電 話:18937133779
網(wǎng) 址:http://www.cytv37.com
郵 箱:zboao@qq.com
按照干部人事檔案整理方案要求,從注重實踐、服務一線的目的出發(fā),主要介紹干部人事檔案整理的方法,在下一步工作中,將進一步提高干部人事檔案管理規(guī)范化水平,讓檔案在干部人事工作中發(fā)揮基礎性作用,確保干部人事信息的真實性。
1、嚴格檔案日常管理。嚴格按照中組部《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》和省委組織部《關于嚴格干部檔案日常管理的通知》要求,嚴把檔案管理關鍵環(huán)節(jié),對新納入管理范圍的干部檔案進行審核,對擬存檔的檔案材料進行認真鑒別,確保材料真實性。嚴格遵守干部檔案管理中心的相關規(guī)定,在查閱干部檔案時,由我院統(tǒng)一開具審批表,檔案工作人員全程陪同。
2、加強檔案信息的利用。一是嚴格執(zhí)行干部任前檔案審核制度。要將干部任前檔案審核作為干部選拔任用的必經(jīng)程序和干部監(jiān)督的有力手段,對所有擬選拔任用干部、新進任用干部的檔案,均進行嚴格審核。任前審核中發(fā)現(xiàn)存在問題的,立即查核,未核準前一律暫緩考察并停止任職、錄用程序。
3、確保檔案真實性。每名干部的基本信息予以審核確認,規(guī)范填寫《干部任免審批表》。每進入一名干警,要嚴格審查其檔案中的三齡兩歷,和身份信息,確保干警檔案的真實性,要及時更新人員數(shù)據(jù)信息,為組織決策提供有價值的人事檔案信息。
干部人事檔案整理中存在的難點
1.檔案材料的收集
檔案材料收集工作中最突出問題的是不能及時轉交、材料手續(xù)不完整、以及個別材料缺失。檔案材料是多部門形成的原始資料,要全面完整正確地收集到應該歸檔材料,必須多部門聯(lián)動,做好檔案管理工作宣講,讓相關部門了解到檔案管理工作的重要性、嚴肅性和真實性,能夠將成套的、準確的、手續(xù)完備的材料及時轉交檔案管理人員。
2.檔案材料的甄別
檔案材料可分為十項內(nèi)容,若要達到真實、準確反映當事人成長歷程和基本情況,必須對所收集整理的材料進行細致地甄別。在整理檔案過程中,遇到有些材料明顯與履歷不符、印章不清晰、沒有落款日期或者不能提供原件等此類情況,應謹慎對待,不可隨意將材料入檔;應進行審核,對沒有核準前材料一律不得入檔,以免誤導查閱人員對信息準確度的把握,影響該檔案的參考價值。
3.檔案材料的修復
檔案材料修復工作是一項非常艱巨地任務。在整理檔案中會經(jīng)常發(fā)現(xiàn)檔案中多張原始材料粘在一起,而且已經(jīng)泛黃,紙質(zhì)薄、脆、易爛。對于此類問題,在沒有有效方法解決之前,建議不要魯莽行事將材料強行分開,造成不必要的、不可挽回的損失。對于紙張較小,已打孔破壞完整性的材料,應重新裱糊、裝訂,盡量還原其原始狀態(tài),使損失降到最小。
4.檔案材料的保管
檔案材料的保管非常講究,必須防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。在完善制度的同時,嚴格把控進入檔案室人員,禁煙、禁止攜帶火種,對于檔案管理人員必須提高防火意識,學習滅火器的使用及危機情況下如何搶救檔案材料。另外在整理材料時,需嚴格按照要求進行,剔除材料中所有金屬材質(zhì),例如訂書針、大頭針等。以免金屬材質(zhì)生銹,造成檔案材料的破壞。
5.檔案材料的補充
關于檔案整理的要求先后出臺了多次,其中不乏個別材料是否歸檔的問題,致使有些材料缺失。例如:行政介紹信、招工體檢表、聘任通知、聘用合同等。部分材料如果在文書檔案保存的話可以及時歸檔,但遇到人員調(diào)動原單位重組或撤銷、文書檔案管理不完善、人事檔案銷毀未嚴格按程序進行導致材料缺失等問題,材料的補充將面臨很大難度。
6.檔案材料的轉遞
