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電子化檔案管理好處是相比于以前的檔案管理方式,電子化管理模式擁有大量優(yōu)勢,其重點是對電子文件開展有效、深入管理。然而,這種電子文件并不具備直接閱讀性,需要借助計算機技術(shù)對文件內(nèi)容進(jìn)行讀取,進(jìn)而可以充分提高傳遞與處理的進(jìn)程,方便人員使用、處理與儲存信息。
在檔案管理中使用電子化管理模式的積極影響
?。ㄒ唬┐龠M(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化流程體系的建立。
相比以前的檔案管理模式,電子化管理模式可以有效解決傳統(tǒng)模式存在的相關(guān)問題,有效建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程體系。現(xiàn)如今,借助于電子技術(shù)可以使檔案管理進(jìn)一步轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊墓芾矸绞剑⑶也皇苋藶橐蛩氐挠绊?,只需在初期階段有效設(shè)置有關(guān)程序,計算機技術(shù)就能夠按照現(xiàn)實運行情況對信息進(jìn)行管理與儲存,保證信息的準(zhǔn)確性與完整性。
(二)強化檔案管理工作的實時性。
基于以前單一化的檔案管理模式,檔案人員需要消耗大量的精力以及時間來研究檔案數(shù)據(jù),并且將其進(jìn)行結(jié)合,深入實施儲存與整理。這個環(huán)節(jié)具有很大的工作量,再加上檔案管理工作需要人為進(jìn)行,人為因素極大影響了檔案管理工作的整體質(zhì)量以及效率。然而,借助于電子化的檔案管理模式可以提高檔案管理的及時性,使有關(guān)數(shù)據(jù)資料擁有極大的價值。
(三)加強檔案管理工作的正確性。
在事業(yè)單位的運行階段,檔案管理工作都是必不可少的一個部分,有效開展這項工作是非常有必要的。如今的檔案涵蓋了大量內(nèi)容,例如單位后期的發(fā)展信息以及單位員工的信息檔案等,對檔案管理相關(guān)工作進(jìn)一步提出了更高的要求,所以單位一定要保證檔案工作的安全性以及有效性。
信息化技術(shù)重點以電腦以及計算機為核心載體,借助于電子化的方式,具有極高的保密性以及安全性、真實性,能夠進(jìn)一步方便人員查找以及儲存信息,進(jìn)而可以提高檔案工作的整體質(zhì)量以及效率。
?。ㄋ模┨嵘龣n案管理的工作效率。
計算機是電子信息化管理模式的核心工具,這充分說明在保存信息的時候,只需借助于硬盤或計算機等相關(guān)設(shè)備,就能夠?qū)τ嘘P(guān)信息進(jìn)行儲存以及使用。
從現(xiàn)實運行情況來分析,這種儲存方式具有關(guān)鍵的作用,不但可以有效減少空間,使信息儲存越來越環(huán)保,而且可以對有關(guān)人員的操作手續(xù)進(jìn)行簡化,只需要對計算機開展簡單操作,就能夠查詢有關(guān)數(shù)據(jù),進(jìn)而可以進(jìn)一步節(jié)約物力以及人力,促進(jìn)檔案管理工作不斷發(fā)展。
?。ㄎ澹崿F(xiàn)資源共享。
現(xiàn)階段,把檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)有效結(jié)合起來,能夠有效實現(xiàn)資源共享,同步開展檔案的使用與歸檔。隨著經(jīng)濟(jì)的持續(xù)提升,在檔案管理中開始普遍地使用電子化管理模式。然而,在國內(nèi)檔案開發(fā)和使用階段還存在大量問題,需要有關(guān)人員進(jìn)一步開展電子信息化管理,將檔案信息資源很好地體現(xiàn)出來,以此實現(xiàn)管理的核心目的。
檔案管理工作的信息化應(yīng)用
(一)建立電子信息化的管理思想。
隨著電子信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展,大部分行業(yè)在實施管理過程中需要引入電子信息技術(shù),以此來提升檔案的保管能力。有關(guān)管理人員更要充分認(rèn)識到電子化檔案管理是未來發(fā)展的核心趨勢所在,從而實現(xiàn)電子化檔案管理,建立規(guī)范化的管理平臺。
借助電子化的管理形式,可以長時間保存以及管理檔案,同時創(chuàng)建以及優(yōu)化電子化的檔案管理系統(tǒng),還可以為管理人員提供高效的服務(wù)。
?。ǘ﹥?yōu)化檔案的電子信息化建設(shè)。
在創(chuàng)建電子化的檔案管理模式時,首先要不斷優(yōu)化單位內(nèi)部檔案管理系統(tǒng),進(jìn)一步導(dǎo)入“互聯(lián)網(wǎng)+”概念,幫單位制定統(tǒng)一、高效的檔案管理軟件,從而更好地實現(xiàn)檔案的信息化共享。與此同時,建立電子信息管理平臺,可以全面、有效地實現(xiàn)檔案的信息化管理,對單位數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行有效備份,確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性、高效性以及正確性。此外,需要充分培養(yǎng)專業(yè)化的團(tuán)隊來開展電子化的檔案管理,從而實現(xiàn)檔案信息化管理的核心目的,切實提升檔案工作的整體質(zhì)量。
?。ㄈ﹥?yōu)化檔案管理的安全性。
網(wǎng)絡(luò)化時代,一定會發(fā)生病毒植入、數(shù)據(jù)容災(zāi)以及電腦信息泄露等問題,特別是在電子技術(shù)的普遍運用下,手機以及電腦等硬件和各種APP等軟件組成了大數(shù)據(jù)資源,這些資源面臨著信息泄密或者黑客攻擊等安全問題。
于是,如今的檔案館應(yīng)該借助于大數(shù)據(jù)技術(shù),有效、及時地處理這些與安全隱患有關(guān)的問題,這就需要提升檔案管理的有效性與安全性,經(jīng)過防火墻技術(shù)以及數(shù)字簽名的有效設(shè)置,能夠在后臺創(chuàng)建一套備用程序。
