在當(dāng)今醫(yī)院檔案管理中，醫(yī)院電子檔案管理模式成為醫(yī)院檔案管理的主流，電子檔案管理模式順應(yīng)了當(dāng)前數(shù)字化信息的時(shí)代，電子檔案管理是指將醫(yī)院的各類檔案以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行入檔、管理。相比傳統(tǒng)的檔案管理方法來(lái)說(shuō)，電子檔案管理已是大勢(shì)所趨，大大提高了工作效率。

　　醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)電子檔案的優(yōu)勢(shì)

　　首先，簡(jiǎn)化了工作流程。傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)檔案管理是人工整理、登記，耗費(fèi)了大量的人力、物力、財(cái)力，并且出錯(cuò)率比較高?，F(xiàn)在采用電子檔案的檔案管理模式，極大地簡(jiǎn)化了工作流程，數(shù)字化檔案管理是采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)等，將傳統(tǒng)紙質(zhì)的資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行儲(chǔ)存。

　　數(shù)字化的存儲(chǔ)模式能夠?qū)崿F(xiàn)及時(shí)利用、有效共享，對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理、使用和傳播都具有很重要的作用。數(shù)字化的檔案管理模式可以隨時(shí)修改，隨時(shí)調(diào)動(dòng)，既方便又迅速。

　　其次，電子檔案管理靈活，直觀性強(qiáng)。在醫(yī)院中如果想要查詢檔案的借記情況，在計(jì)算機(jī)上直接輸入借記人的信息就可以查閱，管理人員可以及時(shí)地查到相應(yīng)的信息，方便靈活，減少了管理人員的很多時(shí)間，而且提高了檢索的準(zhǔn)確率。

　　在不接觸檔案的情況下就可以檢索到相關(guān)信息，這對(duì)檔案原件來(lái)說(shuō)是極大的保護(hù)，可以延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的存放時(shí)間。在檔案的錄入及整理上，數(shù)字化技術(shù)有著人工檔案管理沒(méi)有的優(yōu)勢(shì)，可以減少出錯(cuò)率，提高檔案的利用率。

　　實(shí)施電子檔案模式后，統(tǒng)計(jì)工作變得輕松、高效。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院里比較棘手的問(wèn)題，現(xiàn)在電子檔案的檔案管理模式，極大地簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)檔案工作模式，有效提高了工作效率，對(duì)醫(yī)院整體的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。因此，針對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題，采取對(duì)應(yīng)的策略具有重要意義。

　　醫(yī)院電子檔案管理存在的主要問(wèn)題

　　1.醫(yī)院認(rèn)識(shí)不足

　　現(xiàn)在很多醫(yī)院對(duì)檔案管理并沒(méi)有投入較大的關(guān)注度，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展形式的認(rèn)識(shí)也不到位，所以大多數(shù)醫(yī)院對(duì)于檔案的管理知識(shí)在于初步階段，并沒(méi)有形成規(guī)范的電子檔案體系。醫(yī)院普遍認(rèn)為檔案管理并沒(méi)有什么實(shí)際的意義，他們認(rèn)為檔案管理的好壞跟醫(yī)療水平?jīng)]有太大的關(guān)系，所以在檔案管理上并沒(méi)有太大的投資。

　　2.專業(yè)人員缺乏

　　雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，但是在醫(yī)療方面并沒(méi)有在相應(yīng)的技術(shù)上有過(guò)硬的要求，醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)化水平明顯不高，而且醫(yī)院檔案管理處多是年紀(jì)較大的或是轉(zhuǎn)崗的人員，他們只會(huì)基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，再加上醫(yī)院對(duì)檔案管理的不重視，電子檔案技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用則可想而知，缺乏專業(yè)性的檔案管理人員的現(xiàn)象較為普遍。

　　3.基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)

