近年來，城市軌道交通迅速發(fā)展，并成為城市建設(shè)的重要組成部分。制定城市軌道交通工程檔案整理標準為統(tǒng)一規(guī)范國內(nèi)城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)則，確保城市軌道交通工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)，也為了使檔案信息資源能夠在更大范圍內(nèi)交流共享，并使之更好地服務(wù)城市建設(shè)和管理。

　　伴隨著我國城市化進程的加快，軌道交通特別是城市地鐵已經(jīng)成為優(yōu)化城市布局，進一步解決城市交通問題的有效手段和必然趨勢。

　　地鐵工程是一項投資大、技術(shù)含量高的系統(tǒng)工程，涉及了城市的規(guī)劃、交通規(guī)劃、消防及安全等多個行業(yè)。城市軌道交通工程檔案整理標準地鐵工程的檔案管理主要包括從項目提出、立項、審批、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理和竣工驗收等全過程，從而產(chǎn)生具有保存價值的各類文件檔案。

　　地鐵工程的檔案是建設(shè)、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理、安檢、質(zhì)檢等單位工作的真實體現(xiàn)，是工程建設(shè)中不可分割的重要組成部分，是工程改建、擴建、維護、管理和交付使用的重要依據(jù)。

　　地鐵工程中施工檔案的主要內(nèi)容

　　地鐵工程中施工單位的竣工檔案主要包括以下幾個部分：

　　1.施工技術(shù)的管理文件中包括中標通知書、施工合同、施工組織設(shè)計及審批文件、施工方案及相關(guān)的技術(shù)措施、技術(shù)交底、施工技術(shù)的總結(jié)、圖紙的會審記錄、設(shè)計變更及工程洽商記錄、質(zhì)量監(jiān)督的登記卡、工程測量的記錄文件、工程質(zhì)量事故的記錄文件、竣工驗收文件等。

　　2.質(zhì)量控制的資料包括原材料、構(gòu)配件、器具和設(shè)備等進場的質(zhì)量證明文件，試塊的送檢與見證，隱蔽工程的檢查檢驗記錄，工序的交接檢查記錄等。

　　3.質(zhì)量驗收資料包括竣工圖紙、質(zhì)量保證資料、單位（子單位）工程質(zhì)量的驗收記錄、分部（子分部）工程質(zhì)量的驗收記錄、分項工程的質(zhì)量驗收記錄、檢驗批的質(zhì)量驗收記錄等等。

　　地鐵工程中施工檔案存在的主要問題

　　1.工程資料不規(guī)范。資料的不規(guī)范表現(xiàn)在資料格式的不統(tǒng)一、資料填寫的不規(guī)范。施工單位在收集資料的過程中，施工表格、樣式、內(nèi)容不統(tǒng)一，同一個分項工程的同類資料紙質(zhì)、頁幅、字體等往往有很大差別，成冊資料的頁碼編制不完整。資料填寫字跡模糊不清，有的填寫內(nèi)容不完整，簽名不規(guī)范，代簽、涂改，沒有按照要求加蓋公章的，也都比較常見。這些都不利于資料的長期保存，也與資料的歸檔要求不符。

　　2.施工資料相對現(xiàn)場施工進度滯后。施工資料是施工現(xiàn)場進度及質(zhì)量的重要體現(xiàn)，能夠及時反應(yīng)工程施工進度及質(zhì)量情況。因此，只有保證施工資料與施工現(xiàn)場進度同步，才能保證施工資料的真實性、可預(yù)控性以及可追溯性，在施工過程中達到質(zhì)量控制的目的。

　　很多時候一個工程完成后由于沒有對現(xiàn)場原材料進行報驗或者是沒有對某個已經(jīng)完工的項目進行及時整理和收集資料，所以只能以“回憶錄”的方式進行收集整理，這樣嚴重影響了資料的真實性，從而也造成了施工資料與現(xiàn)場進度嚴重脫節(jié)的現(xiàn)象。

