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近幾年,在數(shù)字化的大背景下,國(guó)家對(duì)檔案管理提出了新的倡議,并出臺(tái)了相關(guān)政策,明確電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案具有同等法律效力。不難看出,檔案管理的數(shù)字化趨勢(shì)在加劇,以后有可能檔案可以單獨(dú)以檔案影像管理系統(tǒng)電子形式歸檔。
隨著金融全球一體化的步伐加快,國(guó)內(nèi)外金融市場(chǎng)不斷開(kāi)放,為金融行業(yè)帶來(lái)了更多的良機(jī),銀行或其他金融機(jī)構(gòu)要不斷拓展自身業(yè)務(wù)。隨之而來(lái)的是會(huì)產(chǎn)生大量的業(yè)務(wù)憑證,包括會(huì)計(jì)傳票、儲(chǔ)蓄憑單、支票、信貸合同等,這些憑證每天都在大量地產(chǎn)生,再加上歷史遺留憑證,數(shù)量相當(dāng)巨大。對(duì)于這些憑證,如何進(jìn)行分類(lèi)、保存和歸檔,并且事后可以實(shí)現(xiàn)高效檢索和調(diào)閱,一直是一件非常棘手的事情。
為了解決所面臨的以上問(wèn)題,就要借助憑證電子化技術(shù)建設(shè)一套檔案影像管理系統(tǒng)。針對(duì)這一需求,公司推出的影像內(nèi)容管理系統(tǒng),以先進(jìn)的影像管理技術(shù)為基礎(chǔ),配合相關(guān)的系統(tǒng)硬件,將紙面憑證轉(zhuǎn)換成電子影像文件,并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)建立索引、查詢(xún)、調(diào)閱、審批、存儲(chǔ)等功能的一整套多功能非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)。
影像產(chǎn)品定位
影像系統(tǒng)是整個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)體系中的一個(gè)基礎(chǔ)平臺(tái),主要用于存儲(chǔ)和管理影像。包括內(nèi)容管理、非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)傳輸、影像采集/展現(xiàn)和影像加工處理和業(yè)務(wù)系統(tǒng)影像化應(yīng)用幾個(gè)部分。
內(nèi)容管理:是基于內(nèi)容管理系統(tǒng)并通過(guò)主流的影像服務(wù)總線(xiàn)技術(shù)對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行存取、修改等操作。系統(tǒng)提供內(nèi)容管理適配器,可以根據(jù)用戶(hù)需求,進(jìn)行內(nèi)容管理方式的自行配置,包括分布式存儲(chǔ)和傳統(tǒng)的存儲(chǔ)模式(FCM、Filenet、Document um、CM等)。
影像平臺(tái):系統(tǒng)提供業(yè)務(wù)憑證影像化的主流技術(shù),包括:影像采集、影像調(diào)閱、影像檢索、影像展現(xiàn)、影像識(shí)別、影像切分、影像壓縮、影像傳輸、影像存儲(chǔ)服務(wù)等功能。
業(yè)務(wù)影像系統(tǒng):業(yè)務(wù)影像通過(guò)影像控件與平臺(tái)進(jìn)行集成,平臺(tái)為業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供業(yè)務(wù)影像技術(shù)服務(wù)。
終端設(shè)備:影像平臺(tái)提供與PC端系統(tǒng)接口。用戶(hù)在PC端可以訪(fǎng)問(wèn)業(yè)務(wù)系統(tǒng),對(duì)影像進(jìn)行各類(lèi)操作。
影像系統(tǒng)功能特點(diǎn)
1.為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供統(tǒng)一的影像數(shù)據(jù)采集、導(dǎo)入、存儲(chǔ)、管理、查詢(xún)等功能,實(shí)現(xiàn)影像數(shù)據(jù)的集中管理;
2.系統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)劃了內(nèi)容數(shù)據(jù)集元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式,實(shí)現(xiàn)了內(nèi)容數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理,為數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析奠定了基礎(chǔ);
