單位檔案整理的方法是按照業(yè)務(wù)、項目、檔案材料形式等各方面來分類檔案，然后按照時間或者業(yè)務(wù)進行的順序來排列檔案，打印目錄，裝訂入冊，編制電子目錄。

　　檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

　　更全面地說，檔案整理是檔案實體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實體整理，主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。

　　通常所說的檔案整理，主要指檔案的實體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：

　?。ㄒ唬n案館對接收與征集檔案的整理

　　1、系統(tǒng)排列和編目

　　在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

　　2、局部調(diào)整

　　對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實踐的檢驗或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進行整理。

　　3、全過程整理

　　檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

　　檔案整理工作的重要意義：

　　它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。

　　檔案整理的基本要求：

　　遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個步驟：

　　（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對的時間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對檔案分門別類。在企業(yè)檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。認(rèn)為文書檔案運用年度――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；

　?。?）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。

　　在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進行最后的全面調(diào)整，然后進行具體的系統(tǒng)整理組合。對歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍。

　　每個卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；

　?。?）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；

　?。?）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；

　?。?）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；

　?。?）擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；

　　（7）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；

　　（8）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

　　二按“件”整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有：

　?。?）對歸檔文件逐件裝訂固定；

　　（2）對歸檔文件以“件”為單位進行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；

　?。?）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；

　?。?）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容.

　　人事檔案的六大功能

　　1.保留個人原有干部身份;

　　2.辦理工作調(diào)動時需要個人檔案;

　　3.參加公務(wù)人員招聘考試，需檔案確定身份;

　　4.辦理個人退休手續(xù)時，要查看檔案記錄;

　　5.專業(yè)職稱晉升的參考依據(jù);

　　6.出國政審和公證時，需要查閱個人檔案。

　　人事檔案如此重要，企業(yè)應(yīng)如何整理人事檔案呢，首先我們要了解人事檔案的特點。

　　全面性

　　人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料。

　　因此，人事檔案能記錄員工個人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。

　　現(xiàn)實性

　　由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。

　　真實性

　　這是人事檔案現(xiàn)實性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　動態(tài)性

　　人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。

　　因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

　　流動性

　　人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。

　　因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。

　　機密性

　　人事檔案的內(nèi)容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等等。

　　因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機構(gòu)的個人也不能查閱自己的人事檔案。

　　檔案分類整理方案

　　為提高檔案管理水平，促進本單位檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為本單位各項工作服務(wù)，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，《會計檔案管理辦法》，《照片檔案管理規(guī)范》結(jié)合工作實際，對本單位形成的各種門類文件和載體的檔案進行集中統(tǒng)一管理，并按照其內(nèi)容和載體的不同，制定分類方案如下：

　　一、分類原則

　　以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點，進行科學(xué)分類，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的科學(xué)管理和利用。

　　二、全宗內(nèi)檔案門類

　　本單位所有門類、載體檔案，共有文書檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案、光盤檔案、專門(業(yè)務(wù))檔案、設(shè)備檔案、基建檔案共8大類。

　　三、全宗內(nèi)各門類檔案的分類、編號

　?。ㄒ唬┪臅鴻n案

　　1.1949~2001年，按保管期限—年度—機構(gòu)(問題)分類組卷，每個保管期限內(nèi)案卷號混年度編寫大流水號。

　　保管期限為：永久（目錄號1）、長期（目錄號2）、短期（目錄號3）。

　　機構(gòu)分類類目為：辦公室、公交科、出租科、市場監(jiān)督科、信息科、工會、團委七個。注：機構(gòu)分類或問題分類選其一，不同時存在。

　　文書檔案檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　案卷標(biāo)簽采用以下式樣：

　　——紅色為永久保管期限、綠色為長期保管期限、藍(lán)色為短期保管期，字體是仿宋4號。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　2.2002-2006年，采用保管期限—年度—機構(gòu)（問題）分類法，按歸檔文件整理規(guī)則，以件為單位整理。保管期限為：永久、長期、短期。2007年開始，保管期限為：永久、30年、10年。

　　機構(gòu)分類類目為：辦公室、公交科、出租科、市場監(jiān)督科、信息科、工會、團委七個。

　　文件件號編制為：按照保管期限—年度—機構(gòu)（問題）分別編制流水號。

　　3.歸檔章的使用：

　　在每件文件首頁的上端空白處采用紅色印泥蓋上統(tǒng)一刻制的歸檔章，文件處理單隨同文件一道歸檔的可蓋文件處理單上。填寫編號項目的字跡材料應(yīng)耐久。

　　歸檔章的項目為：全宗號、年度、室編件號、機構(gòu)或問題、保管期限、館編件號、總頁數(shù)（見圖）。

　?、偃谔枺篊80是由檔案館給各立檔單位編制的代號，沒有代號的暫時不填。檔案管理軟件中可用單位名稱的拼音字母代替。（以下各門類的全宗號填寫都按此規(guī)定）

　?、谀甓龋阂裕次话⒗?dāng)?shù)字填寫歸檔文件的形成年度。如二○○二年表示為"2002"，不能簡化為"02"。

　?、凼揖幖枺簷n案室在分類方案的最低一級類目（即機構(gòu)或問題）內(nèi)，按文件的排列順序從"１"開始逐件編號，不同類目不能混合編號。

　?、鼙９芷谙蓿簹w檔文件保管期限統(tǒng)一為"永久"、"長期（30年）"、"短期（10年）"標(biāo)識。在2006年前的檔案保管期限是永久、長期、短期；2007年開始根據(jù)國家檔案局8號令保管期限是永久、30年、10年。

