信訪檔案是重要的檔案資源之一。進(jìn)一步加強(qiáng)信訪檔案管理工作、科學(xué)提升管理水平，信訪檔案整理方法可在一定程度上加強(qiáng)社會(huì)穩(wěn)定性，推進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展，促進(jìn)政府和人民之間的交流順暢。

　　隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，傳統(tǒng)的信訪檔案整理方法的管理方式已難以適應(yīng)新形勢下信訪工作多元化要求。信訪檔案工作急需變革創(chuàng)新，由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)型升級。信息檔案室是現(xiàn)代化、升級版的檔案室，建設(shè)信息檔案室是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要途徑。

　　信訪檔案是處理群眾來信來訪等工作中形成并分類歸檔保存起來的文字、圖表、聲像等資料。信訪檔案真實(shí)記錄了信訪矛盾糾紛化解的全過程，是開展信訪工作所需的重要的基礎(chǔ)資料。

　　特別在處理歷史積案時(shí)，由于時(shí)間跨度大，遇到人事變動(dòng)、機(jī)構(gòu)變遷、政策修改等，通過調(diào)閱檔案，可以掌握事件發(fā)展脈落，了解過去的政策和處置的結(jié)論，為徹底化解積案提供依據(jù)和參考。信訪檔案真實(shí)具體記錄不同問題的解決方法，有利于當(dāng)前工作的順利開展，也有利于今后工作的統(tǒng)籌安排。

　　一是加大信訪檔案的收集力度。將來信來訪情況詳細(xì)登記以及在信訪事項(xiàng)辦理過程中將原始材料等有價(jià)值的材料收集歸檔。信訪事項(xiàng)辦理完畢時(shí)，及時(shí)將處理意見、復(fù)查意見、結(jié)案報(bào)告等相關(guān)材料歸檔，以便日后備查。

　　二是規(guī)范信訪檔案的整理流程。檔案整理是檔案管理關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。檔案收集是起點(diǎn)，檔案利用是目的，按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，保護(hù)檔案文件、材料、結(jié)案報(bào)告、處理意見之間的歷史聯(lián)系。對所保存的材料要及時(shí)鑒定，選擇那些有利用價(jià)值、參考價(jià)值的材料進(jìn)行立卷，歸檔成冊。以便利用和管理。

　　三是強(qiáng)化信訪檔案的管理利用。在信訪檔案管理上要求做到防盜、防破壞，設(shè)置專用鐵柜進(jìn)行保管；防火，及時(shí)排除火災(zāi)隱患；防水，杜絕淋濕、浸泡現(xiàn)象；防潮，按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定相對濕度在50%-60%。

　　信訪檔案與信訪工作息息相關(guān)，它不僅是信訪工作的真實(shí)記錄，也是處理群眾信訪事項(xiàng)的重要?dú)v史資料，是信訪工作中不可替代、不可缺少、不容忽視的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。

　　一是完善硬件

　　將檔案管理工作與信訪業(yè)務(wù)工作緊密聯(lián)系在一起，擺在信訪工作各環(huán)節(jié)中首要的位置，加大人力、物力、財(cái)力投入，進(jìn)一步完善檔案室、檔案柜、電腦等硬件設(shè)施，為檔案管理工作的有效開展提供了良好的硬件環(huán)境。

　　二是加強(qiáng)培訓(xùn)

　　檔案局業(yè)務(wù)人員進(jìn)行檔案管理工作專題培訓(xùn)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員和業(yè)務(wù)科室工作人員對信訪檔案管里工作重要性的認(rèn)識(shí)，工作人員檔案管理能力得到顯著提升。

　　三是立卷歸檔

　　仔細(xì)審核成卷檔案，對資料錯(cuò)位、錯(cuò)訂、要素缺失等問題進(jìn)行查擺整改。對檔案外閑散信訪資料進(jìn)行甄別對號、補(bǔ)充裝訂；對業(yè)務(wù)檔案、電子檔案、影像檔案，按照不同特征，通過刻錄光盤、移動(dòng)介質(zhì)存儲(chǔ)等方式進(jìn)行整理歸檔。

　　對已結(jié)案而未整理歸檔的信訪案件資料，按照“要素齊備”原則，將群眾信訪材料、責(zé)任部門調(diào)查處理資料、信訪復(fù)查復(fù)核意見書、調(diào)查筆錄、會(huì)議紀(jì)錄、紀(jì)要等相關(guān)佐證材料整理成獨(dú)立卷宗，并編寫檔案目錄、資料頁碼后裝訂成卷。同時(shí)，建立了配套的電子檔案，為查詢調(diào)閱各類信訪檔案提供了便利。