3.具有可供其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用的影像對(duì)象查詢(xún)、展現(xiàn)模塊,支持其它應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)影像對(duì)象的查詢(xún)和展現(xiàn);
4.前端影像應(yīng)用控件采用插件式設(shè)計(jì),可以對(duì)不同的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行靈活調(diào)整,通過(guò)參數(shù)配置可以靈活地控制前端影像控件加載的功能;
5.系統(tǒng)可以方便地進(jìn)行擴(kuò)展,以滿(mǎn)足未來(lái)業(yè)務(wù)種類(lèi)和業(yè)務(wù)量的增加;
6.支持內(nèi)容管理適配操作,可以選擇傳統(tǒng)的存儲(chǔ)模式,同filenet、documentum等主流內(nèi)容管理產(chǎn)品集成,或采用分布式存儲(chǔ)模式;
解決方案特點(diǎn)
影像與內(nèi)容管理平臺(tái)除了提供標(biāo)準(zhǔn)的影像與內(nèi)容管理服務(wù),平臺(tái)還具有超前的設(shè)計(jì):
?從面相業(yè)務(wù)和跨業(yè)務(wù)應(yīng)用的角度統(tǒng)一全行影像信息的組織和分類(lèi)方法,各業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠共享組織方法;
?統(tǒng)一定義、管理全行的影像文件信息,特別標(biāo)注共享文件。共享文件有獨(dú)立的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間,能夠被各業(yè)務(wù)系統(tǒng)共享;
?根據(jù)業(yè)務(wù)需要靈活定義業(yè)務(wù)檔案包,并規(guī)范各業(yè)務(wù)層面的數(shù)據(jù)完整性。元數(shù)據(jù)信息的訪(fǎng)問(wèn)可以通過(guò)業(yè)務(wù)包進(jìn)行;
?多層級(jí)組織業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù),支持多業(yè)務(wù)應(yīng)用對(duì)影像調(diào)閱的復(fù)雜需求;
?統(tǒng)一管理全行影像的存儲(chǔ),在支持分布式影像存儲(chǔ)的情況下,保持影像信息和元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理,提升調(diào)閱速度,解決多內(nèi)容存儲(chǔ)平臺(tái)環(huán)境中信息無(wú)法共享的問(wèn)題;
?統(tǒng)一影像資源的權(quán)限管理,幫助實(shí)現(xiàn)跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)的影像調(diào)閱控制;
?提供統(tǒng)一的影像采集和處理桌面,能夠靈活與需求影像作業(yè)的外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成。
業(yè)務(wù)價(jià)值
?影像不單純是業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息材料,更是全行統(tǒng)一的信息資源;
?影像信息能夠在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間實(shí)現(xiàn)共享,避免影像重復(fù)采集;
?建立全行統(tǒng)一的影像的分類(lèi)組織、權(quán)限管理標(biāo)準(zhǔn);
?在跨內(nèi)容管理平臺(tái)之上建立集中管理的影像信息和元數(shù)據(jù)管理中心;
?實(shí)現(xiàn)客戶(hù)影像檔案管理,提升客戶(hù)辦理業(yè)務(wù)的體驗(yàn),為新的業(yè)務(wù)嘗試提供保障。
