新檔案整理標準：近年來，國家檔案局為規(guī)范檔案工作，加快了檔案標準制定步伐，截至2020年3月，已頒布的檔案行業(yè)標準已達85項。這些標準涉及檔案工作的各個方面，對文書檔案整理來說，檔案整理主要會涉及以下標準規(guī)范。

　　新檔案整理標準

　　1、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）

　　《歸檔文件整理規(guī)則》適用于按“件”歸檔的文書檔案整理。它于2000年12月6日首次發(fā)布，國家檔案局對其進行了修改完善后，2015年10月25日再次發(fā)布，新標準于2016年6月1日開始實施。新發(fā)布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有標準主要有以下變化：

　?。?）標準的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2009進行了修改；

　?。?）將標準適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴展為紙質(zhì)和電子文件材料；

　?。?）調(diào)整歸檔文件分類方法；

　　（4）增加歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求；

　?。?）增加歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求；

　　（6）將室編件號、館編件號統(tǒng)一為件號；

　　（7）在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。

　　《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）主要從組件、分類、排列、編號、編目、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等檔案整理工作環(huán)節(jié)規(guī)范檔案工作。它是目前整理機關(guān)、事業(yè)單位等社會組織整理文書檔案的主要標準之一。

　　歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2015

　　2、《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）

　　《文書檔案案卷格式》適用于按“卷”歸檔的文書檔案整理。它于1988年9月5日首次發(fā)布，2008年11月13日修改完善后再次發(fā)布，新標準于2009年5月1日開始實施。新發(fā)布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有標準主要有以下變化：

　　（1）標準的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2000進行了修改；

　　（2）增加了前言；

　　（3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷內(nèi)目錄用紙尺寸；

　?。?）增加“歸檔號”為硬卷脊項目；

　?。?）調(diào)整檔號章項目，并增加檔號章的填寫要求。

　　《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）主要規(guī)定了文書檔案案卷硬卷皮、軟卷皮、文件目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格尺寸及相關(guān)類項的填寫要求，并規(guī)范了案卷各部分的排列格式?！段臅鴻n案案卷格式》是整理按“卷”歸檔文書檔案的規(guī)范要求，目前仍在按“卷”整理歸檔文書檔案的各類檔案館（室）和文書處理部門應(yīng)按此標準開展檔案工作。

　　文書檔案案卷格式GB/T9705-2008

　　3、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）

　　《檔案著錄規(guī)則》是檔案整理的最重要的標準之一，它是建立統(tǒng)一的檔案檢索體系的基礎(chǔ)。無論是文書檔案，還是科技檔案，還是其他形式的檔案，在編制檔案目錄時都應(yīng)遵循《檔案著錄規(guī)則》?！稒n案著錄規(guī)則》于1985年5月10日以國家標準的形式發(fā)布，標準號為GB/T 3792.5-1985。標準修改后，改為行業(yè)標準，以DA/T18-1999代替GB/T 3792.5-1985，1999年5月31號批準，1999年12月1日實施。相比于原標準主要有以下變化：

　?。?）本標準為行業(yè)標準。

　　（2）明確本標準適用于單份或一組文件，一卷或一組案卷為單元的著錄。

　?。?）刪除了叢編項、標準編號及有關(guān)記載項；將文本項改為稿本與文種項；將檔案館（室）代號項改為檔案館代號項；將載體類型標識項與載體形態(tài)項合并，改稱載體形態(tài)項；將附注項與提要項合并，改稱附注與提要項；將載體類型項和附件項在條目中的排序做了調(diào)整；將第一責任者項與其他責任者項合并為責任說明項；變主題詞項為主題詞或關(guān)鍵詞項；增加文種項、電子文檔號項。

　?。?）調(diào)整了標識符“：”和“；”的使用范圍，增加了標識符號“，”和“???”，將起止連接符“~”并入“-”號。

　　（5）將文件級與案卷級段落符號式條目格式合并為統(tǒng)一的格式，并明確允許在實際工作中采用表格式條目格式。

　?。?）對各項目著錄細則也做了一些修改和補充，列舉了引用標準的名稱，增加了例子，并將完整的實例集中置于正文后作為提示的附錄。

　　《檔案著錄規(guī)則》主要從著錄項目、著錄用標識符、著錄條目格式、著錄用文字、著錄信息源、著錄項目細則等方面規(guī)范檔案著錄格式。檔案著錄時應(yīng)以此標準為主要參考編制檔案目錄，為建立統(tǒng)一檔案檢索體系創(chuàng)造良好的條件。

　　檔案資料收集整理要求

　　《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當確定檔案機構(gòu)或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內(nèi)的檔案。

　　內(nèi)容：

　　(1）機關(guān)檔案室收集本單位文書部門或業(yè)務(wù)部門需要歸檔的案卷；

　　(2）檔案館按規(guī)定接收現(xiàn)行機關(guān)具有長遠保存價值的檔案；

　　(3）檔案館接收撤銷機關(guān)的全部檔案；

　　(4）檔案館接收和征集中華人民共和國成立以前的各個歷史時期形成的檔案；

　　要求：

　　(1）加強檔案館（室）外的調(diào)查和指導工作；

　　(2）積極推行入館（室）檔案的標準化；

　　(3）保證歸檔和入館檔案的齊全完整；

　　(4）維護全宗和全宗群的相對完整。

　　1、收集的要求：

　?。?）文件材料應(yīng)當齊全完整，并符合長久保管的質(zhì)量要求。

　?。?）文件材料應(yīng)當精練準確，并反映立檔單位的主要職能。

　　（3）檔案機構(gòu)要加強對收集工作的監(jiān)督指導。

　?。?）及時移交應(yīng)歸檔的文件材料。

　　2．收集的方法：

　?。?）嚴格按照歸檔范圍進行收集。

　?。?）建立相關(guān)制度，加強對零散文件的收集。

　?。?）明確具體人員職責，保證歸檔文件材料齊全完整。

　?。?）做好平時收集工作。

　　3．收集的范圍和重點：

　　文件材料收集的范圍和歸檔范圍是一致的，重點是本機關(guān)自己形成的重要文件材料，上下級機關(guān)和其它機關(guān)針對本機關(guān)主管業(yè)務(wù)有密切聯(lián)系的文件材料。

　?。?）立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本，依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。

　　（2）檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。

　　如①會議材料：本單位年度工作會議材料（總結(jié)、計劃）、表彰材料，專業(yè)會議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級工作會議上發(fā)言、匯報、經(jīng)驗材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報告。

　?、诰C合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業(yè)技術(shù)人員等花名冊及主要業(yè)務(wù)工作登記簿）；年報表（業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計報表）；各種介紹信及存根（黨團組織關(guān)系、干部調(diào)動、行政事務(wù)等）、協(xié)議、合同等。

　?。?）不論“紅頭文件”還是“白頭文件”都是本單位工作過程中形成的文件材料，均屬于立檔單位應(yīng)收集的范圍（參見國家檔案局8號令制訂本單位的《文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》）。