電 話:18937133779
網(wǎng) 址:http://www.cytv37.com
郵 箱:zboao@qq.com
企業(yè)檔案管理規(guī)定
第一章總則
第一條為加公司檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司合法權(quán)益,特制訂本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱(chēng)的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條公司及各部門(mén)、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第四條檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則,進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。
第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
第五條公司各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作(即資料員)。
第六條檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),辦公室負(fù)責(zé)接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作,并監(jiān)督各部門(mén)、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。
第七條辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學(xué)手段,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第三章檔案的管理
第八條整理辦法:
1.方法:以問(wèn)題特征為主,立小卷,一事一卷。
2.步驟:
A.收集
文書(shū)檔案:當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。企業(yè)科技檔案類(lèi):立竣工工程卷,未竣工工程資料整理成冊(cè)。
B.整理根據(jù)分類(lèi)和成立時(shí)間整理。
C.分類(lèi)根據(jù)下述分類(lèi)方法分類(lèi)
D.立卷區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限:永久、長(zhǎng)期、短期。
第九條過(guò)程管理:
1.屬于公司保管的檔案:公司及各下屬子公司的各部門(mén)的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作,并在事件結(jié)束后或在每季頭一個(gè)月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交辦公室保管,任何人不得據(jù)為己有。
2.屬部門(mén)保管的檔案:在每季頭一個(gè)月十日前匯編成冊(cè)上報(bào)辦公室,各分級(jí)保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。
第十條監(jiān)督:辦公室根據(jù)各部門(mén)和各部門(mén)上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄,進(jìn)行定期或不定期的檢查,來(lái)監(jiān)督各部門(mén)及各部門(mén)檔案的管理工作。
第十一條銷(xiāo)毀:須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo),并在清單上簽字。
第十二條公司檔案的分類(lèi)及編號(hào):指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后,按有關(guān)檔案分類(lèi)及編號(hào)要求操作。
第十三條在業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。
第十四條借閱:因公司需要借閱文檔的,應(yīng)填好檔案查閱單,員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料,確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續(xù),經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后,方可帶出,用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
第十五條分級(jí)查閱:具體的查閱分檔,公司擁有絕對(duì)的制定權(quán)。
第四章檔案?jìng)浞葜贫?/p>
第十六條公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。
第十七條各部門(mén)應(yīng)盡量采用電腦管理和工作,便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對(duì)存入電腦的資料、檔案,按《計(jì)算機(jī)管理辦法》管理。
第十八條備份盤(pán)與源盤(pán)應(yīng)分開(kāi)存放,公司的備份盤(pán)應(yīng)在公司外保存。
第五章處理?xiàng)l例
第十九條有下列行為之一,據(jù)情節(jié)輕重,給予50~500元扣薪處理,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任:
1.毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀企業(yè)檔案
2.擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案
3.涂改、偽造檔案
4.未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者
5.未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者(檔案管理者同罰)
第六章責(zé)任
第二十一條本制度適用于偉凡公司各員工各部門(mén)。
第二十二條本制度監(jiān)督責(zé)任部門(mén)為公司辦公室
第一責(zé)任人為各部門(mén)指定的資料員;
第二責(zé)任人為資料員所在部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理。
企業(yè)檔案整理規(guī)范
業(yè)務(wù)資料管理規(guī)定
為提高公司檔案管理水平,進(jìn)一步加強(qiáng)業(yè)務(wù)資料歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》,制定本規(guī)定。
一、業(yè)務(wù)資料歸檔責(zé)任主體
