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如何加強人事檔案管理工作
1.改變舊有觀念、提高重視程度
不少企業(yè)對于人事檔案管理的重視度不夠，這就需要企業(yè)改變舊有的觀念提高對其的重視程度。進一步加大對于人事檔案管理的資金以及人力投入，安排專業(yè)的工作人員進行檔案的整理和保存，提高效率。
2.建立完善管理制度
對于企業(yè)的人事檔案管理工作要有一個明確的規(guī)章制度進行規(guī)范。相關工作人員可以根據這些規(guī)章制度進行檔案的管理工作，這就使工作做到了有理可循，在出現問題時也能夠及時補救，及時補種，從而能夠提高人事檔案的管理效率。
3.提高管理人員素質
管理人員的管理方法和專業(yè)技能對于檔案的管理是十分重要的。提高管理人員的專業(yè)素質，對線管人員進行培訓，促使讓他們完全具備管理檔案的能力，使檔案的管理做到專業(yè)化。運用新型的管理方法，摒除舊有管理中存在的過時的、不實用的東西。緊跟時代潮流發(fā)展的腳步，運用科學的管理方法進行人事檔案的管理。
4.提高檔案利用度
人事企業(yè)檔案對于企業(yè)發(fā)展有重要的作用。要確保檔案的真實性、準確性和全面性。如此才能讓人事檔案發(fā)揮其在選拔人才方面的作用，充分利用到企業(yè)人事檔案資料。人事檔案的信息要保證完全真實有價值。
5.利用科學的管理方法
由于時代的進步現代的管理方法開始升級，計算機技術的進步有利于管理系統(tǒng)的升級。運用科學的管理方法實現數字化的管理，利用新型的管理系統(tǒng)進行人事檔案的管理。提高管理效率，使管理規(guī)范化。保證人事檔案的管理準確、高效。
人事檔案整理步驟
人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！
第一步：分類
按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應根據其內容特征分為十大類。第一類：履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的材料。注意，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。
第二類：自傳材料；報告?zhèn)€人有關事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質的材料。自傳是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關系的自述。自傳材料的歸類，應該以內容和用途為依據，不能單純按名稱歸類，如以自傳為主的履歷或簡歷表也應該歸在第二類。
第三類：考察、考核、鑒定材料；審計材料。這一類主要包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行考察和評價的材料。歸入本類的材料，必須是經過組織研究認可正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映干部實際情況，具有查考價值的鑒定、考察、考核材料。注意，根據利用工作實際需要，“干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類”。
第四類：學歷學位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評（聘）專業(yè)技術職務（職稱）材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。這一類主要包括記載和反映干部學習、技能、科研水平的各種材料。注意，過去學生登記表歸第一類，學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第三類，此次修訂中統(tǒng)一調整到第四類。
第五類：政審材料；更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意，過去更改或認定姓名的材料是歸在第一類的，此次調整到了第五類；“三齡一歷”認定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。
第六類：黨、團組織建設工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團組織的有關材料。注意，此類包括民主黨派的入黨材料。
第七類：表彰獎勵材料。這一類主要包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類，此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。
第八類：涉法違紀材料。問責材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機關有關行政處理決定等材料。
第九類：招錄、聘用材料；任免、調動、授銜、軍人轉業(yè)（復員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議；民主黨派代表會議形成的材料。注意，《公務員登記表》和《參照公務員法管理機關（單位）工作人員登記表》應歸在第九類。
第十類：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；干部人事檔案報送、審核工作材料；其他材料。第十類包括錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料；生平、非正常死亡調查報告等。干部檔案報送單，干部檔案有關情況說明等材料也入此類。
檔案材料的分類有兩點說明：（一）第四類、第九類材料的二級分類第四類、第九類材料內容復雜、數量眾多，都處于動態(tài)變化中，由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找，還需要采用二級分類法，即對這兩類中的材料，按照內容的不同再分別分為四小類，具體來說：
第四類材料二級分類分為：
1、學歷學位材料；
2、職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術職務（職稱）材料；
3、反映科研學術水平的材料；
4、培訓材料等。
第九類材料二級分類分為：
1、工資材料；
2、任免材料；
3、出國（境）材料；
4、參加會議的代表登記表等其它材料。
今后，報送的新任市管干部檔案，第四類、第九類材料必須進行二級分類。
（二）內容交叉材料的分類
1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。
2、學生登記表、學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第四類。
3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。
4、干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類。
5、中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類。
