電子會計檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，電子會計檔案歸檔是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案保管具有成本高、易損毀等缺點(diǎn)。

　　近年來，隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表以及購銷合同等會計資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，并形成大量的電子會計檔案。那么，電子會計檔案在歸檔保管中應(yīng)注意哪些問題呢？今天，小檔員就為您講講關(guān)于電子會計檔案歸檔的那些問題。

　　01、電子會計資料屬于會計檔案嗎？

　　會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

　　02、單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料必須紙質(zhì)打印歸檔保管嗎？

　　同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：

　　1.形成的電子會計資料來源真實(shí)有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；

　　2.使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

　　3.使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；

　　4.采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；

　　5.建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；

　　6.形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

　　03、單位從外部接收的電子會計資料能否僅以電子形式歸檔保存？

　　滿足《會計檔案管理辦法》第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

　　04、電子會計檔案移交時應(yīng)注意哪些問題？

　　電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

　　單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。

　　05、電子會計檔案的銷毀時應(yīng)注意哪些問題？

　　除滿足紙質(zhì)會計檔案銷毀程序以外，電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

　　06、保管期滿但涉及其他未了事項(xiàng)的電子會計檔案如何處理？

　　保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會計檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。

　　07、單位之間交接會計檔案時，電子會計檔案應(yīng)如何處理？

　　電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。

　　08、電子會計檔案的保管期限是多久？

　　電子會計檔案的保管期限與紙質(zhì)會計檔案保管期限一致。會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　電子會計檔案管理系統(tǒng)

　　一、電子會計檔案的定義

　　電子會計檔案管理由會計人員、檔案人員分工負(fù)責(zé)，涉及會計核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子會計檔案管理信息系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，管理過程包括電子會計資料的形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案的保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等。

　　電子會計檔案主要流程

　　二、電子會計檔案需要?dú)w檔的具體內(nèi)容

　　企業(yè)電子會計檔案系統(tǒng)主要是對電子發(fā)票、會計賬簿、會計憑證、會計報表、電子銀行回單、電子銀行對賬單以及紙質(zhì)票據(jù)影像的管理。其中，企業(yè)需要將紙質(zhì)票據(jù)在紙質(zhì)檔案庫中進(jìn)行歸檔，并通過拍照或者掃描上傳的方式同步到紙質(zhì)票據(jù)的管理并關(guān)聯(lián)對應(yīng)的記賬憑證，類似于存放在憑證附件中進(jìn)行管理，這也是最基本需要做的會計電子檔案管理。例如業(yè)界新興的財務(wù)軟件賬信云會計財務(wù)軟件-智能化財務(wù)軟件，適合廣大中小微企業(yè)使用，提供憑證附件一鍵上傳和管理功能，而且軟件性價比很高，對于預(yù)算不多的小微企業(yè)是一個不錯的選擇。

　　畢竟，在企業(yè)外部會計憑證中，發(fā)票的存在范圍最廣，國家出臺的政策中也指明了以增值稅專用發(fā)票電子化為發(fā)展趨勢。企業(yè)獲取的紙質(zhì)發(fā)票經(jīng)人工掃描或者拍照后進(jìn)行上傳，發(fā)票就能一直保存在云端，確保以后備查時能夠及時提供。

　　電子會計歸檔資料

　　三、電子會計檔案保存期限

　　最新出臺的文件中規(guī)定了企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限，包括行政單位、事業(yè)單位和各類企業(yè)等，這里重點(diǎn)介紹下企業(yè)的電子會計檔案所需要保管的期限。

　　電子會計檔案保存期限

　　四、企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)的具體構(gòu)建

　　1、基礎(chǔ)文件存儲到會計檔案系統(tǒng)

　　企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)按照國家規(guī)定的文件類型，系統(tǒng)將PDF文件、Office文件、圖像格式文件等轉(zhuǎn)換為版式文件，推送至電子檔案系統(tǒng)中整理歸檔。在歸檔過程中，電子檔案與影像集成，原始憑證與記賬憑證關(guān)聯(lián)，確保系統(tǒng)及所涉及會計信息的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

　　會計歸檔系統(tǒng)

　　2、業(yè)務(wù)單據(jù)存儲到會計檔案系統(tǒng)

