檔案的形式是豐富多彩的，不僅紙質(zhì)文件材料是檔案，圖紙、照片、電子數(shù)據(jù)等材料也是檔案，而且，檔案的形式還在不斷的變化，比如在電子檔案產(chǎn)生的基礎(chǔ)上海產(chǎn)生了三維立體檔案等。檔案分類(lèi)整理的終極目標(biāo)就是為了具體認(rèn)識(shí)檔案，科學(xué)管理檔案，準(zhǔn)確查詢(xún)檔案。

　　過(guò)去，在沒(méi)有利用計(jì)算機(jī)管理檔案的時(shí)候，我們一般分類(lèi)的做法就是，從大到小，一直分到最小的類(lèi)，然后通過(guò)登記的目錄及庫(kù)位號(hào)的方式進(jìn)行查找。

　　隨著通過(guò)計(jì)算機(jī)管理檔案，以及依靠檔案管理軟件進(jìn)行檢索，我們一般利用關(guān)鍵字搜索，即可以快速的到找到想要的檔案，隨著條形碼、RFID條碼的應(yīng)用，目前也提出了無(wú)序存放有序查找的思路，每份檔案有一個(gè)唯一的條碼或RFID碼，對(duì)應(yīng)實(shí)體檔案存放位置。

　　那么，接下來(lái)我們了解下檔案是如何檔案分類(lèi)整理的呢？

　　檔案分類(lèi)就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。

　　廣義為檔案概念分類(lèi)、檔案實(shí)體分類(lèi)、檔案檢索分類(lèi)的總稱(chēng)。這三種分類(lèi)的功能各有側(cè)重：

　　1.概念分類(lèi)主要為了具體認(rèn)識(shí)檔案；

　　2.實(shí)體分類(lèi)主要為了科學(xué)管理檔案；

　　3.檢索分類(lèi)主要為了準(zhǔn)確查尋檔案；

　　狹義指全宗內(nèi)檔案分類(lèi)，即檔案整理的分類(lèi)，目前，我們檔案界一般把檔案劃分為文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案和音像檔案（或特殊載體檔案）等種類(lèi)。

　　一、概念分類(lèi)

　　01、根據(jù)檔案的形成

　　根據(jù)檔案形成者，可分為國(guó)家機(jī)構(gòu)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)單位檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等。社會(huì)組織檔案分為特定的社會(huì)組織文件。

　　02、根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)

　　根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)，可分為立法檔案、行政檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、藝術(shù)檔案、宗教檔案等等。

　　03、根據(jù)檔案的載體形式

　　根據(jù)檔案的載體形式，可分為時(shí)刻檔案、泥板檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡(jiǎn)牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟板檔案、棕櫚葉檔案、樺樹(shù)皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等。

　　04、按照記錄信息方式

　　按照記錄信息方式，可分為文字檔案、圖形檔案、聲像檔案。聲像檔案又分為照片、錄音、錄像、影片檔案。這些類(lèi)型的檔案在管理和利用上都有其自身的特殊性。

　　05、按照記錄信息時(shí)間

　　按照記錄信息時(shí)間，可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。古代檔案和近代檔案常被統(tǒng)稱(chēng)為歷史檔案。近現(xiàn)代檔案還可分為建國(guó)前和建國(guó)后檔案，建國(guó)前的檔案還可進(jìn)一步分為：明朝檔案、清朝檔案、革命歷史檔案和民國(guó)檔案，等等。

　　06、根據(jù)檔案所有形式

　　根據(jù)檔案所有權(quán)形式，可分為國(guó)家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。對(duì)不同所有權(quán)的檔案，要按照檔案法規(guī)的規(guī)定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國(guó)家所有的檔案，要按規(guī)定向國(guó)家檔案館移交。屬于集體或個(gè)人所有的檔案，其所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓?zhuān)话阋谧栽?、合法基礎(chǔ)上進(jìn)行,檔案所有者可向國(guó)家檔案館捐贈(zèng)、出售或寄存。

　　二、檢索分類(lèi)

　　檔案信息檢索分類(lèi)，是以檔案記述的內(nèi)容為對(duì)象進(jìn)行等級(jí)分類(lèi)的邏輯體系。它以國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織從事的社會(huì)實(shí)踐分工為基礎(chǔ),以檔案記述的事物屬性關(guān)系為依據(jù),按照邏輯方法進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)，不受檔案所屬全宗的限制。

　　三、實(shí)體分類(lèi)

　　以檔案實(shí)體為對(duì)象，按照其形成特點(diǎn)和歷史聯(lián)系，逐級(jí)分為多種類(lèi)別。包括三級(jí)分類(lèi)層次:

　　01、國(guó)家檔案全宗的分類(lèi)

　　是對(duì)國(guó)家全部檔案進(jìn)行最高層次的分類(lèi)，一般是按照檔案的歷史時(shí)期屬性、形成機(jī)關(guān)的級(jí)別屬性、地區(qū)屬性、專(zhuān)業(yè)部門(mén)屬性以及檔案制成材料屬性進(jìn)行劃分。此種分類(lèi)是各級(jí)各類(lèi)檔案館的設(shè)置以及國(guó)家檔案在檔案館中合理分布的依據(jù)。