綜合業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)制定業(yè)務(wù)資料管理標(biāo)準(zhǔn),對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)資料歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和培訓(xùn),各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)各類(lèi)專(zhuān)業(yè)性和具體性業(yè)務(wù)資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。已經(jīng)辦結(jié)的項(xiàng)目,由業(yè)務(wù)部門(mén)歸檔完畢后按照規(guī)定時(shí)間上交辦公室統(tǒng)一保存。卷盒(夾)等耗材,統(tǒng)一由辦公室調(diào)配,業(yè)務(wù)部門(mén)申領(lǐng)。
二、歸檔文件要求
1、歸檔文件材料內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。
2、歸檔文件材料要符合文件制作要求,標(biāo)題、落款、時(shí)間(年、月、日)、印章、正文與附件、正式發(fā)文的定稿和簽發(fā)單、上級(jí)來(lái)文和承辦單、請(qǐng)示與批復(fù)以及專(zhuān)項(xiàng)成套材料等必須齊全完整。
3、歸檔文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書(shū)寫(xiě)工整、字跡清晰。
4、歸檔的文件字跡要符合長(zhǎng)期保管需要,應(yīng)使用藍(lán)黑或碳素墨水、優(yōu)質(zhì)油墨書(shū)寫(xiě)或制作,嚴(yán)禁使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料。如:圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙、純藍(lán)(紅)墨水等書(shū)寫(xiě)材料。
5、歸檔文件材料紙張幅面應(yīng)符合要求,一般文件材料應(yīng)為A4紙,必要時(shí)可使用A3紙,但歸檔應(yīng)折疊為A4紙大小。
三、整理要求
1、案卷題名
案卷題名要求簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確,能夠概括揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容與成分。
案卷題名構(gòu)成形式:
(1)符合規(guī)范的名稱(chēng)+業(yè)務(wù)類(lèi)型
(2)出讓宗地編號(hào)+業(yè)務(wù)類(lèi)型
(3)時(shí)間+業(yè)務(wù)類(lèi)型
2、卷內(nèi)文件排序
(1)歸檔文件目錄
歸檔文件目錄是包含卷內(nèi)文件題名及其他特征,并固定文件排列次序的表格。
(2)歸檔文件
卷內(nèi)歸檔文件一般按重要程度或時(shí)間順序排列。
密不可分的文件應(yīng)依序排列,即正件在前,附件在后;批復(fù)、批示在前,請(qǐng)示、報(bào)告在后;正式發(fā)文在前,簽發(fā)單在后;上級(jí)來(lái)文在前、承辦單在后;文字材料在前,圖樣在后。重要文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后。
(3)備考表
備考表是對(duì)本盒案卷材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行說(shuō)明的文件。
3、案卷裝訂
(1)卷盒
卷盒(夾)采用長(zhǎng)×寬為315mm×235mm,其厚度可根據(jù)需要分別設(shè)置30mm、40mm或50mm的規(guī)格。
卷盒(夾)封面項(xiàng)目應(yīng)包括:案卷題名、編制單位、編制時(shí)間、保管期限、密級(jí)、立卷人。
(2)案卷裝訂
案卷裝訂前要先去除卷內(nèi)文件上的金屬物(訂書(shū)釘、大頭針等);
文件沒(méi)留裝訂線的要貼補(bǔ)加邊,破損的要裱糊好,幅面較大的要折疊整齊;
將歸檔文件目錄、歸檔資料左下取齊,用鉚釘裝訂機(jī)裝訂牢固,注意不倒置、不散頁(yè)、不壓字。
4、電子文件刻錄
歸檔完成之后,需將案卷文件的電子版本刻錄在一次性寫(xiě)入光盤(pán)等耐久載體上,光盤(pán)標(biāo)簽寫(xiě)明年份和案卷題名,一并裝入卷盒(夾)中。
金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定
第一章總則
第一條為規(guī)范金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理,依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)商業(yè)銀行法》《中華人民共和國(guó)保險(xiǎn)法》《中華人民共和國(guó)證券法》等相關(guān)法律,結(jié)合金融企業(yè)業(yè)務(wù)工作實(shí)際,制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱(chēng)金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案,是指金融企業(yè)在貨幣金融、資本市場(chǎng)、保險(xiǎn)、信托等金融業(yè)務(wù)辦理及服務(wù)活動(dòng)中形成并具有保存價(jià)值的各種載體形式的記錄。
第三條本規(guī)定適用于在中華人民共和國(guó)境內(nèi)依法設(shè)立的下列金融機(jī)構(gòu):
(一)政策性銀行、商業(yè)銀行、農(nóng)村合作銀行、城市信用合作社、農(nóng)村信用合作社。
(二)證券公司、期貨公司、基金管理公司及其依法設(shè)立的從事資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)的子公司。
(三)保險(xiǎn)集團(tuán)(控股)公司、保險(xiǎn)公司、保險(xiǎn)資產(chǎn)管理公司、保險(xiǎn)專(zhuān)業(yè)中介機(jī)構(gòu)。
(四)信托公司、金融資產(chǎn)管理公司、企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)公司、金融租賃公司、消費(fèi)金融公司、汽車(chē)金融公司、貨幣經(jīng)紀(jì)公司。
(五)從事匯兌業(yè)務(wù)、支付清算業(yè)務(wù)和基金銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的公司。
(六)其他經(jīng)批準(zhǔn)從事金融業(yè)務(wù)活動(dòng)的企業(yè)。
