近日，為了更好地規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化水平，計(jì)劃財(cái)務(wù)部開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案整理工作，該工作涉及集團(tuán)、交運(yùn)、資源、沿南經(jīng)貿(mào)、交投、三門(mén)口、場(chǎng)站等多家公司2020年及之前的會(huì)計(jì)資料。

　　包括會(huì)計(jì)賬本、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、銀行對(duì)賬單等，面對(duì)工作量大、要求高、時(shí)間短的實(shí)際情況，計(jì)劃財(cái)務(wù)部相關(guān)人員克服困難，認(rèn)真細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)有序的整理檔案，做好檔案整理的每一步工作，確保分類準(zhǔn)確、整理規(guī)范、編制科學(xué)、歸檔有序，會(huì)計(jì)檔案完備可查，為下一步移交工作做好充足的準(zhǔn)備。

　　會(huì)計(jì)檔案歸檔保存是財(cái)務(wù)工作的重要組成部分，是各項(xiàng)業(yè)務(wù)的重要紙質(zhì)憑證，財(cái)務(wù)部工作人員嚴(yán)格按照憑證保管制度整理裝訂會(huì)計(jì)檔案，保證了會(huì)計(jì)檔案完整、安全、有序、可查。

　　一、會(huì)計(jì)檔案定義

　　會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)核算中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告(包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附注和有關(guān)說(shuō)明)及其他相關(guān)的會(huì)計(jì)核算資料，應(yīng)該進(jìn)行歸檔。

　　(1)會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)憑證是指原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他會(huì)計(jì)憑證。

　　(2)會(huì)計(jì)賬簿。會(huì)計(jì)賬簿是指總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿及其他會(huì)計(jì)賬簿。

　　(3)財(cái)務(wù)報(bào)告。財(cái)務(wù)報(bào)告是指月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注和報(bào)名說(shuō)明財(cái)政預(yù)、決算報(bào)表和審計(jì)報(bào)告以及資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

　　(4)其他類。稅務(wù)申報(bào)資料、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，以及與財(cái)務(wù)有關(guān)的合同和文件等其他會(huì)計(jì)資料。

　　二、會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔要求

　　1.歸檔范圍

　　會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍包括:會(huì)計(jì)憑證(原始憑證記賬憑證、匯總憑證)、會(huì)計(jì)賬簿(總賬、明細(xì)賬日記賬、輔助賬簿)、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、會(huì)計(jì)保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)等。

　　2.保管期限

　　按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　3.分類

　　依據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案分為五大類:報(bào)表類、賬簿類、工資單、憑證類、其他類。會(huì)計(jì)檔案分到三級(jí)類目:報(bào)表類430、賬簿類一431、工資單一432、憑證類一433、其他類-434。

　　4.組卷要求

　　(1)會(huì)計(jì)憑證按月份、憑證種類組卷。

　　(2)會(huì)計(jì)賬簿，一本組成一卷。

　　(3)會(huì)計(jì)報(bào)表按月份、季度、年度分別組卷。

　　(4)工資表按月份、季度、年度組卷。

　　(5)案卷厚度一般不宜超過(guò)25mm。

　　(6)會(huì)計(jì)檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性的原則。每一核算單位的會(huì)計(jì)檔案采用“年度一類別一保管期限一流水號(hào)”排列方式。例如:2011-430-1-001、2011-4333-001……。

　　5.編目

　　目錄設(shè)置檔號(hào)、題名、類別、起止日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、存放地點(diǎn)、備注等項(xiàng)。

　　—檔號(hào):由“年度一類別一保管期限一卷冊(cè)號(hào)”組成。

　　—卷號(hào):年度一類別一保管期限下的排列序號(hào)，從“001”開(kāi)始標(biāo)注。

　　—類別:報(bào)表、賬簿、工資單、憑證、其他，在檔號(hào)中采用代碼標(biāo)識(shí)。

　　一題名:單位全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱十會(huì)計(jì)年度十檔案名稱。例:メ×公司2011年9月會(huì)計(jì)憑證(402123174-402123198第1冊(cè))。

　　—起止日期:填寫(xiě)本卷會(huì)計(jì)檔案的起止日期用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。形式:2011-01-01。

　　—頁(yè)數(shù):本卷檔案的實(shí)際頁(yè)數(shù)。

　　—保管期限:會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期(10年、30年)兩類。保管期限應(yīng)從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。在檔號(hào)中采用代碼標(biāo)識(shí):永久一1、30年一2、10年一3、……。

　　6.書(shū)寫(xiě)材料、格式的要求

　　(1)各類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表內(nèi)容及案卷封面、移交目錄要求用鋼筆或簽字筆書(shū)寫(xiě)，采用耐久的墨汁、碳素墨水或藍(lán)黑墨水。禁止使用鉛筆、圓珠筆和純藍(lán)墨水。