　　信訪事項(xiàng)復(fù)查復(fù)核是《信訪條例》確定的一項(xiàng)基本工作制度，是維護(hù)信訪人合法權(quán)益的程序保障。為進(jìn)一步規(guī)范信訪事項(xiàng)復(fù)查復(fù)核工作，根據(jù)《信訪條例》及相關(guān)法律法規(guī)，在總結(jié)已有工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上，制定本意見。

　　一、依法按程序辦理。信訪事項(xiàng)的處理和復(fù)查、復(fù)核應(yīng)嚴(yán)格按照《信訪條例》的規(guī)定進(jìn)行，切實(shí)做到事實(shí)清楚、依據(jù)充分、定性準(zhǔn)確、處理恰當(dāng)、程序規(guī)范、檔案完備。信訪事項(xiàng)的處理和復(fù)查、復(fù)核意見要及時(shí)送達(dá)信訪人，并履行簽字手續(xù)。經(jīng)過聽證的復(fù)核意見應(yīng)依法在原信訪事項(xiàng)的責(zé)任單位、信訪人戶籍所在地或常住地公示。

　　二、完善復(fù)查復(fù)核制度。信訪事項(xiàng)復(fù)查復(fù)核辦法由?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）人民政府依據(jù)《信訪條例》制定；對信訪人不接受處理（復(fù)查）意見，又不提出復(fù)查（復(fù)核）請求，仍然以同一事實(shí)和理由反復(fù)信訪、纏訪鬧訪的，也應(yīng)作出相應(yīng)規(guī)定。

　　三、實(shí)行省級審核認(rèn)定。明確信訪事項(xiàng)“誰復(fù)核、誰負(fù)責(zé)”，復(fù)核機(jī)關(guān)要認(rèn)真履行職責(zé)，對辦結(jié)意見實(shí)行終身負(fù)責(zé)。對由省級以下行政機(jī)關(guān)完成復(fù)核的信訪事項(xiàng)，由該復(fù)核機(jī)關(guān)按程序報(bào)?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）人民政府復(fù)查復(fù)核機(jī)構(gòu)審核把關(guān)。

　　四、運(yùn)用審核認(rèn)定結(jié)論。?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）人民政府信訪工作機(jī)構(gòu)將已審核認(rèn)定辦結(jié)的信訪事項(xiàng)錄入全國信訪信息系統(tǒng)后，該信訪事項(xiàng)即從信訪工作程序中退出，信訪人仍然以同一事實(shí)和理由提出投訴請求的，各級人民政府信訪工作機(jī)構(gòu)和其他行政機(jī)關(guān)不再受理。

　　五、強(qiáng)化指導(dǎo)督查責(zé)任。國家信訪局指導(dǎo)各地各有關(guān)部門做好信訪事項(xiàng)復(fù)查復(fù)核工作，總結(jié)推廣好的經(jīng)驗(yàn)做法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和研究工作中存在的問題，適時(shí)提出改進(jìn)和完善工作的意見。加強(qiáng)對各省（自治區(qū)、直轄市）復(fù)查復(fù)核工作情況的抽查監(jiān)督、動(dòng)態(tài)分析和責(zé)任追究。對工作中存在程序不規(guī)范、實(shí)體不公正、處理意見落實(shí)不到位，已審核認(rèn)定辦結(jié)信訪事項(xiàng)的信訪人繼續(xù)信訪尤其是進(jìn)京訪情況突出的地方，通過告知情況、重點(diǎn)約談、限期整改等方式，提出改進(jìn)工作的意見。對工作中違反信訪工作紀(jì)律，侵害信訪人合法權(quán)益，造成嚴(yán)重后果或較大社會(huì)影響的，實(shí)行責(zé)任倒查，嚴(yán)肅追究有關(guān)單位和個(gè)人的責(zé)任。

　　涉法涉訴信訪問題按中央關(guān)于依法處理涉法涉訴信訪問題的意見辦理。

　　一、信訪檔案管理信息化的重要意義

　　在當(dāng)前的信訪檔案管理工作中，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)化建設(shè)的過程及使用計(jì)算機(jī)化介質(zhì)作為傳播檔案資料，可顯著提高分發(fā)過程中檔案管理信息的速度，優(yōu)化改善公共機(jī)構(gòu)中傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式；可增強(qiáng)檔案信息反饋機(jī)制的最新性，提高工作效率，從而提高檔案管理水平；可有效提高檔案信息的質(zhì)量，改善檔案存儲(chǔ)環(huán)境；可解決文件模糊，損壞等問題，有效增加文件存儲(chǔ)容量；可有效優(yōu)化公共信訪檔案管理體系和管理方法，確保公共機(jī)構(gòu)更加專業(yè)化、智能化。

