企業(yè)人事檔案如何管理

人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計(jì)劃，是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，那么，企業(yè)人事檔案如何管理呢?

第一條 管理部門

1、公司客戶服務(wù)中心為檔案管理部門，設(shè)置檔案專管崗位，由一人全權(quán)負(fù)責(zé)。

2、文書結(jié)案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)客戶服務(wù)中心部門主管同意后妥為保存，客戶服務(wù)中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送客戶服務(wù)中心歸檔并換回影本。

第二條 文件點(diǎn)收

文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：

1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。

2、文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有客戶服務(wù)中心部門主管及檔案專管的'簽認(rèn)。

3、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

4、與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

第三條 文件整理

1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

一、公司檔案管理

1、各部門將本部門資料每周五到公司文秘處登記、存檔。

2、文秘收到資料記入電子目錄保存，分類裝訂成冊(cè)歸檔。

3、公司人員查閱、借出資料由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，但查閱、借出合同類檔案由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn)。

4、使用公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn);借出公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn)，本部門經(jīng)理攜章隨同。

5、薪資福利類保密文件由招聘社保專員建檔保存。

二、人事檔案管理

1、綜合人事部在員工試用期滿，向其人事檔案關(guān)系所在單位開出"調(diào)函"，交員工或其委托人，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入公司。

2、持已解除的勞動(dòng)合同書、解除勞動(dòng)合同協(xié)議書和調(diào)入單位的調(diào)函后，綜合人事部辦理調(diào)出手續(xù)。

三、員工檔案管理

1、招聘專員將入職后辦理的所有資料進(jìn)行整理，交由綜合人事部經(jīng)理，建立員工檔案。

2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》等有關(guān)個(gè)人的資料一并放入公司員工檔案。

3、所有的培訓(xùn)評(píng)估、獎(jiǎng)懲記錄、異動(dòng)記錄將存入員工檔案。

4、離職員工檔案，公司保留一年。

人事檔案整理步驟

人事檔案整理步驟

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

第一步：分類

按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類：履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意，中央和地方各級(jí)黨委委員（候補(bǔ)委員）簡(jiǎn)歷，人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷歸入第一類。

第二類：自傳材料；報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個(gè)人撰寫自己家世、身世和主要社會(huì)關(guān)系的自述。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類，如以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表也應(yīng)該歸在第二類。

第三類：考察、考核、鑒定材料；審計(jì)材料。這一類主要包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對(duì)干部德能勤績(jī)廉進(jìn)行考察和評(píng)價(jià)的材料。歸入本類的材料，必須是經(jīng)過組織研究認(rèn)可正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映干部實(shí)際情況，具有查考價(jià)值的鑒定、考察、考核材料。注意，根據(jù)利用工作實(shí)際需要，“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。

第四類：學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。這一類主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。注意，過去學(xué)生登記表歸第一類，學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第三類，此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。

第五類：政審材料；更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意，過去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的，此次調(diào)整到了第五類；“三齡一歷”認(rèn)定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。

第六類：黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。注意，此類包括民主黨派的入黨材料。

第七類：表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。這一類主要包括對(duì)干部給予獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類，此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。

第八類：涉法違紀(jì)材料。問責(zé)材料、處分材料、上級(jí)決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機(jī)關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。

第九類：招錄、聘用材料；任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國(guó)（境）材料；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議；民主黨派代表會(huì)議形成的材料。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)（單位）工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類。

第十類：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料；其他材料。第十類包括錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘?jiān)\斷書，確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料；生平、非正常死亡調(diào)查報(bào)告等。干部檔案報(bào)送單，干部檔案有關(guān)情況說明等材料也入此類。

檔案材料的分類有兩點(diǎn)說明：（一）第四類、第九類材料的二級(jí)分類第四類、第九類材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多，都處于動(dòng)態(tài)變化中，由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找，還需要采用二級(jí)分類法，即對(duì)這兩類中的材料，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類，具體來說：