　　02、檔案館館藏檔案的分類(lèi)

　　指對(duì)一個(gè)檔案館全部館藏檔案的分類(lèi)，一般以全宗作為基本單位。根據(jù)每個(gè)館館藏全宗情況不同，可按全宗所屬的歷史時(shí)期、機(jī)關(guān)性質(zhì)、部門(mén)系統(tǒng)或其他聯(lián)系進(jìn)行分類(lèi)。此種分類(lèi)對(duì)分庫(kù)管理和排架的合理化起指導(dǎo)和組織作用。

　　03、全宗內(nèi)檔案分類(lèi)

　　中國(guó)第二歷史檔案館，首先按照中華民國(guó)時(shí)期各個(gè)政權(quán)劃分檔案，然后再按全宗的聯(lián)系分類(lèi)。

　　中國(guó)中央檔案館，首先把館藏檔案劃分為新民主主義革命時(shí)期檔案和中華人民共和國(guó)時(shí)期檔案，然后再按全宗的聯(lián)系分類(lèi)。

　　中國(guó)各地方綜合性檔案館，首先按歷史時(shí)期劃分檔案，然后再按全宗的聯(lián)系分類(lèi)。

　　檔案整理的十個(gè)類(lèi)別

　　每個(gè)人的檔案都是分為十類(lèi)，每類(lèi)之間用“隔頁(yè)紙”區(qū)分開(kāi)，雖然說(shuō)是十類(lèi)，但不見(jiàn)得十類(lèi)都有。

　　比如:第八類(lèi)是“處分”，大多數(shù)人都沒(méi)有，還有第六類(lèi)是“黨團(tuán)材料”，有的人是黨員，有的不是。

　　對(duì)于有的材料，是哪一類(lèi)的就放在哪類(lèi)隔頁(yè)紙后面，沒(méi)有的隔頁(yè)紙后面空著。

　　檔案整理的十個(gè)類(lèi)別:

　　一、履歷

　　二、自傳

　　三、鑒定

　　四、職稱(chēng)評(píng)定

　　五、政審材料

　　六、黨團(tuán)材料

　　七、獎(jiǎng)勵(lì)材料

　　八、處分材料

　　九、工資、職稱(chēng)晉級(jí)

　　十、其他

　　檔案分類(lèi)整理流程

　　分類(lèi)，是指將歸檔檔案材料按來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等方面特征，分為若干類(lèi)別，并將各類(lèi)別按照層級(jí)關(guān)系組合為一個(gè)有機(jī)整體。在實(shí)際工作中，一般采用“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)”“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”等方法進(jìn)行三級(jí)分類(lèi)。

　　01、年度

　　按年度分類(lèi)是指將文件按其形成年度分類(lèi)，一個(gè)年度設(shè)一類(lèi)，歸類(lèi)時(shí)一般以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。形成年度與內(nèi)容所指年度不一致的，如跨年度的計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)及法規(guī)性文件等，按文件簽發(fā)日期歸類(lèi)。

　　跨年度會(huì)議的文件、跨年度辦理的文件等，一般歸入辦結(jié)年度，但時(shí)間跨度大、文件材料多、不及時(shí)歸檔影響文件齊全完整的，也可按文件形成年度分別歸類(lèi)。未標(biāo)注日期的文件，應(yīng)盡量考證其形成年度；確無(wú)法考證的，按其歸檔年度歸類(lèi)，并在備注項(xiàng)加以說(shuō)明。

　　02、保管期限

　　按保管期限分類(lèi)是指將文件按劃定的保管期限分類(lèi)，一種保管期限設(shè)一類(lèi)。同一事由的歸檔文件，保管期限不同的不應(yīng)歸入同一類(lèi)。

　　03、機(jī)構(gòu)

　　按機(jī)構(gòu)分類(lèi)是指按文件形成或承辦機(jī)構(gòu)分類(lèi)，一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)一類(lèi)，類(lèi)目按本單位機(jī)構(gòu)序列表或常規(guī)順序排列。涉及多個(gè)機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件，歸入主辦機(jī)構(gòu)。臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般單獨(dú)設(shè)置類(lèi)目，但與常設(shè)機(jī)構(gòu)合署辦公的，形成的文件可歸入常設(shè)機(jī)構(gòu)類(lèi)目。

　?。?）“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)”分類(lèi)：

　　2016年：永久、黨務(wù)類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)等

　　30年：黨務(wù)類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)等

　　10年：黨務(wù)類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)等

　　2017年：永久、黨務(wù)類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)等

　　30年：黨務(wù)類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)等

　　10年：黨務(wù)類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)等

　?。?）“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”分類(lèi)：

　　2016年：辦公室、永久、30年、10年

　　組織科：永久、30年、10年

　　業(yè)務(wù)科：永久、30年、10年

　　對(duì)歸檔檔案進(jìn)行合理的分類(lèi)，不但能有效揭示歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用，對(duì)于歸檔文件的排列、編號(hào)、編目、排架等也有重要意義。