第二步，排序
排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內容的內在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。
具體方法有：按材料形成的時間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。
第四類、第九類材料排序時，在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。
2、按材料的內容以及材料之間的內在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。
其中，第五類和第八類材料的排列順序一般為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。
第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前；入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁，有封面的材料從封面開始編寫?？瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計頁數；復件和原件應視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數。
第三步，編目
修訂后的目錄與舊目錄的不同：
一是“類號”改為“序號”；
二是“材料制成時間”改為“材料形成時間”；
三是刪除“份數”欄。
編目的具體要求是：
1、檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。
2、每類目錄之前應注明材料類號和類別名稱。
3、“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號用漢字的“一”至‘十’，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯數字。
4、“材料名稱”根據材料題目填寫。沒有標題或標題不規(guī)范的，應另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。
5、“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準。復制的檔案材料，采用原件的形成時間。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。
6、“頁數”填寫材料的頁數。按編好的頁數如實填寫。
7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表，復制件等。
8、每類目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。
特別是第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行，小類空三行。
第四步：技術加工
技術加工對紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應進行技術加工。
1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制件應附在原件后，與原件作為一件。
2、幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。注意，從保護檔案原貌，簡化整理的目的出發(fā)，不要對檔案材料進行過度裁剪。
3、幅面過小的材料應進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。檔案材料一般應留夠2厘米的裝訂邊，不夠應加邊。有些材料幅面太小，無法裝訂，應當在材料的底部托上一層質量較好的紙張。
4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。
5、檔案材料應各自獨立，嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。
第五步：裝訂
檔案目錄置于卷首，干部職務變動登記表排列其后，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時，必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質應符合檔案保護要求，報送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等；書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。
檔案管理的方法和技巧
(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務知識，堅持依法治檔，確保“集中統(tǒng)一管理”。
“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導，為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務水平，今年六月下旬，我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓，對部門及公司十名兼職檔案員進行為期七天的培訓。這次培訓的特點是理論結合實際操作，培訓內容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進行詳細講解，授課內容分別為：文書、科技、會計檔案等基本知識，培訓時要求每個兼職檔案員帶未整理裝訂的資料，面對面、手把手地指導他們如何裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓，效果顯著，也為單位檔案管理達國家2A標準奠定了良好的基礎。
(二)要求無紙化辦公，每個崗位都形成電子文檔。
這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質文件和電子文件歸檔的關系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應負的責任。檔案利用的廣泛性主要表現在計算機在企業(yè)內部聯(lián)網后，企業(yè)各部門對檔案信息資源實現了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。
(三)檔案工作既是單位重要基礎工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。
為了規(guī)范檔案工作，必須加強自身基礎建設，大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平，以便更好地為生產和發(fā)展服務?？傊?，企業(yè)檔案工作要適應檔案管理現代化的需要，檔案工作人員要不斷學習新技術、新知識，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與企業(yè)發(fā)展同步。