第四條金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案對(duì)維護(hù)金融企業(yè)和客戶(hù)利益,保護(hù)消費(fèi)者權(quán)益,防控金融風(fēng)險(xiǎn),打擊經(jīng)濟(jì)犯罪,保障國(guó)家經(jīng)濟(jì)安全,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展等具有十分重要的作用,是金融企業(yè)檔案的重要組成部分,是企業(yè)管理的基礎(chǔ),應(yīng)當(dāng)由企業(yè)檔案部門(mén)實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第五條各級(jí)檔案行政管理部門(mén)根據(jù)職責(zé)負(fù)責(zé)金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;各級(jí)金融業(yè)務(wù)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)及其派出機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)將金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作納入金融業(yè)務(wù)監(jiān)督管理制度、流程,與業(yè)務(wù)同監(jiān)管。
第六條金融企業(yè)檔案部門(mén)或檔案工作歸口管理部門(mén)(以下統(tǒng)稱(chēng)“檔案部門(mén)”)負(fù)責(zé)對(duì)本企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查,各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)配合檔案部門(mén)組織實(shí)施。金融企業(yè)所屬各分支機(jī)構(gòu)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)本分支機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作,并對(duì)所屬分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
第七條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全統(tǒng)一的業(yè)務(wù)文件材料歸檔管理制度;將業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業(yè)務(wù)工作流程,列入業(yè)務(wù)工作或項(xiàng)目計(jì)劃,列入業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制,列入企業(yè)考核體系和獎(jiǎng)懲制度,確保業(yè)務(wù)文件材料的完整歸檔。
第八條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全業(yè)務(wù)檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等工作的相關(guān)制度,確保業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全,滿足企業(yè)在證據(jù)、責(zé)任、信息、存史等方面的需要。
第九條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度,對(duì)不按規(guī)定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為,進(jìn)行相應(yīng)的懲處。
第十條金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能,并定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
第二章業(yè)務(wù)文件材料的整理與歸檔
第十一條金融企業(yè)應(yīng)依據(jù)法律、行政法規(guī)、國(guó)務(wù)院金融監(jiān)督管理部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)的規(guī)章和規(guī)范性文件的要求,結(jié)合業(yè)務(wù)工作流程,制定本企業(yè)業(yè)務(wù)文件材料的歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案的保管期限表;當(dāng)業(yè)務(wù)范圍或工作流程發(fā)生變化時(shí),應(yīng)及時(shí)修訂完善。
歸檔范圍和保管期限的確定,應(yīng)當(dāng)滿足國(guó)家對(duì)金融活動(dòng)的監(jiān)管要求以及維護(hù)企業(yè)利益和客戶(hù)權(quán)益的需求;業(yè)務(wù)檔案保管期限不得短于相關(guān)法律、法規(guī)明確規(guī)定的保管期限;電子業(yè)務(wù)檔案的保管期限不短于同類(lèi)紙質(zhì)檔案的保管期限。
第十二條金融企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照遵循文件材料形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系、便于保管和查找利用的原則,依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定研究確定業(yè)務(wù)文件材料歸檔整理和分類(lèi)編號(hào)方法,制訂相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并保持相對(duì)穩(wěn)定。
第十三條金融企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定,將應(yīng)當(dāng)歸檔文件材料按要求進(jìn)行整理、立卷,定期移交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理,并辦理歸檔交接手續(xù)。具體歸檔時(shí)間可根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)確定,除國(guó)家另有規(guī)定外,最遲不應(yīng)超過(guò)次年12月31日。
第十四條金融企業(yè)文件材料歸檔一般一式一份,比較重要的或利用頻繁的文件材料可適當(dāng)增加份數(shù)。
第十五條業(yè)務(wù)文件材料中屬于企業(yè)管理類(lèi)的文件材料,原件存入管理類(lèi)檔案,在與之相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案中可存放復(fù)印件并標(biāo)明互見(jiàn)號(hào)。
第十六條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案著錄。