　　(2)對(duì)于計(jì)算機(jī)打印的各類報(bào)表、文件材料要求第一聯(lián)原件歸檔，并保證打印件清晰。

　　7.案卷裝訂的要求

　　(1)案卷用紙制品及線繩裝訂，卷內(nèi)一律不許有金屬物。

　　(2)裝訂時(shí)做到左下齊，無(wú)倒頁(yè)，不漏訂。

　　8.案卷封面的編制

　　(1)會(huì)計(jì)憑證封面項(xiàng)目:單位名稱、憑證類別、年度、月份、日期、順序號(hào)、本月共形成冊(cè)數(shù)、保管期限。

　　(2)會(huì)計(jì)賬簿封面項(xiàng)目:在封面粘貼標(biāo)簽，其項(xiàng)目包括單位名稱、年度、類別、賬簿名稱、頁(yè)數(shù)、保管期限、案卷號(hào)。

　　(3)會(huì)計(jì)報(bào)表封面項(xiàng)目:在封面粘貼標(biāo)簽，其項(xiàng)目包括單位名稱、年度(季度或月份)、類別、保管期限、案卷號(hào)。

　　9.案卷脊背

　　(1)會(huì)計(jì)憑證的脊背項(xiàng)目:全宗號(hào)、憑證類別年度、月份、起止日期、案卷號(hào)。

　　(2)會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的脊背項(xiàng)目:全宗號(hào)年度、保管期限、起止卷號(hào)、類目名稱。

　　10.案卷排架

　　會(huì)計(jì)檔案的排列順序?yàn)?將同一年度的會(huì)計(jì)檔案按照類目名稱分為報(bào)表、賬簿、工資單、憑證，再按照不同的保管期限分別排列案卷順序。

　　三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔與移交

　　(1)每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理工作部機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)處按照本細(xì)則的歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)(圖1-1-18)。

　　(2)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理工作部機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)處暫時(shí)保管兩年兩年期滿之后，保管期限在15年以上的會(huì)計(jì)檔案由相關(guān)的財(cái)務(wù)部門(mén)編制移交清冊(cè)，移交檔案館統(tǒng)一保管。

　　(3)移交檔案館的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案館應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　(4)采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的內(nèi)容，應(yīng)將打印出的紙質(zhì)材料歸檔。

　　四、會(huì)計(jì)檔案的利用

　　(1)會(huì)計(jì)檔案歸檔后，原則上只允許本單位財(cái)務(wù)人員查閱并辦理查閱手續(xù)，本單位非財(cái)務(wù)人員、外單位人員等其他人員查檔的，需要首先向相關(guān)的財(cái)務(wù)管理部門(mén)申請(qǐng)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)的財(cái)務(wù)管理部門(mén)及主管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意、并由財(cái)務(wù)人員陪同，方可查閱會(huì)計(jì)檔案。査閱要求參見(jiàn)××有限公司本部檔案利用管理辦法與檔案移交(出)登記制度的相關(guān)規(guī)定。

　　(2)檔案館保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一借閱。如有特殊需要，經(jīng)相關(guān)的財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供復(fù)制品，并辦理登記審批手續(xù)。

　　(3)査閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。

　　(4)所有會(huì)計(jì)檔案一律不得攜帶出境。

　　(5)檔案人員要履行催促繳回的職責(zé)，借閱者借閱檔案資料如有損壞、遺失、不及時(shí)歸還并造成遺失或損害等情況，要對(duì)責(zé)任人按×××發(fā)電廠業(yè)績(jī)考核實(shí)施方案要求進(jìn)行考核。

　　五、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀

　　(1)會(huì)計(jì)檔案保管期滿，財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)(圖1-1-19)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。

　　(2)需銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案經(jīng)會(huì)計(jì)檔案鑒定委員會(huì)鑒定后，由財(cái)務(wù)部和檔案室共同編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，由財(cái)務(wù)部長(zhǎng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)，同時(shí)要由財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)行文上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　　(3)監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案。

　　(4)從檔案館移出需執(zhí)行銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案，需辦理移交手續(xù)。

　　(5)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案館和相關(guān)的財(cái)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告上級(jí)公司財(cái)務(wù)及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人。

　　(6)銷(xiāo)毀檔案時(shí)，必須注意保密，嚴(yán)禁送廢品收購(gòu)站，要統(tǒng)一送メX×市指定的造紙廠進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　　(7)會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)要永久保存。會(huì)計(jì)檔案管理流程所示。