　　3.缺少照片及聲像資料。聲像檔案是對施工檔案的有力補充，是施工檔案必不可少的組成部分，能夠更加直觀的反映施工過程，但是由于施工單位檔案的信息資料比較薄弱，所以很多施工過程中的影像能夠保存的單位是少之又少。

　　按照國家規(guī)定的要求，單位在進行工程驗收、上級領(lǐng)導(dǎo)觀察、關(guān)鍵工序、隱蔽工程、質(zhì)量事故等場景的照片和錄音錄像均需要作為聲像檔案及時形成、收集和整理歸檔由各施工單位存放。

　　同時在進行照片拍攝的時候要注意以下技巧：如全景照與局部照相結(jié)合，照片中要有結(jié)構(gòu)名稱、位置的標識，與數(shù)據(jù)有關(guān)的照片中最好有參照的主要尺寸標尺等等，并及時根據(jù)“六要素”寫好文字說明，到時一起歸檔。

　　4.檔案無計劃、規(guī)范、標準的管理。在施工過程中，檔案資料未按規(guī)范標準進行管理，造成資料管理不規(guī)范、組卷不合要求，嚴重影響了工程檔案的質(zhì)量。

　　5.竣工圖未按要求編制。在原施工圖基礎(chǔ)上做的竣工圖沒有根據(jù)設(shè)計變更通知單在修改部位附近注明變更依據(jù)，且未加蓋印章；重新繪制的竣工圖圖簽欄中無原設(shè)計單位名稱和設(shè)計人員的簽證。上述現(xiàn)象使施工后的工程全部情況及特征不能完整、準確地反映出來，以致出現(xiàn)不合格檔案，給以后地鐵運營管理、維修帶來隱患。

　　地鐵工程中施工檔案不規(guī)范的原因

　　1.地鐵工程檔案管理部門對施工單位管理、約束、要求不嚴格。

　　2.施工單位對資料重視不足。由于很多施工單位只重視施工進度及質(zhì)量，對資料管理大多是可有可無，只有在工程需要檢查或者驗收的時候才加班加點突擊應(yīng)付，以致工程完工后竣工資料都未上交，從而影響竣工驗收。

　　3.施工單位人員調(diào)動頻繁，資料交接不及時。由于施工單位本身具有流動性，工程管理人員、技術(shù)人員、監(jiān)理人員、施工單位領(lǐng)導(dǎo)人調(diào)動頻繁，未及時對資料的收集管理按標準規(guī)范進行交接，歸檔資料質(zhì)量不高。

　　4.監(jiān)理單位缺乏管理地鐵工程檔案的要求及經(jīng)驗，對現(xiàn)場簽認把關(guān)不嚴。

　　5.驗收制度落實不到位。各施工單位對地鐵驗收中有效收集、整理工程資料的過程不是很重視，就造成竣工檔案資料的不完善。

　　地鐵工程中施工檔案問題的解決方法

　　1.加強檔案管理知識的宣傳和學(xué)習(xí)。目前，地鐵工程建設(shè)中的檔案資料一般由施工單位的項目部負責(zé)收集和整理，就需要對施工單位的項目部技術(shù)人員、資料管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，特別是項目部質(zhì)檢員兼任資料員的，必須加強理論學(xué)習(xí)，增強檔案意識，熟悉檔案業(yè)務(wù)，形成比較系統(tǒng)的檔案知識體系，對檔案資料的質(zhì)量把關(guān)。

　　2.提高員工的業(yè)務(wù)能力及綜合素質(zhì)。檔案管理是一項機械重復(fù)的瑣碎的枯燥的工作，只有具備足夠的專業(yè)知識、經(jīng)驗及責(zé)任心，才能嚴謹科學(xué)有效地從深層次抓住問題的本源，才能及早的預(yù)防和發(fā)現(xiàn)問題，才能做好檔案管理的工作。所以，施工單位應(yīng)注重對員工的素質(zhì)的培訓(xùn)。