第四類材料二級(jí)分類分為：

1、學(xué)歷學(xué)位材料；

2、職業(yè)（任職）資格和評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；

3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；

4、培訓(xùn)材料等。

第九類材料二級(jí)分類分為：

1、工資材料；

2、任免材料；

3、出國(guó)（境）材料；

4、參加會(huì)議的代表登記表等其它材料。

今后，報(bào)送的新任市管干部檔案，第四類、第九類材料必須進(jìn)行二級(jí)分類。

（二）內(nèi)容交叉材料的分類

1、以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表歸第二類。

2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類。

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。

4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。

5、中央和地方各級(jí)黨委委員（候補(bǔ)委員）簡(jiǎn)歷，人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷歸第一類。

第二步，排序

排序是指將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號(hào)、順序號(hào)和頁(yè)碼固定下來。

具體方法有：按材料形成的時(shí)間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

第四類、第九類材料排序時(shí)，在采用二級(jí)分類后的各小類中分別按時(shí)間排序。

2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。

其中，第五類和第八類材料的排列順序一般為：上級(jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等。

第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前；入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。每個(gè)類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁(yè)的右上角編上類號(hào)和順序號(hào)，并在其右下角逐頁(yè)編寫頁(yè)碼。頁(yè)碼的編寫方法為，凡有圖文的頁(yè)面，每面作為一頁(yè)，有封面的材料從封面開始編寫?？瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計(jì)頁(yè)數(shù)；復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁(yè)數(shù)。

第三步，編目

修訂后的目錄與舊目錄的不同：

一是“類號(hào)”改為“序號(hào)”；

二是“材料制成時(shí)間”改為“材料形成時(shí)間”；

三是刪除“份數(shù)”欄。

編目的具體要求是：

1、檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

2、每類目錄之前應(yīng)注明材料類號(hào)和類別名稱。

3、“序號(hào)”填寫材料類號(hào)和排列順序號(hào)。序號(hào)欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號(hào)用漢字的“一”至‘十’，二級(jí)分類的類號(hào)用（一）至（四），序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。

4、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長(zhǎng)，可適當(dāng)簡(jiǎn)化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。

5、“材料形成時(shí)間”填寫材料落款時(shí)間。有多個(gè)時(shí)間的材料，一般以最后的時(shí)間為準(zhǔn)。復(fù)制的檔案材料，采用原件的形成時(shí)間。時(shí)間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。

6、“頁(yè)數(shù)”填寫材料的頁(yè)數(shù)。按編好的頁(yè)數(shù)如實(shí)填寫。

7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡(jiǎn)要說明，如附有考察材料的干部任免審批表，復(fù)制件等。

8、每類目錄之后須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。

特別是第三、四、九類等，不能在同一頁(yè)中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行，小類空三行。

第四步：技術(shù)加工

技術(shù)加工對(duì)紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。

1、對(duì)紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。

2、幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意，從保護(hù)檔案原貌，簡(jiǎn)化整理的目的出發(fā)，不要對(duì)檔案材料進(jìn)行過度裁剪。

3、幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊，不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小，無法裝訂，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。

5、檔案材料應(yīng)各自獨(dú)立，嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

第五步：裝訂

檔案目錄置于卷首，干部職務(wù)變動(dòng)登記表排列其后，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對(duì)齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對(duì)刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時(shí)，必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，報(bào)送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號(hào)等；書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。

檔案管理的方法和技巧

(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，堅(jiān)持依法治檔，確?！凹薪y(tǒng)一管理”。

“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)，為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平，今年六月下旬，我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓(xùn)，對(duì)部門及公司十名兼職檔案員進(jìn)行為期七天的培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點(diǎn)是理論結(jié)合實(shí)際操作，培訓(xùn)內(nèi)容針對(duì)各兼職檔案員所在部門形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解，授課內(nèi)容分別為：文書、科技、會(huì)計(jì)檔案等基本知識(shí)，培訓(xùn)時(shí)要求每個(gè)兼職檔案員帶未整理裝訂的資料，面對(duì)面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn)，效果顯著，也為單位檔案管理達(dá)國(guó)家2A標(biāo)準(zhǔn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

(二)要求無紙化辦公，每個(gè)崗位都形成電子文檔。

這就要求每個(gè)員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后，企業(yè)各部門對(duì)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對(duì)信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。

(三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。

為了規(guī)范檔案工作，必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平，以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)。總之，企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與企業(yè)發(fā)展同步。