第十七條紙質(zhì)和電子文件同步歸檔的,在文件內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上應(yīng)保持一致;僅為電子載體形式的業(yè)務(wù)檔案,須遵照國(guó)家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十八條金融企業(yè)建設(shè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)時(shí),應(yīng)當(dāng)有檔案部門(mén)參與,由檔案部門(mén)提出電子文件歸檔管理的相關(guān)需求,確保所形成電子文件能夠歸檔,歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。
第十九條業(yè)務(wù)工作人員崗位變動(dòng)時(shí),應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理移交所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)工作的文件材料,并清退借閱未還的檔案。
第二十條國(guó)內(nèi)依法投資設(shè)立的金融企業(yè)有海外機(jī)構(gòu)的應(yīng)當(dāng)建立海外機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理制度。
第三章業(yè)務(wù)檔案的管理
第二十一條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)配備符合檔案保護(hù)和安全管理要求的業(yè)務(wù)檔案保管裝具和庫(kù)房,并保證庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
第二十二條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)按有關(guān)要求做好電子業(yè)務(wù)檔案的存儲(chǔ)和安全管理,保證電子業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和可用,并對(duì)重要業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行異質(zhì)、異地備份,確保業(yè)務(wù)檔案安全。金融企業(yè)對(duì)檔案信息安全負(fù)最終責(zé)任。
第二十三條金融企業(yè)將業(yè)務(wù)檔案管理外包的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核承包方的信息安全保障能力和資質(zhì)。在簽訂合同協(xié)議時(shí),應(yīng)當(dāng)明確有關(guān)檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責(zé)任和約定條款,以保障業(yè)務(wù)檔案的安全與利用。
嚴(yán)禁將涉及國(guó)家秘密的業(yè)務(wù)檔案外包或委托任何社會(huì)中介機(jī)構(gòu)保管。
第二十四條金融企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)做好業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)計(jì)工作和對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的研究利用,保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性。
第二十五條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng),逐步提高對(duì)電子業(yè)務(wù)檔案的管理水平。業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)的功能應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。
第四章業(yè)務(wù)檔案的利用、鑒定與處置
第二十六條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)編制業(yè)務(wù)檔案檢索工具,方便業(yè)務(wù)檔案的檢索與查詢(xún)。
第二十七條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案的查閱利用進(jìn)行登記,對(duì)超權(quán)限利用應(yīng)履行審批手續(xù)。
第二十八條金融企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)展業(yè)務(wù)檔案的提供利用服務(wù)工作,加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案的編研開(kāi)發(fā),滿足企業(yè)金融業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理工作的需要。
金融企業(yè)必須為有關(guān)業(yè)務(wù)監(jiān)管部門(mén)、司法部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)檔案。
第二十九條金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成的檔案鑒定小組,對(duì)到期的業(yè)務(wù)檔案按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定并形成鑒定報(bào)告;對(duì)確已失去保存價(jià)值的到期業(yè)務(wù)檔案,由企業(yè)負(fù)責(zé)人審批簽字后方可銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案應(yīng)當(dāng)在指定地點(diǎn)并有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。對(duì)被銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)當(dāng)?shù)怯浽靸?cè),并與鑒定報(bào)告一并永久保存。對(duì)雖已到期、但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)或有其他未了事項(xiàng)的業(yè)務(wù)檔案不得銷(xiāo)毀。對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。
第三十條金融企業(yè)因各種原因變更、終止的,應(yīng)當(dāng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行妥善處置。
第三十一條未經(jīng)檔案行政管理部門(mén)許可,金融企業(yè)不得以任何方式和形式將涉及國(guó)家秘密的業(yè)務(wù)檔案攜帶出境。
企業(yè)檔案該如何整理?