　　醫(yī)院檔案想要電子檔案模式必須要有先進(jìn)的、齊備的軟硬件系統(tǒng)設(shè)施，這是電子檔案模式必不可少的基本條件，目前很少有醫(yī)院在電子檔案建設(shè)中配套設(shè)施齊全。建設(shè)設(shè)施速度緩慢，技術(shù)力量、技術(shù)基礎(chǔ)以及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等方面較為薄弱是檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中一個(gè)較難的關(guān)卡。

　　4.數(shù)字技術(shù)存在安全隱患

　　由于電子檔案技術(shù)不受實(shí)踐和地域的限制，電子文件不受載體的限制，在時(shí)間和空間的變化下，數(shù)字化的信息內(nèi)容和位置易發(fā)生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發(fā)生信息泄漏的問(wèn)題。

　　雖然電子檔案技術(shù)比較方便，但是其存在的問(wèn)題是不容忽視的，在國(guó)家相關(guān)網(wǎng)絡(luò)法律還不健全的情況下，檔案室需要加緊落實(shí)把關(guān)環(huán)節(jié)，建立網(wǎng)關(guān)、防火墻、安裝防病毒軟件等來(lái)維護(hù)電子檔案，保證數(shù)字化信息的安全。

　　電子檔案管理模式的策略

　　1.培養(yǎng)專業(yè)化人才

　　人才培養(yǎng)是電子檔案建設(shè)的關(guān)鍵，現(xiàn)在醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員中，低學(xué)歷者較多，不喜歡從事檔案管理者居多，缺乏相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)人才，所以要想發(fā)展數(shù)字化管理模式，首要任務(wù)是培養(yǎng)專業(yè)性人才，包括專業(yè)人員、管理人員以及后續(xù)儲(chǔ)備人員。

　　要深刻認(rèn)識(shí)到自己人力資源缺乏，首先在現(xiàn)有的人員中進(jìn)行信息素質(zhì)培養(yǎng)，有關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)培養(yǎng)，使之緊跟信息時(shí)代的步伐，數(shù)字時(shí)代的醫(yī)院檔案管理人員既要有扎實(shí)的傳統(tǒng)檔案知識(shí)，又要具備一定的醫(yī)學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，同時(shí)與管理人員進(jìn)行有效的溝通，化解心理障礙。

　　2.提高思想認(rèn)識(shí)

　　醫(yī)院要摒棄檔案管理與醫(yī)療水平無(wú)關(guān)就不重視的想法，檔案管理作為醫(yī)院的基礎(chǔ)工作，應(yīng)該引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理列入醫(yī)院工作的日程，對(duì)檔案管理工作者增加保障力度，根據(jù)規(guī)定安排合理規(guī)范的檔案管理工作室。

　　醫(yī)院可以建立自己的局域網(wǎng)絡(luò)，這為信息資源共享提供了有利契機(jī)，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案工作人員隨時(shí)提供信息查詢的通道，提高檔案利用水平，通過(guò)系統(tǒng)化聯(lián)網(wǎng)，提供信息在線檢索和閱檔服務(wù)，為檔案工作人員提供便利。

　　3.加強(qiáng)硬件設(shè)施

　　保障信息安全要實(shí)施電子檔案管理模式，對(duì)醫(yī)院的硬件設(shè)施也有較高的要求，硬件靠譜，數(shù)字化發(fā)展才能有序進(jìn)行。醫(yī)院要建立一整套完整的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)，這樣才可以為醫(yī)院電子檔案建設(shè)留下發(fā)展的空間。內(nèi)部設(shè)施完善后還需要外部的配合，包括打印設(shè)備、掃描設(shè)備、拷貝等方便信息的輸入、輸出和利用。

　　電子檔案技術(shù)的發(fā)展，使得以數(shù)字為載體的信息安全性較低，由于不受時(shí)間空間的限制，電子文件不受載體的限制，在時(shí)間和空間的變化下，數(shù)字化的信息內(nèi)容和位置易發(fā)生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發(fā)生信息泄漏的問(wèn)題。