(四)服務(wù)創(chuàng)新

在信息化環(huán)境下，檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面，都要對(duì)傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進(jìn)行改變。首先，要對(duì)信息服務(wù)理念進(jìn)行樹立，在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過程中，大量?jī)?yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成，越來越多的信息系統(tǒng)用戶，使信息服務(wù)工作面臨著越來越廣、越來越多的服務(wù)要求。因此，有關(guān)人員要對(duì)信息服務(wù)的理念進(jìn)行樹立。其次，還要強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)，在對(duì)用戶潛在需求進(jìn)行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上，對(duì)不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進(jìn)行有針對(duì)性的開發(fā)、利用和提供。再次，還要在信息服務(wù)方式上進(jìn)行創(chuàng)新。

檔案管理的方法和技巧

一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益

(一)要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。

隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術(shù)含量也在不斷提高，單位也由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下按計(jì)劃完成工作任務(wù)，逐步走出去開辟市場(chǎng)，完成億元以上的貨幣工程量，逐步由承建二級(jí)路面建設(shè)，轉(zhuǎn)為參與強(qiáng)烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，承建一級(jí)路面的建設(shè)任務(wù)，因此，檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念，不要在辦公室坐等，要主動(dòng)請(qǐng)教有關(guān)技術(shù)人員，深入施工一線，熟悉了解施工工藝流程，弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，使檔案人員對(duì)各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。

(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。

在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會(huì)計(jì)檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。以產(chǎn)品為例，從設(shè)計(jì)、預(yù)算到整個(gè)工程竣工，無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識(shí)到檔案是資產(chǎn)以后，就會(huì)千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)，就會(huì)下決心做好檔案工作。

(三)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識(shí)觀念。

在當(dāng)今瞬息萬(wàn)變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄，如各種設(shè)計(jì)資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關(guān)鍵時(shí)刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰，權(quán)責(zé)明確，政企分開，管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

(一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡(jiǎn)。

無論哪個(gè)企業(yè)，精干是一個(gè)必然趨勢(shì)，企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個(gè)中的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與各分公司、各部室實(shí)施聯(lián)網(wǎng)，從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享，真正形成一個(gè)集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

(二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。

企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要，轉(zhuǎn)換機(jī)制，高效運(yùn)行，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，要激活機(jī)體，堅(jiān)持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。

(三)制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，回顧多年來的檔案工作實(shí)踐，領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要，但具體活動(dòng)的開展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

目前看來，適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各分公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，評(píng)價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法，制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評(píng)。職責(zé)明確，獎(jiǎng)罰分明，從而調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。