(四)服務創(chuàng)新
在信息化環(huán)境下，檔案管理工作在服務內容與服務方式等方面，都要對傳統(tǒng)檔案服務利用工作進行改變。首先，要對信息服務理念進行樹立，在深入廣泛應用信息系統(tǒng)的過程中，大量優(yōu)質的電子信息文件資源逐漸形成，越來越多的信息系統(tǒng)用戶，使信息服務工作面臨著越來越廣、越來越多的服務要求。因此，有關人員要對信息服務的理念進行樹立。其次，還要強調主動服務，在對用戶潛在需求進行調查了解的基礎上，對不同層次、不同內容的信息資源進行有針對性的開發(fā)、利用和提供。再次，還要在信息服務方式上進行創(chuàng)新。
檔案管理的方法和技巧
一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務中發(fā)揮經濟效益
(一)要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。
隨著產業(yè)結構逐步調整、優(yōu)化，整體的技術含量也在不斷提高，單位也由計劃經濟下按計劃完成工作任務，逐步走出去開辟市場，完成億元以上的貨幣工程量，逐步由承建二級路面建設，轉為參與強烈的市場競爭，承建一級路面的建設任務，因此，檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關技術人員，深入施工一線，熟悉了解施工工藝流程，弄懂技術檔案的內涵關系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數”。
(二)要確立檔案是資產的觀念。
在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。以產品為例，從設計、預算到整個工程竣工，無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產，它除了具有企業(yè)無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認識到檔案是資產以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產，就會下決心做好檔案工作。
(三)要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。
在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，如各種設計資料、預算、圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關鍵時刻能產生好的經濟效益和社會效益。
二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應現代企業(yè)的高速發(fā)展
現代企業(yè)制度的基本特征是產權清晰，權責明確，政企分開，管理科學。企業(yè)的檔案工作要適應現代企業(yè)制度，就必須對企業(yè)檔案工作實行機構創(chuàng)新、機制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。
(一)機構創(chuàng)新的核心是精簡。
無論哪個企業(yè)，精干是一個必然趨勢，企業(yè)檔案工作也要順應企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內涵，把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個中的主要任務和職責是負責單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通過計算機網絡與各分公司、各部室實施聯(lián)網，從而達到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享，真正形成一個集團化的信息聯(lián)合體。這樣符合現代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。
(二)機制創(chuàng)新的關鍵是高效。
企業(yè)進行整合改造的目的是適應市場經濟體制的需要，轉換機制，高效運行，創(chuàng)造最大的經濟效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機制也要隨著企業(yè)管理機制的轉換而創(chuàng)新，要激活機體，堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換;提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術改造的動力源之一。
(三)制度創(chuàng)新的實質是要從企業(yè)的實際出發(fā)，回顧多年來的檔案工作實踐，領導支持固然重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。
目前看來，適合各類性質、各類機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各分公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法，制定考核辦法進行總結考評。職責明確，獎罰分明，從而調動檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。
人事 檔案 整理實施方案
第一章 總則
第一條 為了進一步加強我縣人事檔案管理，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，完善人力資源社會化服務體系，根據國家有關法律、法規(guī)，結合我縣實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所管人事檔案范圍是：
(一)按照干部管理權限,政府系統(tǒng)機關及所屬的事業(yè)單位、直屬事業(yè)單位(教育、衛(wèi)生系統(tǒng)除外)的正式干部職工;
(二)各類縣屬國有、集體企業(yè)和民營企業(yè)、私營企業(yè)、民營非企業(yè)等非國有單位干部職工;
(三)辭職或被辭退、解除勞動合同(聘用合同)以及以其他方式與原單位脫離了工作關系的國家公務員，企業(yè)、事業(yè)單位干部職工;
(四)未落實工作單位的各類畢業(yè)生;
(五)實行人事代理的單位干部職工、各類畢業(yè)生;
(六)自費出國、出境的專業(yè)技術人員和管理人員;
(七)合資、三資企業(yè)的中方雇員;
(八)其他社會人才。
第三條 人事檔案管理遵循"集中統(tǒng)一，歸口管理"的原則，接受同級黨委組織部門和政府人事行政部門的監(jiān)督和業(yè)務指導。
第二章 人事檔案管理機構
第四條 縣人力資源和社會保障部門檔案管理科室是縣政府系統(tǒng)人事檔案管理機構，按管理權限負責縣政府系統(tǒng)人事檔案管理工作。
(一)政府機關、企事業(yè)單位負責本單位的干部職工和離退休人員的人事檔案資料的收集、整理，人事檔案由政府人事檔案管理部門管理;
