荊州檔案：荊州市國土資源局積極與市林業(yè)局聯(lián)系，按照《湖北省林業(yè)廳關(guān)于林業(yè)部門不動產(chǎn)登記工作移交與銜接中幾個問題的通知》的要求，就林權(quán)登記臺賬的移交達成共識：以現(xiàn)有林權(quán)登記臺賬為基礎(chǔ)，國土資源局組織力量將荊州城區(qū)所有林權(quán)紙質(zhì)檔案全部進行規(guī)范化整理和數(shù)字化后，將紙質(zhì)檔案交還給林業(yè)局，雙方就經(jīng)過確認的電子臺賬辦理移交手續(xù)。

　　荊州市國土資源局收集了城區(qū)林權(quán)發(fā)證所有紙質(zhì)檔案、林權(quán)發(fā)證執(zhí)行的相關(guān)技術(shù)規(guī)程、各區(qū)電子臺賬等必要資料后，發(fā)現(xiàn)林權(quán)檔案的現(xiàn)狀與不動產(chǎn)登記檔案管理辦法所提的要求有一定的差距。針對林權(quán)檔案存在的問題，提出對林權(quán)檔案科學(xué)管理“六步走”的方法。

　　一、將電子臺賬與紙質(zhì)檔案對應(yīng)清理。

　　荊州市國土資源局對電子臺賬與紙質(zhì)檔案進行了對應(yīng)清理工作。經(jīng)與林業(yè)局核實，將有紙質(zhì)檔案但是沒有對應(yīng)電子臺賬數(shù)據(jù)記錄的205宗檔案補全缺失內(nèi)容；電子臺賬數(shù)據(jù)中有34條數(shù)據(jù)未找到對應(yīng)的紙質(zhì)檔案，經(jīng)過核查發(fā)現(xiàn)這些檔案是屬于資料打印錯誤；將電子臺賬中11條沒有錄入林權(quán)證號也找不到對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)與林業(yè)局進行核實，明確其屬于錄入后作廢；權(quán)利人名稱錯誤的檔案，核查后以紙質(zhì)檔案身份證信息為準進行了更正。

　　二、規(guī)范整理林權(quán)紙質(zhì)檔案，打好數(shù)字化基礎(chǔ)。

　　荊州市國土資源局對每宗林權(quán)紙質(zhì)檔案進行規(guī)范化的封裝整理，確定每件檔案的目錄清單；接著按照登記審批表、申請書、身份證明、合同書、林權(quán)登記附圖、公告、其他材料的順序?qū)λ袡n案進行整理、編頁。

　　三、依托現(xiàn)有臺賬，認真梳理關(guān)聯(lián)關(guān)系。

　　凡在臺賬“備注”欄中注明了“變更”“注銷”的檔案，對其紙質(zhì)檔案進行相應(yīng)的標注，梳理好邏輯關(guān)系。同時，整理相應(yīng)的抵押權(quán)、查封登記、異議登記的信息并在檔案中進行標注。

　　四、確定唯一的檔案號，為數(shù)據(jù)查詢做準備。

　　荊州市按照電子臺賬對應(yīng)紙質(zhì)檔案的要求進行檔案編號，作為今后掃描件和紙質(zhì)件數(shù)據(jù)對應(yīng)項。將編號、整理后的林權(quán)紙質(zhì)檔案分宗進行掃描，并按檔案清單上的內(nèi)容分類進行掛接，完成林權(quán)檔案的數(shù)字化建庫工作。

　　五、整理林權(quán)登記電子臺賬，建立林權(quán)電子登記簿。

　　荊州市遵循四個原則對現(xiàn)有林權(quán)登記電子臺賬進行規(guī)范整理。一是完整原則,對必填項要補充和完善；二是一致原則，整理數(shù)據(jù)過程中對原始數(shù)據(jù)嚴格與紙質(zhì)檔案核對，保證數(shù)據(jù)的一致性；三是規(guī)范原則，依據(jù)不動產(chǎn)登記標準，對現(xiàn)有電子臺賬數(shù)據(jù)進行梳理并規(guī)范；四是現(xiàn)勢性原則，對電子臺賬中的無效數(shù)據(jù)進行檢查、剔除，在相應(yīng)信息檔案中建立追索關(guān)系。

　　按照《不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)整合建庫技術(shù)規(guī)范》（試行）中要求和上述四條原則，荊州市國土資源局將搜集的電子臺賬進行分析，找出源數(shù)據(jù)與不動產(chǎn)登記簿要求之間的差異，在屬性結(jié)構(gòu)一致的前提下，確定各必填項屬性，林權(quán)編號、坐落、面積、發(fā)包方、業(yè)務(wù)號、林地權(quán)利人、證件類型、證件號、共有情況、權(quán)利人類型、登記類型、登記原因、林地使用期限、森林/林木所有權(quán)人、主要樹種、株數(shù)、林種、起源、造林年度、小地名、林班、小班、不動產(chǎn)權(quán)證號、登記時間、登簿人、附記等信息。對應(yīng)紙質(zhì)檔案就必填屬性進行信息缺漏補全工作。將本宗地的地役權(quán)、抵押權(quán)、查封登記、異議登記的信息分別轉(zhuǎn)入到對應(yīng)的數(shù)據(jù)表中并保持關(guān)聯(lián)。

