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學習福建檔案整理服務公司檔案管理
福建檔案整理服務公司將紙質檔案收集來后,第一步先歸類,按照六大類歸類;第二步制作卷宗,第三步編寫卷宗號;第四步制作電子文檔;第五步存檔,根據(jù)重要性確定保留時間。
換屆檔案的收集,是記錄換屆工作全過程的紀實資料,只有切實加強換屆檔案整理工作,才能保證我們的換屆后續(xù)工作整理到位,如何做好換屆檔案整理工作, 談一談自己的一點看法。
一是要統(tǒng)一標準建清單。要嚴格按照換屆選舉工作流程、時間順序,制定換屆選舉工作檔案目錄清單,對相關歸檔的文件資料進行分類和排序,確保歸檔文件材料齊全、準確、系統(tǒng)。
二是要嚴格要求抓規(guī)范。從上級下發(fā)的文件和資料,自身資料,換屆宣傳培訓、組織發(fā)動、實施過程、選舉結果等,特別是候選人的推薦、審查、確認過程,選舉大會的組織和選票管理,選舉結果的報告和批復,重要會議記錄等,都納入換屆檔案整理范圍,確保換屆選舉檔案完整、規(guī)范。
三是明確責任強督導。我們每個選舉單位都要明確專人負責對相關文件資料進行分類、排序后,再逐一核查各選舉單位換屆選舉檔案,確保換屆資料、會議記錄、照片等完善俱全。
只有做好換屆資料全過程的收集,才能經(jīng)得起各級檢查。
對于機關檔案工作來說,檔案收集是指按照國家規(guī)定,通過接收或征集,將分散在各部門或個人手中的應歸檔文件材料歸集起來,交本部門指定人員集中保管的過程。
1.責任主體
《規(guī)定》要求“機關文書或業(yè)務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料,交本部門指定人員保管”,明確了收集工作的責任主體是機關文書或業(yè)務部門。在《規(guī)定》的制度設計中,文件材料收集、整理、歸檔是前后銜接、環(huán)環(huán)相扣的3個工作流程,依次實現(xiàn)歸檔文件材料的集中、整理和交接工作。三項工作均由文書或業(yè)務部門完成,并由文書或業(yè)務部門指定人員負責具體實施。
2.收集范圍
收集范圍即檔案工作人員熟知的歸檔范圍。之所以在收集這一流程中即明確該范圍,原因之一是《規(guī)定》細化了檔案管理流程,要求先后完成文件材料的收集、整理和歸檔工作,因而對于范圍的掌握應當從收集開始,以便使收集工作有的放矢;原因之二是《規(guī)定》進一步明確了職責分工,要求機關文書或業(yè)務部門指定人員和檔案工作人員分別承擔相應部門文件材料的收集、整理、歸檔工作和機關檔案業(yè)務工作,在收集流程中規(guī)定范圍可以更加明確機關文書或業(yè)務部門指定人員的工作和責任。
實踐中,對于收集范圍的認識往往局限于日常公務活動形成的文書檔案上。為幫助檔案工作人員從更多角度認識和把握,增加可操作性,《規(guī)定》從業(yè)務活動性質和檔案門類2個角度規(guī)定了文件材料的收集范圍。
從業(yè)務活動性質角度來看,《規(guī)定》要求機關在日常公務活動、設立臨時機構開展活動(處理專項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動)、承擔重大建設項目和重大科研課題、機關所屬機構撤銷、向社會和個人征集活動中產(chǎn)生或獲取的文件材料均應納入收集范圍。
從檔案門類角度來看,《規(guī)定》要求文書、會計、科研、基建、照片等檔案的收集范圍按照已發(fā)布的相應規(guī)范、標準執(zhí)行,其他門類按照國家相關規(guī)定執(zhí)行(參見下表)。
需要說明的是,國家檔案局令第8號從檔案內容角度規(guī)定的歸檔與不歸檔的范圍,與前述內容是互補關系,可以結合起來共同指導文件材料的收集工作。
3.收集要求
由于在檔案的形成內容中已經(jīng)提出了“歸檔文件材料真實、準確、系統(tǒng),文件材料組件齊全、內容完整”等要求,《規(guī)定》沒有針對收集工作提出一般性要求,而是針對電子文件提出了“電子文件應當連同元數(shù)據(jù)一并收集”的要求。實際上,從反映職能工作角度上,電子文件收集范圍與傳統(tǒng)文件材料收集范圍是一致的。
但從電子文件本身構成要件角度上,電子文件需要收集的內容除了電子文件本身外,還應當包括元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)作為描述文件的背景、內容、機構及其管理過程的數(shù)據(jù),為電子文件提供了真實性、完整性、有效性保障,對于改進電子文件的組織和查詢、改善電子文件管理模式和方法意義重大。
因此,《規(guī)定》非常重視元數(shù)據(jù)的收集工作,要求“收集的元數(shù)據(jù)應當符合《數(shù)字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》 、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》等規(guī)定”。