(二)人事檔案管理部門受用人單位和個人委托，可以管理全縣范圍內干部職工人事檔案;
(三)嚴禁其他未經授權的任何單位(包括其他行業(yè)主管部門、企事業(yè)單位內設的人才交流中心、人事檔案室)管理人事檔案，嚴禁個人保管他人和本人人事檔案;
(四)凡不具備人事檔案管理權限，擅自管理社會人才人事檔案的單位或個人，必須在本辦法施行后三個月之內向人事檔案管理部門移交人事檔案。
第五條 人事檔案管理部門按照《中華人民共和國檔案法》和《干部檔案工作條例》之規(guī)定，認真做好人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作，認真做好與人事檔案管理有關的各項人事代理等社會化服務工作。人事代理社會化服務內容有：
(一)按國家規(guī)定核定存檔人員的連續(xù)工齡，調整記載檔案工資;
(二)負責專業(yè)技術人員職稱資格認定，辦理職稱考評的有關手續(xù);
(三)辦理因公或因私出國、出境政審及相關手續(xù);
(四)負責為辦理人及代理人員出具有關婚育證明;
(五)按黨章、團章有關規(guī)定接轉黨、團組織關系;
(六)負責人才引進工作，辦理人才集體戶口掛靠手續(xù);
(七)辦理實行人事代理的各類應往屆畢業(yè)生的聘用合同備案管理手續(xù);
(八)為參加工作滿一年的各類大中專畢業(yè)生辦理轉正定級手續(xù);
(九)辦理與聘用單位的聘用合同鑒證手續(xù);
(十)辦理確因人才流動等原因失去原有身份的身份認定手續(xù);
(十一)代辦社會養(yǎng)老保險及其他保險;
(十二)協(xié)助辦理與人事檔案管理相關的其它服務事宜。
第三章 人事檔案的轉遞
第六條 人事檔案管理部門在收到檔案后應進行嚴格的檢查，若發(fā)現轉來的檔案材料不整齊或不完整、不清楚，應要求原管理單位補齊或查清。人事檔案管理部門收到檔案后應在回執(zhí)單上簽名蓋章并立即退回。逾期一個月未退回者轉出單位應去函催問，以防丟失。
第七條 人事檔案轉遞，應通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。轉遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的"檔案轉遞通知單"的項目詳細登記，嚴密包封。
第四章 人事檔案的收集、整理和利用
第八條 人事檔案材料包括如下內容：
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)學歷和評聘專業(yè)技術職稱材料(包括學歷、學位、學績、培訓成績表和評審表、考績、審批材料);
(五)政治、歷史情況的審查材料(包括甄別、復查材料和依據材料、黨籍、參加工作時間等問題的審查材料);
(六)參加中國共-產-黨、共青團及民-主黨派的材料;
(七)獎勵材料(包括科技和業(yè)務獎勵，英雄模范先進事跡);
(八)處分材料(包括復查材料，免于處分的處理意見);
(九)錄用、任免、聘用、轉業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料;
(十)其他可供參考的材料。
第九條 人事檔案管理部門應當按照檔案管理工作的有關規(guī)定，加強與各單位的聯(lián)系，認真做好人事檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作。
(一)要經常收集各單位在職務晉升、流動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映職工德、能、勤、績的材料，充實檔案內容;
(二)可根據工作需要及檔案中缺少材料的情況，有計劃地布置填寫干部職工履歷表，作鑒定、寫自傳等，并及時將這些材料補充進人事檔案;
(三)有關用人單位和部門要建立主動向人事檔案管理部門送交人事檔案歸檔的工作 制度 ，確定專人報送，及時將新形成的檔案材料送交人事檔案管理部門;
(四)收集的材料必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實、完整，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入人事檔案;
(五)復印件不能作為歸檔材料。不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料，必須詳細登記，并報請主管負責人審查批準;
(六)屬于應歸入人事檔案的材料，均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷;
(七)人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格(19cm×26cm)的辦公用紙，使用藍黑或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫;
(八)在整理人事檔案過程中，要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內容，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造社會人才人事檔案材料。
法律分析：干部人事檔案管理工作的基本原則是：根據干部管理權限和范圍，實行集中統(tǒng)一、分級負責管理干部檔案，維護干部人事檔案的完整與安全，保證利用。包括以下三個內容：
一是按照干部管理范圍，集中統(tǒng)一、分級負責管理干部檔案。這是干部人事檔案管理工作的組織原則，是黨管干部的原則在干部人事檔案管理工作中的具體體現。二是維護干部人事檔案的完整與安全。三是積極為干部工作服務。
法律依據：《干部人事檔案工作條例》 第五條 干部人事檔案工作應當遵循下列原則：
（一）黨管干部、黨管人才；
（二）依規(guī)依法、全面從嚴；
（三）分級負責、集中管理；
（四）真實準確、完整規(guī)范；
（五）方便利用、安全保密。
導語： 在人們的工作生活中，檔案扮演著重要角色，但很多人誤認為人事檔案沒用，出現了忽略人事檔案管理的現象，影響了檔案管理工作。對于，如何做好人事檔案管理工作，我為大家整理以下經驗和方法。
一、 人事檔案管理中存在的主要問題
1、人事檔案管理重視程度不夠
相當一部分人認為人事檔案工作就是抄抄寫寫，保管的事務性工作，不容易取得明顯成績不能給單位創(chuàng)造經濟效益。因此，忽視了人事檔案管理工作，最終形成“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉，用起來需要”的狀況。人事檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以高質量地為干部隊伍建設服務。
2、人事檔案管理工作缺乏力度
一是少數管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度，建立了制度執(zhí)行不嚴，收集歸檔工作被動、不及時。再由于形成材料的部門對檔案管理工作認識不夠等原因，檔案材料沒有及時收集、轉遞和歸檔，造成檔案材料內容不完整。二是收集歸檔的材料不全面、不真實準確、人事檔案中有些材料在內容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評價材料大都是套話，內容形式相同，不能準確反映每個人的真實情況。部分檔案材料還存在：填寫格式不規(guī)范，填寫內容前后不一，記載不實，審核不準，不利于檔案的保存和利用，使檔案的真實性、動態(tài)性、完整性功能趨于弱化。三是人事檔案用紙規(guī)格不一，紙張不符合要求，在立卷歸檔進行技術加工、折疊、剪裁及裱糊時，使人事檔案卷很不美觀。