檔案轉遞嚴格按照要求由專人送達或通過機要轉遞,但是有時會出現(xiàn)“無頭檔案”。遇到此類情況,可通過檔案材料中家庭成員情況,積極與當?shù)鼐游瘯虼逦瘯?lián)系,以找到家人或本人,說明檔案對本人的重要性,確定檔案轉出部門,及時辦理轉遞手續(xù)?;驅n案材料轉至當?shù)厝耸戮只蛉瞬沤涣髦行谋9?,確保手中無死檔。
7.檔案材料的查閱
查閱檔案必須填寫“人事檔案查閱單”,經(jīng)領導批準后方可查閱,查閱人必須是中國共產(chǎn)黨黨員。而且查閱檔案只能在指定地點、檔案管理人員的陪同下進行,嚴格遵守保密制度和閱檔制度,嚴禁對檔案進行拍攝、涂改、圈畫、抽出、撤換和損壞,更不能查閱、借用本人及其直系親屬的檔案材料。一般情況下,不允許將檔案帶離檔案室或借走,如確實需要,須提供行政介紹信并經(jīng)單位主管領導批準后辦理相關登記手續(xù),按期歸還。
干部人事檔案整理的幾點建議
1.加強組織領導
領導重視是做好人事檔案管理工作的前提條件,通過加大宣傳力度、普及相關法律法規(guī),以增強單位領導及各部門檔案管理意識、明確各自在檔案管理中的職責,配備專人負責人事檔案管理,并將人事檔案管理納入日常管理工作范圍,分管領導協(xié)同主管領導定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導、監(jiān)督,及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題。
2.完善規(guī)章制度
為順應時代潮流,不斷改變其管理模式,從而更好地發(fā)揮檔案的參考價值。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代組織需要,而人事檔案管理改革的前提就是建立一套完善的規(guī)章制度。通過制度來管理人事檔案管理人員,深知檔案的嚴肅性、保密性,嚴格按制度執(zhí)行查閱登記制;也通過制度來規(guī)范檔案收集、鑒別、入檔程序和時限要求,從而提高工作效率。
3.提高檔案管理人員素質(zhì)
加強學習,提升個人政治思想水平的同時,通過專業(yè)培訓不斷提高業(yè)務水平和工作能力,做到檔案整理按新要求實時更新,檔案入檔要仔細甄別去偽存真,檔案保存需因地制宜嚴密科學,檔案管理應制度嚴謹堅持原則。
4.加快建立人事檔案電子化管理
干部職工個人信息最原始依據(jù)就是人事檔案。鑒于其歷史性、唯一性、不可復制性,為避免多次翻閱造成紙張的破壞,也為了便于查閱,人事檔案電子化已勢在必行。
總之,干部人事檔案長期以來都有著極其重要的作用,是黨的組織工作、人事工作不可或缺的重要參考依據(jù)。加強檔案管理人員自身素養(yǎng)、業(yè)務能力的同時,還需注重組織領導、完善制度、與時俱進,確保干部人事檔案能夠歷史地、真實地、全面地反映個人成長歷程,從而成為最有價值的原始資料。
干部人事檔案管理解決方案
干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎,是維護干部人才合法權益的重要依據(jù),是黨的重要執(zhí)政資源,是國家檔案的重要組成部分,所以干部人事檔案材料收集歸檔工作應當遵循真實、全面、及時、規(guī)范的原則,并根據(jù)經(jīng)濟社會發(fā)展和經(jīng)濟工作的需要,不斷充實完善干部人事檔案的內(nèi)容。
作為人事管理中一項非常重要的內(nèi)容——干部人事檔案管理也面臨著挑戰(zhàn)。開展干部人事檔案智能化管理建設,保護紙質(zhì)檔案、保障檔案信息安全準確,進一步加強和改進干部人事檔案工作的必然選擇。
人事檔案管理中存在的問題
1.人事檔案管理工作模式較為傳統(tǒng)
目前事業(yè)單位干部人事檔案管理采用的人工管理的方式,忽視了人事檔案管理信息化的建設。
一是資料采集、查詢停留在人工手寫記錄的階段,存在工作效率低、出錯率高,后期訂正困難、時效性差等方面的問題;
二是忽視人事檔案的動態(tài)規(guī)律,無法全面、準確反映一名干部的真實狀況,僅能提供出生年月、學歷、工作經(jīng)歷等基本數(shù)據(jù),無法全面掌握職工的能力;
