在信息數(shù)字化時代下，檔案工作發(fā)生翻天覆地的變化，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法滿足信息時代的需求與發(fā)展，不僅查找檢索繁瑣費時、檔案管理的效率和質量低下，而且檔案存放空間大不便捷，難以實現(xiàn)各級檔案館信息共享。

　　《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》、《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》、檔案法等對檔案工作與保存期限做出規(guī)定，同時新型檔案管理“存量數(shù)字化，“增量電子化”落實與電子檔案數(shù)據(jù)異質備份歸檔至關重要。

　　無論是個人檔案或者集體檔案，檔案承擔著記載信息、傳承信息以及提供保存、檢索供社會利用的責任，利用光盤檔案整理規(guī)范落實好檔案管理工作十分重要。

　　隨著我國信息化建設的快速發(fā)展和推進，新型電子檔案產生并逐步完善，電子化檔案以其便捷、便于傳輸?shù)忍攸c提高了檔案管理的水平，而且有取代傳統(tǒng)紙質檔案的趨勢。于此同時，檔案數(shù)字化進程中，也面臨著諸多挑戰(zhàn):

　　長

　　“長”：長即存儲年限要求長，根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，不管是機關，還是企業(yè)，檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。而對于機關和企業(yè)的重要文件材料、新聞單位的重大宣傳報道等都需要永久保存。

　　多

　　“多”：多即存儲的檔案數(shù)據(jù)多，長期以來，檔案行業(yè)一直采用紙質化管理，檔案電子化不僅要解決歷史檔案的電子化，還要對新生的檔案文件進行歸檔，海量的檔案數(shù)據(jù)不僅造成人工工作強度大，而且還容易對檔案數(shù)據(jù)安全帶來隱患！

　　高

　　高”：高即存儲壞境要求高，根據(jù)《電子檔案存儲管理制度》，電子檔案的存儲載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，作到防塵、防變形，避免陽光直接照射；環(huán)境溫度選定范圍為17—20"C，相對濕度選定范圍為35%--45%；存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離，遠離熱源。

　　由此可見，傳統(tǒng)的硬盤、磁盤等存儲方式在存儲空間、存儲時限和存儲安全上都無法滿足要求，而光盤，尤其是檔案級光盤無疑肩負其檔案數(shù)字化發(fā)展的重要使命！

　　而檔案光盤化過程中，各檔案部門反映，依然存在諸多問題亟待解決和升級：

　　1、檔案軟件太多太雜，檔案管理軟件，掃描設備、刻錄設備、歸檔設備等，且且部分軟件之間不兼容性，檔案刻錄、歸檔、檢索各環(huán)節(jié)之間不能順暢進行。

　　2、檔案部門之前無法進行數(shù)據(jù)共享。檔案數(shù)字化發(fā)展要求檔案數(shù)據(jù)能夠互通互聯(lián)，與縣、市、省各級檔案館之間實現(xiàn)共享，方便檢索。為了安全，還要做好重要數(shù)據(jù)的異質異地備份。

　　為此，作為專業(yè)的數(shù)據(jù)存儲方案服務商，迪美視特別為檔案領域定制了一套檔案數(shù)字化的全自動光盤刻錄打印歸檔管理系統(tǒng)，能夠解決目前檔案電子化發(fā)展存在的系列問題，保證檔案文件的長久安全存儲。

　　系統(tǒng)推薦搭配檔案級藍光光盤，在材料的穩(wěn)定性、制作工藝、質量檢測方面都有嚴格的質量標準，歸檔壽命大于50年。

　　四大系統(tǒng)亮點：

　　強大——一體化系統(tǒng)解決方案：針對不同設備、軟件組合造成的不兼容問題，我們提供一站式系統(tǒng)解決方案。該系統(tǒng)由全自動光盤打印刻錄機、智能刻錄管理軟件、光盤柜及管理軟件等組成。系統(tǒng)之間環(huán)環(huán)相扣，且與各檔案部門檔案管理系統(tǒng)、掃描設備等無縫對接，完美兼容，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)掃描——刻錄——自定義封面打印——光盤歸檔管理等一站式操作。

　　智能——自動化智能操作：針對檔案電子化過程中存在的工作強度大、人工介入安全問題，本系統(tǒng)充分發(fā)揮智能設備的優(yōu)勢，內置2臺專業(yè)級刻錄機，配備智能機械手手臂，自動取盤、放盤，且支持定時、定量、大文件自動分盤刻錄，多客戶端遠程批量打印刻錄等功能，按需刻錄，且可實現(xiàn)檔案文件異質異地備份！全程無需人工值守，刻錄高效穩(wěn)定！

　　安全——全方位安全存儲備份：除了上述的安全功能，光盤本身刻錄文件不可修改，而檔案級光盤更加安全；搭配智能光盤柜，具有防塵、防光、防污染、防干擾、防靜電、防盜，防篡改等優(yōu)勢，特有的用戶權限管理功能，更加增加了數(shù)據(jù)的安全性。

　　便捷——智能歸檔和節(jié)約管理：智能光盤柜可容納720張專業(yè)歸檔光盤，一盤一倉獨立存存儲方式，且支持擴容滿足海量檔案數(shù)據(jù)存儲之需。更重要的是，光盤柜管理軟件還能實現(xiàn)光盤查詢、入庫、出庫、借出、歸還等完備的借閱管理功能，完備的自動借閱管理功能方便檔案文件的調取和查閱。