　　六、開展成果檢查。

　　城區(qū)林權(quán)紙質(zhì)檔案整理成果：沙市區(qū)423件、荊州區(qū)2150件。城區(qū)檔案數(shù)字化成果：沙市區(qū)4892張；荊州區(qū)20388張。為方便今后查詢及檢索，嚴格按照不動產(chǎn)林權(quán)登記的要求，對檔案的編號、掃描精度、內(nèi)容掛接是否對應(yīng)、電子登記簿事項是否填寫齊全等方面采用15%隨機方式進行檢查和驗收。

　　截至2016年2月底，荊州市已發(fā)不動產(chǎn)權(quán)證書15285本，按照不動產(chǎn)檔案管理要求，將收集的紙質(zhì)報件內(nèi)容按規(guī)定進行數(shù)字化及分類上傳，紙質(zhì)件不再流轉(zhuǎn)；需要查詢原權(quán)屬來源資料時通過社會公眾服務(wù)平臺查看原電子檔案予以確認；經(jīng)過核定后，在繕證環(huán)節(jié)將已打印的不動產(chǎn)權(quán)利證書掃描，對該業(yè)務(wù)的電子檔案進行歸檔；辦證結(jié)果數(shù)據(jù)同步在社會公眾服務(wù)平臺上予以更新。

　　為方便林權(quán)登記辦理，荊州市國土資源局將此次檔案整理的全部成果批量轉(zhuǎn)入社會公眾服務(wù)平臺，今后林權(quán)檔案的辦理，可直接查詢調(diào)用社會公眾服務(wù)平臺中的相關(guān)數(shù)據(jù)資料，為林權(quán)快速登記、查詢打下了良好的基礎(chǔ)。

　　荊州檔案整理服務(wù)公司

　　一、檔案整理概述

　　檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和編目，使之有序化的過程。

　?。ㄒ唬n案整理的類型檔案整理可以分為三種類型：系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整和全過程整理。

　?。ǘn案整理的內(nèi)容和步驟

　　檔案整理的內(nèi)容，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案整理工作的主要步驟有：區(qū)分全宗-全宗內(nèi)檔案的分類--立卷（組件）--案卷（件）的排列--檔號的編制--案卷目錄（歸檔文件目錄）的編制。

　?。ㄈn案整理的原則

　　按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于檔案的管理和利用。所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面。

　　二、全宗

　　（一）全宗的概念

　　全宗是一個國家機構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。全宗的基本含義有三方面：全宗是一個有機整體；全宗是在一定的歷史活動中形成的；全宗是以一定的社會單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。

　?。ǘ┝n單位及其構(gòu)成條件

　　立檔單位，又稱全宗構(gòu)成者，是指形成全宗的單位或個人。立檔單位的構(gòu)成條件：可以獨立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨對外行文；是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位，獨立編制預(yù)算；設(shè)有管理人事的機構(gòu)或人員，有一定的人事任免權(quán)。

　?。ㄈ┝n單位變化對全宗劃分的影響

　?。保?quán)更迭的全宗處理；

　?。玻n單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理；

　?。常n單位其他變化情況的全宗處理。

　?。ㄋ模┤诘难a充形式

　　全宗的補充形式。主要有：聯(lián)合全宗；匯集全宗；檔案匯集。

　?。ㄎ澹┡卸n案所屬全宗

　　判定檔案所屬全宗，關(guān)鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。

　　三、全宗內(nèi)檔案的分類

　　（一）分類的基本要求客觀性；邏輯性；可操作性。

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　　檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點的標準和根據(jù)，歸納起來有按來源分類、按時間分類、按內(nèi)容分類和按形式分類等類型。

　　（三）分類方案的編制

　?。保畽C關(guān)全宗分類方案的編制機關(guān)檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法，將全部檔案分為文書類、業(yè)務(wù)（專門）類、科技類、會計類、特殊載體類等類目，每個一級類目再根據(jù)其檔案的特點，劃分二、三級類目。

　?。玻髽I(yè)全宗分類方案的編制

　　工業(yè)企業(yè)檔案分類一般設(shè)置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。

　　四、檔號和目錄的編制

　　（一）檔號編制原則

　　檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔號的編制應(yīng)遵循以下原則：唯一性原則；合理性原則；穩(wěn)定性原則；擴充性原則；簡單性原則。

　?。ǘn號的結(jié)構(gòu)

　　分為三種：第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號。第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號-類別號-案卷號-件、頁（張）號。第三種結(jié)構(gòu)為：類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號。

　?。ㄈn號的編制方法

　　全宗號、案卷目錄號、類別號、項目號、案卷號、年度、保管期限、組織機構(gòu)或問題、件號、頁（張）號的編制方法。

　?。ㄋ模┠夸浀木幹凭幹颇夸浭钦砉ぷ鞯淖詈笠徊?。立卷整理應(yīng)編制案卷目錄，組件整理應(yīng)編制歸檔文件目錄。