3、人事檔案管理人員業(yè)務不熟
由于機構調整、科室重組，人員競聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動，接任的管理人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護、提供利用等業(yè)務不太了解。日常事務往往又忙于將新增加材料收集放入人事檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案的管理水平。隨著人才流動外部環(huán)境的寬松，人才流動靈活，各類人才跳槽頻繁，造成人檔分離現象越來越多。
4、檔案室設備配備不齊全
大多采取“因陋就簡”，“因地制宜”的原則，融辦公室、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設施，也無其他硬軟件設施，防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。
5、檔案管理手段落后
目前人事檔案管理部門的管理手段還是手工操作，既使利用計算機管理，僅限于把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣延用手工操作，無紙質閱檔基本沒有實施。由于反復調用原件，造成紙張發(fā)黃變脆，字跡褪色，直接影響到檔案的完整與安全，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。
二、做好人事檔案管理的對策
1、重視人事檔案管理工作
單位要將人事檔案納入議事日程，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現問題及時解決，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設。
2、提高人事檔案管理工作水平
一是進一步完善人事檔案查(借)閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責、轉遞等各項檔案管理制度，做到“五不查”、“四不借”、“三不轉”，即：無《干部檔案查借閱呈報表》不查，非利用單位范圍不查，非正式黨員不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續(xù)不全不查;未經領導批準不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，本人及親屬檔案不借;個人帶檔不轉，沒有調動通知不轉，接收單位不明不轉。
特別是人才流動后對不在本單位的人員檔案必須妥善處理，該轉遞的及時轉遞。建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料的收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度作進一步的.嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。完善人事檔案整理工作細則，使人事檔案的整理更加科學、全面、完整。
二是把好“入門關”，對人事檔案缺少材料情況進行集中清理，通過書面方式，聯(lián)系材料的形成部門將材料收集整理，盡量減少避免歷史遺留問題的影響，保證檔案內容真實、準確、規(guī)范、完整。
三是把好“更新關”，檔案人員要主動與相關部門聯(lián)系、索要，做到收集整理經?；煌涎?，不積壓，確保人事檔案材料完備，與實際情況同步。四是規(guī)范檔案裝訂工序，做到規(guī)格統(tǒng)一。
3、加強人事檔案管理人員隊伍建設
選擇政治上可靠，作風正派，責任心強的共產黨員從事人事檔案管理工作，教育培養(yǎng)他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。主管部門應定期組織培訓業(yè)務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，提高檔案管理的技術水平，檔案員要勤奮學習，提高自身素質與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。
4、更新檔案管理設施
配備堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質防蛀、防塵的檔案柜，庫房內設置空調、去濕、滅火等設備;庫房的防火、防潮、防塵、防蛀、防盜、防霉、防高溫等設施和安全措施應經常檢查;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三分開，要加大資金投入，配備先進計算機管理設備。
5、注重人事檔案管理現代化建設
對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉交成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時，可以利用計算機網絡技術進行人事檔案管理創(chuàng)新，對不屬于保密范圍的檔案信息實現有效共享。
綜上所述，人事檔案管理工作不僅要從制度上更新，還要從觀念上更新，積極采取有效措施，探索檔案現代管理模式，走出目前人事檔案存在的困境，做到解放思想，凝聚力量，更好地為黨組織和人事工作服務。
做好人事檔案管理工作
1 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度
構建完善的檔案資料管控制度體系，保障檔案資料管理工作依照流程化、正規(guī)化、科學化的軌道有序運行，這是搞好檔案工作的關鍵。因此，首先要用制度去規(guī)范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作，高效完善的組織機構及運作機制是實施檔案管理工作的基本保障。長期的檔案資料管理工作過程提醒我們，在所有建檔部門內部設立完整的檔案管理室，設置檔案管理工作的分管負責人、檔案管理處主任及檔案室工作人員，清晰劃分各部門職責，且依照單位內部設置的具體機構組成狀況配設備兼職型檔案管理人員，由此組建出完整的檔案資料管控網絡化機制，其是完全滿足現階段檔案管理部門工作現實需求的。
2 增強檔案信息化管理的安全意識
當今網絡訊息化技術使單位人事檔案資料的管理工作走向了高品質、快節(jié)奏的發(fā)展道路，然而其亦給現實的檔案資料管理過程造成了一些安全缺陷?，F階段，一些單位在開展檔案資料訊息化管理工作中，其安全觀念表現出極為的淡薄狀態(tài)，往往出現檔案訊息資料的遺失及暴露，并由此帶來巨大的組織功能隱患。并且對電子型檔案資料保管中實施的升格式版本的非兼容品質及不能辨認性，存放檔案材料以及其承載軟件的易受損等問題的輕視，時?？梢l(fā)對珍貴檔案訊息資源的傷害。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對訊息參數庫內儲存的相關價值性數據依照運作權限范圍實施規(guī)范化的內容分類及加密處理，須精細處置好訊息檔案資料的保管和運用的關系，不但須消除只求穩(wěn)定、不思創(chuàng)新的保守思想，還應防范隨意變更、沒有規(guī)則的馬虎思想。