三是人事管理的服務性、延展性不足,統(tǒng)計數(shù)據(jù)較為簡單,無法準確、及時形成有效的領導決策數(shù)據(jù),把合適的人用到最優(yōu)的崗位上,造成人力資源的浪費;
四是人員開發(fā)延展性不足,現(xiàn)在的檔案管理工作停留在一個記錄歷史檔案的階段,無法為每一名職工提供其最優(yōu)發(fā)展的方向和可能。
2.檔案安全性管理有所欠缺
在中央“凡提四必”的新要求下,干部人事檔案直接關系到每名干部的切身利益和前途命運,但目前的干部人事檔案管理過程中還存在以下問題:
一是人事檔案管理規(guī)范化落實不到位,時常出現(xiàn)借閱手續(xù)不完善、轉接傳遞不規(guī)范、業(yè)務工作流程不嚴謹?shù)葐栴}。
二是檔案管理安全措施現(xiàn)代化不到位,例如檔案室建設不達標,防火、防潮措施不到位,應急救援措施不到位。
三是檔案管理人員專業(yè)化意識淡薄,信息化認識不到位,進取意識不強,管理水平和專業(yè)知識停留在較低的水平。
新形勢下的干部人事檔案管理方案
《干部人事檔案工作條例》提出要不斷地研究和改進檔案的保管方法和保護技術,逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。本設計方案以物聯(lián)網(wǎng)技術為支撐,將干部人事檔案庫房所有“物”集中一體化管理,在實現(xiàn)各功能設備獨立運行的同時,亦可根據(jù)設定邏輯和特定要求聯(lián)動運行。
一、無人庫房方案
在國家及行業(yè)有關庫房管理建設的標準規(guī)范和總體框架下,以及檔案信息化工作建設規(guī)劃的指引下,按照“安全、智能、高效、快捷、實用、節(jié)約”原則和檔案管理“十防”(防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光、防鼠、防水、防高低溫、防有害氣體)要求,建成無人智能檔案庫房,實現(xiàn)實時監(jiān)控,單個實體檔案進出庫房情況全時段的實時監(jiān)測、實時記錄;
實現(xiàn)自動存取,在裝具設備和檔案查閱室之間,利用智能機械設備實現(xiàn)自動傳輸檔案;實現(xiàn)一體化管理,實現(xiàn)防火、防盜等安全防護以及環(huán)境溫濕度、浸水、有害生物入侵感知與控制的一體化管理,實現(xiàn)三維顯示,實現(xiàn)檔案傳輸過程、庫房軟硬件系統(tǒng)運行情況、檔案管理情況等要素的實時三維顯示,建成全留痕、智能化、一體化、可視化、全封閉的軟硬件一體化無人智能檔案庫房。
項目建設工作包括無人智能庫房管理系統(tǒng)及硬件設備,具體建設系統(tǒng)內(nèi)容有存儲系統(tǒng)和無人智能庫房管理系統(tǒng)。
檔案自動識別及上下架
檔案通過RFID技術的進行保存管理,存檔案時,通過識別檔案的RFID信息,傳送裝置將存入的檔案傳送至對應的檔案架處,由自動上下架機械手抓取檔案,精準上架至目標檔案架的架位上,實現(xiàn)檔案盤是自動上架。取檔案時,通過識別檔案的RFID信息,通過自動上下架機械手抓取目標檔案,并將檔案傳送至取檔口處,由工作人員至取檔口處取走檔案,實現(xiàn)檔案自動下架。
日常巡檢及安全監(jiān)控
庫房內(nèi)部配備人體感應裝置、煙霧感應裝置、水浸感應裝置、異物闖入感應裝置、溫濕度感應器、自動感應遮光簾等環(huán)境監(jiān)測控制裝置,保證庫房內(nèi)部環(huán)境符合檔案庫房十防標準。
無人檔案庫房外設置檔案利用大廳,經(jīng)過身份驗證后可進入,通過自助借還設備操作檔案的借還和取閱。
庫房實景在線模擬展示
配備三維虛擬庫房系統(tǒng)、遠程監(jiān)控平臺和數(shù)據(jù)分析平臺,檔案管理人員可使用系統(tǒng)查詢軟件并圖形化顯示檔案精確位置、遠程監(jiān)控無人庫房運轉并根據(jù)實時數(shù)據(jù)及時對檔案庫房環(huán)境進行調(diào)整、檔案庫房的使用數(shù)據(jù)可通過大屏幕以直觀的形式進行展示。
