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導語：企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，真實地記錄著企業(yè)的生產、經濟和企業(yè)發(fā)展的全過程。借助檔案資料，能夠更好地了解企業(yè)的過去，把握現在，規(guī)劃未來。因此，企業(yè)做好檔案管理對企業(yè)的長遠發(fā)展和人員調整具有重要作用。
1、建立健全檔案管理制度。
按照《企業(yè)檔案管理標準》的要求，依據《檔案法》有關規(guī)定，結合本企業(yè)實際編制各種規(guī)章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道運行。
2、檔案管理人員的業(yè)務素質直接影響檔案管理的質量，提高檔案管理人員的業(yè)務水平是檔案管理工作的重要保證。
我們要把提高檔案人員業(yè)務素質作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案：工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心，責任感，為搞好檔案工作打下堅實基礎。
3、提高檔案管理水平，強化服務。
要進一步提高檔案管理水平，必須貫徹檔案的集中統一管理的原則，即要注意所藏檔案門類齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門主要職能活動的業(yè)務檔案及反映重要活動的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門歸檔，實現集中統一管理。要強化服務意識，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎工作是必要的，但目的是用檔案為現代化建設服務，把死的東西變活，這也是檔案工作的一項重要任務。例如：我公司在1990年成立了檔案室.所有的檔案都進行了集中統一管理，在1991年IO月被評為省級先進檔案室，但我們并沒有滿足于現狀，而是向更高的標準邁進。針對我公司在檔案利用開發(fā)管理不夠完善的方而，從提高思想認識入手，進一步學習《檔案法》、《國有企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》。公司領導班子對此項工作給予高度重視，納入領導議事日程，多次召開專門會議討論檔案管理工作，及時解決檔案工作中存在的問題。
4、企業(yè)的不斷改革和發(fā)展.檔案在標準化、規(guī)范化、科學化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應用、分析的道路.使之更好地為生產服務，還有很多需要研究和解決的實質性問題。
企業(yè)管理檔案存在的問題：
4.1 企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則
企業(yè)檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項考核，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分干部還認為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃;有任務、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
4.2 檔案工作缺乏制度化的管理程序
當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室都規(guī)辦公室管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
4.3 缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造
目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是，領導重視不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。
5、檔案工作存在問題的解決對策
檔案室雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的.雜亂堆積的資料中，只有根據需要，把相關信息系統地、規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實現其價值。檔案管理作為工作中的一項重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的功績。要充分發(fā)揮檔案管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)做好服務。
6、檔案工作必須進行系統管理
6.1 抓好組織建設，完善管理制度，做到“五個統一”
抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。一是成立由分管領導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組.協調各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障;二是把檔案管理工作列入到公司領導的議事日程.年初有部署，年終有總結，平時有檢查指導，并接受上級省市和上級檔案管理部門的領導和指導;三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協調發(fā)展，檔案部門做到統一領導、統一制度，統一制定計劃，統一檢查指導和統一培訓交流。