　　⑤機構(gòu)或問題：按機構(gòu)分類的，用中文填寫分類方案類目的機構(gòu)名稱或規(guī)范化簡稱；例：辦公室、公交科、出租科、市場監(jiān)督科、信息科、工會、團委。按問題分類的，用中文填寫類目名稱，例：黨群類、行政類。企業(yè)在歸章中的“問題”可以填寫原大類代號。

　?、摒^編件號：到進館時按進館要求填寫。

　?、呖傢摂?shù)：每件歸檔文件的總頁數(shù)。計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面統(tǒng)計，批文單與文件一同歸檔的，應(yīng)加上批文單的頁數(shù)?？傢摂?shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

　　4.檔案盒盒脊：

　　在盒脊設(shè)置的項目有：全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號。

　　全宗號用紅色耐久材料蓋章，其余用黑色耐久材料蓋章，其中起止件號僅填寫室編件號，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號。

　　盒號，即檔案盒的排列順序號。館編起止件號、盒號在進館時再按要求填寫，平時用鉛筆填寫，脊背上的字體是仿宋4號

　　5.卷盒排列方法：

　　以件為單位整理的檔案按保管期限—年度—機構(gòu)（問題）順序排列。

　?。ǘ嫏n案

　　按會計檔案管理辦法規(guī)定，以卷為保管單位。

　　采用核算單位——年度——形式（名稱）分類。核算單位按順序從1開始編制流水號，每個核算單位對應(yīng)一個目錄號。

　　如：核算單位有3個，核算單位代號1為行政會計(目錄號4)，核算單位代號2為黨委會計(目錄號5)，核算單位代號3為工會會計(目錄號6)。(注：這里的樣本目錄號是臨時的，各單位要根據(jù)你前面的文書檔案的目錄號確定目錄號，核算單位有幾個要給幾個目錄號)

　　案卷號編制方法：

　　同一核算單位下按照憑證、帳簿、財務(wù)報表、其他順序排列編年度小流水號。

　　會計憑證裝盒，財務(wù)報告和其他類用硬卷皮裝訂，會計賬薄不另加裝具，加貼規(guī)定的封面。

　　會計檔案檔號編制方法：

　　全宗號—目錄號—年度—案卷號。

　　標(biāo)簽式樣如下：

　　藍(lán)色標(biāo)簽代表定期保管期限，紅色標(biāo)簽代表永久保管期限，全宗號、目錄號用紅色耐久字跡，其余用黑色耐久字跡。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊2公分處粘貼。

　　（三）照片檔案（目錄號7）

　　按年度(內(nèi)容)分類并組成案卷，以張為單位，按拍攝時間先后順序排列，編寫卷內(nèi)照片小流水號。每一本照片冊為一個案卷號，混年度編寫案卷大流水號，并編制案卷目錄。案卷封面不填寫內(nèi)容，背脊采用標(biāo)簽。四線格標(biāo)簽(或者用文書檔案標(biāo)簽)。

　　保管期限：永久。

　　照片檔案檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　例：

　　標(biāo)簽：式樣如下

　　——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　照片的整理：

　　題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時間、地點、事由、背景、攝影者六要素盡可能齊全。

　?。ㄋ模┕獗P檔案（目錄號8）

　　光盤類檔案以張為保管單位，每一張為一卷，按形成時間的先后順序排列。案卷號的編制按照混年編大流水號。

　　保管期限：永久。

　　檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　例：

　　標(biāo)簽：有二種式樣如下。多可以用。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　?。ㄎ澹嵨餀n案（目錄號9）

　　實物類檔案以件為保管單位，每一件為一卷，按形成時間的先后順序排列。案卷號的編制按混年編大流水號。

　　保管期限：永久

　　檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　例：

　　標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽在實物背面離底邊左邊(或者右邊)3公分處粘貼。(上下左右各單位自已統(tǒng)一)

　?。ｉT(業(yè)務(wù))檔案

　　業(yè)務(wù)檔案分為公交行政許可檔案、出租車行政許可檔案、出租車行政處罰檔案、三輪車從業(yè)人員管理檔案四種。

　　專門(業(yè)務(wù))檔案的檔號編制方法：全宗號—分類號—年度—案卷號。

　　分類號一級類目采用代號KG表示，二級類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類目之間用間隔符號“.”分開，分類號與案卷號之間用“—”表示。

　　案卷號在最低一級編年度小流水號。

　　例：

　　標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽的位子離底邊3公分處粘貼。

　　專門(業(yè)務(wù))檔案分類號附注表

　　分類號

　　檔案內(nèi)容

　　KG·1

　　公交行政許可檔案

　　KG·2

　　出租車行政許可檔案

　　KG·3

　　出租車行政處罰檔案

　　KG·4

　　三輪車從業(yè)人員管理檔案

　　（七）設(shè)備檔案

　　設(shè)備檔案按各種設(shè)備型號分類組卷。

　　檔號編制方法：全宗號—分類號(設(shè)備代號民)—案卷號。

　　分類號一級類目采用代號S（設(shè)備）表示，二級類目為設(shè)備代號，采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類目之間用間隔符號“?”分開，分類號與案卷號之間用“—”表示。

　　案卷號在最低一級類目下編流水號。

　　例：

　　標(biāo)簽：在科技檔案盒檔號位置粘貼。在檔號上面蓋期限圖章。

　　式樣一如下。

　　式樣二如下。

　?。ò耍┗n案：

　　基建檔案按建設(shè)工程項目分類組卷。

　　檔號編制方法：全宗號—分類號(項目代號)—案卷號。

　　分類號一級類目采用代號J（基建）表示，二級類目為建設(shè)項目順序號，采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類目之間用間隔符號“?”分開，分類號與案卷號之間用“—”表示。

　　案卷號在最低一級類目下編流水號。