　　二、信訪檔案目前存在的主要問題

　　信訪檔案信息化存在的主要問題主要涉及以下方面：首先是檔案信息使用率不高，信訪單位內(nèi)部對檔案的利用率低。其次是進(jìn)展遲緩，一些信訪部門檔案信息化停留在紙面上、文件里，并沒有付諸實(shí)施，信訪檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)、軟硬件設(shè)施設(shè)備的配備還不完善。

　　三、如何有效進(jìn)行信訪檔案信息化建設(shè)

　　1、提高工作人員業(yè)務(wù)水平

　　隨著信訪檔案信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，對信訪檔案管理人員的要求也越來越高。為更好適應(yīng)新時(shí)代信訪檔案信息化要求，管理人員要定期學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，提升業(yè)務(wù)能力和水平。同時(shí)，單位要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，請專家學(xué)者培訓(xùn)授課，以了解當(dāng)前信訪檔案信息化建設(shè)的最新形勢和進(jìn)展，努力提升自我；要定期組織業(yè)務(wù)比賽，鼓勵(lì)相關(guān)人員加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力水平，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，提高員工的積極性和創(chuàng)造性。

　　2、加強(qiáng)信訪檔案信息化的宣傳力度

　　目前大多數(shù)人對信訪檔案信息化建設(shè)還不夠了解，特別是一些企業(yè)對信訪檔案信息化的認(rèn)識(shí)不足。因此，企業(yè)需加大宣傳力度，加強(qiáng)對信訪檔案信息化的宣傳，讓全體員工，特別是專、兼職信訪檔案管理員充分認(rèn)識(shí)到信訪檔案信息化的重要性。例如，企業(yè)可在官網(wǎng)上設(shè)立信訪檔案數(shù)字化建設(shè)版塊，及時(shí)傳播國家政策、播報(bào)信訪檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，轉(zhuǎn)變信訪檔案工作者的固有思想，從而實(shí)現(xiàn)信訪檔案信息化質(zhì)的飛躍。

　　3、提升信訪檔案信息建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)程度

　　加快信訪檔案信息建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)一體化，是有效實(shí)現(xiàn)信訪檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，是加快信訪檔案管理建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)程有效途徑。因此必須加大各地區(qū)之間聯(lián)系，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)技術(shù)，在此基礎(chǔ)之上形成一套完整的信息網(wǎng)絡(luò)模式。

　　4、做好信訪檔案的歸檔工作

　　信訪檔案分案件檔案和文書檔案兩類。案件檔案即信訪部門對一件信訪問題從接待、調(diào)查、核實(shí)、處理等全過程中形成的具有保存價(jià)值的歸檔案卷；文書檔案則是信訪部門在工作中自身形成的和上級下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件和資料等各種文書材料的歸檔卷宗。

　　一是把以紙質(zhì)為載體的信訪事項(xiàng)，通過收集、整理、加工等程序，按每件信訪事項(xiàng)受理的編號順序，用專門的檔案裝具(盒、柜)存放。

　　二是對數(shù)字信訪檔案歸檔，就是對以光盤、硬盤等新型介質(zhì)為載體的信訪檔案進(jìn)行歸檔。應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理并拷貝至耐久好的載體上，一式三套，一套封存保管、一套異地保管、一套提供利用。

　　電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文，與電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)，在數(shù)字信訪檔案與傳統(tǒng)信訪檔案之間，建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，按照年度、類目進(jìn)行打壓縮包，拷貝至新型介質(zhì)上，貼上標(biāo)簽存檔。

　　通過建立數(shù)字信訪檔案，提高檔案的利用效率，減少借閱過程中對紙質(zhì)檔案的人為磨損。

　　5、加強(qiáng)信訪檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理

　　由于缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，部分企業(yè)在改革信訪檔案管理過程中沒有形成一套規(guī)范化體制，導(dǎo)致信訪檔案信息化在建設(shè)過程中脫離了企業(yè)發(fā)展的需要?，F(xiàn)代企業(yè)強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化管理，只有加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，才能保證信訪檔案信息化建設(shè)的良好發(fā)展。

　　為此，企業(yè)可通過引進(jìn)國外先進(jìn)的技術(shù)與制度，學(xué)習(xí)信訪檔案信息化建設(shè)方法，不斷改革創(chuàng)新，完善信訪檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立符合我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的企業(yè)信訪檔案信息化系統(tǒng)。

　　綜上所述，有效提高信訪檔案的收集、歸檔以及管理等相應(yīng)的工作水準(zhǔn)，在企業(yè)信訪檔案管理的信息化建設(shè)中十分重要。因此，我們要站在對國家、對人民、對企業(yè)和對歷史負(fù)責(zé)的高度，深化檔案信息化建設(shè)，大膽創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、健康、持續(xù)發(fā)展。