如何做好人事檔案管理工作？

做好人事檔案管理工作
1 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度
　　構(gòu)建完善的檔案資料管控制度體系，保障檔案資料管理工作依照流程化、正規(guī)化、科學(xué)化的軌道有序運(yùn)行，這是搞好檔案工作的關(guān)鍵。因此，首先要用制度去規(guī)范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作，高效完善的組織機(jī)構(gòu)及運(yùn)作機(jī)制是實(shí)施檔案管理工作的基本保障。長(zhǎng)期的檔案資料管理工作過程提醒我們，在所有建檔部門內(nèi)部設(shè)立完整的檔案管理室，設(shè)置檔案管理工作的分管負(fù)責(zé)人、檔案管理處主任及檔案室工作人員，清晰劃分各部門職責(zé)，且依照單位內(nèi)部設(shè)置的具體機(jī)構(gòu)組成狀況配設(shè)備兼職型檔案管理人員，由此組建出完整的檔案資料管控網(wǎng)絡(luò)化機(jī)制，其是完全滿足現(xiàn)階段檔案管理部門工作現(xiàn)實(shí)需求的。
2 增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識(shí)
　　當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)訊息化技術(shù)使單位人事檔案資料的管理工作走向了高品質(zhì)、快節(jié)奏的發(fā)展道路，然而其亦給現(xiàn)實(shí)的檔案資料管理過程造成了一些安全缺陷。現(xiàn)階段，一些單位在開展檔案資料訊息化管理工作中，其安全觀念表現(xiàn)出極為的淡薄狀態(tài)，往往出現(xiàn)檔案訊息資料的遺失及暴露，并由此帶來巨大的組織功能隱患。并且對(duì)電子型檔案資料保管中實(shí)施的升格式版本的非兼容品質(zhì)及不能辨認(rèn)性，存放檔案材料以及其承載軟件的易受損等問題的輕視，時(shí)常可引發(fā)對(duì)珍貴檔案訊息資源的傷害。在管理中，一定要對(duì)人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對(duì)訊息參數(shù)庫(kù)內(nèi)儲(chǔ)存的相關(guān)價(jià)值性數(shù)據(jù)依照運(yùn)作權(quán)限范圍實(shí)施規(guī)范化的內(nèi)容分類及加密處理，須精細(xì)處置好訊息檔案資料的保管和運(yùn)用的關(guān)系，不但須消除只求穩(wěn)定、不思創(chuàng)新的保守思想，還應(yīng)防范隨意變更、沒有規(guī)則的馬虎思想。
3 采用公文制發(fā)的方式
　　檔案是由公文逐漸發(fā)展轉(zhuǎn)化而來的。所以，公文制發(fā)的質(zhì)量，就會(huì)對(duì)以后的檔案的質(zhì)量產(chǎn)生重要的影響。這就需要我們?cè)诠闹瓢l(fā)的時(shí)候，應(yīng)該認(rèn)真遵從正規(guī)化及精準(zhǔn)化的模式展開制發(fā)工作，進(jìn)而大幅度提升檔案資料管理品質(zhì)，促使檔案資料管理過程可以更加精準(zhǔn)化及正規(guī)化。第一，需真正實(shí)現(xiàn)檔案材料所用的紙張及格式的完整匹配，也就是說要使紙張和質(zhì)量相一致，而且其格式必須統(tǒng)一，完美遵照國(guó)家的統(tǒng)一控制基準(zhǔn)。第二，須審查在編制發(fā)布公文的過程中是否滿足正規(guī)的操作程序，公文材料的樣式及其內(nèi)容是否屬實(shí)。第三，須確保編制公文材料的字跡規(guī)范清晰，使用規(guī)定的文種。這樣，才能夠使日后的檔案資料管控過程能夠真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
4 實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則即為推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
　　其總體任務(wù)是達(dá)到檢索運(yùn)用簡(jiǎn)潔化、案卷規(guī)整化以及應(yīng)用價(jià)值的最高化的檔案保管目標(biāo)。使用“以我為主”的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護(hù)。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時(shí)又要分清主次，掌握重點(diǎn)。
5 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)
　　事業(yè)單位人事檔案管理工作在很大程度上都會(huì)取決于管理人員的專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)，其承擔(dān)的責(zé)任是非常重要的。所以，想要加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，就需要不斷地加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，要注重培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能。同時(shí)，還需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)乃枷氲赖陆逃?，使其具有一定的政治覺悟，形成一定的管理意識(shí)。

如何做好人事檔案管理

導(dǎo)語(yǔ)： 在人們的工作生活中，檔案扮演著重要角色，但很多人誤認(rèn)為人事檔案沒用，出現(xiàn)了忽略人事檔案管理的現(xiàn)象，影響了檔案管理工作。對(duì)于，如何做好人事檔案管理工作，我為大家整理以下經(jīng)驗(yàn)和方法。

一、 人事檔案管理中存在的主要問題

1、人事檔案管理重視程度不夠

相當(dāng)一部分人認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫，保管的事務(wù)性工作，不容易取得明顯成績(jī)不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。因此，忽視了人事檔案管理工作，最終形成“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉，用起來需要”的狀況。人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

2、人事檔案管理工作缺乏力度

一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，建立了制度執(zhí)行不嚴(yán)，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。再由于形成材料的部門對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠等原因，檔案材料沒有及時(shí)收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成檔案材料內(nèi)容不完整。二是收集歸檔的材料不全面、不真實(shí)準(zhǔn)確、人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料大都是套話，內(nèi)容形式相同，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。部分檔案材料還存在：填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容前后不一，記載不實(shí)，審核不準(zhǔn)，不利于檔案的保存和利用，使檔案的真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、完整性功能趨于弱化。三是人事檔案用紙規(guī)格不一，紙張不符合要求，在立卷歸檔進(jìn)行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊時(shí)，使人事檔案卷很不美觀。