影像管理系統(tǒng)幫助企業(yè)構(gòu)建無(wú)紙化、數(shù)字化、智能化的電子影像管理體系。功能包括影像掃描、影像審核、補(bǔ)掃、重掃、合規(guī)管理、歸檔等功能,實(shí)現(xiàn)影像資料全流程電子化處理,提高報(bào)賬效率和審批效率,滿(mǎn)足業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)及財(cái)務(wù)共享中心人員通過(guò)信息系統(tǒng)遠(yuǎn)程對(duì)影像進(jìn)行稽核和調(diào)閱服務(wù)的需求。
核心功能
影像采集:支持PC端和移動(dòng)端應(yīng)用,支持本地導(dǎo)入、拍照和掃描等多種采集方式;支持OCR識(shí)別,包括對(duì)單張票據(jù)或多種票據(jù)的平鋪?zhàn)R別;支持電子發(fā)票文件導(dǎo)入及解析;支持在采集過(guò)程中對(duì)增值稅發(fā)票進(jìn)行發(fā)票在線(xiàn)查驗(yàn),杜絕虛假報(bào)賬;支持對(duì)影像進(jìn)行規(guī)范化管理,實(shí)現(xiàn)合規(guī)性檢查,減少審核人員工作量。
影像管理:支持以單據(jù)為維度進(jìn)行影像數(shù)據(jù)審核,提供駁回、補(bǔ)掃、替掃功能;支持影像待辦轉(zhuǎn)移;支持影像駁回并掛起業(yè)務(wù)流程;支持審批影像過(guò)程中發(fā)起發(fā)票驗(yàn)真。
影像查看:依據(jù)影像唯一索引可隨時(shí)在線(xiàn)調(diào)用查看;支持透視業(yè)務(wù)單據(jù);支持影像流程軌跡的查看;支持多個(gè)查詢(xún)條件快速檢索;支持影像下載。
影像歸檔:根據(jù)業(yè)務(wù)要求可自動(dòng)歸檔管理,同時(shí)特殊場(chǎng)景支持手動(dòng)批量歸檔;提供歸檔后補(bǔ)掃功能。
方案特點(diǎn)
01、靈活易用的多種應(yīng)用場(chǎng)景
根據(jù)企業(yè)管理模式不同,滿(mǎn)足專(zhuān)崗掃描、全員掃描及混合掃描等模式下的不同影像處理流程。
02、安全可靠的多種存儲(chǔ)方式
可根據(jù)企業(yè)存儲(chǔ)資源靈活配置存儲(chǔ)方式,支持磁盤(pán)、FTP存儲(chǔ)、OBS存儲(chǔ)和加密存儲(chǔ)等多樣化存儲(chǔ)方式。
03、高安全性的防篡改技術(shù)
影像文件采用加密存儲(chǔ),并在影像上傳、下載、歸檔環(huán)節(jié)中通過(guò)文件md5值檢查校驗(yàn),保證數(shù)據(jù)傳輸安全性和文件的一致性。
04、不限制掃描設(shè)備
不強(qiáng)制限制掃描設(shè)備,滿(mǎn)足twain協(xié)議的設(shè)備均支持;對(duì)已有掃描設(shè)備可利舊。
企業(yè)賦能
1.久其電子影像管理系統(tǒng)將不同種類(lèi)的紙質(zhì)文件、檔案資料、紙質(zhì)票據(jù)電子化管理,完成了電子圖像的集中化管理,解決紙質(zhì)文件難于長(zhǎng)久保管的問(wèn)題。
2.實(shí)現(xiàn)了企業(yè)數(shù)據(jù)異地管理的同步性問(wèn)題,解決了數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性問(wèn)題,提高了工作效率。
3.為企業(yè)內(nèi)部其它系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)接口,實(shí)現(xiàn)與企業(yè)共享平臺(tái)的無(wú)縫對(duì)接。
在以往傳統(tǒng)的情況下,文件、檔案都是以紙質(zhì)的形式保存的,這難免會(huì)存在一些問(wèn)題——檔案逐年增加,管理上存在一定難度;同時(shí)會(huì)給查閱帶來(lái)一定的困擾。
如今隨著電子印章的廣泛使用,越來(lái)越多的企業(yè)選擇將傳統(tǒng)文件轉(zhuǎn)換為電子文件,這樣雖然使簽字蓋章更加便捷,但由于業(yè)務(wù)分散,數(shù)據(jù)往往不在同一個(gè)系統(tǒng)中,這無(wú)疑會(huì)給歸檔整理增添負(fù)擔(dān),時(shí)間長(zhǎng)了甚至容易造成丟失。
傳統(tǒng)走向新生,往往都不是一蹴而就的,在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中,各個(gè)階段都會(huì)出現(xiàn)不同的挑戰(zhàn)。
如何自動(dòng)接收來(lái)自不同系統(tǒng)的電子檔案?電子檔案與紙質(zhì)檔案如何統(tǒng)一管理?怎樣在大量的檔案文件中精準(zhǔn)查閱和高效利用?如何確保歸檔后的文件永久封存、不被篡改?從生成到歸檔的過(guò)程怎樣把控?是否可以追蹤記錄?
