在檔案管理中，檔案收集和檔案整理歸檔是兩項(xiàng)不可或缺的重要組成內(nèi)容。充分的、全面地掌握檔案管理的技巧，則可以促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的有效提升，使得檔案管理取得顯著的成效。

　　一般情況下，檔案管理由若干個(gè)流程所構(gòu)成：首先，需要完成檔案的搜集等相關(guān)工作，將檔案裝訂成冊，明確歸檔的方向，再按照分類標(biāo)準(zhǔn)對于檔案進(jìn)行有序的排列，最后再將整理后的檔案進(jìn)行編目并且進(jìn)行裝盒。在實(shí)施檔案分類過程中，往往以問題或者是機(jī)構(gòu)的不同進(jìn)行分類，使得檔案的有序性可以得到有效的保障，避免今后查找的復(fù)雜性和繁瑣性。為了提高檔案管理工作的質(zhì)量，必須要嚴(yán)格遵循相關(guān)的原則進(jìn)行管理。

　　現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題

　　檔案管理工作中存在的不足之處

　　現(xiàn)階段，單位在實(shí)施檔案管理工作過程中，最為顯著的問題在于管理理念較為落后。隨著我國現(xiàn)代檔案管理工作的不斷發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無法適應(yīng)于全新的要求。隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)涵蓋了所有的行業(yè)，無論是檔案的內(nèi)容還是檔案的形式均已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，這就導(dǎo)致檔案管理工作的復(fù)雜程度得到了顯著的提升。因此，為了更好地滿足檔案管理的不斷發(fā)展，檔案管理人員必須要及時(shí)更新理念，加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，不斷豐富自身的檔案管理知識和經(jīng)驗(yàn)。

　　另一方面，通過相關(guān)的調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，單位內(nèi)部檔案管理的從業(yè)人員，大部分是由單位內(nèi)部其他崗位的工作人員兼任的，或者是由其他崗位調(diào)動而來的，這些檔案管理工作人員并非檔案管理專業(yè)初審，這就導(dǎo)致整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理能力水平處于較低的水平，對于檔案管理工作的順利實(shí)施和開展帶來了一定的難度。

　　檔案歸檔整理過程中存在的不足之處

　　通過對檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行分析，可知我國一部分檔案管理人員還未能夠充分意識到檔案管理工作的重要性，并未熟練的、全面的掌握檔案歸納整理技巧。例最為明顯的問題在于檔案管理工作人員對于檔案并沒有形成一個(gè)清晰的、準(zhǔn)確的認(rèn)識，如針對部分篇幅較大的檔案，無法確定是應(yīng)該保留還是刪除。這就導(dǎo)致在檔案整理歸納整理過程中保留了大量不必要的文件，從而導(dǎo)致檔案存儲空間被占用，同時(shí)，還投入了檔案人員的精力。

　　檔案分類工作存在的不足之處

　　在檔案分類過程中，存在的問題主要表現(xiàn)在未能夠充分的、全面的考慮實(shí)際工作的情況，制定科學(xué)的、合理的檔案分類方案。分類的標(biāo)準(zhǔn)往往交叉使用，導(dǎo)致檔案歸檔存在著非常明顯的分散性特征。根據(jù)檔案管理辦法的相關(guān)規(guī)定，檔案歸檔的分類方式主要可以分為三種：

　　即保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度。但是，在實(shí)際的歸檔過程中，一般采用的方法為級次分類法和收文發(fā)文分類法等，這種分類方法缺乏統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)性，將會導(dǎo)致文件檢索存在著較大的難度。

　　檔案管理歸檔整理分類的技巧

　　檔案管理的相關(guān)技巧

　　檔案管理的技巧是處于不斷變化之中的，其并不是固定不變的。檔案管理的技巧與時(shí)代發(fā)展變化兩者之間有著密不可分的聯(lián)系。因此，檔案管理人員必須要保持與時(shí)俱進(jìn)的理念，在充分掌握時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)的前提下，及時(shí)學(xué)習(xí)和更新自身的檔案管理理念，并且將全新的檔案管理理念運(yùn)用于實(shí)際工作中，只有這樣，才能夠取得事半功倍的效果。

　　在檔案管理工作過程中，必須要注意以下幾點(diǎn)：

　　第一，要檢查檔案是否完好，是否存在破損的情形。對于那些具有重要意義的檔案，必須要對破損的地方作及時(shí)的記錄，避免由于不可恢復(fù)性帶來的巨大經(jīng)濟(jì)損失和文化損失。

　　第二，要保證檔案的安全性。檔案作為重要的決策文件，如果其安全性無法得到有效的保證，將會導(dǎo)致國家的安全、穩(wěn)定等受到嚴(yán)重的威脅。值得注意的是，在檔案管理過程中，必須要采取積極的、有效的方式延長檔案的壽命，有效避免不必要的損失。