　　加強(qiáng)硬件設(shè)施還可以保障信息的安全性。有必要建立醫(yī)院電子檔案信息的安全保障系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案的安全和完整，應(yīng)采用相應(yīng)的信息安全技術(shù)，在技術(shù)上應(yīng)加強(qiáng)防范，可以使用防火墻、防病毒軟件、認(rèn)證與授權(quán)技術(shù)等。要加強(qiáng)對(duì)檔案中價(jià)值較大的文件的保護(hù)，價(jià)值較大、保密性強(qiáng)的文件容易遭到黑客的侵襲，醫(yī)院有必要最大限度的加強(qiáng)防范。

　　現(xiàn)在大型醫(yī)院的檔案電子檔案管理模式還是比較廣泛的，數(shù)字化建設(shè)為檔案的管理開(kāi)發(fā)和利用創(chuàng)造了空前有利的條件，使得檔案在醫(yī)院中的價(jià)值得以體現(xiàn)，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理模式是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，符合醫(yī)院現(xiàn)代化管理的發(fā)展。

　　是新時(shí)代檔案管理的必由之路，現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的發(fā)展是代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案工作模式必然趨勢(shì)，這樣才能夠促進(jìn)醫(yī)院快速全面的發(fā)展。

　　電子檔案管理系統(tǒng)

　　一、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

　　電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件和軟件兩個(gè)方面：

　　1.硬件系統(tǒng)的組成

　　一、服務(wù)器標(biāo)準(zhǔn)2U機(jī)架式高性能服務(wù)器。

　　處理器：1顆六核Intel Xeon E5-2620v3；芯片組：英特爾Intel C600，內(nèi)置UEFI固件；內(nèi)存：配置32GB，DDR4內(nèi)存，≥24個(gè)內(nèi)存插槽，最大支持內(nèi)存容量≥1536GB；硬盤(pán)：配置3塊1TSATA硬盤(pán)，支持SSD硬盤(pán)；RAID：獨(dú)立8通道高性能SAS，RAID卡，支持RAID0/1/5/6/10/50/60等RAID級(jí)別；

　　網(wǎng)絡(luò)：標(biāo)配2個(gè)千兆網(wǎng)口，最多可集成高性能四個(gè)千兆網(wǎng)口，可選增加2個(gè)萬(wàn)兆網(wǎng)口且不占用PCI-E插槽，支持網(wǎng)絡(luò)喚醒、網(wǎng)絡(luò)冗余、負(fù)載均衡等高級(jí)網(wǎng)絡(luò)特性。

　　二、高速掃描儀

　　饋紙式A4雙面高速掃描儀。參數(shù)要求：光學(xué)分辨率300dpi/600dpi；掃描速度：?jiǎn)蚊妫?5ppm（縱向），80ppm（橫向）/雙面：130ipm（縱向），160ipm（橫向）。

　　三、平板掃描儀

　　零邊距，A3幅面，支持jpg、多頁(yè)tiff、多頁(yè)pdf格式。

　　四、備份設(shè)備

　　大容量移動(dòng)硬盤(pán)（4T）。

　　五、打印機(jī)

　　用于檔案或文件等檔案及目錄的輸出。

　　六、刻錄機(jī)

　　用DVD盤(pán)備份數(shù)據(jù)。

　　七、臺(tái)式機(jī)或一體機(jī)一臺(tái)。

　　2.軟件系統(tǒng)的組成

　　一、數(shù)字化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版

　　包括電子檔案采集子系統(tǒng)（標(biāo)準(zhǔn)檔案目錄轉(zhuǎn)換導(dǎo)入、管理、編輯、打印，檔案數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)字化審核、檔案圖片加密、掛接等）；醫(yī)院檔案日常業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)（檔案日常管理、分箱、檔案轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入，散材料收集管理、鑒別、轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入、銷毀、待處理、歸檔，檔案審核、日志管理、檔案查詢、統(tǒng)計(jì)，花名冊(cè)，用戶權(quán)限分配，檔案字典等）；