3 采用公文制發(fā)的方式
檔案是由公文逐漸發(fā)展轉化而來的。所以，公文制發(fā)的質量，就會對以后的檔案的質量產生重要的影響。這就需要我們在公文制發(fā)的時候，應該認真遵從正規(guī)化及精準化的模式展開制發(fā)工作，進而大幅度提升檔案資料管理品質，促使檔案資料管理過程可以更加精準化及正規(guī)化。第一，需真正實現檔案材料所用的紙張及格式的完整匹配，也就是說要使紙張和質量相一致，而且其格式必須統(tǒng)一，完美遵照國家的統(tǒng)一控制基準。第二，須審查在編制發(fā)布公文的過程中是否滿足正規(guī)的操作程序，公文材料的樣式及其內容是否屬實。第三，須確保編制公文材料的字跡規(guī)范清晰，使用規(guī)定的文種。這樣，才能夠使日后的檔案資料管控過程能夠真正實現規(guī)范化和標準化。
4 實施“以我為主”的立卷歸檔原則即為推進檔案工作標準化、規(guī)范化的關鍵環(huán)節(jié)
其總體任務是達到檢索運用簡潔化、案卷規(guī)整化以及應用價值的最高化的檔案保管目標。使用“以我為主”的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時又要分清主次，掌握重點。
5 提高人事檔案管理人員的綜合素質
事業(yè)單位人事檔案管理工作在很大程度上都會取決于管理人員的專業(yè)素質和道德素質，其承擔的責任是非常重要的。所以，想要加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化、規(guī)范化和標準化，就需要不斷地加強檔案管理人員的專業(yè)素質，要注重培訓，提高其專業(yè)技能。同時，還需要進行適當的思想道德教育，使其具有一定的政治覺悟，形成一定的管理意識。
有的地方干部人事檔案工作中還存在著管理不嚴密，執(zhí)行規(guī)章制度不嚴格的問題，有的地方甚至出現了偽造檔案材料、涂改檔案內容等情況。如何進一步加強干部人事檔案管理工作，防止和杜絕上述問題的發(fā)生，中組部又做了哪些要求呢？
一、上報擬提拔干部材料時
要認真按照《黨政領導干部選拔任用工作 條例》的規(guī)定，將干部人事檔案連同其它有關材料一并上報。上報的干部人事檔案要嚴格按照《干部檔案整理工作細則》的要求進行整理，要認真查閱審核干部人事檔案。
二、干部交流等工作中
需要轉遞的檔案，必須完整齊全地轉出，不得扣留材料或分批轉出。凡是干部人事檔案材料不齊全或不清楚的，要待補齊或弄清楚后，再辦理有關手續(xù)。
三、收集檔案材料時
要按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，認真鑒別、嚴格審查，防止不符合歸檔要求的材料進入檔案。對偽造檔案材料，涂改檔案內容的，一經發(fā)現，要予以清除，并根據情節(jié)輕重，對當事人給予黨紀政紀處分，構成犯罪的要依法追究刑事責任。
四、轉遞干部檔案中
要通過機要交通或派專人送取，嚴禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的，檔案管理部門應拒絕接收。對違反轉遞規(guī)定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取、更換檔案材料等問題的，要追究當事人和有關管理人員的責任。
五、干部人事檔案制度建設中
要在建立健全各項工作制度的基礎上，教育和要求干部人事檔案工作人員，忠于職守，堅持原則，防止和抵制利用干部人事檔案謀取個人私利的不正之風。同時要經常對各項制度的執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現問題及時解決。
一、人事檔案管理政策依據
v《山東省人事代理暫行辦法》(魯人﹝1997﹞3號)
v《濟南市人事代理暫行辦法》(濟政辦字﹝1998﹞81號)
v《山東省流動人員人事檔案和人事關系管理的具體辦法》(﹝1990﹞魯人字第24號)
v《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(人發(fā)(1996)118號)
v《中華人民共和國檔案法》
v《干部檔案工作條例》(組通字﹝1991﹞13號)
二、流動人員人事檔案的范圍
v待業(yè)的大中專畢業(yè)生人事檔案;
v非國營單位聘用的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;
v外國企業(yè)常駐代表機構的中方雇員的人事檔案;
v其他流動人員的人事檔案;
v注：按照組織部現行規(guī)定，機關事業(yè)單位、國有企業(yè)離職人員，未再就業(yè)前，人事檔案由原單位保管，就業(yè)后將檔案轉至新單位檔案主管部門管理。
三、流動人員人事檔案的管理
v流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案，嚴禁個人保管他人人事檔案。
v 流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導。
四、檔案工作人員職責
v一、保管干部檔案，為國家積累檔案史料。
v二、收集、鑒別和整理干部檔案材料。
v三、辦理檔案的查閱、借閱、轉遞。
v四、登記干部職務、工資等變動情況。
v五、為有關部門提供干部的情況。
v六、做好人事檔案的安全、保密、保護工作。
v七、調查研究干部檔案工作情況、制定規(guī)章 制度 ，搞好干 部檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導。
v八、推廣、應用干部檔案現代化管理技術。
v九、定期向檔案館(室)移交死亡干部檔案
v十、辦理其他有關事項。
五、人事檔案保管保密制度
v一、牢固樹立安全保密觀念、增強保密意識，嚴格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》
v二、干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房面積每千卷需20-25平方米;庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備。要設置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室，檔案庫房、閱檔室、檔管人員辦公室應三室分開。
v三、庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施齊全，保持庫房的清潔和庫內適宜的溫、濕度(要求14℃-24℃，相對濕度45-65﹪)，安全防護措施要經常檢查，杜絕隱患。
v四、檔案管理人員離開庫房時要及時關燈、鎖好門窗，無關人員一律不得進入庫房。
v五、任何個人不得私自保存他人檔案，禁止通過電話、傳真索取或提供干部的全面情況和設計干部的政治歷史或其他重要問題的情況，不得攜帶檔案及材料出入公共場所。
