為了更好的規(guī)范文書檔案管理，不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，監(jiān)利檔案整理服務(wù)公司扎實(shí)有效地開展了檔案整理工作。在整理過程中，工作人員對(duì)每一份材料進(jìn)行認(rèn)真分析，剔除重份、無保存價(jià)值的文件材料，把所有應(yīng)歸檔文件科學(xué)合理地分類、排列、編號(hào)、裝訂，齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范地納入檔案管理程序。

　　監(jiān)利檔案整理服務(wù)公司通過文書檔案整理工作，讓更多的人充分認(rèn)識(shí)到檔案管理是單位管理工作中的重要部分，是提高單位工作效率和質(zhì)量的重要條件，整理工作是記錄事實(shí)和還原歷史的重要工作。

　　社區(qū)居委會(huì)文書檔案的整理方法

　　一、歸檔目的

　　有利于規(guī)范社區(qū)檔案管理，提高社區(qū)工作效率，保證文件材料的齊全與完整，更好地保管和利用檔案。

　　二、歸檔原則

　　遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整，準(zhǔn)確判定文件的保管期限，便于保管和利用。

　　三、歸檔要求

　　1、做好文件材料的收集，收集的范圍按照《社區(qū)居委會(huì)文書檔案歸檔范圍及保管期限表》的規(guī)定，凡應(yīng)歸檔的文件都必須齊全完整。

　　2、凡是永久保存的文件有生銹的金屬物，歸檔時(shí)都必須去掉，并用對(duì)紙張無損害的粘合劑（乳膠）將文件重新粘合。長期、短期保存的文件保持文件的原貌歸檔。

　　3、歸檔文件統(tǒng)一采用A4紙規(guī)格，大于A4規(guī)格的要折疊或裁剪，小于A4規(guī)格及破損的要托裱。如果整本（冊(cè)）文件為16開規(guī)格的，不用托裱，但必須保持整齊劃一。

　　四、歸檔整理方法

　　1、總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應(yīng)文件形成的本來狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。

　　2、“件"含義

　?、賳畏菸募?，一份文件為一件；

　?、谡c附件合為一件；

　?、蹃砦呐c復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、函與復(fù)函）合為一件；

　　④會(huì)議記錄每次為一件；

　　⑤各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，一冊(cè)（本）為一件。

　　3、編制頁碼：原則上保留歸檔文件本身的頁碼，如文件本身沒編頁碼的應(yīng)編制頁碼，或者文件有增加的，應(yīng)補(bǔ)充頁碼，用打碼機(jī)或黑色的墨水筆填寫都可以。

　　4、分類

　　按年度——類別（黨務(wù)工作、行政工作等）——保管期限（永久、長期、短期）由各專職人員進(jìn)行分類，整理歸檔，交社區(qū)居委會(huì)檔案室集中統(tǒng)一管理。

　　5、編號(hào)

　?、贇w檔文件應(yīng)按分類方法逐件在首頁上方的空白處加蓋檔案章，并填寫檔案章有關(guān)欄目的內(nèi)容。

　　檔案章格式：

　　全宗名稱

　　年度

　　件號(hào)

　　類別

　　保管期限

　　機(jī)構(gòu)

　　②檔案章的項(xiàng)目及填寫內(nèi)容：

　　全宗名稱：填寫社區(qū)居委會(huì)名稱。

　　類別號(hào)：一個(gè)建檔單位不同門類檔案的代號(hào)。如：文書檔案：A。

　　機(jī)構(gòu)或內(nèi)容：填寫類別名稱。如：黨務(wù)、行政。

　　件號(hào)：文件的順序號(hào)。按類別（黨務(wù)工作、行政工作）、保管期限（永久、長期、短期）編制1個(gè)流水號(hào)，每年斷號(hào)。

　　年度：填寫文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如：“2000”。

　　保管期限：歸檔文件保管期限的名稱。如：“永久”。

　　在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它文件沒及時(shí)歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。

　　檔案章用黑色簽字筆填寫。

　　6、裝盒及填寫盒內(nèi)備考表

　?、贇w檔文件編號(hào)后。按照年度、類別、保管期限、編號(hào)順序裝入檔案盒，不同類別的檔案不能裝入同一個(gè)盒中，并按要求在盒的脊背上填上各項(xiàng)內(nèi)容（用紅色的印章蓋印，機(jī)構(gòu)一欄用色紅色簽字筆填寫）。盒號(hào)暫不要編。