當(dāng)出現(xiàn)安全問題時啟動“異地容災(zāi)”程序,對檔案管理工作的不安全因素進(jìn)行有效杜絕,進(jìn)一步為人們提供良好服務(wù),有效打造現(xiàn)代化的檔案管理,充分確保檔案資源的安全性以及真實性。
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第一,檔案人員要主動借助于計算機技術(shù)開展檔案編研業(yè)務(wù),經(jīng)過有效撰寫或整理,進(jìn)一步展示檔案的內(nèi)涵以及文化,使檔案利用人員可以很快獲得檔案文件里面的關(guān)鍵信息以及知識,為檔案利用人員提供良好、全面的信息服務(wù)。
第二,為保證電子檔案的操作簡單性以及便捷性,需要借助計算機技術(shù)對電子檔案的索引目錄進(jìn)行編制,并且認(rèn)真遵守有關(guān)的保密規(guī)定,有效查閱以及使用電子檔案,關(guān)于保密等級的電子檔案要通過審批以后才可以開展利用,以此有效保證電子檔案的真實性以及安全性,避免檔案信息被泄漏,為檔案工作的深入發(fā)展提供良好的環(huán)境。
第三,在使用了電子檔案以后,也要對檔案利用登記表進(jìn)行認(rèn)真填寫,其中內(nèi)容涵蓋了檔案利用者的單位與姓名、查找內(nèi)容、查檔目的與范圍等等,進(jìn)而促進(jìn)電子檔案的合理使用。
電子信息化檔案管理的要點
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在收集信息的時候,單位需要先收集以及整理電子檔案信息,然后再借助計算機設(shè)備把這些信息通過電子文本的形式進(jìn)一步保存在系統(tǒng)中,并且用于信息數(shù)據(jù)庫的建立,充分確保檔案數(shù)據(jù)的品質(zhì)。
(二)整理。
在整理時,單位員工應(yīng)該對電子檔案資料開展準(zhǔn)確編號,并且通過計算機對其開展分類管理,方便以后的調(diào)取以及使用。同時在檔案管理中要產(chǎn)生對應(yīng)的目錄列表,對資料查找流程進(jìn)行簡化。
?。ㄈ╄b定。
借助于計算機對電子檔案有效實施管理,需要對檔案的存儲情況進(jìn)行有效鑒定,仔細(xì)查看其是否存在不良介質(zhì)的介入以及病毒的侵入等,以此來有效維護(hù)信息的安全性。對于鑒定難度非常大的步驟,有關(guān)工作人員一定要引起高度重視,以免產(chǎn)生問題。
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在保存檔案數(shù)據(jù)資料的過程中,需先有效選擇資料的媒介,明確資料數(shù)據(jù)的具體保存位置,提升檔案資料保存的安全性。同時在保存的時候,需要掌控存儲介質(zhì)的溫度與濕度,以免對檔案的使用與調(diào)取產(chǎn)生影響。
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能夠利用計算機系統(tǒng)的統(tǒng)計功能來實施有關(guān)統(tǒng)計工作,進(jìn)而緩解員工的工作壓力,使工作效率獲得提高,強化數(shù)據(jù)資料的完整性以及準(zhǔn)確性。
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運營作業(yè)的實施需要檔案庫的大力支持才可以實現(xiàn)。對此,員工需要充分建設(shè)各種檔案庫,選取適宜的閱讀以及檢索方式,提高信息的調(diào)取效率。
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檔案編排需要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下開展,如此可以有效提升編排工作的整體質(zhì)量,推動每個行業(yè)之間的深入交流,在維持單位平穩(wěn)運行的前提下,強化與其他單位之間的交流以及溝通。
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伴隨網(wǎng)絡(luò)的開放化,信息數(shù)據(jù)變得越來越透明以及公開,可針對單位來講,卻存在很大的信息風(fēng)險。一旦泄漏了大量的機密信息,就不利于單位有關(guān)工作的順利開展。因此需要強化對電子信息數(shù)據(jù)的有效保管,設(shè)置合理、有效的保護(hù)策略,如權(quán)限設(shè)定以及分級保存等,以維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全,進(jìn)而避免出現(xiàn)隨意修改以及竊取等問題。
在對電子檔案進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中,單位要制定完整、有效的保護(hù)機制,借助軟件或硬件加密的方式進(jìn)一步保護(hù)數(shù)據(jù),保證檔案傳輸工作順利開展。
結(jié)語
總而言之,檔案是人力資源管理的關(guān)鍵性內(nèi)容,也是人力資源開發(fā)以及利用的核心依據(jù)。伴隨社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展,對人才的標(biāo)準(zhǔn)要求也逐漸提高,檔案管理的重要作用更加凸顯。借助于信息化技術(shù)強化檔案管理信息化建設(shè)。
是時代飛速發(fā)展的必然趨勢,是提升資源利用率、及時更新檔案信息以及確保檔案管理安全性的要求,也是提高人力資源管理水平以及建立和諧勞動關(guān)系的核心渠道。因此,一定要有序開展檔案管理信息化建設(shè),唯有如此,才可以使管理主體更好地適應(yīng)社會的飛速發(fā)展。
電子化檔案管理辦法
第一章總則