每年的歸檔文件整理,各單位都很重視,但整理與編目不規(guī)范的還不少,原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類(lèi)、鑒定等技能掌握得不夠好。為此,筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件(即文書(shū)檔案)的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法,供大家參考。
第一步清理文件,即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為:不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》(即國(guó)家檔案局8號(hào)令)制定好本單位的檔案保管期限表,對(duì)照條款,逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說(shuō),即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下:
永久(Y):
1.收文中針對(duì)性文件:A、看是否主送本單位即批復(fù)類(lèi)文件;B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事,如任免、表彰、處分類(lèi)文件。
2.收文中方針政策性文件,如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料;本單位開(kāi)展重大活動(dòng)形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類(lèi)人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào),重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等)。
定期30年(D30):
1.收文:上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī);
2.發(fā)文:本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料(大致包括:內(nèi)部管理制度,獎(jiǎng)勵(lì)制度,業(yè)務(wù)操作規(guī)程等)。
定期10年(D10):
1.收文:上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件;
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡(jiǎn)單扼要地講,區(qū)(縣)級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大,特別是要進(jìn)館的單位,區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來(lái);文件數(shù)量不多或比較基層的單位,可以往“自己”靠,即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料,其保管期限可從長(zhǎng)。
第二步按件裝訂:界定何為一“件”,具體見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》?!凹庇袃煞N,①為自然件,這很好界定;②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的,可采用縫紉機(jī)軋邊(固定);后期要掃描加工的,推薦用不銹鋼推訂來(lái)裝訂,以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料,每件敲上“檔號(hào)章”。
第三步排列文件:區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類(lèi)之后在每類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目下按事由排列文件。黨群工作類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目,一般設(shè):①黨務(wù)、②工會(huì),③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì),在①下按時(shí)間排列文件,②③④⑤同上,文件數(shù)量少的單位可在黨群類(lèi)下直接按二級(jí)類(lèi)目排列。
行政管理類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目,一般有:①組織人事;②政(事)務(wù);③財(cái)產(chǎn)管理,①下按時(shí)間先后排列,②③同理。(政務(wù):文字秘書(shū)工作;事務(wù):后勤保障一類(lèi);財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車(chē)輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類(lèi):本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料,要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況,區(qū)分屬類(lèi)、排列文件。
第四步編號(hào):永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào),一年一編(即填寫(xiě)檔號(hào)章上的歸檔信息)。
第五步編目:按保管期限分別填寫(xiě)《歸檔文件目錄》。
第六步填寫(xiě)備考表,裝盒、填寫(xiě)脊背(可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上,以保持整潔與美觀。
單位檔案怎么整理
通過(guò)檔案名稱(chēng)及編號(hào)整理
1、檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予一名稱(chēng),其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。
2、各級(jí)分類(lèi)、卷次及目次的編號(hào),均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示;其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。
3、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”,即將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào),用一定順序依次排列,以便查閱。
4、檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí),隨時(shí)增補(bǔ)之用。
5、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改。
檔號(hào)編定整理方法:
1、案件如系新案,應(yīng)就“檔案分類(lèi)編號(hào)表”,查明該案件所屬類(lèi)別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。
2、案件如可歸屬前案,應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。
3、檔號(hào)以一案一號(hào)為原則,遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類(lèi)者,應(yīng)先確定其主要類(lèi)別,編列檔號(hào)。
4、檔號(hào)應(yīng)自左而右編列,右方裝訂的案件,應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角;左方裝訂則填寫(xiě)于右上角。
保存期限整理:
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:
1.永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;(5)財(cái)務(wù)報(bào)表;(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計(jì)圖;(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。
2、10年保存:(1)預(yù)算、決算書(shū)類(lèi);(2)會(huì)計(jì)憑證;(3)事業(yè)計(jì)劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。
3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。
4、1年保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
5、規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存,使用部門(mén)視其有效期間予以保存。
企業(yè)檔案管理具體要求有哪些
一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。
二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4.各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類(lèi)與歸檔
1.公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到:
?、賽?ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。
?、谧⒁獍踩C?,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷(xiāo)毀
1.公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
4.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
公司人事檔案如何整理