v六、保管干部檔案，應建立登記和統(tǒng)計制度，每年全面檢查核對一次檔案，發(fā)現問題及時解決。
六、人事檔案查閱檔案制度
v1、查閱干部人事檔案應填寫《查閱干部檔案審批表》，按照查閱干部人事檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。
v2、閱檔人員必須是中共黨員。
v3、任何個人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案。
v4、檔案一般不外借，如必須借出使用，要說明理由，經主管部門批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉借他人。
v5、閱檔人員要嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、勾劃、抽取、撤換材料;閱檔人員不得泄漏或擅自向外公布檔案內容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者，按違反《中華人民共和國檔案法》處理。
v6、閱檔人員不得擅自拍攝、復制干部檔案內容，因特殊情況需要從干部檔案中取證的，必須經管檔單位領導審核批準。
v7、閱檔人員在查閱干部檔案時嚴禁吸煙
1、檔案建立；
2、接收；
3、保管；
4、轉遞；
5、信息化；
6、統(tǒng)計；
7、保密；
8、檔案材料的收集、鑒別、整理和歸檔等。
人事檔案的分類審核整理【1】
摘 要：人事檔案作為評價一個人學習和工作期間表現的重要依據，在個人的工作前途上有著重要的作用，相關單位可以查閱檔案進行人事的考察和任免，通過檔案的記錄給予職工的正確評價。
因此，檔案分類審核整理工作的完整實施有著重要的意義，關系著每個社會人在社會中的存在狀態(tài)，有利于國家的管理。
本文針對人事檔案管理中的常見問題進行了具體的分析，并提出了幾點建議。
關鍵詞：人事檔案;審核整理;問題;解決措施
精準、完整、齊全的人事檔案能夠系統(tǒng)、全面的記載個人品德作風、最高學歷、工資待遇、技術水平、任職經歷及工作表現等進行記錄，是企業(yè)選賢任能、知人善任的重要工具。
由于我國現階段進一步深化改革用人制度，所以更要充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，認真分類、審核、整理人事檔案，對人事檔案真實、完整、安全及精準性進行有效維護，使認識檔案作用得以充分發(fā)揮。
一、整理人事檔案時所存在的主要問題
(一)檔案整理主要為手工操作，使很多現代化技術得不到應有的開發(fā)。
通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對以往操作方法進行了延續(xù)，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號及裝訂等各道工序。
因為人事檔案相關配備人員缺乏、單位領導重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過計算機對人事檔案進行分類、審核與整理，怎樣通過數據庫對人才結構進行分析，怎樣構建電子檔案以不斷與科技發(fā)展現代化需求相適應。
(二)當前資料與以往資料裝訂規(guī)格不相符。
《人事檔案整理細則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型(297mm×210mm)。
材料左邊應留有2.5cm的裝訂邊。
A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔(從孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底邊5.4cm，孔中心距左邊沿1.2cm，孔直徑為0.5cm。
干部人事檔案材料轉遞單統(tǒng)一采用國際標準A4紙型。
以前檔案材料都是規(guī)格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預留2.5cm左右的裝訂邊。
而目前的檔案材料規(guī)格大多為A4，比如學歷材料、職稱評審材料等。
檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無法得到有效保證，而如果對16開的材料進行重新打孔和裱糊，則又會浪費大量的人力，提高時間成本，且影響美觀。
(三)人事檔案整卷裝訂，不易長期保存，且具有較差保密性。
雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對檔案進行查閱時，通常要全卷查閱，對個人隱私的保護極為不利，在材料添加或者復印時，必須全部拆開材料，由此反復拆卸，極易破壞材料，對長期保存極為不利。
二、人事檔案的分類審核整理工作的規(guī)范措施
(一)人事檔案的審核工作是實現檔案規(guī)范管理的重點，在審核過程中工作人員必須要時刻保持細致嚴謹的工作作風，按照人事檔案管理的相關流程和注意事項進行檔案的審核，認真檢查檔案的完損工作，對于損害或遺失的篇章進行及時的補交。
在審核過程中由于檔案的數量較多，必須度杜絕錯裝和亂裝事件的發(fā)生，時刻履行自身的工作職責，將別人的工作前途視為工作的重點，培養(yǎng)工作責任感。
在審核中還要進行細節(jié)的檢查，查看手續(xù)是否齊全，印章是否清晰等。
在審核工作中避免低級錯誤的發(fā)生，不為其他人的工作前途造成困擾，履行好檔案審核人員的工作內容。
(二)完整的進行個人檔案的收集工作。
個人檔案的內容比較復雜，從就學到就業(yè)的過程中都有細致的記錄，在個人檔案收集的過程中就要對各個學習和工作階段進行完整性的工作。
在學校就學期間有關人事檔案人員要依據檔案內容進行收集，學生每學期的成績、在校期間的獎懲、政治面貌和每學期的學習總結等。
對于社會中的工作人員的檔案收集，要按照相關單位的工作性質進行，例如黨政機關的要對政治活動和政協(xié)會議等階段性材料進行記錄和管理，對于企業(yè)單位的要進行季度考核表和工作表現等進行檔案收集工作。
當然人事檔案的收集工作都有具體的工作內容進行指示，只要相關工作人員能夠循序漸進的進行收集，保持細心的工作態(tài)度即可。
(三)鑒別檔案的真?zhèn)问菣n案審核管理的重要內容。
檔案是一個人進入社會工作的重要保證之一，為了實現公平競爭，檔案管理的鑒別工作必須深刻落實。
在審核過程中注意查看每個時期的工作表現和相關印章，對不規(guī)范填寫和虛假信息的進行另行放置，查看相關責任人和手續(xù)是否充分，檔案文件是否缺失和重復，對于異常的檔案文件進行不歸檔處理，做到維護個人檔案的真實可靠性。
避免由于個別檔案的虛假造成人事檔案管理機構的信任缺失。
(四)在對人事檔案進行整理時應該做到分類準確、審核無誤。
在對人事檔案進行分類審核整理時，為保證所整理的檔案資料與規(guī)定要求相符合，一方面應該注意對檔案資料及其內容進行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時，要保證檔案的完整性與精美性。
首先，確保人事檔案能夠準確分類。
