近年來，隨著數(shù)碼相機(jī)的普遍應(yīng)用，形成了大量的數(shù)碼照片，為豐富、充實(shí)檔案庫存提供了有利條件，因此做好數(shù)碼照片檔案管理工作具有重要的意義。

　　數(shù)碼照片檔案整理規(guī)范的完善化、規(guī)范化，不但可以實(shí)現(xiàn)優(yōu)化地提供查找利用，而且可以促進(jìn)數(shù)碼照片管理水平和質(zhì)量的不斷提高，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的發(fā)展。

　　因?yàn)閿?shù)碼照片檔案真實(shí)記錄了本單位或企業(yè)的重大活動和事件，保存它是本單位為日后查考憑證和參考借鑒之用。接著，對數(shù)碼照片的歸檔范圍進(jìn)行了界定，明確凡是在本單位活動中直接形成的，反映本單位主要職能活動和工作成果的數(shù)碼照片均屬收集范圍。

　　隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案類型出現(xiàn)多樣化，特別是應(yīng)用數(shù)碼相機(jī)形成了大量的數(shù)碼照片記錄，為檔案管理帶來新問題。國家檔案局2014年12月31日發(fā)布了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50—2014），2015年8月1日開始實(shí)施。

　　標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了數(shù)碼照片命名、歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的基本要求，適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織數(shù)碼照片的收集、歸檔與管理工作。標(biāo)準(zhǔn)既承接了《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）的基本要求，又與《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）相銜接，是當(dāng)前數(shù)碼照片管理的工作依據(jù)。

　　盡管標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)開始實(shí)施很多年時間，但從數(shù)碼照片歸檔管理情況來看，仍存在著對《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》不了解、延用《照片檔案管理規(guī)范》管理數(shù)碼照片、數(shù)碼照片歸檔不及時、格式不統(tǒng)一、命名不規(guī)范、載體檢測缺失等問題。為進(jìn)一步掌握標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范業(yè)務(wù)。

　　標(biāo)準(zhǔn)明確數(shù)碼照片是指用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了數(shù)碼照片的歸檔范圍；提出了以照片組（指有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合）作為管理數(shù)碼照片的基本單元；規(guī)定了數(shù)碼照片整理、分類、編號的方法和著錄項(xiàng)目；對于數(shù)碼照片的命名、移交、歸檔與存儲作出了具體的規(guī)定。

　　通過學(xué)習(xí)研討，大家明晰了數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片管理的不同點(diǎn)，對數(shù)碼照片的概念、歸檔整理、存儲保管等認(rèn)識更加明確，對標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施中可能遇到的問題如何處理初步達(dá)成了共識，為進(jìn)一步宣傳貫徹標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作、服務(wù)基層打下了基礎(chǔ)。

　　什么是數(shù)碼照片？哪些數(shù)碼照片可以作為檔案保存？

　　數(shù)碼照片是用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

　　數(shù)碼照片檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數(shù)碼照片。

　　采集數(shù)碼照片的EXIF信息，并作為元數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔。

　　EXIF信息是指數(shù)字成像設(shè)備在拍攝過程中采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù)。

　　注：主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商、型號、拍攝日期和時間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。

　　數(shù)碼照片的存儲結(jié)構(gòu)

　　1.采用建立層級文件夾的形式進(jìn)行存儲。

　　2.按不同保管期限、年度和照片檔號建立層級文件夾。

　　3.檔號文件夾下的數(shù)碼照片，按照檔號加序號進(jìn)行命名數(shù)碼照片，即“檔號.序號.jpg”

　　示例：

　　某單位的2010年拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為2010年第一組照片，保管期限為“永久”，該組數(shù)碼照片應(yīng)存放在以下路徑下：

　　D：數(shù)碼照片檔案Y2010J001-ZP·2010-Y-0001

　　照片名為：J001-ZP·2010-Y-0001.001.jpg

　　數(shù)碼照片的存儲載體

　　1.應(yīng)存儲在耐久性好的載體上，推薦采用硬磁盤、磁帶和一次寫光盤作為數(shù)碼照片檔案長期保存的存儲載體。

　　2.應(yīng)存儲為一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

　　3.存儲載體應(yīng)有專門的裝具，且應(yīng)在載體裝具上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體套別（封存保管、查閱利用、異地保存）、載體序號、保管期限、起始年度、終止年度和存入日期等。