3、人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟

由于機(jī)構(gòu)調(diào)整、科室重組，人員競(jìng)聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動(dòng)，接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護(hù)、提供利用等業(yè)務(wù)不太了解。日常事務(wù)往往又忙于將新增加材料收集放入人事檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的管理水平。隨著人才流動(dòng)外部環(huán)境的寬松，人才流動(dòng)靈活，各類人才跳槽頻繁，造成人檔分離現(xiàn)象越來越多。

4、檔案室設(shè)備配備不齊全

大多采取“因陋就簡(jiǎn)”，“因地制宜”的原則，融辦公室、閱檔、倉(cāng)庫(kù)為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。

5、檔案管理手段落后

目前人事檔案管理部門的管理手段還是手工操作，既使利用計(jì)算機(jī)管理，僅限于把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣延用手工操作，無紙質(zhì)閱檔基本沒有實(shí)施。由于反復(fù)調(diào)用原件，造成紙張發(fā)黃變脆，字跡褪色，直接影響到檔案的完整與安全，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

二、做好人事檔案管理的對(duì)策

1、重視人事檔案管理工作

單位要將人事檔案納入議事日程，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2、提高人事檔案管理工作水平

一是進(jìn)一步完善人事檔案查(借)閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對(duì)、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等各項(xiàng)檔案管理制度，做到“五不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”，即：無《干部檔案查借閱呈報(bào)表》不查，非利用單位范圍不查，非正式黨員不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續(xù)不全不查;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，本人及親屬檔案不借;個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)動(dòng)通知不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)。

特別是人才流動(dòng)后對(duì)不在本單位的人員檔案必須妥善處理，該轉(zhuǎn)遞的及時(shí)轉(zhuǎn)遞。建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對(duì)檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度作進(jìn)一步的.嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。完善人事檔案整理工作細(xì)則，使人事檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整。

二是把好“入門關(guān)”，對(duì)人事檔案缺少材料情況進(jìn)行集中清理，通過書面方式，聯(lián)系材料的形成部門將材料收集整理，盡量減少避免歷史遺留問題的影響，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。

三是把好“更新關(guān)”，檔案人員要主動(dòng)與相關(guān)部門聯(lián)系、索要，做到收集整理經(jīng)?；?，不拖延，不積壓，確保人事檔案材料完備，與實(shí)際情況同步。四是規(guī)范檔案裝訂工序，做到規(guī)格統(tǒng)一。

3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

選擇政治上可靠，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，教育培養(yǎng)他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，提高檔案管理的技術(shù)水平，檔案員要勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

4、更新檔案管理設(shè)施

配備堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)防蛀、防塵的檔案柜，庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備;庫(kù)房的防火、防潮、防塵、防蛀、防盜、防霉、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查;檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三分開，要加大資金投入，配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理設(shè)備。

5、注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)交成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，對(duì)不屬于保密范圍的檔案信息實(shí)現(xiàn)有效共享。

綜上所述，人事檔案管理工作不僅要從制度上更新，還要從觀念上更新，積極采取有效措施，探索檔案現(xiàn)代管理模式，走出目前人事檔案存在的困境，做到解放思想，凝聚力量，更好地為黨組織和人事工作服務(wù)。

如何做好HR檔案管理

如何做好HR檔案管理

一、我們公司的人事檔案主要包含以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1、反映員工基本信息的資料，如簡(jiǎn)歷、照片與身份證/畢業(yè)證/資格證等相關(guān)證件的復(fù)印件等;

2、反映員工面試入職評(píng)定的資料，如面試評(píng)估表、入職登記表、入職體檢報(bào)告、背景調(diào)查報(bào)告等;

3、勞動(dòng)關(guān)系與相關(guān)待遇確認(rèn)資料，如勞動(dòng)合同、薪資確認(rèn)表、工資銀行卡/社?？?住房公積金卡申辦資料或原卡的復(fù)印件等;

4、相關(guān)制度或文件確認(rèn)資料，如員工手冊(cè)、考勤制度、獎(jiǎng)懲制度、法律文書送達(dá)地址確認(rèn)書等的簽字確認(rèn)文件或登記表格;

5、服務(wù)期及保密和競(jìng)業(yè)避止約定資料，如培訓(xùn)服務(wù)期協(xié)議、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)避止協(xié)議等;