　　檔案歸納整理技巧

　　在對檔案實(shí)施整理歸納過程中：

　　第一，要對檔案文件有一個(gè)大致的了解，明確檔案中哪些是有價(jià)值的，哪些是需要刪除的。采取科學(xué)的、合理的方式對于檔案進(jìn)行歸納整理，根據(jù)重要性原則對于檔案進(jìn)行分析。同時(shí)，在歸納整理過程中，要密切注意不同檔案之間的關(guān)聯(lián)性，切忌將檔案分離開來。

　　第二，要加大檔案收集的力度，使得檔案的完整性可以得到有效的保證，避免出現(xiàn)信息缺失的情況，確保檔案整理工作的順利實(shí)施和開展。

　　第三，在歸納整理過程中，如果發(fā)現(xiàn)檔案的類目存在著不一致的情況要進(jìn)行及時(shí)地修訂；對于已經(jīng)修訂的檔案要進(jìn)行及時(shí)地修改和更正。

　　檔案的分類技巧

　　在檔案分類過程中，要做到對檔案文件的內(nèi)容有一個(gè)大致的了解，緊密結(jié)合檔案的具體內(nèi)容保證檔案分類的科學(xué)性和合理性。在檔案工作中，分類是核心工作內(nèi)容。檔案分類的準(zhǔn)確性程度將會直接對檔案信息的提供以及檔案的利用率帶來顯著的影響。同時(shí)，還需要對分類文件有明確的標(biāo)識，提高查找的便捷性，推動檔案工作的順利實(shí)施和開展。

　　綜上所述，檔案工作對于現(xiàn)代社會的發(fā)展將會帶來的積極的作用，促使人們可以明確未來發(fā)展的具體方向。因此，企事業(yè)單位必須要加大對檔案管理工作的重視程度，采取有效的方式解決檔案管理工作中存在的問題，掌握檔案管理歸檔整理分類的技巧，提高檔案管理工作的成效。

　　檔案歸檔整理流程

　　1、范圍

　　適用于公司依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其它相關(guān)法律法規(guī)，收集、整理、維護(hù)、開發(fā)利用以及管理公司內(nèi)部的十大類檔案資料

　　2、控制目標(biāo)

　　2.1、確保整個(gè)公司范圍內(nèi)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立和健全

　　2.2、確保各部門的檔案資料能夠及時(shí)、規(guī)范的收歸公司檔案室

　　2.3、確保公司檔案資料的銷毀符合國家相關(guān)規(guī)定

　　3、主要控制點(diǎn)

　　3.1、檔案室檢查各部門移交的檔案資料是否符合歸檔要求計(jì)劃人員根據(jù)物料品種確定是否本年已有簽約供應(yīng)商，沒有供應(yīng)商的重新進(jìn)行選擇，已有供應(yīng)商的確定供應(yīng)價(jià)格

　　3.2、公司檔案主管部門經(jīng)理審核檔案銷毀清單，并上報(bào)檔案局備案

　　3.3、檔案室與相關(guān)部門共同監(jiān)督檔案的銷毀工作

　　4、特定政策

　　4.1、檔案的分類、歸檔范圍、立卷應(yīng)按照國家、省、市有關(guān)規(guī)定執(zhí)行及相關(guān)法律法規(guī)

　　4.2、分類、歸檔范圍包括行政管理、經(jīng)營管理、黨群工作、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備檔案、基本建設(shè)檔案、會計(jì)檔案、干部職工檔案等十大類，具體執(zhí)行請參見國家檔案局1991年頒布的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》

　　4.3、集團(tuán)各部、室、中心設(shè)兼職檔案員

　　4.4、各部門技術(shù)人員和管理人員在工作中必須做好資料的收集、整理工作，及時(shí)交部門兼職檔案員管理

　　4.5、黨群工作類檔案資料、行政管理類檔案資料、經(jīng)營管理類檔案資料、生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案資料，要在第二年三月份以前向檔案室移交完畢

　　4.6、產(chǎn)品類檔案資料、科學(xué)技術(shù)管理類檔案資料、基本建設(shè)類檔案資料、設(shè)備儀器類檔案資料分別在新產(chǎn)品驗(yàn)收、科技成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收、新購設(shè)備、儀器開箱時(shí)，由有關(guān)部門通知檔案室參加，隨時(shí)歸檔

　　4.7、會計(jì)檔案資料、干部職工檔案資料按國家財(cái)政部和國家檔案局頒布的《會計(jì)檔案管理辦法》和中組部頒布的《干部檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定規(guī)定及時(shí)向檔案室歸檔

　　4.8、工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)交本部門兼職檔案員管理，再由兼職檔案員按規(guī)定時(shí)間向檔案室歸檔

　　5、檔案歸檔及維護(hù)流程C-15-03-001