　　3.建立地鐵工程檔案的管理制度。鑒于目前地鐵工程建設(shè)投資大、周期長的特點，建設(shè)中途可能出現(xiàn)管理人員更替或者其他不利于檔案資料收集和管理的因素，就必須根據(jù)項目實際情況，制定適當(dāng)?shù)馁Y料管理規(guī)定，明確責(zé)任人分工，將資料管理制度貫穿到工程施工的全過程。同時加強與建設(shè)、監(jiān)理單位溝通，在項目開始時就制定一套適合于本工程、滿足工程竣工歸檔要求的資料樣本，避免資料形成的多樣化、不規(guī)范、不統(tǒng)一。把工程檔案的收集、整理、查閱、保管、歸檔以制度的方式明確下來，且對各個環(huán)節(jié)作出明確的規(guī)定?？茖W(xué)建立起地鐵工程檔案的管理制度。

　　4.實行“三同步、三參加制”制度。“三同步”管理制度主要是在工程即將開始竣工的時候開始進行資料收集工作；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗收與工程資料驗收同步?！叭齾⒓印敝贫戎饕侵笝n案管理部門參加工程進度和質(zhì)量分析會；參加設(shè)備和技術(shù)資料驗收會；參加參建單位、單項工程的交工驗收會。通過一整套標準化制度的實施，從而較好地保證工程檔案的質(zhì)量。

　　5.檔案管理部門提早加強對地鐵工程檔案工作的過程監(jiān)督與指導(dǎo)。為了明確各參建施工單位工程檔案管理部門的職責(zé)，就需要完善地鐵參建施工單位檔案人員的培訓(xùn)，還要對檔案的形成過程進行全面監(jiān)控、指導(dǎo)，做到嚴格完成竣工驗收制度。

　　《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范》解讀

　　為了充分汲取全國地鐵行業(yè)檔案管理的優(yōu)秀經(jīng)驗，充分吸收和借鑒各城市地鐵建設(shè)單位和部分參建單位的經(jīng)驗，并將標準名稱修改為《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范》，使其內(nèi)容更豐富、操作性更強、適用范圍更廣。

　　該標準的發(fā)布，對規(guī)范我國城市軌道交通工程檔案整理工作、提升城市軌道交通工程文件歸檔質(zhì)量與檔案管理水平具有很強的指導(dǎo)作用。

　　特色與創(chuàng)新

　　1與同類標準對比

　　與同類標準，如《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28—2002）和《城市軌道交通工程檔案整理標準》（CJJ/T 180—2012）相比，《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范》（DA/T 66—2017）有以下異同：

　　(1)適用范圍基本相同

　　DA/T 28—2002適用于國家重大建設(shè)項目的新建、擴建、改建和技術(shù)改造等；CJJ/T 180—2012和DA/T 66—2017都適用于國內(nèi)新建、擴建、改建的城市軌道交通工程。

　　(2)主要內(nèi)容不同

　　DA/T 28—2002主要是規(guī)范建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理；CJJ/T 180—2012主要是規(guī)范城市軌道交通工程檔案整理；DA/T 66—2017則主要是規(guī)范城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類。

　　(3)表現(xiàn)形式不同

　　DA/T 28—2002和CJJ/T 180—2012采用的是文字條文式、表格式；DA/T 66—2017則采用文字條文式、圖示式和表格式。

　　2創(chuàng)新點

　　(1)研究對象

　　該標準以城市軌道交通線路的前期、施工、監(jiān)理和驗收為對象,進行分類編號研究，與城市軌道交通企業(yè)或相關(guān)檔案保管單位原有檔案分類加以區(qū)分，有效解決了標準分類與各單位原有檔案分類的沖突和矛盾，減少了標準推廣應(yīng)用中的難題，拓寬了標準的使用范圍。