6.2 檔案工作要有計劃和目標
檔案工作要想取得長遠的發(fā)展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領導干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結合當今公自動化、社會信息化發(fā)展的新趨勢，加大技術投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實.際的工作計劃。
6.3 加強檔案基礎工作，按時完成上級部門下發(fā)文件的歸檔工作。
在檔案基礎管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，從領導機制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門下發(fā)的文件按規(guī)定進行歸檔、立卷，按時完成。
6.4 加強培訓力度，努力提高檔案管理人員的素質，建立健全相關管理制度，一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門選拔素質較高的人員為兼職檔案員.負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機制。
6.5 搞好檔案的信息化建設，促進檔案資源的充分利用
運用高新科技對檔案工作進行創(chuàng)新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是順應當今科學技術突飛猛進的發(fā)展新趨勢，應大膽采用先進的技術手段對傳統的檔案管理方法進行創(chuàng)新，實現檔案信息資源共享。
檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與生產發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產部門提供更好的服務。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產和發(fā)展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應重視這項工作，使檔案工作再上新臺階。
導語：隨著我國社會經濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展，在不斷更新著管理概念及管理方法，能夠全面、真實地反映各單位的整體發(fā)展狀況和工作成果。做好檔案管理工作，不僅可以為單位管理人員提供及時了解內部情況的整體資料，適時調整策略及決策;而且，還可以為社會和有關各方對其準確認定提供有效依。
一、目前企業(yè)檔案管理上存在的一些問題
近些年來，從總的方面來看，企業(yè)檔案管理工作已基本納入到企業(yè)管理的范疇內，并發(fā)揮出了較為明顯的作用。然而，由于現代化企業(yè)制度的逐步建立和企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)檔案管理工作卻沒有相應跟上。
究其原因，方方面面?？傮w講，包括：一部分企業(yè)對檔案管理工作認識不到位，沒有給予足夠的重視，致使檔案管理人員隊伍較為薄弱，尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人員，無法適應新形勢下企業(yè)發(fā)展的需求;
加之有關各項規(guī)章制度不健全，職責劃分不明確，檔案保護措施不當，時有丟失損壞的現象發(fā)生，文檔收集不全，整理工作滯后等等問題都不同程度地存在。以上問題如不及時有效地解決，對企業(yè)的健康和長遠發(fā)展都是十分不利的。
二、如何有效加強和完善企業(yè)檔案管理工作
(一)建立健全企業(yè)檔案管理機構制定完善有關的規(guī)章制度
1.及時設置企業(yè)檔案機構在設置企業(yè)檔案管理機構上，要充分考慮企業(yè)的性質、規(guī)模的大小、檔案業(yè)務數量，并根據相關規(guī)定做出正確的選擇。企業(yè)檔案的設置與調整應本著以下原則：企業(yè)可根據自身的實際情況和需要自行決定，要考慮到與企業(yè)今后的發(fā)展相適應，確保企業(yè)檔案的完整、安全及有效利用，還要兼顧到檔案管理成本等問題。
2.檔案管理工作人員的配備隨著科技的進步和企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)檔案管理方面，也提出了更高的要求。像業(yè)務能力的提升，理論水平的加強，設備與設施的配備，各項管理措施的完善等等。具體講，主要是以下幾個方面：首先應選好企業(yè)檔案管理部門的負責人，這一點十分重要。因為作為檔案部門的負責人，如果不具備較高的專業(yè)理論水平，可靠的政治素養(yǎng)，較強的管理及業(yè)務能力，是很難勝任此項工作的。
其次是對具體的檔案工作人員的要求也不能降低，熱愛檔案工作是先決條件，一定的文化和業(yè)務知識及工作經驗是基本的保證。為了能盡快使企業(yè)檔案工作人員不斷提升業(yè)務能力，適應企業(yè)發(fā)展的需要，對檔案工作人員要進行定期的專業(yè)知識和操作技能的培訓，以不斷提高業(yè)務技能和檔案管理水平，使其成為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者。
3.加強和完善各種設備設施檔案管理設施的完備，是檔案管理的基礎性工作，應當加以重視，不能湊合。這方面的設備設施包括：建立專門的檔案專用庫房，配置足夠使用的檔案排架與卷柜，配齊必要的設備及工具用品，建立健全與完善防火、防盜設施及措施，并要求指定專人負責管理與維護。
