檔案室整理首先是檔案鑒定，先判定檔案室內(nèi)的檔案是否有保存價值——請不要僅憑自己的主觀判定，一定要依據(jù)檔案法規(guī)規(guī)范，而且必須要征求檔案形成部門的意見。其次是檔案整理，對判定有保存價值的檔案進行分類，編號，編目等整理后，上架保管。

　　做好檔案整理的五個流程及其原則是：檔案的分類，排列，編號，編目，裝訂（裝盒）。就是將同一類別或者是同一問題的檔案分類，按序排列，編號，編寫目錄，進行裝訂或者是裝盒。檔案是歷史的真實記錄，整理檔案要遵循檔案形成的自然規(guī)律，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，更好的為提供利用服務(wù)。

　　檔案整理是檔案實體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。

　　檔案實體整理，主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：

　?。ㄒ唬n案館對接收與征集檔案的整理1、系統(tǒng)排列和編目在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

　　2、局部調(diào)整對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實踐的檢驗或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進行整理。

　　3、全過程整理檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

　?。ǘ┱掌瑱n案的整理步驟

　　按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求，照片檔案的整理應(yīng)本著有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據(jù)照片檔案的特點，從室藏檔案的實際出發(fā)，適當(dāng)考慮照片檔案與其他類型檔案的聯(lián)系，以達到分類的客觀性、邏輯性與實用性的要求。底片與照片應(yīng)有不同的分類方法。

　　（1）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質(zhì)底片、硬質(zhì)底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號；按年度分類，即按不同歷史時期產(chǎn)生的照片來分類；按內(nèi)容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項目、產(chǎn)品類型來分類。對于底片數(shù)量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號即可。

　?。?）照片的分類

　　應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問題進行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌?，也可按保管期限——問題——年度進行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數(shù)量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式，劃分為記錄性照片和藝術(shù)性照片兩大類。

　　2.照片文字說明的編寫

　　文字說明同底片、照片一起構(gòu)成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補充，就會使人無法明白照片畫面上所反映的時間、地點與內(nèi)容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補充的作用。文字說明編寫得準(zhǔn)確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質(zhì)量。文字

　　說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六個要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應(yīng)將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項內(nèi)容一卷，內(nèi)容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個芯頁，照片檔案數(shù)量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。

　　一般按照重要程度或時間順序進行排列，按順序嵌進照片檔案裝具。然后編照片號，照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柦M成。

　　照片號有兩種格式，即全宗號——保管期限代碼——冊號——張?zhí)?、全宗號——保管期限代碼——張?zhí)枴?/p>

　　4.照片檔案目錄的編制

　　為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對每張照片編制的目錄，目錄的條目是按照照片號順序排列。照片檔案基本目錄的必備項目有照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據(jù)需要增加項目。基本目錄的條目應(yīng)按照編號排序。

　　照片檔案目錄參考格式

　　照片檔案目錄

　?。ㄈ┱掌瑱n案的保管

　　照片檔案保管工作的主要任務(wù)是集中統(tǒng)一地管好照片檔案，采取必要的措施，保障照片檔案的完整與安全，防止一切可能使照片檔案損毀的因素，盡可能延長照片檔案的壽命。

　　1.照片檔案的庫房

　　既有條件又有必要建設(shè)照片檔案專門庫房的單位，應(yīng)建設(shè)符合《照片檔案管理規(guī)范》要求的照片檔案庫房。而不具備條件的單位，應(yīng)當(dāng)選擇溫濕度比較適宜的房間作為保存照片檔案的場所，至少要有專門的柜、箱來保管照片檔案。其中對于底片的保管條件，要求庫房內(nèi)晝夜

　　溫度變化不應(yīng)大于±3℃，濕度變化不應(yīng)大于±5%。同時，庫房還要提高防火、防塵、防光、防污染的條件。

　　2.照片檔案的裝具

　　照片檔案在形式、保管要求上與文書檔案有一定的區(qū)別。一般情況下，文書檔案案卷的裝具是不適用于照片檔案保管的。照片檔案的裝具目前主要有以下幾種：

　?。?）普通相冊

　　即采用一般商店出售的相冊作為保管照片檔案的裝具。其優(yōu)點是方便、美觀；缺點是規(guī)格不一，不便于寫文字說明。

　　（2）自制相冊

　　即模仿一般商店出售的相冊的形式，自制相冊。雖然靈活但不規(guī)范，而且做工復(fù)雜，成本也不低。

　?。?）仿造文書檔案裝具規(guī)格自行設(shè)計的相冊每冊12張芯頁，裝入96張照片，并把照片用相角固定在芯頁相應(yīng)的位置上，冊內(nèi)芯頁用“三孔一線”法裝訂。它的規(guī)格與文書檔案裝具一致，有利于照片檔案與文書檔案的統(tǒng)一管理。

　?。?）新型照片檔案冊

　　它是按照國家標(biāo)準(zhǔn)，從封面到內(nèi)芯，使用質(zhì)量上乘的中性紙，并采用活頁裝訂，便于組卷，照片冊與底片冊相互對應(yīng)，存用方便。對于大照片檔案的保管，應(yīng)該按照《照片檔案管理規(guī)范》寫上文字說明，并在文字說明下方注明“此系大照片，存放于大照片X盒”。

