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整理數(shù)字化檔案(數(shù)字化檔案管理)

時(shí)間:2022-09-28 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  整理數(shù)字化檔案一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室里面,查找檢索起來非常費(fèi)時(shí),存儲(chǔ)檔案空間又大,維護(hù)起來也不方便。備份檔案需要大量的人力物力,人工處理更不可靠。檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中,以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息。

  數(shù)字化的好處是:檢索快捷方便、容易實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小,維護(hù)方便、安全,開展數(shù)字化掃描工作之前,應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案實(shí)際情況,按整理數(shù)字化檔案步驟對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行整理鑒別,對(duì)需要說明、修裱、掃描等內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)識(shí),以確保掃描加工質(zhì)量和效率。

整理數(shù)字化檔案

  1、分件

  按傳統(tǒng)方法整理的檔案,應(yīng)將案卷拆分為件進(jìn)行掃描。件的劃分應(yīng)遵照DA/T22的規(guī)定進(jìn)行,注意保持文件的齊全、完整,盡量避免以組合件的方式進(jìn)行掃描。按新方法整理的檔案,件的劃分遵循檔案形成規(guī)律和DA/T22的要求。

  分件過程中,應(yīng)注意理順文件的排列順序。對(duì)文件形成過程中產(chǎn)生的,除正本以外的一般性修改稿、底稿、重復(fù)件及沒有保存意義的制表說明等不予掃描的頁面,應(yīng)加以標(biāo)注。

  為便于數(shù)字檔案(正文)的利用,應(yīng)將文件處理簽或領(lǐng)導(dǎo)(職能部門)簽署的意見、有本級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)親自批示和審改內(nèi)容的文件底稿等不便提供利用的文件,在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

  2、編頁

  沒有編頁或編頁不規(guī)范的檔案,原則上應(yīng)重新進(jìn)行編頁。文書檔案正面頁號(hào)應(yīng)編在右下角、背面頁號(hào)應(yīng)編在左下角,科技檔案頁號(hào)應(yīng)統(tǒng)一編在右下角,沒有信息的檔案頁面不編號(hào)。

  頁號(hào)不應(yīng)壓蓋檔案內(nèi)容;重新編寫頁號(hào)時(shí),應(yīng)將原頁號(hào)用鉛筆劃去,以示區(qū)分

  3、裝訂物處理

  對(duì)已裝訂成冊(cè),不去除裝訂物會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí),應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

  對(duì)已裝訂成冊(cè),不去除裝訂物不影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)維持原樣。

  4、頁面修整

  對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法掃描或折皺不平影響圖像質(zhì)量的紙質(zhì)檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)或壓平等相應(yīng)處理后再進(jìn)行掃描。

  5、裝訂還原

  紙質(zhì)檔案掃描加工完成后,對(duì)拆除過裝訂物的檔案實(shí)體進(jìn)行裝訂還原。裝訂還原應(yīng)符合國家檔案裝訂規(guī)范,要保持案卷整齊、卷內(nèi)文件排列順序正確、不掉頁、不壓字等。

  對(duì)裝訂還原的檔案實(shí)體進(jìn)行質(zhì)量檢查、登記,出現(xiàn)卷內(nèi)文件不完整、前后順序排列不正確及裝訂不符合國家規(guī)范等情況,應(yīng)退回重新整理。

  6、交接登記

  檔案數(shù)字化過程需要交接的環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)填寫檔案調(diào)還卷登記表,確保交接清楚,手續(xù)完備,有據(jù)可查。

數(shù)字化檔案管理

  中博奧實(shí)物檔案數(shù)字化管理方案

  實(shí)物檔案數(shù)字化加工

  規(guī)范要求:應(yīng)采用有效的管理和技術(shù)手段,確保實(shí)物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。實(shí)物檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律,真實(shí)反映實(shí)物檔案的有關(guān)信息,最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。

  實(shí)物檔案數(shù)字化過程中,應(yīng)保存數(shù)字化項(xiàng)目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。

  如何對(duì)于數(shù)字化加工成果進(jìn)行精確分類,數(shù)字化的成果如何與實(shí)體檔案建立聯(lián)系以及數(shù)字化的成果怎樣才能更好的利用起來,中博奧文書定協(xié)助組織實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案數(shù)字化加工。

  中博奧解決方案:

  1、檔案梳理分類

  中博奧提供檔案管理分類制度、歸檔要求模板,幫助組織實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的初步整理工作,補(bǔ)充檔案缺失信息,針對(duì)每個(gè)補(bǔ)充完整的檔案,形成目錄數(shù)據(jù)。

  2、OCR識(shí)別

  中博奧文書定可結(jié)合掃描儀,高拍儀等硬件設(shè)備對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行掃描加工處理,處理過程中利用OCR識(shí)別技術(shù),對(duì)檔案正文部分的內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別,最終生成數(shù)字化的檔案文件或圖像文件,在檔案的檢索利用階段,可以直接通過關(guān)鍵字快速定位檔案。

  3、數(shù)據(jù)管理

  中博奧文書定可對(duì)整理后的檔案條目數(shù)據(jù)以及數(shù)字化加工處理后的成果文件進(jìn)行進(jìn)一步的檢查,最終將檔案條目數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入系統(tǒng),并將數(shù)字化成果與條目數(shù)據(jù)批量掛接,建立檔室元數(shù)據(jù)及電子文件之間的關(guān)聯(lián),預(yù)置實(shí)物檔案存放位置信息,實(shí)現(xiàn)電子檔案與實(shí)物檔案的實(shí)時(shí)同步管理。

  庫房管理

  規(guī)范要求:應(yīng)加強(qiáng)實(shí)物檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理,確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。

  現(xiàn)在,還需要有相應(yīng)的實(shí)體庫房對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行統(tǒng)一存放和管理。

  中博奧解決方案:

  中博奧文書定把實(shí)體庫房虛擬化,把紙制檔案和電子檔案一一對(duì)應(yīng),從而實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案、實(shí)體庫房的線上化管理。

  統(tǒng)一維護(hù)組織內(nèi)部的實(shí)體庫房,包括庫房基本信息、區(qū)域、密集架等,在系統(tǒng)中定義虛擬庫房及密集柜、檔案柜等,方便通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)于紙制檔室的流程化管理和操作記錄。

  為了解決實(shí)體檔案保管的問題,比如檢索不便,管理記錄混亂等,中博奧檔案管理庫助力組織實(shí)現(xiàn)檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點(diǎn)等全過程數(shù)字化管理。

  檔庫房維護(hù)支持庫房、區(qū)域、密集架等設(shè)置,可以定義庫房等面積、位置、管理人員信息。

  將庫房?jī)?nèi)部支持分隔成多個(gè)區(qū)域,每個(gè)可以設(shè)置多個(gè)不同等密集架,設(shè)置不同密集架的規(guī)格、容量等信息。能夠打印密集架的便簽,便于后期掃碼上架操作。

 ?。n案庫房管理)

  能夠錄入庫房的溫濕度信息,系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)接口,可與外部溫濕度傳感器對(duì)接,自動(dòng)完成溫濕度采集工作。

  為了檔案庫房安全,保障檔案實(shí)體和信息安全,需要定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查,需要將每次檢查結(jié)果錄入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

  因?yàn)闄n案庫房專人管理,非工作人員允許不可隨意進(jìn)入,日常管理要求堅(jiān)持出入登記制度,隨時(shí)記錄利用崗?fù)鈾n案工作人員出入庫情況。

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