第一條為推動電子檔案科學(xué)管理,規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè),明確電子檔案管理系統(tǒng)基本功能,確保電子檔案真實、完整、可用與安全,按照國家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng),是指檔案機構(gòu)運用信息技術(shù)手段對電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。
第三條本規(guī)定明確了電子檔案管理系統(tǒng)(以下簡稱系統(tǒng))必備的功能。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)依據(jù)先進(jìn)、實用、安全、發(fā)展的原則。
第四條本規(guī)定適用于國家各級各類檔案館,機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位可參照執(zhí)行。
第二章系統(tǒng)總體要求
第五條系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)具備開放性,可實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享與交換。
第六條系統(tǒng)功能應(yīng)具備可擴(kuò)展性,應(yīng)滿足當(dāng)前及可預(yù)見的時間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求,可方便地進(jìn)行功能擴(kuò)展。
第七條系統(tǒng)實現(xiàn)應(yīng)具備靈活性,支持電子檔案管理的業(yè)務(wù)模式、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等的靈活定義與部署。
第八條系統(tǒng)運行應(yīng)安全可靠,保存電子檔案管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程記錄,根據(jù)需要采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認(rèn)證等技術(shù)手段,保障電子檔案安全,防止非授權(quán)訪問。
第九條系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)電子檔案保存和利用的業(yè)務(wù)要求分別建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫。
第十條系統(tǒng)應(yīng)能夠管理符合國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的多種門類、多種格式的電子檔案。
第十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對實體檔案進(jìn)行輔助管理的功能。
第三章檔案接收
第十二條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能,支持在線和離線的批量接收與處理,保存移交接收處理記錄。
第十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能,對不合格的進(jìn)行標(biāo)注。
第十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能,支持電子檔案數(shù)量的清點、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證,賦予電子檔案唯一標(biāo)識。
第十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對征集檔案進(jìn)行管理的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的自動歸類與排序等功能,支持分類與排序的調(diào)整處理。
第十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標(biāo)引等功能,形成電子檔案目錄,并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。
第十八條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能,生成符合國家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的用于長期保存和提供利用的電子檔案。
第十九條系統(tǒng)應(yīng)具備維護(hù)電子檔案各組成部分及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。
第二十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案入庫功能,并保存入庫處理過程記錄。
第五章檔案保存
第二十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份與恢復(fù)功能,設(shè)置備份與恢復(fù)策略,制作備份數(shù)據(jù),對備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進(jìn)行登記、檢測與管理,使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理,記錄備份恢復(fù)過程信息。
第二十二條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控和警告功能,對存儲介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問和系統(tǒng)響應(yīng)超時等情況發(fā)出警告,跟蹤和記錄警告事項處理過程。
第二十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進(jìn)行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