由于近些年隨著計算機網絡技術的迅速發(fā)展與廣泛應用，使企業(yè)在檔案整理、存儲、保管及使用上提供了極大的便利，從而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。但同時也對網絡信息安全和企業(yè)檔案管理工作者提出了更高的要求，務必使我們充分認識到問題的重要性。
為了保證檔案信息的完整與安全，就必須制定科學嚴密的電子文檔安全管理體系，行之有效的操作權限管理體系，充分完善電子文件流轉跟蹤登錄管理技術。應該講，各項硬件設施的完善是做好企業(yè)檔案管理工作的基本物質保證。
4.依法治檔及完善各項規(guī)章制度認真學習《檔案法》，堅持依法治檔，建立健全檔案工作中的各項規(guī)章制度并加以認真貫徹落實，是檔案管理工作中的重中之重。應當說，依法治檔是做好企業(yè)檔案管理的重要內容，也是一項基礎性工作。
只有真正實現企業(yè)檔案管理的法制化、制度化和常態(tài)化，檔案管理才能發(fā)出應有的作用，從而有效地維護好和利用好檔案，使之更好地為企業(yè)的發(fā)展做出服務。這里需要強調的是，所制定的各項規(guī)章制度都必須符合國家的'有關法律法規(guī)，并結合本企業(yè)的實際情況，不但要具體、規(guī)范，還要有較強的可操作性。要明確檔案管理主要負責人和專職檔案管理工作人員的具體職責，做到有章可循，按章辦事，以利于監(jiān)督、檢查和落實。
(二)加強企業(yè)檔案的規(guī)范化管理
科學與規(guī)范化的檔案管理，是企業(yè)檔案部門做好檔案管理的一項重要內容和措施。我們必須認識到，企業(yè)檔案不單單是某一企業(yè)的信息資源，同時也是國家檔案信息資源的重要組成部分。
企業(yè)檔案管理工作的基本內容，就是針對企業(yè)的各種形式的檔案信息材料的形成、積累、整理以及歸檔的管理、監(jiān)督和指導以及檔案的收集、保管、統計、鑒定等，以達到企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的目的。
(三)做好企業(yè)檔案的安全與保密工作
企業(yè)檔案工作和其他類型的檔案工作一樣，都承擔著嚴守國家機密和企業(yè)秘密的重要職責，具有十分的保密性。認真做好企業(yè)檔案的保密工作，不但維護了國家的安全和利益，同時也最大限度地保障了企業(yè)自身的經濟利益與合法權益。為此，作為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者，必須嚴格遵守相關的法律法規(guī)和保密紀律。具體講，應做到以下幾點：
一是要認真加強檔案庫房的管理。因為良好、正規(guī)的庫房設施建設，能有效地預防和減少外部不利因素對檔案造成的損害。檔案庫房的設置從保密方面考慮，應嚴格按照國家有關規(guī)定單獨興建，而且不應設在辦公樓的最底層;庫房要與辦公室、閱覽室分開;庫房的門窗應設置專門的加固防護措施;庫房應執(zhí)行嚴格的管理制度，有專人負責，無關人員一律嚴禁入內。
二是加強絕密檔案的管理應該說，絕密檔案的管理是整個檔案保密工作中的重中之重，因此應將絕密檔案同其他一般檔案分開保管，并設有保險柜、保險鎖、防盜器等，以確保絕密檔案的安全。絕密檔案管理人員應有高度的責任心、事業(yè)心，政治上可靠，作風上嚴謹，嚴格遵守規(guī)章紀律。
三是加強規(guī)范化管理作為企業(yè)檔案管理人員應認真履行職責，恪盡職守，工作中確保檔案資料不損壞、不丟失、不散亂，充分做到檔案的完整與安全，利于查詢，及時有效地為企業(yè)提供服務。
導語：檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據;另一方面有利于社會各方準確認定企業(yè)經營成果，為企業(yè)與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。
第一，領導重視是根本
目前，我們企業(yè)檔案機構的發(fā)展水平普遍偏低，這與領導對檔案工作重視不夠有很大的關系。檔案是一種歷史文化遺產，是一種無形資產，它不能直接產生經濟效益和社會效益，因此，領導常常忽略了企業(yè)檔案的建設，認為只要將文件收好不丟失，保證用的時候能夠查到就行，殊不知這種想法是有失偏見的。
首先，企業(yè)領導要對檔案室中檔案的價值有清楚的認識，知道這些檔案在企業(yè)工作中發(fā)揮的作用，比如：工作中的參考、備查、憑證等諸多文件資料與對企業(yè)發(fā)展的實質性影響。
其次，企業(yè)領導要加大對檔案室的投入，對檔案室的庫房建設、設備完善、人才引進都要給予政策傾斜和財力保障。再次，企業(yè)領導應充分認識到檔案的服務性。將檔案的合理利用與檔案的安全保密有機結合，使檔案建設向良性循環(huán)邁進。
第二，硬件設施是基礎
企業(yè)檔案對硬件設施的投入相對較少，甚至檔案室與圖書室達不到二分開的標準，一些檔案整理的不規(guī)范，缺少必要的裝具，檔案信息化建設更是無從談起。由此可見，完善的硬件設施管理是企業(yè)檔案服務職能提升的基礎，是做好檔案對生產一線服務的保障，檔案室只有規(guī)范硬件措施的配置規(guī)模、裝具數量、計算機配套設置等基本內容，其服務才能順利的實現，只有最基本的硬件設施得到保證，企業(yè)檔案才有一個良好的生存環(huán)境，才能通過更為優(yōu)質的工作為企業(yè)利用者提供服務。
第三，完善管理是源泉
在新的形勢下，企業(yè)檔案要不斷開拓進取，緊緊跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，突出重點，做到行業(yè)中工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里、服務到哪里，切實為生產一線服務。檔案室建設主要表現在兩個方面：一是加大對本企業(yè)現有檔案的收集力度，擴大收集范圍，拓寬收集渠道，充分做好檔案的收集整理歸檔工作。
