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數(shù)字化檔案系統(tǒng)(檔案數(shù)字化系統(tǒng)方案)

時間:2022-09-19 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  鄭州中博奧數(shù)字化檔案系統(tǒng)的構(gòu)建涵蓋了檔案管理工作的七大核心內(nèi)容,全面完成了數(shù)字文件的整體、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計包括文件管理、預(yù)歸檔、檔案管理系統(tǒng)、檔案利用、個人中心、系統(tǒng)設(shè)置幾大模塊。為克服傳統(tǒng)的文件維護(hù)管理困境,促進(jìn)多部門分工協(xié)作,實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域查詢共享,滿足安全靈活的授權(quán)分配。

數(shù)字化檔案系統(tǒng)

  一、優(yōu)勢

  1.平臺化

  集中統(tǒng)一的檔案管理平臺,實(shí)現(xiàn)檔案從收集到利用的全流程電子化管理

  2.數(shù)字化

  實(shí)現(xiàn)了電子借閱,全文檢索,鑒定登記,打破傳統(tǒng)檔案管理場景瓶頸,讓檔案管理更簡單。

  二、功能介紹

  1.標(biāo)準(zhǔn)化檔案的統(tǒng)一管理

  數(shù)碼檔案管理系統(tǒng)為檔案的輸入,方便而有效;

  2.高效、智能化的檔案歸集

  數(shù)碼檔案管理軟件可以根據(jù)不同類別的不同檔案類別,根據(jù)客戶需求,進(jìn)行自動的資料比對,并可實(shí)現(xiàn)檔案編號的自動產(chǎn)生。

  3.快速便捷的文件查詢

  該軟件可實(shí)現(xiàn)跨類別檢索、跨年度檢索和跨部門檢索,并提供了一個完整的檢索庫。

  4.文件使用的安全性和可靠性

  電子文件管理體系對涉及機(jī)密文件的查詢和使用權(quán)限進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定,確保了數(shù)據(jù)的安全性;對文件的智能化、數(shù)據(jù)的利用、全程留跡可溯源、在線借閱與審批、優(yōu)化借閱利用管理流程。

  5.清晰直觀的檔案統(tǒng)計

  數(shù)碼檔案管理系統(tǒng)以圖表形式顯示,結(jié)合圖表,生動,直觀,全面,清晰。

  6.嚴(yán)格可控的用戶授權(quán)

  該系統(tǒng)對使用者的授權(quán)控制非常嚴(yán)密,可以設(shè)定到模塊化、按鍵化的程度。

  7.動態(tài)靈活的基礎(chǔ)設(shè)置

  數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可自定義設(shè)置部門機(jī)構(gòu);

  數(shù)字檔案管理系統(tǒng),可任意擴(kuò)充檔案類別及類別;

  數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可自定義數(shù)據(jù)字典和數(shù)據(jù)項;

  數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可自定義設(shè)置角色系統(tǒng),并為不同用戶角色配置系統(tǒng)訪問權(quán)限。

  檔案數(shù)字化系統(tǒng)方案

  檔案數(shù)字化系統(tǒng)方案:檔案數(shù)字化是指把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案然后保存到相應(yīng)的管理軟件中方便儲存,和后期的調(diào)用,那么正常的檔案數(shù)字化流程是什么樣的呢?簡單的來說是大致分為整理-掃描-編目-儲存。

  一、術(shù)語和定義

  1、數(shù)字化

  用計算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。

  2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化

  采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

  3、數(shù)字圖像

  表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù),由相同維數(shù)的

  連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡(luò)上采樣——連續(xù)函數(shù),并在采樣點(diǎn)上將值最小化后的陣列。

  4、黑白二值圖像

  只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應(yīng)于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。

  5、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像

  以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中,通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。

  6、分辨率

  單位長度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素數(shù),一般用每英時點(diǎn)數(shù)(dpi)表示。

  7、失真度

  對檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后,數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

  8、可懂度

  數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。

  9、圖像壓縮

  單位長度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素數(shù),一般用每英時點(diǎn)數(shù)(dpi)表示。

  7、失真度

  對檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后,數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

  8、可懂度

  數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。

  9、圖像壓縮

  清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程,其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。

  二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求

  1、基本原則

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會對檔案利用的需求。

  2、數(shù)字化對像的確定原則

  應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。

  1)符合國家法律法規(guī)的原則

  紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

  2)價值性原則

  屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

  3、基本環(huán)節(jié)

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

  檔案掃描

  1、掃描方式

  1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺,或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描,也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

  2)紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應(yīng)采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

  2、掃描色彩模式

  1)掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

  2)頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

  3)頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。

  4)頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

  3、掃描分辨率

  1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

  2)采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時,其分辨率一般均建議選擇≥200dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當(dāng)提高分辨率。

  3)需要進(jìn)行OCR漢字識別的檔案,掃描分辨率建議選擇≥300dpi。

  圖像處理

  1、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

  1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時,應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

  2)由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,應(yīng)重新掃描。

  3)發(fā)現(xiàn)文件漏掃時,應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像。

  4)發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。

  5)認(rèn)真填寫相關(guān)表單,記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。

  2、糾偏

  對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理,以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習(xí)慣。

  3、去污

  對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。

  數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

  以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù),

  將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一

  份圖像文件。

  將圖像文件存儲到相應(yīng)文件夾時,

  要認(rèn)真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目

  錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同,

  圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)

  是否一致,

  圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。(鄭州中博奧信息技術(shù)有限公司專業(yè)OCR識別)。

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