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工程質(zhì)量檔案管理制度

時(shí)間:2022-09-23 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  工程質(zhì)量檔案管理制度是指在工程建設(shè)過程中形成的檔案管理制度,工程檔案是指在工程建設(shè)過程中形成的有保存價(jià)值的工程資料。工程檔案管理工作除符合本辦法之外,尚應(yīng)符合國(guó)家、行業(yè)和地方有關(guān)規(guī)定。

工程質(zhì)量檔案管理制度

  工程質(zhì)量檔案管理制度

  1、編制目的

  為建立公司在建項(xiàng)目工程資料檔案管理標(biāo)準(zhǔn),使工程資料檔案管理規(guī)范化、制度化,根據(jù)國(guó)家、地方建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)以及集團(tuán)公司工程資料檔案管理要求,結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。

  2、適用范圍

  本制度適用于公司投資建設(shè)的所有開發(fā)項(xiàng)目,及工程資料管理人員對(duì)工程文件材料的收發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔、備案、查閱等各環(huán)節(jié)文控管理,以及對(duì)工程電子檔案的收集、整理、備份管理。

  3、管理原則

  工程文件材料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理,并按規(guī)定移交;

  工程各參建單位應(yīng)確保文件材料的真實(shí)、有效、完整和齊全,不得隨意對(duì)其進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失。

  4、管理職責(zé)

  4.1公司總經(jīng)理辦公會(huì)

  4.1.1審定《公司工程資料檔案管理制度》。

  4.2工程部

  4.2.1負(fù)責(zé)編制并修訂《公司工程資料檔案管理制度》;

  4.2.2工程部經(jīng)理:作為工程實(shí)施及現(xiàn)場(chǎng)管理的責(zé)任人,組織開展工程檔案管理工作,協(xié)助配合工程資料管理各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行;

  4.2.3工程專職資料管理員:作為工程文檔管理的執(zhí)行者,負(fù)責(zé)工程開發(fā)建設(shè)全過程資料檔案管理工作,包括工程資料檔案的建立、收集、發(fā)放、整理、歸檔、移交、保管、保密等;

  4.2.4工程資料管理人員負(fù)責(zé)工程參建各方進(jìn)場(chǎng)后的檔案管理交底,并在工程實(shí)施過程中監(jiān)督、檢查各施工單位和監(jiān)理單位對(duì)所負(fù)責(zé)項(xiàng)目工程文件材料的收集、整理歸檔工作;

  4.2.5負(fù)責(zé)督促公司開發(fā)設(shè)計(jì)部、合同預(yù)算部定期將相關(guān)資料整理移交工程部歸檔,并建立相應(yīng)臺(tái)賬;

  4.2.6負(fù)責(zé)定期將重要檔案整理移交公司綜合管理部;

  4.2.7負(fù)責(zé)收集、整理并向首地集團(tuán)移交需歸檔的重要工程文件(具體文件詳見附表1);

  4.2.8工程竣工后,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)組織參建各方進(jìn)行竣工檔案移交及工程實(shí)施過程文件材料銷毀工作,并按規(guī)定向公司檔案室辦理檔案移交工作。

  4.2.9負(fù)責(zé)將工程資料檔案移交物業(yè)公司。

  4.3開發(fā)設(shè)計(jì)部

  4.3.1負(fù)責(zé)將項(xiàng)目相關(guān)報(bào)批報(bào)建成果文件交由綜合部存檔并簽署交接清單,將報(bào)批報(bào)建上報(bào)文件和成果文件復(fù)本及文件清單交由工程部歸檔,同時(shí)將其復(fù)本留存。

  4.3.2負(fù)責(zé)將本部門歸檔資料及項(xiàng)目重要的工程設(shè)計(jì)資料(詳見附表1)建立相應(yīng)臺(tái)賬,定期整理移交工程部歸檔。同時(shí)將其復(fù)本和電子版留存。

  4.3.3負(fù)責(zé)按集團(tuán)設(shè)計(jì)管理部要求上報(bào)相關(guān)報(bào)批報(bào)建成果文件(詳見附表1)。