第二十四條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護(hù)功能,保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除,記錄長期保存過程中的變動信息。
第六章檔案利用
第二十五條系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫的功能,支持電子檔案的檢索、篩選和輸出,能夠為利用者提供符合國家標(biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案。
第二十六條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進(jìn)行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能,支持跨全宗、跨門類和遞進(jìn)檢索,檢索結(jié)果能夠進(jìn)行局部瀏覽和有選擇性地進(jìn)行輸出。
第二十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能,支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理,并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。
第二十八條系統(tǒng)應(yīng)具備檔案編研功能,對檔案編研成果進(jìn)行管理。
第二十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能,保存檔案利用者信息,并采取技術(shù)手段確保利用過程中電子檔案不被非法纂改。
第七章檔案鑒定與處置
第三十條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能,按照電子檔案的處置規(guī)則,建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程,支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。
第三十一條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能,支持密級、價值和開放等鑒定處理。
第三十二條系統(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過程信息,記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見和時間等信息。
第三十三條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷毀管理功能,對實施銷毀處理的電子檔案進(jìn)行徹底銷毀,留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。
第八章檔案統(tǒng)計
第三十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計功能,可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計。
第三十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對一定時間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計的功能。
第三十六條系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計報表。
第三十七條系統(tǒng)應(yīng)提供報表制作工具,支持用戶自定義統(tǒng)計報表。
第九章系統(tǒng)管理
第三十八條系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結(jié)構(gòu)的定義與配置功能。
第三十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類方案的定義與維護(hù)功能,支持電子檔案類目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理;系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案;系統(tǒng)應(yīng)支持對會計、業(yè)務(wù)類等專門檔案分類體系的設(shè)置。
第四十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護(hù)功能,內(nèi)置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。
第四十一條系統(tǒng)應(yīng)具備用戶信息管理的功能,支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計員的三員分立的安全控制功能,支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理,以及按照功能和數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)等功能。
第四十二條系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類管理功能,記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問等事項進(jìn)行審計、跟蹤的功能,記錄發(fā)現(xiàn)問題。
第十章附則
第四十四條本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第四十五條本規(guī)定自公布之日起實施。2001年6月5日國家檔案局公布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》同時廢止。