建議對檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料;b.自傳材料;c.考察、考核、鑒定材料;審計材料;d.學歷學位材料;職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術職務職稱)材料;反映科研學術水平的材料;培訓材料。
e.政審材料;f.黨、團組織建設工作中形成的材料;g.表彰獎勵材料;h.涉法違紀材料;i.工資、待遇材料;招錄、聘用材料;出國(境)材料;人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料;j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。
依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對材料排列、分類合理與否進行分析，避免材料出現顛倒混淆、錯裝等情況。
三、結語
作為人事組織工作的關鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎。
所以，在分類、審核、整理人事檔案時，一定要做到細致、完整、精準、真實。
作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。
認真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。
參考文獻：
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人事檔案材料的收集與整理【2】
人事檔案材料的收集與整理是做好人事檔案管理工作的前提和基礎，材料收集是否及時、準確、全面、規(guī)范，整理是否合乎標準，直接關系到人事檔案的價值，決定著能否為組織人事部門提供高質量服務，更好地起到憑證與參考作用。
筆者作為事業(yè)單位一名從事人事檔案管理十余年的檔案工作者，謹在此談一談實踐中的'工作體會。
一、檔案材料收集整理工作現狀
近年，隨著各級領導的重視和人事檔案達標升級活動的推進，人事檔案管理水平有了很大提高。
但由于某些原因，有的單位在人事檔案材料收集與整理方面尚存在一些問題：
1、檔案意識淡漠 人事檔案一般由組織人事部門保管，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔由人事干部負責完成。
人事檔案主要為組織人事部門服務，一般干部職工接觸不到自己的檔案，這種特殊性、距離感影響了個人對檔案的關注程度，很多人不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，也不重視對個人檔案的充實，將工作中形成的諸如培訓、資格考試、獎勵、科研等材料長期個人存放，而不交由人事檔案管理部門存檔，造成檔案不能全面反映個人綜合素質，給組織考察了解干部帶來偏差。
而人事干部由于工作的繁忙，對檔案材料的收集、歸檔工作重視不足的狀況也在一定范圍內存在。
2、材料缺失嚴重 由于部分同志檔案意識的淡漠，使得一些屬于歸檔范圍的有價值的材料不能及時被收集，久而久之，造成人事檔案材料的遺失和破損。
而檔案管理者一般由人事干部兼職，有的人員交替較頻繁，本職工作的忙碌和業(yè)務素質的缺乏都影響了對檔案材料收集的全面性。
職工個人不知、不交，管檔單位不催、不收，導致一些檔案材料始終與卷宗“無緣”。
3、檔案整理欠規(guī)范 對檔案材料進行加工、整理、裝訂，是檔案管理人員的基本功之一，但有的單位管檔人員隊伍不穩(wěn)定、交接不及時、素質不過硬、業(yè)務不熟練，影響了檔案的整理水平，出現紙張大小不標準、分類不準確、裝訂不整齊等問題;有的卷宗零散材料長期不予裝訂，很容易丟失;有的材料裝錯卷盒，張冠李戴;有的切割不準確，材料部分內容被剪裁，損失無法彌補。
二、加強人事檔案收集整理工作的對策
1、加大宣傳力度，增強職工的檔案意識
人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎性工作，同時也是一項與全體職工切身利益密切相關的工作，收齊、管好、用活人事檔案具有重要意義。
加大檔案知識宣傳力度，普遍增強職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的保障。
我們可通過會議、培訓、座談等方式，隨時將檔案知識滲透到職工意識中，主動把與大家切身利益相關的檔案知識送到他們手中，如繼續(xù)教育學歷的適時取得可提高工資待遇、年度考核表與晉升職稱的密切關系，各類資格證書有利于組織考察提拔干部，招工、入伍等參加工作材料與個人社保利益的息息相關等等，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和協(xié)助做好人事檔案工作的自覺性。
2、加強檔案材料收集力度，保證檔案的完整性
收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。
為使檔案材料收集歸檔工作達到真實、全面、及時、規(guī)范的要求，應建立健全相關規(guī)章制度，以制度的形式保障工作落實到位。
如可建立兼職檔案員制度，選派專人作為各部門的兼職檔案員，將材料的收集任務分解到各部門、落實到責任人;同時保持人員的穩(wěn)定，人事檔案部門定期對其進行有關檔案知識的培訓，有利于單位及時準確收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面材料。
檔案管理部門也要變被動接收為主動出擊，對定期形成的如年度考核表、獎勵、職稱、工資等材料及時督促材料形成部門按時保質上交，同時了解掌握職工動態(tài)，不失時機地主動收集有價值的屬歸檔范圍內的材料。
3、加強人事檔案管理人員隊伍建設，提高檔案整理水平
材料收集完備后，檔案管理部門將對材料進行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔工作。
檔案管理人員必須掌握過硬的基本功，熟練進行檔案整理工作。
首先要對材料進行審核，看材料是否屬于歸檔范圍，是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備;然后將審核完畢的材料進行技術加工，對不規(guī)范紙張適當進行折疊、剪裁、托裱等，制成整齊劃一的16k紙張，按照《干部檔案工作條例》相關規(guī)定進行分類、排序，使用《組織干部管理信息系統(tǒng)》軟件進行信息錄入并打印檔案目錄;最后將條理清晰、整理規(guī)范的檔案材料打孔、裝訂、歸檔，完成對一卷人事檔案的階段性整理。
以后陸續(xù)收集的檔案材料也要嚴格按照流程補充入檔案卷宗。
檔案的整理過程比較繁瑣，需要檔案工作者以耐心、細致的工作態(tài)度，學習檔案知識、掌握專業(yè)技能才能做好。
單位應選調政治上可靠、作風正派、責任心強、具有一定學歷的共產黨員從事人事檔案管理工作，并注意對他們的教育和培養(yǎng)，不斷提高政治素質和業(yè)務素質。
檔案管理人員盡量保持穩(wěn)定，如遇崗位交替，一定要提前做好交接工作，杜絕檔案管理出現“真空地帶”的危險狀況。
人事檔案是一個人成長歷程的縮影和概括，檔案材料的全面收集與規(guī)范整理能更好地體現并實現人事檔案的使用價值，為組織人事部門考察使用干部服務，也為個人維護、保障自身利益提供依據。