  4.4合同預(yù)算部

  4.4.1負(fù)責(zé)將本部門歸檔資料及項(xiàng)目重要的工程成本、招采資料(詳見附表1)建立相應(yīng)臺(tái)賬,定期整理移交工程部歸檔。

  4.4.2負(fù)責(zé)按集團(tuán)成本采購(gòu)部要求上報(bào)項(xiàng)目重要的工程成本、招采資料(詳見附表1)。

  5.工程資料檔案管理

  5.1工程資料檔案管理的歸口部門為工程部,并設(shè)置專人負(fù)責(zé)工程資料檔案的管理工作。開發(fā)設(shè)計(jì)部、合同預(yù)算部配合進(jìn)行有關(guān)報(bào)建、設(shè)計(jì)、招標(biāo)采購(gòu)、合同預(yù)算和成本資料的定期歸檔工作。

  5.2配合部門歸檔范圍為本部門主辦的批文、發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、合同類文件、招標(biāo)文件、管理過程文件、首地集團(tuán)要求移交的項(xiàng)目檔案(詳見附表1)等。

  5.3配合部門移交工程部的檔案應(yīng)包括紙版資料、電子版資料(若有)和相應(yīng)臺(tái)賬。

  5.4工程部專職資料管理人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理、電腦登記、編號(hào)、備份、歸檔和建立檢索目錄,提高檔案利用率,保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

  5.5工程部及相關(guān)部門應(yīng)在首地集團(tuán)對(duì)口部門要求的時(shí)限內(nèi)及時(shí)備案重要的工程文件(詳見附表1)到首地集團(tuán)相關(guān)職能部門。

  6、工程資料分級(jí)管理

  6.1為加強(qiáng)公司工程資料檔案管理,根據(jù)資料的重要性程度,對(duì)工程資料實(shí)行分級(jí)管理,管理等級(jí)分主控文件和一般文件。

  6.2主控文件以“★★”表示,一般文件以“★”表示,詳見附表1。

  7、工程資料的收發(fā)管理

  7.1.1對(duì)于公司內(nèi)部統(tǒng)一模板表單,要求施工單位報(bào)送時(shí)不可隨意更改原表單格式,內(nèi)容填寫規(guī)范、表單編號(hào)正確方可進(jìn)行流轉(zhuǎn);

  7.1.2工程資料管理人員須建立收發(fā)文薄,對(duì)外收發(fā)文件材料要求必須進(jìn)行收、發(fā)、流轉(zhuǎn)登記、簽收,跟蹤、催辦流轉(zhuǎn)過程,使文件的流轉(zhuǎn)處于受控狀態(tài)(詳見附件3、4、5、6);

  7.1.3要求工程專職資料管理人員于每月底組織施工單位、對(duì)關(guān)于本月所發(fā)生的文件材料(特指:設(shè)計(jì)變更、技術(shù)洽商單、施工圖紙、施工方案、收方單、簽證單、工程進(jìn)度款審核等)事宜進(jìn)行清理核對(duì)并形成記錄,對(duì)于未及時(shí)完成流轉(zhuǎn)歸檔的文件進(jìn)行追蹤。

  7.1.4工程紙質(zhì)文檔歸檔

  工程實(shí)施過程中,建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位應(yīng)按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T 50328-2001)及建委、城建檔案館的要求,收集、整理、歸檔各類工程檔案。建設(shè)單位工程部專職資料管理人員應(yīng)定期按規(guī)范及檔案館關(guān)于竣工資料的相關(guān)要求進(jìn)行檢查,確保項(xiàng)目建設(shè)過程中工程檔案與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施進(jìn)度同步。

  7.1.5工程文件的主辦人員在文件產(chǎn)生后三天內(nèi)向工程部專職資料管理人員移交文件書面文本或電子文本,由專職資料管理人員分類歸檔,并做好相關(guān)登記(附表2:工程資料歸檔管理臺(tái)賬)。

  7.1.6開發(fā)設(shè)計(jì)部在接到設(shè)計(jì)單位領(lǐng)取初設(shè)、施工圖紙的通知后,應(yīng)派專門人員在3天內(nèi)領(lǐng)取,施工圖紙的變更圖紙、零星出圖在通知當(dāng)天領(lǐng)取。圖紙領(lǐng)取完畢后交由工程部專職資料管理人員登記、發(fā)放。

