嘉興檔案整理服務(wù)公司整理檔案工作中堅(jiān)持一下幾點(diǎn)原則：一是要促進(jìn)檔案資料的收集工作，檔案收集要堅(jiān)持“寧缺毋漏”原則，材料形成后要及時(shí)收集，防止材料丟失；二是要高度重視檔案的整理工作，要求檔案歸檔、整理要全面及時(shí)，劃分保管期限要進(jìn)一步抓實(shí)抓細(xì)。

　　為了更好的規(guī)范紀(jì)檢監(jiān)察文書檔案的管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，發(fā)揮文書檔案在實(shí)際工作中的作用，委領(lǐng)導(dǎo)高度重視本單位檔案的管理、收集和整理工作，近期安排專人針對(duì)近三年來的紀(jì)委、監(jiān)委約2000余份文書資料進(jìn)行了整理歸檔，要求把好“三關(guān)”，確保文書檔案資料的規(guī)范、完整，做到有檔可查。

　　嚴(yán)把程序關(guān)。要求檔案負(fù)責(zé)人重視檔案資料整理、分類，狠抓歸檔資料的日常收集和鑒別工作，在整理過程中對(duì)上級(jí)文件、本級(jí)文件、同級(jí)文件和下級(jí)文件均做了跟蹤收集，按照年度、級(jí)別、類別、期限歸類，確保收集歸檔的文件資料準(zhǔn)確、齊全、程序規(guī)范合理。

　　嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。紀(jì)檢監(jiān)察部門的文書資料種類多，涉及的范圍廣，對(duì)此在整理過程中，嚴(yán)格按照檔案檔期歸檔要求，仔細(xì)對(duì)照每一份文件內(nèi)容，準(zhǔn)確的歸類，對(duì)其中程序不規(guī)范和手續(xù)不完備的文書資料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充完善，以確保歸入檔案的各類文件資料齊全、簽字蓋章手續(xù)完備、整理質(zhì)量過關(guān)。同時(shí)我委還加大檔案整理經(jīng)費(fèi)的投入，購(gòu)置了專門的檔案柜、檔案盒、等檔案整理工具，確保檔案的整齊、安全。方便查閱，同時(shí)還有助于防潮。

　　嚴(yán)把審核關(guān)。在整理過程中嚴(yán)把檔案資料的審核工作，邀請(qǐng)嘉興檔案整理服務(wù)公司的專業(yè)人員到我委指導(dǎo)整理工作，對(duì)每一份資料進(jìn)行認(rèn)真分析、剔除重份、無保存價(jià)值的文件資料，對(duì)應(yīng)歸檔的文件資料均嚴(yán)格按照文書檔案的收集、整理的要求科學(xué)合理的進(jìn)行分類、排列、編號(hào)。同時(shí)為了日常工作中方便查閱文件內(nèi)容，還建立了電子版檔案目錄，減少了翻閱查找資料的繁瑣過程，提高了工作效率。

　　一、什么是文書檔案？

　　文書檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。文書檔案實(shí)際上是指行政管理檔案，即在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中直接形成的一個(gè)檔案門類?！拔臅鴻n案”的概念是最早出現(xiàn)的。

　　二、為什么要收集文書檔案？

　　文書檔案是企業(yè)檔案重要的組成部分，文書檔案的形成與利用，為企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步提供了有力的支撐。在企業(yè)內(nèi)，文書檔案常常包括的合同、標(biāo)書、建設(shè)許可證等均有重大的商業(yè)價(jià)值，直接關(guān)乎到企業(yè)安全與發(fā)展。對(duì)這類文件的妥善管理，有利于提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，乃至于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。其次，文書檔案作為企業(yè)年度檔案整理的重頭戲之一，文書檔案的收集與整理是檔案室獲取和積累檔案的一種手段，也是保證檔案文件材料齊全和完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　三、文書檔案的收集方法有哪些？

　　1.及時(shí)收集

　　結(jié)合本單位實(shí)際情況建立收集制度，明確各部門收集歸檔的職責(zé)、范圍、時(shí)間，對(duì)檔案材料的形成提出相應(yīng)要求和控制措施，辦理完畢及時(shí)收集。

　　2.前瞻性收集

　　針對(duì)一些重大會(huì)議和重大活動(dòng)等，檔案的收集工作應(yīng)當(dāng)具有前瞻性，在會(huì)議或活動(dòng)等籌備階段，就應(yīng)該著手于文件的收集，在活動(dòng)或者會(huì)議過程中，檔案工作也要及時(shí)跟進(jìn)，召開的活動(dòng)或會(huì)議等一結(jié)束，應(yīng)立即收集會(huì)議文件材料。

　　3.帳外文件催著收集

　　未經(jīng)過收發(fā)文登記程序的文件材料如：參加重要會(huì)議或重要活動(dòng)的文件、報(bào)表、調(diào)研材料、照片、錄音錄像帶、圖紙等，這些“帳外文件”是收集工作的難點(diǎn)，往往容易被忽視，檔案管理人員要積極主動(dòng)的催促相關(guān)人員移交“帳外文件”。

　　四、文書檔案的整理步驟是什么？

　　1.件的確定：件是檔案保管的最小個(gè)體，一般以每份文件為一件。如文件正本與定稿為一件、正文與附件為一件、原件與復(fù)制件為一件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。

　　2.文件的修整：整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)印或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。

　　3.裝訂：歸檔文件經(jīng)過修整后要按件進(jìn)行裝訂，裝訂可左側(cè)采用直角或三孔一線的方式。裝訂時(shí)應(yīng)當(dāng)注意件內(nèi)文件的排列順序，如正文在前，附件在后；復(fù)文與來文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤螅挥形募幚韱蔚?，文件處理單在前，正文在后?/p>

　　4.分類排列：將同一全宗內(nèi)需要?dú)w入文書檔案的文件材料，按文件生成年度為單位進(jìn)行分類整理。應(yīng)按照本單位制定下發(fā)的文書檔案保管期限表區(qū)分保管。件的排序主要按事由結(jié)合時(shí)間排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　5.編制歸檔號(hào)：歸檔文件經(jīng)過分類、排列等系統(tǒng)整理后就要逐漸給予編制歸檔號(hào)。在文件的正上方居中空白處加蓋紅色歸檔章，然后在方格內(nèi)填寫對(duì)應(yīng)的檔號(hào)。歸檔章用紅色印泥加蓋，檔號(hào)填寫用黑色或藍(lán)黑墨水筆。

　　6.編目：歸檔文件目錄一式兩份，一份裝在檔案盒內(nèi)，一份應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄用紙封面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。

　　7.裝盒：將歸檔文件按照編號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表。要注意的是：不同保管期限不同年度的不得裝在同一盒內(nèi)。裝盒按歸檔的件號(hào)順序裝入，盒內(nèi)備考表放置在盒內(nèi)文件之后，要簽署完備。

　　8.入庫(kù)排架：歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位文書檔案分類方案一致，一般采用“保管期限—年度”的方法。排架遵循從上到下，自左到右的順序，要求整齊美觀。