　　數(shù)碼照片的保管

　　在線存儲的數(shù)碼照片檔案的保管條件應(yīng)符合GB/T 2887-2011的要求。

　　離線存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合DA/T 15-1995的要求。

　　離線存儲在光盤上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合DA/T 38-2008的要求。

　　對存儲數(shù)碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。

　　對存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

　　根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對紙質(zhì)照片、數(shù)碼照片進(jìn)行規(guī)范化整理、全文數(shù)字化管理，便于照片檔案的管理和利用。在實(shí)際工作中，特殊情況比較多，如有的有紙質(zhì)照片沒底片，有的有底片沒有紙質(zhì)照片，有的有數(shù)碼照片沒有紙質(zhì)照片，有的既有數(shù)碼照片又有紙質(zhì)照片，如何統(tǒng)一規(guī)范的管理，需要根據(jù)實(shí)際情況有機(jī)結(jié)合上述三個標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行操作管理。

　　一、照片檔案的定義

　　照片檔案photograpkicarchives，國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。（《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）定義）

　　數(shù)碼照片檔案digital photographic records是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數(shù)碼照片。（《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）定義）

　　二、照片檔案的歸檔

　　1、歸檔范圍

　?。?）記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片。

　　①本單位主辦或承辦的重點(diǎn)工作、重大活動、重要會議的照片；

　?、诒締挝恢攸c(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的照片；

　?、垲I(lǐng)導(dǎo)人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片；

　?、鼙締挝粍趧幽７丁⑾冗M(jìn)人物及其典型活動的照片；

　?、荼締挝粴v屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的證件照片。

　?。?）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。

　?。?）記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。

　?。?）其他具有保存價值的照片。

　　2、保管期限

　　數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年。

　　3、歸檔時間

　　數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。

　　4、歸檔要求

　?。?）公務(wù)活動中形成的具有保存價值的照片、底片、數(shù)碼照片，在活動結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔，各類照片在歸檔前，都要做好鑒定、刪選工作。

　?。?）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進(jìn)行修改和處理。

　?。?）對反映同一內(nèi)容的若干張照片（紙質(zhì)、數(shù)碼照片），應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的照片歸檔，所選照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的照片一般只歸檔一張。

　?。?）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式。

　?。?）歸檔的照片應(yīng)附加文字說明。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。

　?。?）數(shù)碼照片可通過存儲到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔，也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔。

　?。?）歸檔時，應(yīng)參照GB/T 18894-2002對數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測。

　　（8）歸檔的數(shù)碼照片，有條件的單位可以沖洗一套紙質(zhì)照片。

　　四、照片檔案的整理和數(shù)字化的存儲管理

　　1、分類和排列

　　（1）同一全宗內(nèi)的照片檔案按“年度-保管期限-照片組”分類。

　?。?）同一照片組內(nèi)的照片檔案按形成時間排列。

　　2、命名

　　數(shù)碼照片(數(shù)字化掃描圖象)文件采用“年度-保管期限代碼-照片組號.張?zhí)?擴(kuò)展名”格式命名。

　　保管期限代碼：分別用“Y”、“D30”、“D10”代表永久、30年、10年。

　　年度：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　照片組號：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號。

　　張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“001”開始順序編號。

　　示例1：

　　2020年某單位拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片，保管期限為“永久”，存儲格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：2020-Y-0001.001.jpg。

　　3、檔號

　　照片檔案代碼設(shè)為“ZP”,分為2個屬類：紙質(zhì)照片類（ZP01)、數(shù)碼照片類（ZP02)。

　　檔號格式為“全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-件組號”。（每一件檔案的“檔號”唯一，即此件檔案的身份標(biāo)識）

　　如XXX單位2020形成的需永久保存照片類檔案第1件，檔號標(biāo)識為：

　　整理要求：

　?。?）照片類檔案以“件組”為單位，一次會議、一次調(diào)研、一次檢查、一次參觀、一次演出、一次慰問、一次走訪、一次活動、一個專題事項(xiàng)為一件；

　?。?）一“件組”照片可以有一張照片，也可以有多張照片，拍攝的照片需要清晰、完整，能反映照片的主題。

　?。?）以照片的拍攝時間，確定歸檔年度，為“檔號”和檔案盒上的“年度”；

　　根據(jù)保管期限表確定此份檔案的保管期限，永久、30年，對應(yīng)代碼為“Y、D30”

　　（4）同一個年度、同一個保管期限的編寫一個“件順序號”（即件號），每個年度、保管期限都從“1”號開始編寫。

　　數(shù)碼照片檔案整理規(guī)范

　　1、范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了數(shù)碼照片歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的基本要求。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織數(shù)碼照片的收集、歸檔與管理工作。

　　2、規(guī)范性引用文件

　　下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

　　GB/T 2887—2011計算機(jī)場地通用規(guī)范

　　GB/T 11821—2002照片檔案管理規(guī)范

　　GB/T 17235.1—1998信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第１部分：要求和指南

　　GB/T 17235.2—1998信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第２部分：一致性測試