  7.1.7工程部專職資料管理人員應(yīng)及時(shí)發(fā)放圖紙,并做好施工圖紙發(fā)放登記;監(jiān)理單位、施工單位領(lǐng)取圖紙時(shí)應(yīng)有公司工程部專業(yè)人員確認(rèn)。

  7.1.8工程部專職資料管理人員應(yīng)適時(shí)與設(shè)計(jì)單位進(jìn)行施工圖紙目錄、圖紙接收情況的核對(duì)工作,保證工程人員所使用的施工圖是最新版。

  7.1.9各項(xiàng)目歸檔文件檔案盒脊背文字樣式為XX公司XX項(xiàng)目XX期(標(biāo)段)+年份+文件類別。

  7.1.10文件類別按政府、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、供應(yīng)商、其他等大類區(qū)分,文件類別的細(xì)分名錄可根據(jù)需要按以下原則命名。

  第一冊(cè):政府文件

  第二冊(cè):公司管理制度

  工程部人員架構(gòu)及職責(zé)

  工程管理制度

  工程類表單

  第三冊(cè):公司內(nèi)部往來文件

  報(bào)公司及各部門文件

  公司下發(fā)文件

  概預(yù)算文件

  目標(biāo)成本文件

  招采、合同文件

  結(jié)算文件

  審計(jì)文件

  其他文件

  第四冊(cè):會(huì)議紀(jì)要

  公司周/月例會(huì)紀(jì)要

  公司專題會(huì)議紀(jì)要

  工程部例會(huì)紀(jì)要

  合同預(yù)算部例會(huì)紀(jì)要

  現(xiàn)場(chǎng)工作協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要

  其他會(huì)議紀(jì)要

  第五冊(cè):監(jiān)理公司往來文件

  監(jiān)理合同(含招投標(biāo)文件)

  監(jiān)理細(xì)則

  監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要

  監(jiān)理月報(bào)及審核意見

  監(jiān)理通知及回復(fù)意見

  發(fā)監(jiān)理單位文件

  其他往來文件

  第六冊(cè):施工單位往來文件

  施工合同(含招投標(biāo)文件)

  施工組織設(shè)計(jì)(施工單位提供)

  施工方案(施工單位提供)

  施工單位來文及回復(fù)

  發(fā)施工單位文件及回復(fù)

  工程聯(lián)系單

  其他往來文件

  第七冊(cè):供應(yīng)商

  考察報(bào)告及相關(guān)資料

  第八冊(cè):設(shè)計(jì)變更(按時(shí)間順序)

  方案、擴(kuò)初階段

  施工圖階段

  圖紙會(huì)審紀(jì)要

  施工技術(shù)交底記錄

  第九冊(cè):工程洽商(按時(shí)間順序)

  第十冊(cè):工程簽證

  第十一冊(cè):驗(yàn)收檢查記錄

  中間驗(yàn)收資料

  竣工驗(yàn)收資料

  竣工圖

  開竣工報(bào)告

  工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

  7.11工程資料編號(hào)由工程資料管理員負(fù)責(zé),每一個(gè)文件夾須有《文件卷目總索引》、《文件卷目索引表》、《文件目錄表》?!段募砟靠偹饕妨忻鳉w檔文件各卷目編號(hào)及名稱;《文件卷目索引表》列明本卷目歸檔文件的分類及名目;《文件目錄表》作為整理記錄、文件的最終目錄,在文件歸檔時(shí)進(jìn)行登錄,須列明文件的編號(hào)、主題及歸檔時(shí)間。對(duì)施工和供應(yīng)商合同可按工程部所編序號(hào)進(jìn)行排序,并在首頁打印出目錄表。

  7.12標(biāo)識(shí):對(duì)已分類和編號(hào)的文件,應(yīng)在檔案盒上進(jìn)行標(biāo)識(shí),標(biāo)識(shí)應(yīng)簡(jiǎn)單清晰、明了、易懂。在工程結(jié)束時(shí),原件需交政府部門留存,復(fù)印件留存公司,并在復(fù)印件上注明原件去處。