6、在職管理中陸續(xù)歸檔的資料，如試用轉(zhuǎn)正申請(qǐng)審批記錄、培訓(xùn)記錄(簽到表、培訓(xùn)成績(jī))、獎(jiǎng)懲記錄、調(diào)崗記錄、調(diào)薪記錄、月/季/年度績(jī)效考評(píng)記錄等;

7、員工已離職的，其離職相關(guān)資料也會(huì)一并入檔，如離職申請(qǐng)表、離職手續(xù)辦理一覽表、離職訪談?dòng)涗洷?、離職證明等。

二、人事檔案管理的操作規(guī)范和具體措施：

1、我們公司HR部門有專門的人事檔案管理員，其職責(zé)主要負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的建檔、整理和保管以及電子檔案的及時(shí)錄入和管理。

2、人事檔案屬公司重要保密資料，公司規(guī)定員工入職一周內(nèi)，HR部門必須完成建檔工作，且一經(jīng)建檔，不得擅自銷毀，即使員工離職，最少得再保存兩年不得銷毀，有競(jìng)業(yè)避止期限的則需保存更長(zhǎng)。

3、我們?cè)O(shè)有專門的人事檔案保管室，主管以上人員因工作原因可借閱其下屬員工檔案，但僅限于在檔案保管室現(xiàn)場(chǎng)借閱查看，且需經(jīng)上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)和HR部門負(fù)責(zé)人的同時(shí)簽批核準(zhǔn)，方可借閱。

4、電子檔案永久保存，只能查閱，不能下載或拷貝，且我們對(duì)各級(jí)管理人員根據(jù)其管轄范圍設(shè)置了查看權(quán)限密碼，不能越級(jí)或跨部門查看，只能看自己及下屬的電子檔案，且有的敏感信息還會(huì)單獨(dú)設(shè)置更高級(jí)別的查看權(quán)限，如薪酬、獎(jiǎng)懲、績(jī)效等。

5、其它規(guī)范，如編號(hào)管理、檔案室管理規(guī)定、借閱檔案登記記錄、電子檔案錄入時(shí)效管理(涉及敏感的薪酬等有財(cái)務(wù)人員單獨(dú)錄入)、準(zhǔn)確性和操作注意事項(xiàng)等，對(duì)檔案管理員進(jìn)行全面的規(guī)范指導(dǎo)和考核考檢查，確保檔案管理萬(wàn)無一失。

三、人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：

人事檔案管理屬人力資源管理的`基礎(chǔ)性工作，我們公司已做得相對(duì)比較成熟穩(wěn)定，基礎(chǔ)上沒有什么風(fēng)險(xiǎn)，該規(guī)避的和防范的地方我們也都基本上做到了。如：

1、人事檔案中該有的員工基本資料要有，不能缺失，如前所述。

2、該要員工簽名確認(rèn)的制度、文件、資料，要有簽名，不能沒有，如勞動(dòng)合同、法律文書送達(dá)地址確認(rèn)書、員工手冊(cè)及各項(xiàng)制度的員工閱知承諾簽字確認(rèn)，培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等的員工簽字等。

3、注意建檔或(續(xù))簽字的時(shí)效性，不能過期不(續(xù))簽，如勞動(dòng)合同的(續(xù))簽訂、員工試用期評(píng)估和轉(zhuǎn)正辦理。

4、做好相應(yīng)的保密和查閱權(quán)限管理、妥善保存保管等工作。

公司人事檔案如何整理

建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對(duì)制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀 等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等。

檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。

庫(kù)房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫(kù)房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

擴(kuò)展資料：

1、員工基本信息登記。

這樣的表格基本上會(huì)在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記，有一部分為員工個(gè)人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊(cè)》，包括勞動(dòng)合同的情況。

2、員工入職相關(guān)審批文件。

3、員工各類證件。

這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會(huì)用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓?zhēng)議，當(dāng)然更重要的是可能會(huì)被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書及附件、不購(gòu)買住房公積金申明、試用（實(shí)習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績(jī)完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、每年度工作總結(jié)等。