此項工作是檔案工作的重要組成部分，是為企業(yè)服務的前提和基礎。在工作中，要學會抓重點，注意收集和保管專業(yè)的、學術的與企業(yè)工作密切相關的資料。二是加大現有檔案成果的轉化。檔案中蘊藏著大量的有價值的信息，如何對檔案室的'檔案資源進行整合，使死信息轉化為活成果，向利用者提供滿意的信息服務，也是完善建設的關鍵所在。
第四，開發(fā)利用是關鍵
收集來的材料往往是零散的、無序的，不利于檔案的開發(fā)和利用，檔案工作就要從廣泛的信息中選出有保存價值的信息，依據一定的原則方法，進行了科學的分類、系統的組合排列，以保持文件的歷史聯系和形成規(guī)律，使其有序化，成為有價值信息，經過鑒定，用科學的方法加以妥善保管，為檔案信息的開發(fā)和利用提供可靠的保證。檔案信息資源要通過利用才能實現其自身的價值。信息資源在利用同時，我們必須注意保持檔案資源的完整與安全，避免流失。
因此，要建立健全檔案管理制度，如檔案員崗位責任制、檔案借閱制度、利用保管制度、檔案銷毀制度、檔案保密制度等來加強檔案管理。同時制訂科學的檢索體系，可以加快檔案的查找速度和準確度，為企業(yè)利用提供快速、準確的服務。我們要下工夫編制完備適用、配套的檢索工具，為檔案的開發(fā)利用提供必要的條件。
第五，高新技術是支撐
企業(yè)單位檔案機構管理大多采用手工操作方式，存在著查詢效率低、查詢頻繁、勞動強度大、紙質檔案存放占用空間大、管理困難等問題。如今，隨著科學技術的發(fā)展，計算機的普及深入到各個單位，根據查閱檔案的管理制度，在計算機上實現一個查閱流程環(huán)節(jié)，根據流程最終實現查閱目的。使用計算機進行管理，可以避免手工檢索的繁瑣，并根據查檔者的權限提供相應的檔案，同時也防止失泄密的發(fā)生。這樣不僅方便內部查詢，也更好的提高了辦公效率。
第六，服務觀念是宗旨
檔案人員服務意識的淡薄嚴重影響了檔案資料信息的綜合利用，阻礙了社會、經濟、文化價值及開發(fā)人力資源價值的充分實現。長期以來企業(yè)單位檔案重保密、輕利用現象嚴重，未能處理好保密與利用的關系，檔案室成為純粹的保密室。
在相當程度上影響了檔案信息的利用。作為檔案人員要想做好服務，首先應該讓人們了解檔案室的庫藏情況，這是開發(fā)利用檔案信息資源的首要前提。由于檔案工作人員對自身形成的檔案比較了解，在工作中遇到問題很自然地都會想到借助于檔案來解決;
其次是主動服務，即工作者在熟悉庫藏檔案、掌握檔案利用工作規(guī)律的基礎上，預測各類用戶的利用趨勢，主動提供檔案服務;最后樹立超前服務意識，多渠道、多形式地開發(fā)檔案信息，將封閉式服務變?yōu)殚_放式服務，將檔案編研與系統提供結合起來，要想利用者之所想，提供利用者之所需，努力將檔案工作的成果與企業(yè)信息化建設結合起來。依托現代信息技術的發(fā)展和現有平臺，最大限度地滿足以及利用者對檔案信息的需求。
第七，人員素質是保障
有些人認為檔案工作是一項實踐性很強的工作，只需要在實際工作中摸索、掌握其原則和方法就行，很少有人專門注意對檔案工作的管理知識進行系統的學習與以應用。事實上檔案工作的實踐性固然很強，但檔案工作的專業(yè)性更強，它要求檔案人員必須具備一定的專業(yè)素質，包括履行專業(yè)職責的能力、學歷和資歷等。
隨著信息技術的推進，在檔案網絡化建設過程中，檔案人員不僅是信息庫的建造者和維護者，更應該是檔案信息資源和利用者之間的橋梁和紐帶。要達到這一目標，必須盡快培養(yǎng)一批既精通檔案管理業(yè)務，又熟知計算機管理的軟硬件、網絡、安全防范等技術的復合型人才，使其能夠參與檔案信息化建設的全過程，能夠了解和把握運行過程中可能出現的各種技術問題，為信息化進程儲備好高素質的人才。
每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機關下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務文件材料（大致包括：內部管理制度，獎勵制度，業(yè)務操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機關及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內需要查考的文件；
2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關、文件數量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當的“組件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協)會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：后勤保障一類；財產管理即審計、會計、經費、車輛、設備、房產管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務管理類：本單位業(yè)務管理工作中形成的文件材料，要根據各單位主管業(yè)務的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統一用數字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。
如何做好企業(yè)檔案管理工作
檔案管理是企業(yè)管理的一部分，是提高企業(yè)工作質量和效益率的必要條件，科學規(guī)范的管理檔案水平，是衡量企業(yè)管理水平的重要標志。下面是我為大家?guī)淼年P于如何做好企業(yè)檔案管理工作的知識，歡迎閱讀。
一、檔案管理在現代企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用