新形勢(shì)下的檔案管理意味著,從檔案的生成、整理、查詢(xún)、利用、鑒定到銷(xiāo)毀,整個(gè)生命周期都做到電子化,并且通過(guò)一些技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)所有歸檔數(shù)據(jù)防篡改,從而構(gòu)建一個(gè)讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗(yàn)的電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)。
數(shù)字化賦能
統(tǒng)一管理,所有文件可歸檔到一個(gè)檔案中心,為不同角色提供服務(wù)
檔案管理通常會(huì)涉及多個(gè)部門(mén)、多個(gè)崗位,因此需要將分散在各個(gè)功能模塊的數(shù)據(jù)抽取出來(lái),集中匯總,再根據(jù)不同崗位、不同角色進(jìn)行推送。
比如對(duì)檔案管理員來(lái)說(shuō),檔案的接收和整理是最重要的,同時(shí)能夠及時(shí)處理借閱申請(qǐng)、實(shí)時(shí)掌握檔案庫(kù)的使用情況;普通員工最關(guān)心的是檔案的快速查閱和利用,也希望能查看歷史記錄;而系統(tǒng)管理員更注重對(duì)系統(tǒng)整體運(yùn)行情況的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè),以確保及時(shí)調(diào)整需求。
全生命周期管理,實(shí)現(xiàn)從檔案的收集、整理、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等全程電子化
在檔案接收階段,當(dāng)文件審批流程結(jié)束后,可將文件歸入相應(yīng)的接收庫(kù)中;紙質(zhì)檔案可以以?huà)呙?、影像文件的形式上傳。檔案管理員可對(duì)接收文件所屬的目錄號(hào)、文號(hào)、文件順序號(hào)、保管期限、責(zé)任人等信息進(jìn)行補(bǔ)充整理。
在檔案整理階段,可以預(yù)設(shè)規(guī)則實(shí)現(xiàn)自動(dòng)排序、組卷、編號(hào)等。另外重要的一點(diǎn)是針對(duì)檔案元數(shù)據(jù)的管理,元數(shù)據(jù)描述了檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及管理過(guò)程,為了確保其真實(shí)性、完整性、可用性、可靠性,系統(tǒng)可對(duì)其進(jìn)行四性檢測(cè)并生成報(bào)告,這樣進(jìn)一步確保了檔案工作的安全、嚴(yán)謹(jǐn)。
對(duì)于檔案的借閱,用戶(hù)可通過(guò)檢索找到所需檔案,申請(qǐng)借閱;審批通過(guò)后可在線(xiàn)預(yù)覽或下載帶有水印加注的文件。同時(shí),所有的借閱、查看、下載次數(shù)會(huì)留痕,對(duì)管理員可見(jiàn)。
關(guān)于檔案的鑒定和銷(xiāo)毀,系統(tǒng)將提供智能化服務(wù),對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行分析,確定保存期限,并能檢索出即將到期的檔案,待確認(rèn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀,這個(gè)記錄也會(huì)被永久保存。
自動(dòng)收集各個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)歸檔文件和數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)100%歸檔,并對(duì)用戶(hù)行為存檔
電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)支持通過(guò)批量導(dǎo)入、手動(dòng)導(dǎo)入或接口集成的方式從異構(gòu)系統(tǒng)收集各類(lèi)檔案,比如人事檔案中人員相關(guān)的履歷、任免等材料以附件的形式歸檔。這樣通過(guò)相應(yīng)的可視化配置,快速集成來(lái)自O(shè)A、ERP、CRM、HR等各個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)100%歸檔。
此外,用戶(hù)行為存檔是指對(duì)檔案的收集、整理、利用、檢索、查看、下載、維護(hù)等操作留痕,系統(tǒng)會(huì)對(duì)這些日志記錄添加數(shù)字簽名后再次存證,確保所有操作有跡可循,有效防止內(nèi)容篡改。
針對(duì)財(cái)會(huì)檔案,滿(mǎn)足電子會(huì)計(jì)憑證的管理需求
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要證據(jù),在管理上應(yīng)極其重視。
以憑證檔案為例,當(dāng)OA中的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程審批結(jié)束后,系統(tǒng)會(huì)根據(jù)年月自動(dòng)接收到對(duì)應(yīng)的門(mén)類(lèi)下,而與該報(bào)銷(xiāo)相關(guān)的記賬憑證、單據(jù)、電子發(fā)票等以版式文件形式存入檔案系統(tǒng)。
如此一來(lái),原本分散在OA、財(cái)務(wù)、銀行系統(tǒng)的各類(lèi)憑證會(huì)關(guān)聯(lián)起來(lái),管理、使用起來(lái)更便捷。
電子化的檔案管理系統(tǒng)對(duì)于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)維護(hù)也將起到重要作用,快速檢索、第三方存證等功能會(huì)使檔案管理更加安全、高效。
企業(yè)數(shù)字化之路已開(kāi)啟
如今,數(shù)字化辦公已經(jīng)走進(jìn)各行各業(yè),這不僅推動(dòng)了企業(yè)電子化、智能化的轉(zhuǎn)型,更多的是利用數(shù)字化思維來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)化、體系化、結(jié)構(gòu)化思考,這樣的轉(zhuǎn)變,才能推動(dòng)組織結(jié)構(gòu)、人均效能的升級(jí),促進(jìn)各組織間的協(xié)同管理。由此可見(jiàn),數(shù)字化開(kāi)啟了人類(lèi)社會(huì)的革命,產(chǎn)業(yè)全面數(shù)字化已是必然趨勢(shì)。
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