  8、工程資料借閱管理

  8.1公司各部門管理人員借閱工程資料時(shí),應(yīng)辦理借閱登記手續(xù),填寫借閱登記表;外單位人員借閱資料,需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)(附表7:借閱登記表)。

  8.2所有借閱人員借閱資料后,應(yīng)妥善保管,原則上借閱30日后必須歸還(特殊情況可申請(qǐng)續(xù)借),造成資料檔案損失的,視情況進(jìn)行賠償或處理。

  9、工程資料的歸檔管理

  工程實(shí)施過程中,建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位應(yīng)按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T 50328-2001)及建委、城建檔案館的要求,收集、整理、歸檔各類工程檔案。建設(shè)單位工程專職資料管理人員應(yīng)定期按規(guī)范及檔案館關(guān)于竣工資料的相關(guān)要求進(jìn)行檢查,確保項(xiàng)目建設(shè)過程中工程檔案與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施進(jìn)度同步。

  9.1卷內(nèi)目錄:

  9.1.1每個(gè)檔案盒內(nèi)必須附有卷內(nèi)目錄;

  9.1.2必須具備文件編號(hào)、責(zé)任人、文件題名、歸檔日期等要素,建議可利用電子登記臺(tái)賬

  9.1.3要求一周更新一次,可先手寫式,待更新至新檔案盒時(shí),對(duì)前檔案盒中完整目錄進(jìn)行打印,并粘貼至檔案盒內(nèi)側(cè),要求項(xiàng)目后期檔案盒中目錄均為打印版。

  9.2歸檔編號(hào)

  9.2.1所有歸檔文件材料必須具備歸檔編號(hào),此編號(hào)統(tǒng)一要求寫于歸檔資料封左上角;

  9.2.2從簡(jiǎn)化管理出發(fā),歸檔編號(hào)僅為流水號(hào),但不允許出現(xiàn)斷號(hào)、重號(hào)現(xiàn)象。

  9.2.3歸檔文件材料為完成審批的原始文件材料,且參建各方簽字、簽章(鮮章)完善,附件附圖完整,卷內(nèi)歸檔文件材料應(yīng)與卷內(nèi)目錄一一對(duì)應(yīng),按順序整理擺放。

  9.2.4專職資料管理人員有確保項(xiàng)目歸檔文件材料完整性的責(zé)任,如被借閱,應(yīng)在卷內(nèi)目錄中進(jìn)行標(biāo)注。

  9.2.5為保證歸檔文件材料的及時(shí)清理,卷內(nèi)文件材料要求至少一周更新一次;

  9.3工程檔案管理交底

  9.3.1總包單位、監(jiān)理單位進(jìn)場(chǎng)后一周內(nèi),由專職資料管理人員組織各參建方資料員針對(duì)本項(xiàng)目工程檔案管理進(jìn)行交底,并形成交底紀(jì)要及存檔;

  9.3.2工程實(shí)施過程中,由于后續(xù)分包單位的不斷入場(chǎng),由專職資料員對(duì)所有參建單位資料員進(jìn)行二次交底,并形成交底紀(jì)要及存檔;

  9.3.3工程即將辦理竣工檔案前,由專職資料員對(duì)竣工檔案的收集、整理、裝訂、移交等工作對(duì)參建方資料員進(jìn)行最后交底,并形成交底紀(jì)要及存檔。

  9.3.4工程電子檔案

  9.4工程電子檔案管理載體為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共享平臺(tái);

  9.4.1工程部成立后,由工程專職資料管理人員聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人員建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共享平臺(tái);

  9.4.2工程電子檔案要求及時(shí)、真實(shí),施工單位報(bào)送的工程電子檔案要求與紙質(zhì)文件材料同步、內(nèi)容一致。

  9.5工程部應(yīng)將項(xiàng)目立項(xiàng)到工程驗(yàn)收合格全過程管理中形成的工程資料根據(jù)附表1中的要求分類歸檔,確保同類文件集中歸檔,檔案盒內(nèi)必須附有歸檔目錄。

  9.6歸檔的工程資料應(yīng)為原件,當(dāng)為復(fù)印件時(shí)提供單位應(yīng)在復(fù)印件上加蓋單位印章,并有經(jīng)辦人簽字及日期。