　　數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱子系統(tǒng)（基于B/S架構(gòu)的查借閱系統(tǒng)，根據(jù)不同的分配權(quán)限進(jìn)行電子檔案查閱，并記錄檔案被查閱的信息，便于日后查詢）；遠(yuǎn)程查閱及遠(yuǎn)程查閱安全認(rèn)證系統(tǒng)（電子圖像數(shù)字安全認(rèn)證、圖像文件加密、安全傳輸加密認(rèn)證等）。

　　二、數(shù)字化醫(yī)院檔案單機(jī)采集系統(tǒng)

　　包括標(biāo)準(zhǔn)檔案目錄轉(zhuǎn)換導(dǎo)入、管理、編輯、打??；檔案數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)字化審核（圖片瀏覽）、檔案圖片加密、掛接、向上級(jí)組織部門數(shù)據(jù)報(bào)送等功能。

　　三、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)

　　檔案管理系統(tǒng)支持集中式、分布式部署和存儲(chǔ)，集中或分級(jí)管理模式。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)條件比較好的部門，推薦使用集中式部署模式，即采用總部集中建設(shè)模式，基于部門內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，將檔案信息資源集中存放。

　　通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)下屬分支機(jī)構(gòu)之間、總部與各下屬分機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過(guò)通用的Web查詢平臺(tái)和統(tǒng)一的權(quán)限管理，在任何分支機(jī)構(gòu)都可以進(jìn)行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成總部和下屬分支機(jī)構(gòu)之間的虛擬檔案信息中心。

　　二、電子檔案管理系統(tǒng)功能模塊介紹

　　電子檔案管理系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過(guò)局域網(wǎng)絡(luò)、組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。

　　按照醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、檔案管理人員的授權(quán)，單位內(nèi)部閱檔人員可以在各自辦公室的計(jì)算機(jī)上查閱醫(yī)院檔案，外來(lái)查檔單位可以在閱檔室進(jìn)行登記后，通過(guò)計(jì)算機(jī)查閱電子檔案，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。系統(tǒng)全面運(yùn)行后，可以大大提高日常工作效率，提升醫(yī)院檔案工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案由傳統(tǒng)管理向醫(yī)院信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

　　1.系統(tǒng)總體規(guī)劃

　　“電子檔案管理系統(tǒng)”由信息采集部分、檔案管理部分、信息利用部分和安全控制部分?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的來(lái)源可從“組織醫(yī)院管理系統(tǒng)”中得到或通過(guò)紙制檔案的錄入、檔案材料的掃描、檔案目錄數(shù)據(jù)的導(dǎo)入等多種途徑進(jìn)行數(shù)據(jù)收集。

　　并可通過(guò)單位內(nèi)部辦公平臺(tái)完成檔案信息的批量采集、協(xié)同處理，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息采集協(xié)同處理平臺(tái)。檔案管理部分包括：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)功能。信息利用部分可完成檔案的統(tǒng)計(jì)、查詢、網(wǎng)上閱檔等功能。

　　2.數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)

　　檔案從檔案實(shí)體庫(kù)提卷后，首先拆卷、校對(duì)檔案頁(yè)數(shù)、區(qū)分高掃材料、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。掃描采集同時(shí)對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對(duì)檔案目錄、核對(duì)電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，完成檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。

　　（1）檔案目錄整理

　　根據(jù)檔案材料選擇人員，并導(dǎo)入人員的檔案目錄；同時(shí)拆分檔案，區(qū)別出高速掃描材料和平板掃描材料。檢查每份材料的頁(yè)數(shù)與目錄中的頁(yè)碼是否一致，如不一致則修改目錄的頁(yè)碼，同時(shí)標(biāo)記出高掃材料。其主要功能包括：人員選擇、人員查詢、導(dǎo)入目錄、目錄編輯、打印目錄等。

　?。?）檔案數(shù)字化采集

　　對(duì)材料分別進(jìn)行高速掃描和平板掃描，將掃描圖像添加到采集系統(tǒng)中，對(duì)圖像進(jìn)行簡(jiǎn)單的處理，如糾偏、裁剪、去污、圖片掛接等。為了方便用戶及時(shí)處理散材料，系統(tǒng)提供了零散材料管理模塊。