　　同時，在照片檔案卷內(nèi)目錄的備注欄內(nèi)注明“大張”或“大照片”，這樣既方便查找，又利于大照片的單獨存放和保管。

　　檔案室管理系統(tǒng)軟件

　　在不斷更新變化的時代里，高科技技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用，使得企業(yè)發(fā)展更加順利。在企業(yè)中檔案管理工作質(zhì)量與效率對企業(yè)發(fā)展來說非常重要，因此，需要不斷加強檔案管理水平，結(jié)合先進的科學(xué)技術(shù)，利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所建立的檔案室管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)檔案管理智能化、專業(yè)化、法律化，完全彌補了傳統(tǒng)檔案管理中的不足，并且起到了優(yōu)化檔案管理模式、提高管理質(zhì)量、降低檔案管理工作量、節(jié)約部分人力、物力、財力等作用

　　一、檔案管理現(xiàn)狀

　　在高科技應(yīng)用性、使用性、功能性越來越強大的新時代里，很多企業(yè)都已借助高科技的力量來推動發(fā)展速度。檔案管理也已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)抄錄模式上轉(zhuǎn)變成現(xiàn)今的電子數(shù)字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補傳統(tǒng)管理方式中的不足，同時還能夠大大減少紙質(zhì)抄錄的工作量，檔案室管理系統(tǒng)軟件一定程度上節(jié)省了紙張費用，以及存儲資料文檔所占的庫房空間，減少人力。

　　然而由于很多企業(yè)中對電子數(shù)字化軟件系統(tǒng)的操作能力非常低，對辦公程序存在不懂、不熟悉的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲等各環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，例如：

　　對所收集的檔案信息在編制過程中因格式、文字等方面處理能力差，就會使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級檔案管理部門對信息處理結(jié)果其不滿意，很難完成接收與認同，進而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴(yán)重到檔案信息不能及時歸檔保存，造成檔案信息處理困難。

　　因此，為了更好地使企業(yè)檔案管理人員能夠熟練接收此項工作，并保證操作能力、技術(shù)能力以及管理能力，我國相關(guān)部門與計算機軟件開發(fā)公司共同針對此種現(xiàn)象進行更深一步的研究。

　　經(jīng)過不斷努力研發(fā)出一項具有專業(yè)性質(zhì)的檔案室管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)管理統(tǒng)一化、維護自動化的檔案管理系統(tǒng)，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統(tǒng)軟件具備高效、準(zhǔn)確、簡單、實用等優(yōu)點?；诖?，我們更應(yīng)該對檔案管理系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢及功能加以了解。

　　二、專業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多優(yōu)勢

　　1.提高工作效率

　　檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源；

　　如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。

　　檔案相關(guān)文件輸出時也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果直接加密上傳到上級管理部門，節(jié)省了人力和時間。

　　2.能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息

　　一般的辦公軟件只能夠?qū)崿F(xiàn)單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。

　　檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關(guān)的檔案文件進行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關(guān)的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時，檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復(fù)等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務(wù)提醒等功能。

　　3.更好地實現(xiàn)檔案保密功能

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。

　　在查檔人員進行查檔時，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進行了安全設(shè)計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統(tǒng)軟件。

　　三、專業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多功能

　　1.收文登記

　　文書人員收到公文后，將文件信息輸入系統(tǒng)，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號由系統(tǒng)自動生成編號，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數(shù)據(jù)可提交到軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中保存，方便以后查詢及入檔時調(diào)??；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統(tǒng)中調(diào)出對應(yīng)數(shù)據(jù)進行補充打印。

　　2.發(fā)文登記

　　可以各個部門一個總號或多個號；軟件系統(tǒng)可以按年度自動對發(fā)文進行編號；發(fā)文登記之后，可打印發(fā)文登記簿，發(fā)文登記簿既可以自動銜接上次結(jié)束時的行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可以分期分批統(tǒng)一打印；登記時內(nèi)容在備選項中進行選擇即可，如“主送”“抄送”“標(biāo)題”等；發(fā)文檔案數(shù)據(jù)同樣可以到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中進行調(diào)取。

　　3.組建檔卷

　　可依據(jù)本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類方案。如“年度—機構(gòu)（問題）—保管期限”分類法、“保管期限—年度—機構(gòu)（問題）”分類法、“年度—保管期限—機構(gòu)（問題）”分類法等；檔案文件進行輸入時，對于收文和發(fā)文，只需搜索相應(yīng)序號，即可調(diào)出相應(yīng)文件；會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話及其他文件手工輸入即可；檔號為系統(tǒng)自動產(chǎn)生，檔號格式可以自定義輸入。

　　4.公文查詢

　　可對檔案管理系統(tǒng)軟件中的各項數(shù)據(jù)進行查詢；可指定一個或多個匹配條件進行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內(nèi)容，由系統(tǒng)自動記錄查詢、打印記錄。盡管檔案管理系統(tǒng)軟件的功能強大，優(yōu)勢明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應(yīng)用，謹(jǐn)慎行事，方能讓檔案管理系統(tǒng)軟件更好地為檔案管理工作服務(wù)。