  9.7工程資料一律采用A4規(guī)格歸檔(作為附件的圖紙應(yīng)折疊為A4規(guī)格),文字、圖標(biāo)、印章應(yīng)清晰,不得采用圓珠筆或其它易于褪色的墨水書寫和繪制;其內(nèi)容應(yīng)完整、結(jié)論明確、簽認(rèn)手續(xù)齊全。

  9.8圖紙一般采用藍(lán)圖,圖面整潔,線條字跡清楚,修改符合技術(shù)要求;竣工圖應(yīng)真實(shí)反映竣工工程的實(shí)際情況,竣工圖必須編制各專業(yè)竣工圖的圖紙目錄,竣工圖應(yīng)有竣工圖章及相關(guān)責(zé)任人簽字;圖紙的繪制和折疊應(yīng)滿足當(dāng)?shù)貦n案館的有關(guān)要求。

  9.9移交當(dāng)?shù)貦n案館的工程資料需在收集完整、系統(tǒng)整理后進(jìn)行組卷,組卷原則應(yīng)符合當(dāng)?shù)貦n案管理部門及當(dāng)?shù)亟ㄖこ藤Y料管理制度的要求,保證編有卷內(nèi)目錄和移交目錄;對(duì)于檔案的形成過程和完整、準(zhǔn)確情況要有簡(jiǎn)要說明,要有立卷人的簽字。

  9.10照片要求圖像清晰,聲像資料要求聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像資料的文字說明準(zhǔn)確精煉;電子檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

  10、工程檔案的竣工驗(yàn)收

  10.1公司應(yīng)在項(xiàng)目開工后三個(gè)月內(nèi)派專人與當(dāng)?shù)貦n案館溝通,了解當(dāng)?shù)毓こ藤Y料檔案管理規(guī)定及驗(yàn)收程序等問題。

  10.2公司在組織工程竣工驗(yàn)收前,應(yīng)派專人按當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)要求組織工程檔案預(yù)驗(yàn)收。

  10.3公司在工程檔案的驗(yàn)收階段應(yīng)按首地集團(tuán)要求向集團(tuán)備案以下資料:工程檔案預(yù)驗(yàn)收工作計(jì)劃安排、預(yù)驗(yàn)收后的整改要求及整改反饋。

  11、工程資料的移交

  11.1要求項(xiàng)目各參建單位按照當(dāng)?shù)貦n案管理部門檔案移交的范圍和要求,在工程竣工驗(yàn)收合格后,按合同、協(xié)議規(guī)定時(shí)間,將竣工檔案向公司工程部移交,分包單位資料由總包單位負(fù)責(zé)匯總。由工程部經(jīng)辦人和專職資料管理人員共同審核、接收。

  11.2竣工檔案移交時(shí)須填寫移交目錄一式兩份,由移交單位和接收單位簽字蓋章后各存一份。

  11.3項(xiàng)目通過工程竣工驗(yàn)收后,公司工程部專職資料管理人員配合開發(fā)設(shè)計(jì)部前期主管負(fù)責(zé)將工程檔案移交當(dāng)?shù)爻墙n案館一套,移交物業(yè)公司一套,留存項(xiàng)目所屬法人公司一套,移交首地集團(tuán)總部電子版竣工圖紙一套。移交前,公司應(yīng)與當(dāng)?shù)爻墙n案館、物業(yè)公司分別確定需移交資料檔案清單,按要求完成移交。

  12.附則

  12.1本制度由工程部負(fù)責(zé)解釋。

  12.2本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

  13、附錄

  附表1:工程資料檔案分級(jí)及歸檔管理

  附表2:工程資料歸檔管理臺(tái)賬(樣表)

  附表3:施工圖紙接受登記表(樣表)

  附表4:施工圖紙發(fā)放登記表(樣表)

  附表5:收文登記表(樣表)

  附表6:發(fā)文登記表(樣表)

  附表7:借閱登記表(樣表)

  附表8:工程資料檔案考核評(píng)分表

  14、支持性文件

  14.1中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/50328-2001

  14.2中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《建筑工程資料管理規(guī)程》JGJ/T185-2009

  14.3《首都機(jī)場(chǎng)地產(chǎn)集團(tuán)有限公司工程資料檔案管理制度》(試行)。

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