　　零散材料處理由收集和材料整理兩部分組成，材料收集是根據(jù)紙質(zhì)材料在系統(tǒng)中登記材料名稱，然后通過(guò)掃描儀等圖像處理設(shè)備材料電子化，對(duì)電子材料進(jìn)行必要的處理后，完成掛接操作，然后再通過(guò)材料整理將材料進(jìn)行歸檔。

　?。?）檔案材料審核

　　檔案審核主要是審核材料的準(zhǔn)確性，對(duì)材料進(jìn)行調(diào)整和編輯。確保掃描的檔案材料的正確性、清晰度，在數(shù)據(jù)采集過(guò)程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，流水線方式完成信息的采集、審核過(guò)程。

　?。?）系統(tǒng)維護(hù)

　　主要是增加、刪除用戶、修改用戶口令、修改用戶角色，系統(tǒng)的日志管理，數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能。

　　3.電子檔案管理系統(tǒng)

　　電子檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理。系統(tǒng)由四大模塊組成：檔案業(yè)務(wù)管理、信息管理、系統(tǒng)維護(hù)、管理工具，其中檔案業(yè)務(wù)管理是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的核心，其功能模塊包括：案卷管理、材料管理、檔案審核和任前審核。

　　（1）檔案案卷管理

　　案卷管理是檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理模塊，主要用于完成對(duì)整本檔案的管理工作，包括檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、分箱、查閱、借閱等功能。檔案轉(zhuǎn)入是接收外來(lái)單位轉(zhuǎn)來(lái)的醫(yī)院人事檔案。首先由送檔人將“檔案”及“轉(zhuǎn)遞登記表”送交接收單位。接收單位管檔人員收到檔案，對(duì)照“轉(zhuǎn)遞登記表”，核對(duì)醫(yī)院人事檔案，審核通過(guò)后，在“轉(zhuǎn)遞登記表”回執(zhí)上簽字蓋章，返回“回執(zhí)單”，將檔案按程序入庫(kù)存放。

　　檔案轉(zhuǎn)出業(yè)務(wù)主要完成醫(yī)院人事檔案轉(zhuǎn)出移交業(yè)務(wù)，系統(tǒng)對(duì)檔案轉(zhuǎn)出情況進(jìn)行詳細(xì)登記。

　　檔案的利用，對(duì)于檔案的查閱、借閱，利用人填寫(xiě)“查借閱檔案審批表”內(nèi)容，經(jīng)審批后，方可進(jìn)行檔案的查借閱。借閱人員，需在借閱的20日之內(nèi)歸還檔案，到期未歸還系統(tǒng)自動(dòng)提醒。

　　檔案的查詢、統(tǒng)計(jì)是對(duì)檔案利用的兩種方式。檔案查詢主要包括對(duì)醫(yī)院人事檔案狀態(tài)的查詢，包含對(duì)在庫(kù)狀態(tài)查詢、接收未入庫(kù)狀態(tài)查詢、檔案分箱位置查詢；按單位進(jìn)行分類查詢；對(duì)每個(gè)人檔案材料情況查詢；其它情況查詢。

　　檔案統(tǒng)計(jì)主要包括醫(yī)院人事檔案量的統(tǒng)計(jì)；醫(yī)院人事檔案工作情況的統(tǒng)計(jì)；包括醫(yī)院人事檔案材料收集、鑒別、歸檔、轉(zhuǎn)出等情況的統(tǒng)計(jì)；整理工作情況的統(tǒng)計(jì)；醫(yī)院人事檔案提供利用情況的統(tǒng)計(jì)；醫(yī)院人事檔案管理隊(duì)伍狀況的統(tǒng)計(jì)；其它情況統(tǒng)計(jì)。根據(jù)日常業(yè)務(wù)的需要，靈活建立統(tǒng)計(jì)方案，完成統(tǒng)計(jì)工作。

