為了使檔案保存安全、管理規(guī)范、使用方便，將所有新老檔案進行數(shù)字化加工整理。經(jīng)甄選由專業(yè)的檔案服務(wù)公司協(xié)助完成檔案數(shù)字化錄入整理工作。通過檔案數(shù)字化加工整理，確保了珍貴檔案最安全保管，為查閱利用提供了最大便捷。

　　在單位與合作的檔案公司共同努力，檔案數(shù)字化整理掃描加工后，所有紙質(zhì)檔案全部移交相關(guān)單位統(tǒng)一專業(yè)保管，通過安裝“檔案信息資源整合應(yīng)用系統(tǒng)”軟件進行管理和查閱使用。

　　檔案數(shù)字化加工是指把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，然后保存到相應(yīng)的管理軟件中儲存，形成電子檔案，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比更加方便快捷。那么檔案數(shù)字化加工如何開展呢？簡單來說分為案卷拆開、檔案掃描、影像處理、檔案著錄、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、檔案還原七個程序。

　　一、案卷拆開

　　檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確；拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線；將案卷內(nèi)頁一頁頁分開，對特殊頁做出標(biāo)識提醒掃描人員注意；取掉案卷中訂書釘、曲別針等金屬物；注明每卷案卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。對不能確定的案卷，拆卷人員應(yīng)該及時向檔案員進行咨詢，不得擅自對問題進行處理。

　　二、檔案掃描

　　檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整，認真填寫紙質(zhì)檔案，掃描登記表，登記移交的檔案數(shù)量，掃描的頁數(shù)核對每份文件的實際掃描頁數(shù)和檔案，整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　三、影像處理

　　采用掃描軟件及人工結(jié)合方法，對影像優(yōu)化處理，使影像效果達到或超過實體效果；對因掃描原因造成的黑邊、歪斜等特殊影像進行處理；對非正常格式、容量文件進行檢查處理；對案卷中漏編的頁面進行科學(xué)處理，確保掃描好的影像頁數(shù)與原案卷頁數(shù)一致。影像處理又以視覺清晰頁面完整為準(zhǔn)，對圖像頁面除線偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的進行校正和處理。影像處理時要保留文件編號與文件頁碼。

　　四、檔案著錄

　　如果檔案庫房提供的目錄和紙質(zhì)檔案不相符的，應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進行錄入，并刪除錯誤信息。著錄項相關(guān)內(nèi)容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項需記錄并及時反應(yīng)給檔案保管人員，如果目錄中要增加或減少相關(guān)著錄字段要與檔案保管人員協(xié)商。如果目錄內(nèi)容有錯，如主題內(nèi)容文號等，以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)，并及時反應(yīng)給檔案管理人員。順頁整理著錄的同時，要檢查案卷的完整性，是否有缺頁漏頁錯編現(xiàn)象。

　　五、數(shù)據(jù)質(zhì)檢

　　逐條逐頁檢查每個案卷目錄下的掃描文件，頁數(shù)、目錄、內(nèi)容是否一致，以及每個影像文件的傾斜度、清晰度、指節(jié)度、分辨率格式等內(nèi)容。

　　六、數(shù)據(jù)掛接

　　通過數(shù)字化加工軟件生成掛接數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上，運行服務(wù)器上的掛機軟件進行操作，打開檔案信息化管理系統(tǒng)檢查掛接的文檔。

　　七、檔案還原

　　檔案數(shù)字化加工完成后由檔案保管人員接收，經(jīng)過掃描和影像處理后，嚴(yán)格質(zhì)檢沒有問題的檔案進行裝訂還原；注意還原檔案歸類和歸還，保持檔案加工室的整潔有序，并填寫檔案交接登記表。

　　檔案數(shù)字化加工流程

　　一、掃描方式

　　1.根據(jù)檔案幅面的大小（A4、A3、A0等）選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀）進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

　　1.1.紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。

　　2.掃描色彩模式

　　2.1.掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2.2.頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案?？刹捎煤诎锥的Ｊ竭M行掃描。