5、員工參加重要會(huì)議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計(jì)與履歷表。

6、員工在企業(yè)里的崗位異動(dòng)記錄。

7、員工調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄。

8、勞動(dòng)合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

參考資料：百度百科-人事檔案

在企業(yè)里人事檔案如何管理呢具體的操作是怎么樣的？請(qǐng)高手指教！

一、 人事檔案資料收集要健全

人事檔案管理系統(tǒng)，對(duì)人事資料的收集和整理要健全，基礎(chǔ)資料收集是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗(yàn)一名HR的基本功是否扎實(shí)的重要指標(biāo)。一般情況下，這些資料應(yīng)該包括：

基本個(gè)人信息：姓名、學(xué)歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息；

入職后工號(hào)、稱職、入職日期、勞動(dòng)合同、五險(xiǎn)一金及薪酬?duì)顩r等信息；

入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息；

工作中的獎(jiǎng)懲記錄、晉升、調(diào)職、績(jī)效考核情況等信息。

要確?？梢哉莆諉T工從進(jìn)入公司到現(xiàn)在的整個(gè)發(fā)展過程，如有沒有晉升、獎(jiǎng)罰、績(jī)效考核的業(yè)績(jī)、受過什么培訓(xùn)等。

二、 簡(jiǎn)單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)

想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯(cuò)。此時(shí)，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

首先，安全性是第一要點(diǎn)。人事檔案既是員工個(gè)人的私密信息，同時(shí)也是企業(yè)的機(jī)密資源，一旦泄露會(huì)使員工個(gè)人和企業(yè)的利益受到侵害。

其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強(qiáng)大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關(guān)注的要點(diǎn)，這就是“好用”的重要性。

一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應(yīng)該具備智能化和延展性兩個(gè)特點(diǎn)。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準(zhǔn)地查找、調(diào)用員工檔案。而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當(dāng)下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。

三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理

一般而言，當(dāng)原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子檔案庫(kù)進(jìn)行儲(chǔ)存，那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時(shí)間進(jìn)行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問題，如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄，那就要進(jìn)行妥善的銷毀和粉碎，確保信息不會(huì)對(duì)外泄露。當(dāng)然，如果這些原始的紙質(zhì)檔案，與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構(gòu)成重復(fù)或者替代的記錄，那我們?nèi)孕枰咨频貎?chǔ)存好這些紙質(zhì)資料。

公司檔案管理流程

公司檔案管理：

1、各部門將本部門資料每周五到公司文秘處登記、存檔。

2、文秘收到資料記入電子目錄保存，分類裝訂成冊(cè)歸檔。

3、公司人員查閱、借出資料由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，但查閱、借出合同類檔案由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn)。

4、使用公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn);借出公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn)，本部門經(jīng)理攜章隨同。

5、薪資福利類保密文件由招聘社保專員建檔保存。

人事檔案管理：

1、綜合人事部在員工試用期滿，向其人事檔案關(guān)系所在單位開出"調(diào)函"，交員工或其委托人，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入公司。

2、持已解除的勞動(dòng)合同書、解除勞動(dòng)合同協(xié)議書和調(diào)入單位的.調(diào)函后，綜合人事部辦理調(diào)出手續(xù)。

員工檔案管理：

1、招聘專員將入職后辦理的所有資料進(jìn)行整理，交由綜合人事部經(jīng)理，建立員工檔案。

2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》等有關(guān)個(gè)人的資料一并放入公司員工檔案。

3、所有的培訓(xùn)評(píng)估、獎(jiǎng)懲記錄、異動(dòng)記錄將存入員工檔案。

4、離職員工檔案，公司保留一年。

人事檔案怎么處理

人事檔案怎么處理

人事檔案，是記錄一個(gè)人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料。學(xué)生在校時(shí)期是“學(xué)籍檔案”，畢業(yè)之后是“人事檔案。以下我為大家整理了人事檔案怎么處理的相關(guān)內(nèi)容，希望對(duì)大家有所幫助！

一、人事檔案怎么處理

一般大學(xué)畢業(yè)考上研究生檔案的去向就是學(xué)校開調(diào)檔函本校郵寄即可，是不可以自己攜帶檔案的。如果是沒有找到工作單位。如果高校畢業(yè)生畢業(yè)后還沒有找到合適的工作，學(xué)籍檔案將由學(xué)校轉(zhuǎn)到你戶籍所在地的縣級(jí)以上公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，你可以通過網(wǎng)上報(bào)到系統(tǒng)查詢檔案的去向。