　　(2)表現(xiàn)形式

　　該標準創(chuàng)新性地用圖表的方式解析了工程建設(shè)過程的關(guān)鍵節(jié)點，理清節(jié)點和應(yīng)歸檔文件之間的對應(yīng)關(guān)系。同時，列出詳細的文件歸檔范圍及保管期限表，提高了標準在實際工作中的可操作性。

　　(3)標準內(nèi)容

　　該標準對國內(nèi)城市軌道交通工程歸檔文件形成過程的質(zhì)量控制、文件歸檔范圍、檔案保管期限和檔案分類提出了規(guī)范要求。在檔案分類與編號方面，針對城市軌道交通工程的建設(shè)特點，按照系統(tǒng)性、前瞻性、相對穩(wěn)定性等原則進行檔案類目設(shè)置研究，規(guī)范檔號編制方法。同時，結(jié)合不同的管理模式，給出不同的分類編號方式，滿足建設(shè)公司、運營公司使用需求，增加了標準使用的靈活性。

　　部分重點條文解讀

　　1總則

　　主要是對城市軌道交通工程文件的形成、積累、收集、整理、歸檔工作提出總體要求；界定建設(shè)方、監(jiān)理方及參建方的工作范圍及管理職責(zé)；對應(yīng)歸檔文件的形成和移交提出具體的時間要求；對電子文件的歸檔作出原則性規(guī)定。

　　2文件歸檔范圍及保管期限

　　用通俗易懂的圖示方式，將工程建設(shè)各關(guān)鍵環(huán)節(jié)與歸檔范圍進行關(guān)聯(lián)和指引，幫助使用者更好地理解和使用該標準。附錄A的每項歸檔范圍同時也給出了各單位的保管期限，滿足了使用者的需求。

　　3歸檔質(zhì)量要求

　　該標準分別對紙質(zhì)文件、音像文件和電子文件的歸檔質(zhì)量提出要求。其中，對歸檔電子文件形成條件的要求更加具體、更加明確。

　　同一城市軌道交通工程建設(shè)單位和參建單位使用統(tǒng)一的工程管理信息系統(tǒng)，且同時滿足下列9項條件，則工程形成的電子文件可直接歸檔形成電子檔案：使用的工程管理信息系統(tǒng)符合國家信息系統(tǒng)安全性、可靠性管理相關(guān)標準、規(guī)范的要求，有完善的安全管控、數(shù)據(jù)管理、運行維護、應(yīng)急管理等管理機制。

　　工程管理信息系統(tǒng)具有統(tǒng)一的認證入口，具備身份驗證和訪問控制功能，有用戶權(quán)限管理機制，建設(shè)單位和參建單位通過認證服務(wù)實現(xiàn)身份信息驗證；能按GB/T 18894給出的相關(guān)要求，形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。

　　能以單個流式文檔集中記錄電子文件擬制、辦理過程中對其進行的全部修改；能按內(nèi)置規(guī)則自動命名、存儲電子文件及其組件，保持電子文件內(nèi)在的有機聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

　　能按標準生成電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)包，或向歸檔接口推送電子文件及其元數(shù)據(jù)；設(shè)定經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，能對已收集、積累的電子文件的所有操作進行跟蹤、審計；電子檔案管理系統(tǒng)的安全管理應(yīng)參照《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》及涉密計算機信息系統(tǒng)分級保護等規(guī)定執(zhí)行；按相關(guān)規(guī)定建立電子檔案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

　　4檔案分類與編號

　　針對城市軌道交通工程的特點，該標準按照系統(tǒng)性、擴充性、相對穩(wěn)定性等原則進行檔案類目設(shè)置研究，并規(guī)范檔號編制方法。結(jié)合不同的管理模式，對工程施工類、工程監(jiān)理類類目設(shè)置2種不同的分類編號方式。

