檔案數(shù)字化包括哪些內(nèi)容：檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)包括數(shù)字化對(duì)象、工作目標(biāo)、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排、安全管理措施等內(nèi)容。

　　在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，首先需要配置穩(wěn)定、可靠、安全和較高性能的信息化硬件設(shè)施，以滿足數(shù)字化環(huán)境下檔案收集、管理、利用等基本需求。檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括計(jì)算機(jī)終端設(shè)備、數(shù)字化加工和存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備、服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)布線等內(nèi)容，下面作簡(jiǎn)要介紹。

　　01、規(guī)范化原則

　　規(guī)范化原則是指檔案數(shù)字化時(shí)數(shù)據(jù)的格式、信息代碼元數(shù)據(jù)項(xiàng)必須規(guī)范一致，以方便數(shù)據(jù)管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換與共享。相反，數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)不統(tǒng)一、不規(guī)范，將不利于檔案的管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換共享。

　　統(tǒng)一的規(guī)范包含三個(gè)方面，一是數(shù)字化的檔案信息的數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)必須統(tǒng)一；二是數(shù)字化中應(yīng)盡可能采用國(guó)家或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)統(tǒng)一到國(guó)家或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)上來；三是數(shù)字化過程要規(guī)范，每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須遵循相應(yīng)的規(guī)范。

　　02、準(zhǔn)確性原則

　　檔案著錄的信息應(yīng)與檔案原有屬性信息相一致，建立的對(duì)應(yīng)關(guān)系應(yīng)準(zhǔn)確。

　　03、完整性與系統(tǒng)性原則

　　檔案數(shù)字化過程中錄入信息的完整性，確保內(nèi)容信息、背景信息和元數(shù)據(jù)等信息的系統(tǒng)性，能夠全面地記錄和描述檔案的各種屬性。

　　04、需求牽引，成本效益原則

　　檔案數(shù)字化以檔案利用為目的，貫徹需求牽引和成本效益原則，根據(jù)需要，先數(shù)字化利用率高的檔案，后數(shù)字化利用率低的檔案。根據(jù)這一原則，應(yīng)貫徹“五個(gè)優(yōu)先”原則，下列檔案應(yīng)優(yōu)先考慮建立數(shù)據(jù)庫(kù)。

　?。?）常用優(yōu)先

　　這是貫徹需求牽引原則，把利用頻率較高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足當(dāng)前利用的需求，增加數(shù)字檔案館的效益。

　?。?）目錄優(yōu)先

　　即把檔案目錄優(yōu)先數(shù)字化，以滿足檢索需求。目錄優(yōu)先還體現(xiàn)為成本效益的需要。由于全文數(shù)字化建設(shè)需投入的人力物力較大，見效比較慢，如優(yōu)先將檔案的目錄進(jìn)行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)檢索，以盡快見到效果。

　　（3）急用優(yōu)先

　　企業(yè)在某一個(gè)時(shí)期有特定的專項(xiàng)任務(wù)，從而派生出對(duì)某一方面檔案利用的緊迫需求，檔案數(shù)字化時(shí)應(yīng)考慮這一需求，將急用的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足緊急需求。如產(chǎn)品開發(fā)時(shí)期有可能對(duì)某一老產(chǎn)品的檔案調(diào)用較多，可考慮優(yōu)先將該老產(chǎn)品檔案數(shù)字化，以方便利用和滿足業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)檔案利用的需求。

　?。?）孤本優(yōu)先

　　即把珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足珍藏需求。數(shù)字化后，孤本檔案利用可不用調(diào)用原件，可有效保護(hù)檔案原件，達(dá)到珍藏的目的。

　?。?）特色優(yōu)先

　　即將體現(xiàn)本企業(yè)特色的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足特殊需求。不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)保存有稱之為“鎮(zhèn)館之寶”的檔案，這部分檔案較易引起利用者的興趣，可優(yōu)先數(shù)字化，有利于增強(qiáng)檔案部門的影響力。

　　05、安全保密原則

　　傳統(tǒng)載體數(shù)字化前，應(yīng)建立安全保障和保密措施，以確保數(shù)字化過期的檔案信息的保密，安全保密包括安全與保密兩個(gè)方面，其含義包括以下幾個(gè)方面。

　?。?）要建立在檔案數(shù)字化過程中的檔案信息安全保密體系，建立一套管理制度與機(jī)制，從人、物、技術(shù)、管理等方面保證檔案信息安全、防止信息失泄密。

　?。?）要注重檔案數(shù)字化過程中檔案信息的安全。

　　防止傳統(tǒng)載體檔案及數(shù)字化后信息丟失、損毀。保證傳統(tǒng)載體安全，注意數(shù)字化場(chǎng)所的安全，注意機(jī)器、人員對(duì)檔案造成的損毀；建立檔案出入、交接整記制，分清檔案安全保管責(zé)任。數(shù)字化后，需做好信息備份工作，及時(shí)備份數(shù)據(jù)；防止計(jì)算機(jī)病毒破壞檔案數(shù)據(jù)信息。