建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無(wú)霉?fàn)€,蟲(chóng)蛀等,也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好,有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。
檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對(duì):突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后,如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;在檔案底賬上注銷(xiāo);填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對(duì)無(wú)誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時(shí)退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:對(duì)于較大的企業(yè),一般要設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。
庫(kù)房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,鎖門(mén)。
(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng):人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫(kù)房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。
擴(kuò)展資料:
1、員工基本信息登記。
這樣的表格基本上會(huì)在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記,有一部分為員工個(gè)人填寫(xiě)(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊(cè)》,包括勞動(dòng)合同的情況。
2、員工入職相關(guān)審批文件。
3、員工各類(lèi)證件。
這一類(lèi)檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會(huì)用復(fù)印件,不建議僅保留復(fù)印件,因?yàn)榉乐褂行薷臓?zhēng)議,當(dāng)然更重要的是可能會(huì)被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。
包括但不限于:入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書(shū)及附件、不購(gòu)買(mǎi)住房公積金申明、試用(實(shí)習(xí))工作總結(jié)、試用期業(yè)績(jī)完成情況、引導(dǎo)人及部門(mén)的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見(jiàn)、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函(開(kāi)始入職沒(méi)有簽署)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、每年度工作總結(jié)等。
5、員工參加重要會(huì)議、培訓(xùn)的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)與履歷表。
6、員工在企業(yè)里的崗位異動(dòng)記錄。
7、員工調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄。
8、勞動(dòng)合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。
公司檔案管理制度
第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理,一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門(mén)的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的,綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門(mén)應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房,各部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法,根據(jù)分類(lèi)法,編制分類(lèi)目錄;根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5、庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。
8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門(mén)需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
企業(yè)檔案管理有哪些制度
一、建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度是做好檔案管理工作的重要保障。
檔案管理是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)工作之一,檔案管理與業(yè)務(wù)管理具有不可分性,任何業(yè)務(wù)的發(fā)生,必然形成原始的文件材料、帳薄、憑證等資料,這就需要以一定的方式進(jìn)行保管。而且任何業(yè)務(wù)活動(dòng),又必須遵照一定的方針、政策、原則,而一定的方針、政策、原則又是依據(jù)檔案材料形成的。因此說(shuō)檔案管理和業(yè)務(wù)管理是密不可分的。
同時(shí),檔案還是了解我行發(fā)展史、掌握企業(yè)發(fā)展過(guò)程的一個(gè)重要途徑,因此,強(qiáng)化各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)的管理,保證檔案的完整性、真實(shí)性、可信性和保密性是檔案管理工作的重要內(nèi)容。
隨著企業(yè)各項(xiàng)管理制度和業(yè)務(wù)的發(fā)展,檔案管理中也需要對(duì)其內(nèi)容陳舊、不能適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要的規(guī)章制度進(jìn)行更新,因此應(yīng)及時(shí)根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況,對(duì)《檔案管理員崗位職責(zé)》、《檔案人員工作守則》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》、《檔案借閱利用制度》、《庫(kù)房管理制度》等各項(xiàng)制度重新進(jìn)行梳理和完善。通過(guò)對(duì)相關(guān)管理制度的進(jìn)一步梳理,可以使檔案管理制度更加完善和健全,使系統(tǒng)檔案管理工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)一步邁進(jìn)。
二、加強(qiáng)“硬件”建設(shè),完善檔案設(shè)施是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。
搞好檔案工作必須有一定的設(shè)施做保證。要有合適的庫(kù)房、閱覽室、檔案人員辦公室,按照有關(guān)規(guī)定,做到庫(kù)房、閱檔室、辦公室三分開(kāi),并配置微機(jī)、溫濕計(jì)等設(shè)備;并配備用于防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防光、防有害氣體等九防的必要設(shè)施,為檔案開(kāi)創(chuàng)良好的條件。
當(dāng)前,隨著業(yè)務(wù)發(fā)展速度的加快,各類(lèi)檔案的數(shù)量也在加速增加。相比較而言,檔案的硬件建設(shè)速度與業(yè)務(wù)發(fā)展的速度在某種程度上還不是非常匹配,這種不匹配特別體現(xiàn)在基層行處。近年來(lái),年年不斷新增的檔案使檔案庫(kù)房日顯緊張。解決這一問(wèn)題:
一方面需要加快硬件建設(shè),積極推行集中化管理的新模式;另一方面,也要做好到期檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作。對(duì)超過(guò)保管期限的檔案內(nèi)容、完整程度、利用價(jià)值等方面進(jìn)行分析,按規(guī)定做好鑒定工作,篩選出無(wú)保存及利用價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理,以便于騰出更多的存放空間。
三、堅(jiān)持檔案工作與業(yè)務(wù)發(fā)展工作相結(jié)合是做好檔案管理工作的核心。
檔案的收集整理、保管和利用等都是為企業(yè)業(yè)務(wù)服務(wù)的,因此檔案管理中最重要的就是要積極開(kāi)展檔案的利用工作,千方百計(jì)地提高服務(wù)質(zhì)量,編制各種檢索工具,采用新技術(shù)和先進(jìn)的工作方法以滿足業(yè)務(wù)工作對(duì)檔案的需要。
隨著企業(yè)事業(yè)的不斷發(fā)展,當(dāng)前案卷數(shù)量也越來(lái)越多,數(shù)量的龐大給保管和利用帶來(lái)了很多困難;同時(shí)我行的文書(shū)檔案目前還采用電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的雙軌制,工作量非常大。加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理,能有效地解決檔案管理中存在的這些問(wèn)題。
檔案的整理工作繁瑣,重復(fù)勞動(dòng)多,勞動(dòng)強(qiáng)度大,而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。在實(shí)際工作中要盡量發(fā)揮計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理方式,盡量減少手工操作,以便提高工作效率,更好的服務(wù)于建行發(fā)展的需要。
企業(yè)檔案室管理規(guī)范應(yīng)該怎樣制定?