檔案管理工作對我國現代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。科學規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。檔案管理工作做好了，一方面可以為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據;另一方面有利于社會各方面了解和準確認定企業(yè)經營成果，為企業(yè)與各有關方面進行合作奠定堅實的基礎。企業(yè)要在競爭中立于不敗之地，除做好人才的培養(yǎng)引進、注重發(fā)揮人的主觀能動性外，還要不斷提高管理水平、整合資源、發(fā)揮優(yōu)勢，提升企業(yè)的軟實力。而做好檔案管理工作，是提升企業(yè)管理水平，服務企業(yè)發(fā)展的有效手段。只有不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展現狀和經營成果，才能更好地為企業(yè)發(fā)展服務。檔案管理成果同企業(yè)經營管理的有機結合決定了企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的發(fā)展和未來，對于實現企業(yè)經營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)的市場競爭力具有重要意義。
二、目前企業(yè)檔案管理中存在的問題
一是重視程度不夠。一些企業(yè)的管理者對檔案管理工作沒有給予高度重視，認為檔案管理工作可有可無，部分檔案管理人缺乏高度的責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的態(tài)度，樂于奉獻的精神和系統扎實的檔案管理理論知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，還沒有形成企業(yè)管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，企業(yè)的檔案意識進一步弱化。
二是管理手段落后。目前，一般檔案管理都采用一臺微機、一套軟件的管理辦法，檔案管理手段落后，檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案管理技術落后的主要原因有以下幾點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的認識，投入不足;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有發(fā)揮應有的作用;三是管理不規(guī)范，有的雖有微機和檔案管理軟件，但檔案并沒有錄入電腦，還主要按手工方式管理利用，檔案工作缺乏制度化的管理程序。
三是管理不規(guī)范。企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設，各部門檔案想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。有的企業(yè)發(fā)展較快，檔案管理人員調整頻繁，檔案人員的專業(yè)素質參差不齊，在立卷過程中有的'沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，間隔時間太長，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。一般企業(yè)單位，檔案室作為一獨立科室，在行政上無法對其他科室、部門進行管理，涉及檔案管理、移交時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，各項工作開展起來也較為困難，現在有些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，有遺失現象。
四是缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。企業(yè)檔案工作在各級領導和有關部門的督促下開展的達標升級工作，在短時間促進了檔案管理水平的提升，取得明顯效果。但達標過后，就出現后勁不足，沒有建立長效機制。再由于部分干部對檔案管理的重視程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用認識不足，甚至有的認為檔案室就是資料存放的地方，在某些人眼中甚至成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃;有任務、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
三、以規(guī)范化為抓手提升企業(yè)檔案管理水平
檔案工作規(guī)范化是實現檔案管理現代化的重要中間環(huán)節(jié)。要不斷創(chuàng)新理念，完善制度，在抓好硬件建設的同時，做實做好基礎性工作，不斷提高檔案管理規(guī)范化水平。
(一)公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化的基礎性前提。公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規(guī)范化，因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規(guī)范化管理打下牢固的基礎。首先公文用紙質量要好，紙張尺寸規(guī)格要統一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式盡量統一，便于立卷裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權限，公文標題是否準確，落款是否與公文一致，有無日期等。三是字跡要清晰。不論是草擬公文，工程圖紙、合同，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