　　會(huì)計(jì)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

　　一、會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容

　　會(huì)計(jì)檔案，是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

　　具體包括：

　?。ㄒ唬?huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

　　（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬薄。

　　（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

　　（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。

　　各公司應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　二、會(huì)計(jì)檔案機(jī)構(gòu)

　　1.綜合檔案室

　　綜合檔案室，是國(guó)家機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位建立的一種負(fù)責(zé)收集和保管本單位各種門(mén)類檔案的內(nèi)部性檔案管理機(jī)構(gòu)。綜合檔案室統(tǒng)管本單位黨政工團(tuán)、科技、會(huì)計(jì)、經(jīng)營(yíng)等方面的全部檔案。

　　2.會(huì)計(jì)檔案室

　　會(huì)計(jì)檔案室，是形成會(huì)計(jì)檔案較多的單位建立在財(cái)會(huì)部門(mén)的專門(mén)性會(huì)計(jì)檔案機(jī)構(gòu)。有些大型或特大規(guī)模的企業(yè)，為加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的集中統(tǒng)一管理，將所屬機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案有效集中起來(lái)保管，以保證會(huì)計(jì)檔案的齊全、系統(tǒng)、有序、得當(dāng)，需要建立專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案室。

　　三、會(huì)計(jì)檔案的整理

　　1.會(huì)計(jì)憑證

　?。?）去掉憑證中的金屬物

　　（2）憑證以左上對(duì)齊為準(zhǔn)

　?。?）填寫(xiě)會(huì)計(jì)憑證封面

　　會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)寫(xiě)明單位名稱，年度、月份，本月共幾冊(cè)、本冊(cè)是第幾冊(cè)，記賬憑證的起訖編號(hào)、張數(shù)，并由會(huì)計(jì)主管、裝訂人分別簽名或蓋章。

　　對(duì)于數(shù)量過(guò)多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以按上述要求單獨(dú)裝訂成冊(cè)，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號(hào)，存放在其他類會(huì)計(jì)檔案中，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號(hào)。

　?。?）裝訂

　?。?）填寫(xiě)會(huì)計(jì)憑證盒正面及側(cè)面

　　正面應(yīng)寫(xiě)明單位名稱，起止時(shí)間，本月共幾冊(cè)、本盒是第幾冊(cè)，記賬憑證的起訖編號(hào)、張數(shù)、保管期限，由會(huì)計(jì)主管、立卷人分別簽名或蓋章，嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷號(hào)。

　　側(cè)面應(yīng)寫(xiě)明哪年，幾月共幾冊(cè)，本盒是第幾冊(cè)，記賬憑證從第幾號(hào)到第幾號(hào)，保管期限，嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷號(hào)。

　　2.會(huì)計(jì)賬簿

　　整理歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：

　　（1）跨年度連續(xù)使用的固定資產(chǎn)等賬簿，應(yīng)在使用完的那一個(gè)年度歸檔。

　?。?）訂本賬中的空白頁(yè)不能拆去，應(yīng)保持賬簿本身的完整性；

　?。?）活頁(yè)賬中的空白頁(yè)要拆去，然后在剩余賬頁(yè)的左或右上角編上頁(yè)碼，撤賬夾，加上賬簿封面封底，用脫脂線繩裝訂成冊(cè)；并把使用登記表或經(jīng)管人員一覽表填寫(xiě)完整。

　　（4）會(huì)計(jì)賬簿案卷封面應(yīng)寫(xiě)明單位名稱，賬簿名稱，所屬年度，卷內(nèi)張數(shù)，保管期限，并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人簽名或蓋章。

　　3.財(cái)務(wù)報(bào)告

　　會(huì)計(jì)報(bào)表是按年度立卷。立卷時(shí)要區(qū)分不同的保管期限，年度報(bào)表要與季度、月份報(bào)表分開(kāi)，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，分別組卷。按照歸檔的要求，裝訂時(shí)，加裝卷內(nèi)目錄、備考表和卷皮。

　　4.其他類會(huì)計(jì)檔案的整理立卷。

　　會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、檔案保管清冊(cè)、銷(xiāo)毀清冊(cè)，每一個(gè)清冊(cè)就是一個(gè)保管單位，編一個(gè)卷號(hào)，不需整理。

　　采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，整理方法不變。

　　四、會(huì)計(jì)檔案的歸檔

　　1.整理、保管部門(mén)及人員

　　各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

　　移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　2.保管期限

　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

　?。?）永久：會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告；

　　（2）25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；

　?。?）5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單；

　?。?）3年的：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告；

　?。?）l5年的：其他。含所有會(huì)計(jì)憑證，總賬，明細(xì)賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會(huì)計(jì)移交清冊(cè)。