一整套完整的制度體系包括:工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范三部分。
工作規(guī)章主要宏觀明確檔案工作管理體制,文件材料的形成與歸檔責(zé)任、檔案管理、鑒定、開(kāi)發(fā)方法、檔案管理相關(guān)獎(jiǎng)懲等,這是總綱。
管理制度針對(duì)各門(mén)類(lèi)檔案制定管理辦法;各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)制定工作制度等。
業(yè)務(wù)規(guī)范則主要制定檔案整理細(xì)則、檔案分類(lèi)方案、檔案歸檔范圍及保管期限,以及針對(duì)特殊載體檔案的要求。
重要參考文件:最新的是《企業(yè)檔案工作規(guī)范》,在里面對(duì)其他的規(guī)范有引用,可參考。
怎樣做好企業(yè)檔案管理
導(dǎo)語(yǔ):隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展,在不斷更新著管理概念及管理方法,能夠全面、真實(shí)地反映各單位的整體發(fā)展?fàn)顩r和工作成果。做好檔案管理工作,不僅可以為單位管理人員提供及時(shí)了解內(nèi)部情況的整體資料,適時(shí)調(diào)整策略及決策;而且,還可以為社會(huì)和有關(guān)各方對(duì)其準(zhǔn)確認(rèn)定提供有效依。
一、目前企業(yè)檔案管理上存在的一些問(wèn)題
近些年來(lái),從總的方面來(lái)看,企業(yè)檔案管理工作已基本納入到企業(yè)管理的范疇內(nèi),并發(fā)揮出了較為明顯的作用。然而,由于現(xiàn)代化企業(yè)制度的逐步建立和企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大,企業(yè)檔案管理工作卻沒(méi)有相應(yīng)跟上。
究其原因,方方面面??傮w講,包括:一部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位,沒(méi)有給予足夠的重視,致使檔案管理人員隊(duì)伍較為薄弱,尤其缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員,無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)發(fā)展的需求;
加之有關(guān)各項(xiàng)規(guī)章制度不健全,職責(zé)劃分不明確,檔案保護(hù)措施不當(dāng),時(shí)有丟失損壞的現(xiàn)象發(fā)生,文檔收集不全,整理工作滯后等等問(wèn)題都不同程度地存在。以上問(wèn)題如不及時(shí)有效地解決,對(duì)企業(yè)的健康和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都是十分不利的。
二、如何有效加強(qiáng)和完善企業(yè)檔案管理工作
(一)建立健全企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)制定完善有關(guān)的規(guī)章制度
1.及時(shí)設(shè)置企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)在設(shè)置企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)上,要充分考慮企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模的大小、檔案業(yè)務(wù)數(shù)量,并根據(jù)相關(guān)規(guī)定做出正確的選擇。企業(yè)檔案的設(shè)置與調(diào)整應(yīng)本著以下原則:企業(yè)可根據(jù)自身的實(shí)際情況和需要自行決定,要考慮到與企業(yè)今后的發(fā)展相適應(yīng),確保企業(yè)檔案的完整、安全及有效利用,還要兼顧到檔案管理成本等問(wèn)題。
2.檔案管理工作人員的配備隨著科技的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展,在企業(yè)檔案管理方面,也提出了更高的要求。像業(yè)務(wù)能力的提升,理論水平的加強(qiáng),設(shè)備與設(shè)施的配備,各項(xiàng)管理措施的完善等等。具體講,主要是以下幾個(gè)方面:首先應(yīng)選好企業(yè)檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人,這一點(diǎn)十分重要。因?yàn)樽鳛闄n案部門(mén)的負(fù)責(zé)人,如果不具備較高的專(zhuān)業(yè)理論水平,可靠的政治素養(yǎng),較強(qiáng)的管理及業(yè)務(wù)能力,是很難勝任此項(xiàng)工作的。
其次是對(duì)具體的檔案工作人員的要求也不能降低,熱愛(ài)檔案工作是先決條件,一定的文化和業(yè)務(wù)知識(shí)及工作經(jīng)驗(yàn)是基本的保證。為了能盡快使企業(yè)檔案工作人員不斷提升業(yè)務(wù)能力,適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要,對(duì)檔案工作人員要進(jìn)行定期的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和操作技能的培訓(xùn),以不斷提高業(yè)務(wù)技能和檔案管理水平,使其成為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者。