(二)實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化的關鍵環(huán)節(jié)。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規(guī)范化的最大問題。檔案工作規(guī)范化的根本目的就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主，這不僅是我們在工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂，二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度，提高檔案利用的效率。三是在堅持“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化管理奠定堅實基礎。
(三)提高案卷質量是推進檔案工作規(guī)范化的可靠保證。實踐證明，案卷材料收集的是否完整決定和影響著檔案的價值，而立卷的方法與案卷裝訂質量則可能決定和影響著檔案工作的規(guī)范化、標準化。因此，在推進檔案工作規(guī)范化的工作進程中，我們必須一方面注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
(四)創(chuàng)新檔案管理模式是檔案工作規(guī)范化的發(fā)展趨勢。隨著數字化、網絡化的發(fā)展，檔案本身也不斷發(fā)生變化，依賴電腦識別的電子檔案越來越多。傳統的管理模式已難以適應社會發(fā)展的需求，存在著檔案管理模式落后、管理科學化水平低下、檔案管理現代化意識不強，硬件設備和技術落后、基礎工作差等問題，各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納所需周期較長、編制檢索工具中出現求“多”不求“精”等現象。為此新時期檔案管理工作的創(chuàng)新日顯緊迫，信息化、人性化、服務化的發(fā)展趨勢對當前的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要在管理手段，管理方式上區(qū)別于傳統檔案管理，突破人工整理檔案的局限，逐步實現檔案管理現代化。
單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進行整理。
通過檔案名稱及編號整理
1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。
2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
3、檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。
5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改。
檔號編定整理方法：
1、案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。
2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。
3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。
4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。
保存期限整理：
文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。
2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經核定須保存10年的文書。
3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。
4、1年保存：結案后無長期保存必要者。
5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
導語：檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據;另一方面有利于社會各方準確認定企業(yè)經營成果，為企業(yè)與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。
一、檔案管理的法律意識
檔案管理工作對我國現代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。在社會主義法制建設的前提之下如何做好檔案管理工作有以下方面
1、提高社會的檔案意識，積極的宣傳有關檔案法規(guī)
檔案管理做得有法可依并可以提高全社會對檔案和檔案工作的認識,提高檔案工作的社會地位。近幾年來,通過廣播、報刊、考試答卷、大會培訓等多種形式宣傳《檔案法》，提高了全社會的檔案意識，喚起了人們對檔案事業(yè)的重視，從而使人們能夠自覺地保護檔案,積極支持檔案部門做好檔案工作，這為實現依法治檔,提高管理水平,創(chuàng)造了良好的思想基礎，也為
2、依法進行檔案管理，確保檔案完整無缺
檔案對于社會宣傳、法制建設具有重大的作用，所以必須管好、利用好一切檔案運用法律的手段，依法治檔，才能使檔案工作走上法制化的軌道，才能更有效地進行檔案的保護和利用，確保檔案管理的制度化、科學化、標準化和現代化，從而推進社會法制化進程。
