檔案管理的工作內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。檔案外包服務(wù)的核心服務(wù)就是對應(yīng)檔案管理的工作內(nèi)容而來，針對實(shí)物檔案和電子檔案兩種載體，檔案整理外包公司提供以檔案保管為中心的檔案全周期的各項(xiàng)服務(wù)，包括：軟件研發(fā)、影像掃描、數(shù)據(jù)處理、檔案整理、信息錄入、檔案存儲、檔案調(diào)閱、數(shù)據(jù)報表統(tǒng)計和決策支持。

　　只有擁有大量實(shí)體、電子檔案或大量數(shù)據(jù)的企業(yè)，才會有以上檔案外包服務(wù)的需求，這樣的公司主要集中在：全國性金融機(jī)構(gòu)、全球五百強(qiáng)企業(yè)，大型央企、全國性集團(tuán)企業(yè)和醫(yī)療機(jī)構(gòu)。

　　在給以上企業(yè)提供服務(wù)的過程中，中博奧檔案外包公司了解到，檔案存放空間不足是促使大多數(shù)企業(yè)不得不外包的主要原因。而在長期合作的過程中，中博奧檔案外包公司的客戶也開始意識到，檔案外包服務(wù)不僅能大大緩解存放空間不足的問題，而且還有以下的好處：

　　節(jié)約：在大型企業(yè)中，為了做到海量檔案的有效管理，需要花費(fèi)大量的成本配備檔案存儲空間、存儲設(shè)施、防火防水等防護(hù)設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備、防盜防闖入設(shè)備、專業(yè)管理人員、軟件系統(tǒng)及計算機(jī)硬件設(shè)備等。在檔案外包服務(wù)中，各企業(yè)不再需要再做以上的投入，只需要付出檔案服務(wù)費(fèi)用即可享受全流程的檔案服務(wù)，成本節(jié)約比例高達(dá)40%-80%。

　　安全：完善的庫房防火、防盜、防潮、防水、防蟲、防塵、防光、防污染的八防設(shè)施，可以有效降低環(huán)境對于檔案載體本身的影響；嚴(yán)密的安防設(shè)施、完善的管理制度和強(qiáng)大的管理系統(tǒng)，保證檔案信息不會外泄；由專業(yè)的檔案外包公司負(fù)責(zé)檔案的管理，分擔(dān)檔案風(fēng)險，保證業(yè)務(wù)鏈條安全。

　　方便：簡化自我管理流程，快速滿足存儲、調(diào)閱、銷毀的所有需求；專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，可以自動提示有哪些檔案到了銷毀年限，哪些檔案觸及了調(diào)閱時效警戒線還未歸檔；對檔案的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行全程的保存，方便相關(guān)人員進(jìn)行管理或進(jìn)行進(jìn)一步的數(shù)據(jù)挖掘；細(xì)致而又清楚的核算賬單，方便進(jìn)行多部門的賬目分擔(dān)和資金核算。

　　高效：大大節(jié)約檔案調(diào)閱的所需時間，查找只需5分鐘，3小時可完成調(diào)閱；優(yōu)化職場配置，使企業(yè)的管理資源得以釋放，職能優(yōu)化，減少設(shè)備的重復(fù)投入，優(yōu)化設(shè)備使用率，減少設(shè)備閑置率，并能很好地應(yīng)對業(yè)務(wù)檔案增長增加管理難度的問題；能夠統(tǒng)一和固化管理規(guī)范，強(qiáng)化內(nèi)部控制和風(fēng)險防御，進(jìn)一步提高總公司集中管控的力度和效率，提高管理水平。

　　可見，檔案外包可以在為企業(yè)節(jié)約檔案管理成本的同時，提升檔案管理水平。檔案外包服務(wù)已逐漸被各大集團(tuán)公司、央企和世界500強(qiáng)企業(yè)采用，檔案外包將成為一種主流的企業(yè)檔案管理趨勢。

　　檔案整理外包服務(wù)公司

　　鄭州中博奧檔案整理外包服務(wù)公司可為企業(yè)提供人事類檔案整理、裝訂、入盒入庫服務(wù)。豐富的檔案整理經(jīng)驗(yàn)，專業(yè)的硬件設(shè)備，提高檔案整理工作效率，讓企業(yè)檔案管理更加規(guī)范。

　　檔案管理是每個企業(yè)管理工作的重要一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率的條件，檔案在人們社會活動中起到不可替代的作用，特別是當(dāng)今社會日新月異，就比如就業(yè)、失業(yè)、退休等變化，使檔案整理變得十分重要。

　　很多員工進(jìn)入企業(yè)時是一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了，這實(shí)在是大錯特錯的事。

　　人事部門對于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點(diǎn)夸張，但并非沒有可能。

　　人事部門應(yīng)該加強(qiáng)員工檔案管理，每年補(bǔ)充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。

　　企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。

　　但是很多企業(yè)在檔案整理外包的過程中，因缺乏對檔案整理外包的重視，導(dǎo)致檔案整理外包業(yè)務(wù)很難順利進(jìn)行，不僅制約了自身的檔案工作效率，同時也會為自身檔案管理帶來更大的風(fēng)險。因此，要規(guī)避自身所帶來的風(fēng)險，則需要相關(guān)企事業(yè)單位必須重視自身的檔案整理外包。

　　首先，應(yīng)重視檔案整理外包中介機(jī)構(gòu)單位的選擇，不能過于盲目。

　　其次，企事業(yè)單位自身的檔案整理外包應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況考慮，要明白外包的目標(biāo)和要求是為了自身檔案管理更加規(guī)范化，同時也為了順應(yīng)市場的發(fā)展需求升級檔案工作，為自身的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

　　再次，應(yīng)實(shí)施科學(xué)的溝通和監(jiān)控。很多情況下，企事業(yè)單位與中介機(jī)構(gòu)兩者之間缺乏有效的溝通，從而影響到檔案整理外包的順利進(jìn)行，甚至引發(fā)更多的檔案管理風(fēng)險等。因此，雙方都應(yīng)重視相互之間的交流和溝通。