　　特殊載體的種類：磁帶檔案、磁盤檔案、膠片檔案、照片檔案、光盤檔案、實物檔案等。

　　1、磁帶檔案：可分為錄音磁帶、錄像磁帶、數(shù)字磁帶和儀用磁帶等四類。

　　2、磁盤檔案：磁盤主要有軟磁盤和硬磁盤兩類。

　　3、膠片檔案：膠片檔案是利用膠片上的感光材料，把文字、圖像等通過光波形式記錄在膠片上。

　　4、照片檔案：

　　（1）、普通照片：是指企業(yè)在生產和社會活動中直接形成的以靜止攝影為主要反映形式的，主要由底片、照片及文字說明構成。

　?。?）、數(shù)碼照片：數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相機等設備獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。

　　5、光盤檔案：光盤（CD、VCD、DVD）是一種光學存儲器，激光束通過在光盤記錄介質上形成長短不同的熔坑來記錄信息。

　　6、實物檔案：包括證書、錦旗、獎章、獎狀、獎牌、獎杯、印章等。

　　第二部分

　　特殊載體的整理方法

　　一、傳統(tǒng)照片檔案整理

　　（一）照片檔案整理依據(jù)

　　2002年批準發(fā)布的國家標準《照片檔案管理規(guī)范》GB/T11821-2002。

　?。ǘ┱掌瑱n案的分類

　　照片檔案分為傳統(tǒng)照片檔案和數(shù)碼照片檔案，傳統(tǒng)照片檔案又分為底片檔案和照片檔案。

　?。ㄈ┱掌瑱n案的作用

　　1、歷史記錄的真實見證。

　　2、維護單位利益的旁證。

　　3、為其它種類檔案提供印證。

　　4、為新聞報道提供服務。

　　5、為利用者提供藝術享受。

　?。ㄋ模┱掌瑱n案的收集范圍

　　1、領導人和著名人物參加與本單位有關重大公務活動的照片。

　　2、本單位組織或參加的重要外事活動的照片。

　　3、記錄本單位重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。

　　4、記錄本單位地理概貌、廠區(qū)建設、重點工程、自然風光、標志性物體的照片。

　　5、其他具有保存價值的照片。

　　（五）照片檔案的收集歸檔

　　1、歸檔時間：隨時歸檔、階段性工作結束歸檔、年底歸檔。

　　2、歸檔要求：照片、說明二者齊全；照片影像相符；注意畫面形象；反映同一主題若干張照應選有代表性的照片歸檔；具有保存價值的照片要定期歸檔。

　?。┱掌瑱n案的整理原則

　　應遵循有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系，有利于保管、有利于提供利用的原則。

　?。ㄆ撸┱掌瑱n案檔案整理

　　照片分類、照片排列、照片編號照片裝冊、編寫文字說明、編制卷內目錄、填寫照片冊內容、編制照片檔案案卷目錄。

　　2、照片排列：按照片拍攝時間先后順序排列。

　　3、照片編號：照片編號采取兩段式照片冊號——編號如：14—5表示第14本照片冊中的第5張照片

　　4、照片裝冊：照片冊由297㎜×210㎜大小、紙質的若干芯頁和封面、內封、封底組成。照片要按照照片號順序依次固定在照片冊芯頁上。

　　5、編寫文字說明：照片的文字說明由總說明和分說明兩部分組成?？傉f明主要包括六要素：事由、時間、地點、人物、背景、攝影

　　者。它是具體反映這組照片的說明。分說明是指每一張照片的說明，其位置在照片冊芯頁上每一張照片旁邊。

　?、偈掠桑褐刚掌跋袼从呈录⑹录那橛?；

　?、跁r間：指拍攝時間或事件發(fā)生、事物變化所產生的時間；

　?、鄣攸c：指被拍攝物所在具體地點；

　?、苋宋铮褐刚掌跋裆现饕宋锏男彰?，身份以及在照片中的位置；

　?、荼尘埃褐笇沂菊掌跋裰黝}具有襯托作用的背景；

　?、迶z影者：指照片的拍攝單位和拍攝人；

　?、邊⒁娞枺杭磁c該張照片有密切聯(lián)系的其他載體形式檔案的檔號、案卷號或盒號等。

　?、鄬M聯(lián)號的特別說明：對反映一個事件或一次活動的，兩張以上的照片，需在小卡片左上角編制組聯(lián)號，組聯(lián)號依次采用“①”、“②”、“③”……同組中的照片其組聯(lián)號相同。如冊內只有一組照片，其他均為散片時，只需對這組照片編號。注意：組聯(lián)號不宜越冊。

　　6、編制卷內目錄

　　卷內目錄是對每張照片編制目錄，其要求是：要先編制每組照片的目錄（總說明），再在每組照片目錄下面編制每張照片的目錄（分說明）。包括：照片號、照片題名、拍攝時間、照片所在頁號、底片所在卷號頁號底片號、備注等欄目。

　　7、填寫照片冊內容：包括填寫照片冊內封面、填寫照片冊內備考表、填寫照片冊冊脊三方面內容。

　　8、編制照片檔案案卷目錄：照片檔案案卷目錄的項目包括：

　　①案卷號：照片冊的號碼；

　?、陬}名：照片冊的案卷標題（總說明匯總）；

　?、燮鹬鼓暝拢赫掌纬傻钠鹬箷r間；

　?、苷掌瑥垟?shù)：照片的數(shù)量；

　?、荼９芷谙蓿赫掌谋９苣晗?；

　?、迋渥ⅲ褐浉黜椖恐行枰忉尯脱a充說明的事項；