　?。?）檔案材料管理

　　檔案材料管理主要完成對(duì)檔案目錄的編輯，材料的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出以及紙質(zhì)材料數(shù)字化等操作。檔案材料的收集、鑒別、歸檔和材料整理是檔案管理工作中的重要內(nèi)容。材料接收后鑒別檔案材料，檔案核對(duì)后區(qū)分可以入檔和不可入檔材料?？梢匀霗n材料進(jìn)行歸檔操作后，將材料歸入檔案，系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)整檔案目錄。不可以入檔材料，轉(zhuǎn)入“待處理”材料。

　?。?）檔案審核

　　檔案審核業(yè)務(wù)模塊主要完成三項(xiàng)功能：任前審核、檔案審核、統(tǒng)計(jì)功能。任前審核是對(duì)擬任用人員情況的審核，可生成相關(guān)的擬任用表格，如果審核人員已被任用，系統(tǒng)將會(huì)在信息數(shù)據(jù)庫(kù)中增添此人員；

　　檔案審核是對(duì)當(dāng)前所管檔案材料完整性，手續(xù)完備性情況的審核，系統(tǒng)可生成相應(yīng)的登記表格；統(tǒng)計(jì)功能完成審核中各項(xiàng)情況的統(tǒng)計(jì)包括檔案審核數(shù)量情況統(tǒng)計(jì)、檔案變化數(shù)量情況統(tǒng)計(jì)、檔案材料變化情況統(tǒng)計(jì)、缺少材料統(tǒng)計(jì)、提拔情況統(tǒng)計(jì)、未提拔情況統(tǒng)計(jì)等。

　　4.檔案網(wǎng)上閱檔系統(tǒng)

　　通過(guò)網(wǎng)上審批授權(quán)檔案查閱申請(qǐng)，實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)上對(duì)檔案的查閱功能以系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。

　　系統(tǒng)在進(jìn)行安全方面考慮：可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

　　5.備份系統(tǒng)

　　為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，提供計(jì)劃備份和手動(dòng)備份功能。備份的內(nèi)容包括檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)。系統(tǒng)備份由管檔人員執(zhí)行，可以定義一個(gè)星期備份一次或隨時(shí)手動(dòng)備份。備份數(shù)據(jù)可采用移動(dòng)硬盤(pán)、刻錄機(jī)等存儲(chǔ)保存。

　　6.系統(tǒng)還原

　　系統(tǒng)還原與系統(tǒng)備份相對(duì)應(yīng)，當(dāng)出現(xiàn)硬件損壞、感染病毒、誤操作等損壞數(shù)據(jù)情況時(shí)，可還原最近的備份文件來(lái)恢復(fù)檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)。

　　電子檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用是對(duì)檔案管理的新的有益嘗試。它結(jié)合先進(jìn)的開(kāi)發(fā)技術(shù)及設(shè)計(jì)思想，根據(jù)工作的實(shí)際需求，構(gòu)建安全靈活的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，并可完成對(duì)檔案的網(wǎng)上查詢，是檔案管理的新思路、是創(chuàng)新之處。

　　近年來(lái)，醫(yī)院選拔任用工作推行一系列重大改革舉措，醫(yī)院考察的方式方法有了很大改進(jìn)，但要全面地、歷史地考察和了解醫(yī)院，查閱醫(yī)院檔案始終是一條重要途徑。通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在選拔任用醫(yī)院工作中也將發(fā)揮重要的積極作用。將會(huì)使各級(jí)檔案管理部門的信息化水平得到進(jìn)一步提高。

　　電子檔案管理系統(tǒng)，是檔案工作中的一個(gè)新課題，是檔案工作開(kāi)發(fā)和利用的新契機(jī)。電子檔案管理的運(yùn)用在現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，而且極大地提高了工作效率，隨著“以信息化培育新動(dòng)能，用新動(dòng)能推動(dòng)新發(fā)展，以新發(fā)展創(chuàng)造新輝煌”的現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，電子檔案管理系統(tǒng)的不斷完善，電子檔案管理系統(tǒng)必將備受重視，電子檔案管理的步伐必將越來(lái)越快、覆蓋面越來(lái)越廣，為自身發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出更大的貢獻(xiàn)。