　　②填寫盒內(nèi)備考表

　　盒內(nèi)情況說明：主要填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可不用填寫；

　　整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名；

　　檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名；

　　日期：歸檔文件整理完畢的日期。

　　7、填寫歸檔文件目錄

　　①按類別（黨務(wù)、行政、民政工作）保管期限——年度編制的流水號(hào)；

　?、谪?zé)任者：文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)；

　?、畚奶?hào)：文件的發(fā)文字號(hào)（沒有文號(hào)的不用填寫）

　?、茴}名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。原文沒有標(biāo)題的應(yīng)加擬標(biāo)題，原文標(biāo)題不能說明內(nèi)容的，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題。凡加擬的標(biāo)題都外加“[]”號(hào)；

　　⑤日期：指文件形成的日期；

　　⑥頁數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁數(shù)；

　?、邆渥ⅲ河靡詷?biāo)注歸檔文件的變化情況或參見標(biāo)號(hào)；

　?、鄽w檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾裝訂，一份放入檔案盒。

　　8、編寫歸檔說明

　　歸檔說明的內(nèi)容包括：

　?、偕鐓^(qū)居委會(huì)的名稱；

　?、谏鐓^(qū)居委會(huì)主任人員名單及任免時(shí)間；

　?、郛?dāng)年的主要工作情況

　?、墚?dāng)年檔案歸檔情況。

　　9、檔案目錄夾的整理

　　按歸檔說明——?dú)w檔目錄——年度排列的順序用目錄夾（紅色檔案目錄夾）裝訂成檢索目錄冊(cè)，逐年增加，將目錄夾裝滿為止。

　　文書檔案整理歸檔文件的裝訂

　　裝訂這步程序可以在平時(shí)整理這一“件”歸檔文件時(shí)或數(shù)字化掃描完這一“件”時(shí)立即進(jìn)行，也可全部整理完畢或數(shù)字化完畢集中裝訂。歸檔文件應(yīng)按“件”為單位進(jìn)行裝訂，根據(jù)前述界定好的“件”，以及編制的件號(hào)進(jìn)行“一件號(hào)”一裝訂。

　　1、歸檔文件的件內(nèi)順序排列要求

　　正本在前，定稿（底稿）在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。

　　2、裝訂的原則

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

　　應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。

　　3、裝訂材料的選擇

　　用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。

　　永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。

　　永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照直角裝訂、三孔一線裝訂執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照?qǐng)?zhí)行直角裝訂、三孔一線裝訂，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　4、裝訂的部位與對(duì)齊方式及注意事項(xiàng)

　　歸檔文件的裝訂要力求整齊、結(jié)實(shí)、美觀。一般來說采用左側(cè)裝訂的，裝訂時(shí)應(yīng)以左、下邊對(duì)齊；采用左上角裝訂的，應(yīng)以左、上邊對(duì)齊。裝訂時(shí)去掉金屬物，多使用縫紉機(jī)、線繩、固體膠等方式扎邊、粘貼或三孔一線法進(jìn)行裝訂。

　　5、裝訂的一般要求

　?、贇w檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T 25—2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　②裝訂要求牢固，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字。裝訂后文件平整。

　　③用于裝訂的材料，無論是其自身還是通過與其它材料及環(huán)境之間的接觸反應(yīng)，均不能包含或產(chǎn)生任何可能損害歸檔文件的物質(zhì)。

　　線裝法中的直角裝訂（T1）、縫紉機(jī)軋邊裝訂（T2）、三孔一線裝訂（T3）均應(yīng)采用棉紗線，棉紗線規(guī)格、質(zhì)量、檢測(cè)應(yīng)按GB/T 398—2008的規(guī)定進(jìn)行。

　　6、三孔一線裝訂標(biāo)準(zhǔn)

　?、偃滓痪€裝訂是用錐子或三孔一線打孔機(jī)在文件左側(cè)打孔后再穿線、打結(jié)的裝訂方式。

　?、谌滓痪€裝訂采取擠壓式打孔，以免對(duì)文件造成過多損害。打孔前先用夾子固定文件右側(cè)，確定孔距后用錐子或三孔一線打孔機(jī)打孔。三孔之間的距離，豎版文件以8 cm~10cm為宜，橫版文件以6 cm~8cm為宜。三孔與左側(cè)距離不低于1.5 cm。

　　③穿線時(shí)，先將裝訂繩對(duì)折，將兩個(gè)繩頭并齊后從文件背面穿入中間孔，再將繩頭分別向下穿入兩邊的孔中，并從由裝訂繩形成的圈中交叉穿過。用力拉緊兩個(gè)繩頭，使裝訂繩緊縛文件，再將兩個(gè)繩頭在中件孔處打結(jié)。

　?、苋滓痪€裝訂在打結(jié)后應(yīng)保留1.5 cm左右的繩頭，并在打結(jié)處用力壓實(shí)。