溫濕度自動監(jiān)測及控制
溫濕度自動監(jiān)控設備是在傳統(tǒng)的溫濕度監(jiān)控設備基礎上,利用物聯(lián)網(wǎng)技術,實現(xiàn)各個溫濕度監(jiān)控點統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控,并根據(jù)預先設定的溫濕度范圍進行異常告警、自動調(diào)節(jié),具有實時采集、快速響應、定時傳輸數(shù)據(jù)等特點,主要包括自動加濕除濕設備、溫濕度監(jiān)控設備等。
溫濕度自動監(jiān)測及調(diào)節(jié)功能實現(xiàn)了在檔案庫房無人值守的情況下,能夠智能監(jiān)測檔案庫房溫濕度情況,并依據(jù)實際情況對相關設備進行自動控制,實現(xiàn)溫濕度的自動調(diào)節(jié),確保檔案庫房溫濕度符合相關要求,保證檔案的安全保管。
二、干部人事檔案系統(tǒng)方案
知行物聯(lián)通過市場調(diào)研,應用大數(shù)據(jù)、AI等前沿技術,研發(fā)出RFID干部人事智能檔案系統(tǒng),很好地解決了干部人事檔案保管工作存在的問題。
RFID干部人事智能檔案柜系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)干部人事檔案,通過人放人管人找的存放模式,人與人、面對面的交接方式。采用“人機”交互、機管模式,通過R F I D技術實現(xiàn)“一檔一芯”,智能干部人事檔案柜作為檔案管理的載體,實現(xiàn)檔案實時在線全封閉管理,存取自動記錄。
RFID干部人事智能檔案柜系統(tǒng)具有安全可靠、管理便捷、查詢快捷等特性。在安全性上,設置多種身份權限識別,支持刷卡、指紋、人臉、虹膜等多種身份權限識別方式,單位可根據(jù)實際需要靈活設置權限;在管理上,根據(jù)管理要求自動生成一系列統(tǒng)計報表,提升工作效率,管理上更方便快捷;在查詢上,遠程實時監(jiān)控在柜的檔案信息,檔案狀態(tài)和位置隨時可查詢。
此外,RFID干部人事智能檔案柜系統(tǒng)還具備無縫對接檔案管理信息系統(tǒng)的特點,無需重復部署,節(jié)約成本的同時減少了不同系統(tǒng)來回切換等繁瑣操作,兼容性更高。
三.RFID亮燈標簽方案
一直以來,在RFID檔案柜的應用中,精確找到檔案在哪一層已經(jīng)不是問題了,問題是在密集的檔案袋中怎么精確找到想要的檔案袋。因此,RFID亮燈檔案標簽就誕生了!
RFID亮燈電子標簽是一種突破性的技術,它在傳統(tǒng)的RFID超高頻標簽基礎上增加了LED燈,可以識別單個得非常具體的物體;可以透過外部材料讀取數(shù)據(jù);可以同時對多個物體進行識別;儲存的信息量也非常大。
RFID亮燈檔案標簽是在傳統(tǒng)的RFID標簽基礎上增加了LED燈提醒功能,有助于在智能檔案柜中實現(xiàn)快速定位并找到指定物品。RFID亮燈檔案標簽集成了芯片、天線、LED燈,依舊輕薄如紙,支持個性化印刷和打印賦碼,燈光清晰可見。
RFID亮燈電子標簽在傳統(tǒng)的超高頻標簽上增加了聲光提示功能,能在物品管理中快速尋物(被尋的物品有發(fā)光發(fā)聲提示),特別適用于庫房盤點物品定位。
現(xiàn)如今,社會在飛速發(fā)展和進步,檔案信息在有關決策中發(fā)揮著重要的作用,檔案信息種類和數(shù)量不斷增加,這樣利用智能化檔案系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理方式的優(yōu)化,并推動檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展,已然成了如今檔案管理部門需要側重考慮與解決的問題。