　　GB/T 18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

　　GB/T20163—2006中國檔案機(jī)讀目錄格式

　　DA/15—1995磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

　　DA/T18—1999檔案著錄規(guī)則

　　DA/T38—2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

　　3、術(shù)語和定義

　　下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

　　3.1

　　數(shù)碼照片digitaI photos

　　用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

　　3.2

　　數(shù)碼照片檔案digitaI photographic records

　　機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數(shù)碼照片。

　　3.3

　　EXIF信息exchangeabIe image fiIe information

　　數(shù)字成像設(shè)備在拍攝過程中采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù)。

　　注：主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商、型號、拍攝日期和時間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。

　　3.4

　　照片組photos group

　　有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。

　　注：如一次會議、一項(xiàng)活動、一個項(xiàng)目等反映同一問題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個照片組，全部存儲到同一層級文件夾內(nèi)。

　　4、歸檔

　　4.1歸檔范圍

　　4.1.1記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數(shù)碼照片。

　　4.1.1.1本單位主辦或承辦的重點(diǎn)工作、重大活動、重要會議的數(shù)碼照片。

　　4.1.1.2本單位重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的數(shù)碼照片。

　　4.1.1.3領(lǐng)導(dǎo)人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的數(shù)碼照片。

　　4.1.1.4本單位勞動模范、先進(jìn)人物及其典型活動的數(shù)碼照片。

　　4.1.1.5本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼證件照片。

　　4.1.2記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。

　　4.1.3記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)碼照片。

　　4.1.4其他具有保存價值的數(shù)碼照片。

　　4.2保管期限

　　數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年。

　　4.3歸檔時間

　　數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。

　　4.4歸檔要求

　　4.4.1歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進(jìn)行修改和處理。

　　4.4.2對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。

　　4.4.3歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式。

　　4.4.4歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說明。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。

　　4.4.5數(shù)碼照片可通過存儲到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔，也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔。

　　4.4.6歸檔時，應(yīng)參照GB／T18894—2002對數(shù)碼照

　　片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測。

　　5、整理和著錄

　　5.1分類和排列

　　5.1.1同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。

　　5.1.2同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時間排列。

　　5.2命名

　　5.2.1整理過程中，應(yīng)對數(shù)碼照片文件進(jìn)行重命名。

　　5.2.2數(shù)碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號-張?zhí)?擴(kuò)展名”格式命名。

　　保管期限代碼：分別用“Y J”“30”“10”代表永久、30年、10年。

　　年度：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　照片組號：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號。

　　張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號。

　　示例：

　　2009年某單位拍攝的一組x x工作會議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片，保管期限為“永久”，存儲格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：YJ-2009-0001-0001.JPEG。

　　5.3著錄

　　建立數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫時可參見附錄B。

　　6、存儲和保管

　　6.1存儲結(jié)構(gòu)

　　數(shù)碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進(jìn)行存儲。一般應(yīng)在計算機(jī)硬盤非系統(tǒng)分區(qū)建立“數(shù)碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按不同保管期限、年度和照片組建立層級文件夾，并以保管期限代碼、年度和照片組號命名層級文件夾。

　　示例：

　　某單位的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計算機(jī)硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)D盤根目錄下，2009年該單位拍攝的一組x x工作會議的數(shù)碼照片為2009年第一組照片，保管期限為“永久”，該組數(shù)碼照片應(yīng)存放在以下路徑下：

　　D：＼數(shù)碼照片檔案＼YJ＼2009＼0001＼

　　6.2存儲載體

　　6.2.1數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲在耐久性好的載體上，本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用硬磁盤、磁帶和一次寫光盤作為數(shù)碼照片檔案長期保存的存儲載體。

　　6.2.2數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲為一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

　　6.2.3存儲數(shù)碼照片檔案的載體應(yīng)有專門的裝具，且應(yīng)在載體裝具上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體套別（封存保管、查閱利用、異地保存）、載體序號、保管期限、起始年度、終止年度和存人日期等。

　　6.3保管

　　6.3.1在線存儲的數(shù)碼照片檔案的保管條件應(yīng)符合GB／T2887—2011的要求。

　　6.3.2離線存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合DA／T15—1995的要求。

　　6.3.3離線存儲在光盤上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合DA／T38—2008的要求。

　　6.3.4對存儲數(shù)碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。

　　6.3.5對存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

　　07、利用和鑒定銷毀

　　7.1利用

　　數(shù)碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執(zhí)行，利用時應(yīng)確保數(shù)碼照片檔案的信息安全。

　　7.2鑒定銷毀

　　依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，對已到保管期限的數(shù)碼照片檔案開展鑒定、銷毀工作。