　　2.3.頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。

　　2.4.頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。

　　3.掃描分辨率

　　3.1.掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

　　3.2.采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

　　3.3.需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于250dpi。

　　4.掃描登記

　　認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　5.掃描中的文件保護

　　5.1.認真對好流程單，依照目錄數(shù)據(jù)庫中案卷的編號在掃描系統(tǒng)中建立同樣的案卷編號，然后導(dǎo)入目錄數(shù)據(jù)庫中的著錄的數(shù)據(jù)。

　　5.2.核對系統(tǒng)中的案卷信息是否與原件一致，如果發(fā)現(xiàn)差錯，要在著錄系統(tǒng)中更改。

　　5.3.核對實際掃描的頁數(shù)和檔案整理時填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體的原因和處理的方法。

　　6.掃描儀常出的故障以及處理

　　6.1.掃描時圖像有時會出現(xiàn)黑線，或圖像不應(yīng)該出現(xiàn)的污點，和大面積的黑邊。說明掃描儀有污漬或紙屑粘在鏡頭上。

　　6.2.打開掃描儀鏡頭用干凈的海綿，或者專業(yè)的鏡頭布，擦除鏡頭上的污漬即可。

　　7.檔案的錄入

　　7.1.錄入的規(guī)則

　　7.2.根據(jù)客戶的要求對整理好的檔案進行錄入，按照《檔案著錄規(guī)則》的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。

　　7.3.錄入檔案案卷的基本信息（編號，題名，目錄號等）。

　　7.4.建成案卷目錄后按照卷內(nèi)的目錄順序?qū)ξ募墧?shù)據(jù)進行錄入，要祥細的錄入每一份文件的題名，時間，文號等。

　　7.5.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入時要先檢查檔案，看檔案有沒有破損的，查看檔案的頁碼是否正確，同時根據(jù)客戶的要求區(qū)分什么需要錄入的，什么不需要錄入。

　　7.6.錄入時要依照檔案原件錄入，不得私自更改檔案的原件，錄入完成后要進行檢查，核對錄入項目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范準(zhǔn)確，對于不合格的數(shù)據(jù)要進行修改或是重錄。

　　7.8.錄入可以采用OCR識別，可提高錄入的工作效率。

　　8.圖像處理

　　8.1.圖像核對

　　8.2.掃描完的圖像要進行圖像的優(yōu)化處理，首先應(yīng)核對掃描的圖像數(shù)量是否和導(dǎo)入的目錄數(shù)據(jù)庫中文件的頁數(shù)一致。

　　8.9.如出現(xiàn)不一致只有兩種可能，一是錄入原檔案有錯，可依照原檔案更改，二是掃描出錯可能出現(xiàn)漏掃，要進行補掃。

　　9.圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

　　9.1.對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理。

　　9.2.由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。

　　9.3.發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。

　　9.4.發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。

　　9.5.認真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。

　　10.糾偏

　　對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。文件標(biāo)題傾斜的應(yīng)該予以糾偏，視覺上基本不感覺歪斜。對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　　11.去污

　　對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進行去污處理。文件中的明顯裝訂孔亦要進行處理，處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　　12.圖像拼接

　　對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　　13.裁邊處理

　　采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　14.圖像的補掃

　　14.1.補掃主要處理由優(yōu)化操作不當(dāng)，造成的圖像不完整，誤刪的情況。

　　14.2.高速掃描造成的漏掃，重張進紙。圖像不清晰以及高速掃描儀不能處理的特別文件。

　　15.圖像存儲

　　15.1.存儲格式

　　15.2.采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則。

　　15.3.提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

　　15.4.圖像文件的命名

　　15.5.紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

　　15.6.多頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。

　　16.圖像的掛機與關(guān)聯(lián)

　　16.1.圖像質(zhì)檢合格后的圖像數(shù)據(jù)要進行圖像數(shù)據(jù)的壓縮和轉(zhuǎn)換格式，上傳到總數(shù)據(jù)服務(wù)器，通過軟件可以實現(xiàn)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫對相關(guān)數(shù)字圖像的掛接。