檔案數(shù)字化是未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，目前已有部分企事業(yè)單位、公共服務(wù)人才機(jī)構(gòu)等檔案管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化掃描并結(jié)合檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行上傳。

　　檔案數(shù)字化如何把所有檔案變成現(xiàn)實(shí)有用的信息資源，迅速、快捷地為利用者提供服務(wù)，是當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)，把檔案變成數(shù)字化信息資源進(jìn)行共享發(fā)揮檔案真正的作用，是檔案數(shù)字化最根本的目的。

　　檔案數(shù)字化的定義

　　檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、ＯＣＲ技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。其以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。

　　檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

　?。保畽n案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；

　?。玻d體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)；

　?。常畽n案專題信息的采集與建庫(kù)。

　　檔案數(shù)字化的作用

　　為檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

　　檔案信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展規(guī)劃的重要任務(wù)，其核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

　　利于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，保護(hù)檔案原件

　?。保脭?shù)字化的檔案代替原件使用，可以保護(hù)檔案原件；

　?。玻?dāng)?shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)自然災(zāi)害的情況下不會(huì)遭到毀滅性的破壞，有利于檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展；

　　３．恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

　　改善檔案的利用方式，提高利用率

　?。保环菸募梢砸詳?shù)字化形式同時(shí)提供給多個(gè)利用者，實(shí)現(xiàn)資源共享；

　?。玻?dāng)?shù)字化文件可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，能異地調(diào)閱利用，擴(kuò)大了檔案的利用空間；

　?。常畽n案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上傳系統(tǒng)，利用者可以隨時(shí)使用開放的檔案文件，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

　　４．縮短檢索時(shí)間，利用效率有很大的提高。

　　節(jié)約成本，提高檔案人員工作效率

　　數(shù)字化管理后，紙質(zhì)載體的檔案可以轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，既節(jié)約了保管費(fèi)用，也節(jié)省了占地空間，查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人員的浪費(fèi)。數(shù)字化管理后檔案能及時(shí)歸檔，并能盡快提供利用服務(wù)。

　　數(shù)字化檔案管理使查詢檔案資料變得快捷、方便，做到足不出戶可查所需，數(shù)字化使信息共享成為現(xiàn)實(shí)。

　　檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)施方案

　　為切實(shí)提升干部人事檔案管理工作水平，全面推進(jìn)干部人事檔案管理數(shù)字化、規(guī)范化，康樂縣認(rèn)真貫徹落實(shí)《干部人事檔案工作條例》精神，“四強(qiáng)化四提升”加快推進(jìn)干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作。

　　強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，提升設(shè)施設(shè)備。定期組織召開工作會(huì)議，多次研究部署，認(rèn)真制訂《干部檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)施方案》。根據(jù)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)需求，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)場(chǎng)地建設(shè)和改造，著力做好經(jīng)費(fèi)保障、作業(yè)場(chǎng)地配備、軟硬件設(shè)備購(gòu)置等前期準(zhǔn)備工作。

　　改造配備了具備防火、防盜、防水、門禁監(jiān)控等功能的檔案室、工作室、查閱室。購(gòu)置了全自動(dòng)檔案密集架、電腦、掃描儀、打印機(jī)等專業(yè)設(shè)備，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作建好平臺(tái)。

　　強(qiáng)化保密管理，提升信息安全。根據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作需求，通過統(tǒng)一公開招標(biāo)、反復(fù)洽談、細(xì)化方案，選擇了資質(zhì)齊全、經(jīng)驗(yàn)豐中博奧信息技術(shù)有限公司承接數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目，并簽訂了項(xiàng)目合同書和保密協(xié)議。

　　認(rèn)真制定檔案數(shù)字化處理期間的工作紀(jì)律和實(shí)施細(xì)則，制定檔案安全保密和質(zhì)量監(jiān)管制度。針對(duì)檔案審核、整理、數(shù)字化制作各階段，制定專門表格，及時(shí)填寫統(tǒng)一裝訂形成臺(tái)賬，確保所有工作全部記錄在案，明確數(shù)字化加工流程管理。工作場(chǎng)地安裝２４小時(shí)監(jiān)控設(shè)備并指定專人負(fù)責(zé)，提高數(shù)字化工作的安全性。

　　強(qiáng)化收集歸檔，提升材料完整。按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的相關(guān)要求，指導(dǎo)各單位按照檔案要求進(jìn)行有效補(bǔ)充，及時(shí)向各單位反饋補(bǔ)充材料的內(nèi)容、要求送交時(shí)限，采取聯(lián)系協(xié)調(diào)有關(guān)單位與督促本人查找相結(jié)合的方法進(jìn)行收集。

　　對(duì)缺失的材料進(jìn)行逐人登記、逐條補(bǔ)充，并安排專人負(fù)責(zé)催收，聯(lián)系單位查找移交檔案資料，重要認(rèn)定材料多方查證補(bǔ)充，及時(shí)補(bǔ)充入檔材料，保證檔案材料更新的時(shí)效性和完整性，并對(duì)收集補(bǔ)充的材料認(rèn)真鑒別，確保符合數(shù)字化要求，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作奠定了基礎(chǔ)。

　　強(qiáng)化審核標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案質(zhì)量。數(shù)字化建設(shè)工作啟動(dòng)以來，縣委組織部指定一名管檔人員，全面參與，全程監(jiān)督。采取“逐卷清理、逐頁(yè)核查、逐項(xiàng)校對(duì)”辦法，對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行全面查漏補(bǔ)缺，實(shí)時(shí)跟進(jìn)材料補(bǔ)充，逐份清理不規(guī)范材料，確保納入數(shù)字化檔案材料齊全、內(nèi)容規(guī)范、分類準(zhǔn)確、編排有序、錄入準(zhǔn)確；嚴(yán)格材料擺放位置、嚴(yán)把圖像旋轉(zhuǎn)、偏斜調(diào)整、剪裁去污等修正工作；嚴(yán)控?cái)?shù)字化建設(shè)工作程序，對(duì)檔案分類整理、逐頁(yè)掃描、高清處理、技術(shù)裝訂等環(huán)節(jié)落實(shí)專人審核，確保原始檔案與電子檔案在目錄和內(nèi)容上一一對(duì)應(yīng)。