文件的歸檔范圍進行確定，首先需要與各單位進行溝通和深入調(diào)研，根據(jù)實際情況劃定合理的歸檔范圍。

　　2、期限期限。根據(jù)文件的使用頻率，重要程度等劃分對應的保管期限，根據(jù)不同的保管期限進行相應的管理，主要體現(xiàn)在年度鑒定和保管期限到期后的銷毀工作上。

　　二、分類

　　歸檔文件范圍和保管期限表上對于各類檔案進行了細致的劃分，應對照表格對于收集文件進行類別的劃分。

　　三、編制頁碼

　　注意編制頁碼的時候不漏頁、不重頁，案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編頁碼，卷內(nèi)文件在右上角開始標號，從“001”開始，遇有正反雙面在反頁左上角標出。

　　四、裝訂

　　用不銹鋼釘逐件裝訂或者組卷裝訂，避免生銹腐蝕文件。

　　五、排序

　　對于同一類別的文件按照時間的先后順序排列。

　　六、檔號標識

　　對于排列好的文件依次標出檔號，做到不重復，不斷號，保持檔案編號的自然連續(xù)性。

　　七、著錄

　　著錄是指對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程，著錄是為了滿足檢索查找提供利用的需要。

　　八、裝盒

　　即同“組卷”，將具有相同聯(lián)系的文件放置在同一盒子里，對于案卷（盒子）進行編號。

　　案卷除包含排列好的文件外還應包括案卷封面和備考表，案卷封面反映文件內(nèi)容，備考表則對于案卷組卷情況進行說明，包括案卷包內(nèi)容，日常使用、變更情況，組卷時間，組卷人和審核人等。案卷封面置于文件前面，備考表置于文件之后，二者不進行頁碼的標識。

　　九、打印目錄包括卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄，注意按照文件的保管期限進行區(qū)分匯總。

　　十、編制檢索工具

　　對于準備好的各類目錄進行整理，編制目錄匯總表，提供日常利用。