　　(1)分類編號主要原則

　?、傧到y(tǒng)性，以城市軌道交通工程為對象，根據(jù)工程建設(shè)的程序與施工特點，綜合考慮歸檔文件的來源、專業(yè)和載體類型等因素，設(shè)置類目層級，設(shè)置相應(yīng)的編號。

　　②擴充性，參考各城市軌道交通線網(wǎng)的規(guī)劃和建設(shè)，充分考慮軌道交通線路的拆解、延長和站點調(diào)整，以及新型軌道交通系統(tǒng)建設(shè)等需要，類目設(shè)置及檔號編制均應(yīng)預(yù)留適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便滿足檔案擴充的需要。

　?、巯鄬Ψ€(wěn)定性，以類目號為固定編號，各使用單位可根據(jù)實際情況，合理設(shè)置類目編號。為避免項目檔案分類混亂，或出現(xiàn)檔號重號、缺號現(xiàn)象，編號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變，否則不利于檔案的保管與利用。

　　(2)檔案類目與代碼設(shè)置

　　城市軌道交通線路檔案分為前期管理類、勘測設(shè)計類、工程施工類、工程監(jiān)理類、驗收管理類、科研開發(fā)類、特殊載體類7個一級類目。工程施工類和工程監(jiān)理類類目設(shè)置有2種方式，使用者可根據(jù)工程建設(shè)實際情況靈活選用。代碼設(shè)置應(yīng)遵循以下規(guī)則：

　?、俑鲗蛹夘惸看a均為2位阿拉伯?dāng)?shù)字，不足2位用“0”補齊，從“01”編起，依次遞增至“99”止。各層級類目代碼均為固定編碼，使用單位不應(yīng)隨意改變。

　?、诓荒軡M足實際需要時，可在相應(yīng)層級類目后增設(shè)新的類目或?qū)蛹?，并按順序續(xù)編類目代碼。

　　(3)檔案號的編制

　　檔案號結(jié)構(gòu)為：類別號+項目號+類目號+案卷號。類別號、項目號、類目號之間用“·”進行分隔，案卷號和類目號之間用“-”進行分隔。

　　注意事項

　　使用該標準時，應(yīng)注意處理好以下幾方面的關(guān)系：

　　1與相關(guān)標準的適用和參考關(guān)系

　　在編寫過程中，該標準引用了《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894）、《城市軌道交通工程基本術(shù)語標準》（GB/T 50833—2012）、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T 117）、《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T 1—2000）、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28—2002）、《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T 58—2014）等標準的部分條文，這些標準與該標準存在適用關(guān)系，可直接套用。

　　另外，該標準與《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821—2002）、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328—2014）、《城市軌道交通建設(shè)項目管理規(guī)范》（GB 50722—2011）、《城市軌道交通工程檔案整理標準》（CJJ/T 180—2012）、《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標準》（CJJ/T 187—2012）、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）、《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》（DA/T 56）為參考關(guān)系，使用時僅作為參考之用。

　　2與各地檔案行政管理部門要求之間的關(guān)系

　　檔案行政管理部門要按該標準執(zhí)行相關(guān)要求，從而才能保持指導(dǎo)要求與標準要求的一致性。如檔案行政管理部門的指導(dǎo)要求與該標準要求不一致，軌道交通建設(shè)單位要與檔案行政管理部門相互協(xié)商并達成一致，避免多重標準。

　　3與各單位檔案綜合管理分類體系的關(guān)系

　　該標準雖然是工程項目檔案分類，但與各單位綜合管理分類并不沖突。有些軌道交通建設(shè)單位綜合檔案分類與該標準是一致的；有些單位雖然不一致，但原有的檔案綜合管理分類方案可擴展，也不影響該標準的使用。

　　值得注意的是，單位原有的檔案綜合管理分類方案中，“軌道交通工程”已經(jīng)設(shè)類并確定的代號或代字應(yīng)盡可能與該標準保持一致；若不一致，可通過2套分類體系互見的方法進行彌補。