二、檔案管理的意義
檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。
工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。
三、先進技術在檔案管理工作中應用
隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發(fā)展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。
以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20 世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的'檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。
檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造。
目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。
造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少;
二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。
三是，領導重視不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現在：一是檔案收集不規(guī)范。
在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人
員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
四、加強企業(yè)檔案管理
企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則企業(yè)檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃;在任務、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作對我國現代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。
導語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權威的、可信的檔案信息服務。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，現代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復雜化的系統工程，尤其在檔案管理現代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。
1.人是做好檔案管理工作的主體
檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理工作,因此提高檔案管理人員的素質是提高檔案管理工作水平的重要前提，一名合格的檔案管理人員應具備三方面基本素質：
1.1思想政治素質良好
思想政治素質指檔案管理人員的政治理論水平、政治態(tài)度及嚴守黨和國家機密的意識等。
1)檔案工作的政治性決定了檔案管理人員必須具有正確的政治方向和高度政治責任感，樹立正確的政治觀、價值觀
檔案管理人員要與時俱進,加強政治學習,正確理解黨的路線、方針和政策,不斷提高政治覺悟和黨性修養(yǎng)。
2)具有堅定的政治態(tài)度和敏銳的政治洞察力
在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致,恪守檔案工作紀律,貫徹執(zhí)行《檔案法》等檔案法律法規(guī)文件。樹立正確的法制觀念,強化依法治檔的意識,提高明辨是非的能力,遵紀守法,確保檔案在政治上的安全。
3)忠實可靠,嚴守機密,具有強烈的保密意識
機密性是檔案工作的另一個重要特點。檔案人員肩負著保守機密的重任,必須在政治上是信得過的,守口如瓶,不該說的堅決不說,具有良好的保密素養(yǎng)。此外,還要有嚴格的保密習慣,不隨便擺放有密級的文件材料,不擅自允許閑雜人等進入檔案庫房重地等。值得指出的是,在檔案數字化管理的網絡時代,檔案人員的保密延伸到了檔案信息的網絡安全?？傊?檔案人員要做到不傳密,不泄密,確保檔案信息的安全。
1.2具有崇高的職業(yè)道德素質
要干好一個行業(yè),從業(yè)人員必須具備該行業(yè)的職業(yè)道德,檔案工作人員同樣要遵循檔案工作職業(yè)道德,概括起來大致有三個方面:
1)熱愛檔案工作和檔案事業(yè)
檔案工作是一項重要的基礎性的工作,作為一名檔案人員,應該認識檔案工作的重要地位。只有熱愛一項工作或者一份事業(yè)時,才有可能為之嘔心瀝血,為之廢寢忘食,為之無私奉獻。檔案是國家的寶貴財富,熱愛檔案工作和檔案事業(yè),檔案人員自然有一種榮耀感,以從事如此神圣的工作為榮,以守候如此偉大的事業(yè)為耀。這是檔案人員首先具備的職業(yè)思想。
2)甘于奉獻,以服務為己任
檔案工作是一項服務性、輔助性的工作,它必須通過為其他工作的服務,才能體現自身價值,從而體現檔案管理人員的價值。因此,檔案管理人員更應該很好地為管理檔案工作、為社會或個人服務。要做好服務工作,必須要樹立起良好的服務意識,當所提供的服務為利用者帶來了幫助之時,檔案人員的價值也得到了體現。要做好服務工作,檔案人員必須要具有熱情的服務態(tài)度,盡心盡力,積極主動,用心、耐心、細心地為利用者提供熱忱服務。
3)尊重檔案、尊重歷史,堅持實事求是的工作作風
