人力資源部整理檔案是人力資源管理的一項重要基礎工作，檔案詳細真實地記錄著員工的各種信息，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中起著越來越重要的作用。在檔案整理過程中，我們做到認真鑒別、分類準確、裁剪修補、編號有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每份檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

　　為進一步優(yōu)化全市干部職工人事檔案管理，促進檔案工作規(guī)范化、科學化、標準化，今年以來，永濟市人力資源和社會保障局統(tǒng)籌謀劃，多措并舉，集中精力開展檔案整理工作。

　　配強管檔人員，高效完成歸檔。今年3月，永濟市人力資源和社會保障局利用全市人事檔案電子化工作契機，通知全市機關事業(yè)單位集中開展2021年度檔案歸檔工作，并專門配備檔案室管理員，進一步細化檔案管理流程，明確崗位職責，做到專人負責，組織到位。

　　提高人員素質，規(guī)范歸檔流程。在“認真鑒別、分類整理、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊”的工作要求下，檔案室管理員和單位人事干部本著對工作高度負責的態(tài)度，提前組織學習檔案管理最新政策，要求在檔案收集、整理、移交等環(huán)節(jié)堅持規(guī)范化、標準化、制度化，對每一份人事檔案要嚴格按照統(tǒng)一格式、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一整理裝訂打孔，存入標準檔案盒，認真登記歸檔，確保檔案資料的完整、規(guī)范。

　　全面梳理鑒別，科學規(guī)范歸檔。集中收集年度考核、工資調整、聘用合同、職稱評審等檔案資料，對每一份材料進行認真分析，逐一進行分類整理、裝訂成冊、編號歸檔，做到分類規(guī)范、保存完整、有據(jù)可查、方便查找。截至目前，已有11家機關事業(yè)單位共計791份干部職工人事檔案整理到位。

　　下一步，人力資源部將立足全市檔案管理新形勢、新要求，按照檔案室規(guī)范化建設要求，進一步完善檔案管理機制，做實做細檔案日常管理工作，把檔案工作與各項業(yè)務工作同安排、同部署，形成上下齊抓共管，協(xié)作配合的良好局面，力爭到2022年底完成人事檔案更新整理工作和勞動文書檔案的電子化移交工作，確保檔案管理逐步實現(xiàn)規(guī)范化、程序化、高效化。

　　人力資源部檔案整理流程

　　歸檔檔案整理

　　將歸檔檔案以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括修正、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

　　人力資源部檔案整理原則

　　1、歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系；

　　2、歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用；

　　3、歸檔文件整理應符合文檔一體化要求，便于計算機管理或計算機輔助管理；

　　4、歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。

　　一、組件

　　歸檔文件一般以每份文件為一件，其中：

　　正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。

　　有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。同時應注意件內排列順序。

　　二、分類

　　立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

　　1、按年度分類

　　將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘晕募灠l(fā)日期為準?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

　　2、按機構（問題）分類

　　將文件按其形成或承辦機構（問題）分類。機構分類法和問題分類法應擇一適用，不能同時采用。

　　采用機構分類的，應根據(jù)文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多個部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。

　　采用問題分類的，應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

　　3、保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　三、排列

　　1、歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列；

　　2、同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

　　3、會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　四、編號

　　歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

　　檔號結構宜為：全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

　　歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。電子文件可以由系統(tǒng)生成的歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

　　歸檔章的組成：全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)作為必備項，機構（問題）作為選擇項。

　　五、編目

　　歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細、便于檢索。

　　歸檔文件應逐件編目，設置序號、檔號、文號、責任者、提名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

　　歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置。

　　歸檔文件目錄除保存電子版外，還應打印裝訂成冊。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）。

　　紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、、裝盒和排架

　　一、修整

　　1、歸檔文件已破損的，應予以修復：字跡模糊或易褪變的，應予復制；

　　2、歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　3、幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

　　二、裝訂

　　1、歸檔文件以件為單位裝訂。裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理；

　　2、相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。

　　3、永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂。

　　4、永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　三、編頁

　　1、以件為單位編制頁碼；

　　2、頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　四、裝盒

　　將歸檔文件按順序裝入無酸紙制作的檔案盒，并填寫檔案盒合集及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　五、排架

　　1、歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架；

　　2、歸檔文件按年度—機構（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構（問題）序列依次上架，便于實體管理；

　　3、歸檔文件按年度—保管期限—機構（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。

　　歸檔電子文件整理要求

　　1、紙質檔案的掃描色彩模式統(tǒng)一采用彩色模式，掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi，建議以PDF格式存儲；

　　2、掃描形成文件保存為多頁pdf格式，文件命名為檔號。

　　3、掃描完成后，把目錄和掃描件移交區(qū)檔案館進行轉換，轉換后形成的《歸檔文件目錄》裝盒，完成電子檔案數(shù)據(jù)的錄入、掃描、備份工作。