　　企業(yè)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的申請單、報賬單、記賬憑證、原始憑證等文件，由電子會計檔案系統(tǒng)以內(nèi)置編碼規(guī)則的方式自動關(guān)聯(lián)形成一個源文件，包含納稅申報表、發(fā)票使用明細(xì)表在內(nèi)的多種財務(wù)報表數(shù)據(jù)會在系統(tǒng)影像庫中予以存儲。

　　3、根據(jù)業(yè)務(wù)情況來分類存儲

　　基于自身業(yè)務(wù)內(nèi)容以及業(yè)務(wù)情況，企業(yè)還需要對會計檔案進(jìn)行不同的細(xì)分：

　　1）將記賬憑證作為財務(wù)核算中涉及到的主要?dú)w檔文件；

　　2）財務(wù)核算與原始憑證作為會計憑證的的主要來源；

　　3）資金內(nèi)轉(zhuǎn)單、應(yīng)付單、電子銀行回單、電子發(fā)票、資金收付款單、應(yīng)收單、報賬單為主要的原始憑證類型，通過URL與記賬憑證建立關(guān)聯(lián)之前，需要將其以PDF格式歸檔至影像服務(wù)器；

　　4）固定資產(chǎn)卡片、銀行余額調(diào)節(jié)表、明細(xì)賬、總賬屬于會計賬簿類型，需要采取與原始憑證類文件同樣的處理方式；

　　5）月度、季度、年度會計報表同屬于財務(wù)會計報表類，也需要經(jīng)由影像服務(wù)器轉(zhuǎn)儲歸檔。另外，為實(shí)現(xiàn)檔案線上組卷的對應(yīng)關(guān)系，企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)中還可以引入條碼技術(shù)，將檔案憑證號、順序號、分類、存儲內(nèi)容等信息以規(guī)則的條空及對應(yīng)數(shù)字符號予以展現(xiàn)，利用光電掃描設(shè)備識讀這些條形碼符號所包含的會計信息，達(dá)到自動管理的目的。

　　4、更高層次管理：業(yè)財一體化會計檔案管理系統(tǒng)

　　業(yè)財一體化財務(wù)系統(tǒng)

　　1）構(gòu)建銷售訂單與企業(yè)收款數(shù)字化

　　傳統(tǒng)手工賬務(wù)處理模式下，企業(yè)需要現(xiàn)場領(lǐng)取發(fā)票，存在發(fā)票屬地管理方面的限制。當(dāng)企業(yè)發(fā)生銷售業(yè)務(wù)需要開票時，財務(wù)人員可以直接根據(jù)來自于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的訂單或者合同信息等，開具銷項(xiàng)發(fā)票，并將相應(yīng)的數(shù)據(jù)先傳輸給客戶，完成發(fā)票申請、校驗(yàn)、開具、傳送、收款等系列操作。在整個訂單與收款數(shù)字化流程中，開票協(xié)同、銷項(xiàng)發(fā)票管理、收款稽核這些流程都相互匹配、無縫銜接，實(shí)現(xiàn)整個開票過程的互聯(lián)互通，業(yè)財一體化囊括了企業(yè)經(jīng)營過程中各個業(yè)務(wù)場景的財會數(shù)據(jù)。

　　2）構(gòu)建采購訂單與企業(yè)付款數(shù)字化

　　企業(yè)和供應(yīng)商之間的系統(tǒng)通過協(xié)同平臺打通，實(shí)現(xiàn)雙方之間自動化對賬與結(jié)算，節(jié)省了大量的人力和物力。同時，供應(yīng)商在收到企業(yè)預(yù)置發(fā)票后，按照其結(jié)構(gòu)化信息開具發(fā)票并在線提供給企業(yè)，驗(yàn)收單、付款記錄、發(fā)票等憑證信息相對應(yīng)。另外，電子發(fā)票服務(wù)平臺與進(jìn)項(xiàng)發(fā)票管理系統(tǒng)連接，會計核算系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)以及銀企互聯(lián)系統(tǒng)相協(xié)同，彼此開展及時、便捷的查驗(yàn)以確保實(shí)現(xiàn)三單智能匹配，報銷、審核、入賬、付款效率提高，企業(yè)內(nèi)控水平提升。