檔案是歷史的真實記錄,只有保持檔案的原貌,才能真正體現檔案價值。因此,據實立檔,據實用檔,是檔案管理人員應當樹立的職業(yè)思想和行為準則。在收集、整理、保管、利用的過程中,都應該堅持尊重檔案原貌的原則,切莫隨意地涂改、編纂、偽造檔案。檔案管理人員在保護檔案外觀完整無損的同時,更應該注重保護檔案內容的真實。
原始性和真實性是檔案的根本特征,檔案管理人員務必要尊重事實,切忌憑借自身的主觀臆斷妄加評論或猜測,而是要本著對歷史負責態(tài)度,實事求是地開展工作,養(yǎng)成嚴謹的工作風格。
1.3具有扎實的專業(yè)知識素質
1)全面掌握檔案專業(yè)基礎知識
檔案管理人員必須掌握檔案管理學、科技檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、檔案縮微復制技術、計算機輔助檔案管理等理論知識,另外,還應通過聆聽專題講座、參加研討會等各種途徑,獲取檔案學最新研究動態(tài)。檔案管理人員也要開展檔案研究,從而提高自身科研能力。
2)精通檔案管理各環(huán)節(jié)的流程和方法
檔案管理人員要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié),從檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、提供利用等步驟都要了如指掌,并且能熟練的操作實踐;而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。
社會進步和科技發(fā)展,促使新生事物層出不窮,檔案的`門類和種類也在不斷地豐富。對于新出現的檔案,檔案管理人員要有一種大膽創(chuàng)新的精神,勇于探索科學合理的管理方法,提高自身處理新事物的技能和技巧。
3)把握各類檔案工作政策和標準
熟悉黨和國家有關檔案工作的有關方針、政策和檔案工作的法規(guī)性文件,對于檔案工作的各項行業(yè)標準、性質、范圍及職能都深刻的認識;熟悉上級檔案行政管理部的各種業(yè)務規(guī)定,對于各類規(guī)定的調整或變化,要及時掌握,以免由于信息不靈通,而導致檔案工作落后、脫節(jié)現象。
總之,檔案管理人員要把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際,熟練完成自己的業(yè)務工作。
2.計算機是做好檔案管理工作的客體
計算機技術的合理開發(fā)和應用為檔案管理提供了便捷的技術手段。不但提高檔案管理的工作效率、提高檔案查全率、查準率，加快檢索速度，而且使檔案信息更好地為領導決策、經濟建設和社會公眾服務，現代化的檔案管理與計算機已經緊密結合在一起。
2.1計算機檔案管理可分為三個階段：建檔、保存和管理、利用和服務
其中建檔階段是基礎，它包括文書處理工作在內的許多前期基礎工作。當前，計算機作為一種高效能處理龐大復雜信息與數據的現代化的先進工具，已被廣泛利用。
有效利用計算機的前提是必須給計算機輸入準確的數據，否則會導致整個計算機檔案管理工作陷入混亂之中。給計算機輸入所需要的各項信息的原始數據，這一般稱之為前期基礎工作，它包括做好輸入信息與數據的收集、整理、輸錄等一系列的基礎工作。加強前期處理的基礎工作，是實行檔案計算機管理的前提條件，也是充分滿足檔案計算機管理的技術要求。
2.2檔案的長期安全保管需要自動化的監(jiān)控手段
要想利用好檔案信息，首先就要保管好檔案。檔案制成材料的壽命與保管條件有很大的關系。為了減緩紙張的老化可以用計算機嚴格控制庫房的溫、濕度，也可以用其實現防火、防盜、防潮等。
2.3檔案利用的時效性要求快速、方便的檢索手段
隨著社會的發(fā)展對檔案利用工作的要求越來越高，不僅是各種學術研究希望能夠快速、全面、準確地查閱資料，商品化經濟活動中對檔案的利用能否及時、準確和完整則關系到企業(yè)的興衰，計算機的快速信息檢索功能極大滿足了這種需求。
2.4辦公自動化、產品設計和生產過程的自動化直接生成了機讀檔案或電子檔案，迫使檔案管理也必須采用計算機。
總之，做好檔案管理工作，人是決定因素，同時現代的檔案管理工作對計算機技術的依賴是顯而易見的。檔案管理工作者不僅要有良好的思想政治素質，還必須具有良好的文化素養(yǎng)，掌握一定的計算機技術，除了要在工作實踐中一邊工作一邊學習提高外，還必須要有計劃、有目的地提高。從而緊跟時代的步伐，大大提高檔案管理和使用的效率和價值，為經濟發(fā)展和社會提供服務。
1、提高檔案管理人員素質。
要注意加強檔案工作隊伍建設，注意對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。
2、健全檔案管理制度。
建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。
3、改進和完善檔案功能。
使其記錄內容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。
4、采用信息化管理手段。
信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統、檔案軟件系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。
5、做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平是很有必要的。
檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。
企業(yè)檔案管理具體要求有哪些
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。
這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。