　　（3）要注重檔案數(shù)字化過程中檔案信息的保密。

　　要從人防、物防、技防和加強(qiáng)管理入手，在人防方面要為檔案數(shù)字化配備素質(zhì)可靠的工作人員；在物防方面要選擇具有保密措施的環(huán)境作為檔案數(shù)字化建設(shè)的場(chǎng)所，場(chǎng)所要符合保密要求；在技防方面要特別注意用于檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的保密建設(shè)，投入使用的電子檔案管理系統(tǒng)要符合涉密管理要求。

　　06、檔案數(shù)字化“兩個(gè)同步”原則

　?。?）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案鑒定同步推進(jìn)

　　在檔案數(shù)字化過程中，要對(duì)每個(gè)保管單位進(jìn)行梳理，在這個(gè)過程中對(duì)需要數(shù)字化的檔案進(jìn)行一次鑒定是十分必要的。通過鑒定重新審視其價(jià)值，尤其是已到期或?qū)⒌奖９芷谙薜臋n案，通過鑒定可剔除價(jià)值較低的檔案，將其排除在數(shù)字化范圍之外。數(shù)字化過程中的鑒定也可列入日常管理的定期鑒定，可謂一舉兩得。

　?。?）數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案利用同步推進(jìn)

　　由于檔案數(shù)量龐大，檔案數(shù)字化工作周期一般較長(zhǎng)，如果等到全部檔案數(shù)字化完成后將檔案數(shù)據(jù)開放檢索，數(shù)字檔案館的效益將長(zhǎng)期得不到體現(xiàn)，增加縮減投資和項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。為此，必須盡早將檔案數(shù)據(jù)開放檢索，實(shí)行數(shù)字化與檔案利用同步進(jìn)行，完成一批投入，開放一批，盡早使數(shù)字檔案館建設(shè)工作見到成效。

　　如何開展檔案數(shù)字化工作

　　根據(jù)國(guó)家檔案局DAT312017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，下面我們來看看對(duì)于開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期工作有什么要求吧！

　　一、基礎(chǔ)設(shè)施

　　1.合理布局場(chǎng)地。應(yīng)配備專用的加工場(chǎng)地，并進(jìn)行合理布局，形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域。

　　2.實(shí)體防護(hù)保障。加工場(chǎng)地的選擇及溫濕度等環(huán)境要利于檔案實(shí)體的保護(hù)。并且場(chǎng)地內(nèi)需配備覆蓋全部場(chǎng)地的防火、防水、防有害生物、防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)施設(shè)備。

　　3.合理配置設(shè)備。需要合理規(guī)劃、配備和管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)置設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全、先進(jìn)，能夠滿足數(shù)字化工作的需求。

　　二、工作方案

　　1.充分調(diào)研。應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,制定科學(xué)合理的工作方案,確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

　　2.方案內(nèi)容。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)包括數(shù)字化對(duì)象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排、安全管理措施等內(nèi)容。數(shù)字化對(duì)象的確定應(yīng)綜合考慮檔案的珍貴程度﹑開放程度﹑利用率、亟待搶救程度﹑數(shù)字化資金情況等因素。

　　3.方案論證。宜對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案進(jìn)行專家論證，確保其科學(xué)，規(guī)范、合理。

　　4.嚴(yán)格執(zhí)行。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)經(jīng)審批后嚴(yán)格執(zhí)行。工作方案審批結(jié)果應(yīng)與數(shù)字化工作過程中形成的其他文件一并保存。

　　三、管理制度

　　1.制定制度。應(yīng)制定科學(xué)化,規(guī)范化的管理制度,并在工作過程中嚴(yán)格執(zhí)行,以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。

　　2.制度內(nèi)容。紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度應(yīng)包含崗位管理、人員管理、場(chǎng)地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等方面的制度。崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的工作目標(biāo)和職責(zé),形成明確的崗位業(yè)務(wù)流程規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲辦法等；

　　人員管理制度主要對(duì)人員的安全責(zé)任,日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進(jìn)行規(guī)范;

　　場(chǎng)地管理制度主要對(duì)人員出入和工作場(chǎng)地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控設(shè)施,現(xiàn)場(chǎng)物品、證件等的管理進(jìn)行規(guī)范;設(shè)備管理制度主要對(duì)數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進(jìn)行規(guī)范;

　　數(shù)據(jù)管理制度主要對(duì)數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進(jìn)行規(guī)范;檔案實(shí)體管理制度主要對(duì)檔案實(shí)體在數(shù)字化過程中的交接、管理、存放等工作進(jìn)行規(guī)范。