還有就是如果你的公司不是公有制企業(yè)以及事業(yè)單位或者自主創(chuàng)業(yè)的話你可以把檔案寄存在所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。

還有就是畢業(yè)留學(xué)的話，一是可由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)至戶籍所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)；二是可以咨詢教育廳留學(xué)服務(wù)中心，辦理檔案委托保管。

二、未找到工作，三方空白的。處理辦法：

（1）放在學(xué)校（不建議）。

大學(xué)畢業(yè)兩年內(nèi)，都處于擇業(yè)期，擇業(yè)期內(nèi)可以放在學(xué)校。但放在學(xué)校是沒有報(bào)到證的，所以檔案是沒辦法封口的，中間丟失材料將無法補(bǔ)辦，并且擇業(yè)期一過，學(xué)校就會(huì)將你的.檔案打回原籍；

（2）主動(dòng)打回原籍（建議）。

學(xué)生可以在校就業(yè)部門網(wǎng)站上下載回原籍申請(qǐng)表，填好之后交給院系負(fù)責(zé)人，就可以開出報(bào)到證，學(xué)校會(huì)將你的檔案郵寄到生源地人才服務(wù)交流中心。學(xué)生在報(bào)到證有效期內(nèi)去原籍人才市場(chǎng)報(bào)到即可。待同學(xué)們找到工作，就可以通過到人才市場(chǎng)改派轉(zhuǎn)到工作地點(diǎn)；

（3）放在學(xué)校所在地人才市場(chǎng)(建議)。

學(xué)生可以通過與一些人事代理公司或者任何一家只要是當(dāng)?shù)氐墓竞炗喨剑ù蛴〉辍⒊卸夹校?，然后憑借簽好的三方，到當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行淖屓瞬沤涣髦行纳w章。拿著蓋好章的三方交給你老師就可以開出報(bào)到證了，拿著報(bào)到證去人才中心存檔。此種適合希望在學(xué)校所在地工作或者創(chuàng)業(yè)的同學(xué)。

三、找到可以處理檔案的單位。比如：國(guó)企或事業(yè)單位。有2種處理辦法：

（1）遵循公司人事安排。

讓公司開具調(diào)檔函，持調(diào)檔案讓學(xué)校郵寄檔案至公司指定地址，按規(guī)定時(shí)間報(bào)道即可，當(dāng)然也可以持有效三方去學(xué)校開具報(bào)到證；

（2）放在工作所在地人才市場(chǎng)(建議)。

學(xué)生可以讓公司開具正式勞務(wù)合同，拿著勞務(wù)合同去人才市場(chǎng)，讓其開具接收函，拿著接收函去教育廳就業(yè)部門開具報(bào)到證，自己拿著報(bào)到證去辦理存檔。

企業(yè)人事檔案是怎么管理的

企業(yè)人事檔案管理
1、及時(shí)收集歸檔。檔案人員對(duì)所收集的材料(如人事任免、調(diào)資升級(jí)、考核、獎(jiǎng)懲等材料)或有關(guān)部門轉(zhuǎn)遞來的材料(如學(xué)籍、學(xué)歷、技術(shù)職稱等材料)，要及時(shí)登記，歸入人事檔案卷內(nèi)相應(yīng)類別。
2、加強(qiáng)與有關(guān)部門的聯(lián)系。組織人事部門要與形成人事檔案材料的部門建立收集、送交檔案材料的聯(lián)系制度，檔案人員應(yīng)根據(jù)所掌握的形成人事檔案材料的信息，定期向有關(guān)部門(各級(jí)組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門)收集或催收新形成的人事檔案材料。
3、要嚴(yán)把材料“入口關(guān)”，做好鑒定工作。人事檔案管理工作要求收集材料齊全，但并非所收集的材料都?xì)w檔。因此，對(duì)收集的材料要進(jìn)行認(rèn)真鑒定，嚴(yán)格審查。對(duì)那些不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)通知形成材料的部門補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù);對(duì)不屬于人事檔案范疇的材料則必須舍棄。