3.加強(qiáng)和完善各種設(shè)備設(shè)施檔案管理設(shè)施的完備,是檔案管理的基礎(chǔ)性工作,應(yīng)當(dāng)加以重視,不能湊合。這方面的設(shè)備設(shè)施包括:建立專(zhuān)門(mén)的檔案專(zhuān)用庫(kù)房,配置足夠使用的檔案排架與卷柜,配齊必要的設(shè)備及工具用品,建立健全與完善防火、防盜設(shè)施及措施,并要求指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理與維護(hù)。
由于近些年隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用,使企業(yè)在檔案整理、存儲(chǔ)、保管及使用上提供了極大的便利,從而大大提高了效率,并收到了事半功倍的效果。但同時(shí)也對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全和企業(yè)檔案管理工作者提出了更高的要求,務(wù)必使我們充分認(rèn)識(shí)到問(wèn)題的重要性。
為了保證檔案信息的完整與安全,就必須制定科學(xué)嚴(yán)密的電子文檔安全管理體系,行之有效的操作權(quán)限管理體系,充分完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理技術(shù)。應(yīng)該講,各項(xiàng)硬件設(shè)施的完善是做好企業(yè)檔案管理工作的基本物質(zhì)保證。
4.依法治檔及完善各項(xiàng)規(guī)章制度認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》,堅(jiān)持依法治檔,建立健全檔案工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度并加以認(rèn)真貫徹落實(shí),是檔案管理工作中的重中之重。應(yīng)當(dāng)說(shuō),依法治檔是做好企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容,也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。
只有真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的法制化、制度化和常態(tài)化,檔案管理才能發(fā)出應(yīng)有的作用,從而有效地維護(hù)好和利用好檔案,使之更好地為企業(yè)的發(fā)展做出服務(wù)。這里需要強(qiáng)調(diào)的是,所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度都必須符合國(guó)家的'有關(guān)法律法規(guī),并結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況,不但要具體、規(guī)范,還要有較強(qiáng)的可操作性。
要明確檔案管理主要負(fù)責(zé)人和專(zhuān)職檔案管理工作人員的具體職責(zé),做到有章可循,按章辦事,以利于監(jiān)督、檢查和落實(shí)。
(二)加強(qiáng)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理
科學(xué)與規(guī)范化的檔案管理,是企業(yè)檔案部門(mén)做好檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容和措施。我們必須認(rèn)識(shí)到,企業(yè)檔案不單單是某一企業(yè)的信息資源,同時(shí)也是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分。
企業(yè)檔案管理工作的基本內(nèi)容,就是針對(duì)企業(yè)的各種形式的檔案信息材料的形成、積累、整理以及歸檔的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)以及檔案的收集、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定等,以達(dá)到企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的目的。
(三)做好企業(yè)檔案的安全與保密工作
企業(yè)檔案工作和其他類(lèi)型的檔案工作一樣,都承擔(dān)著嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密和企業(yè)秘密的重要職責(zé),具有十分的保密性。認(rèn)真做好企業(yè)檔案的保密工作,不但維護(hù)了國(guó)家的安全和利益,同時(shí)也最大限度地保障了企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)利益與合法權(quán)益。為此,作為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者,必須嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)和保密紀(jì)律。具體講,應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
一是要認(rèn)真加強(qiáng)檔案庫(kù)房的管理。因?yàn)榱己?、正?guī)的庫(kù)房設(shè)施建設(shè),能有效地預(yù)防和減少外部不利因素對(duì)檔案造成的損害。檔案庫(kù)房的設(shè)置從保密方面考慮,應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建,而且不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層;庫(kù)房要與辦公室、閱覽室分開(kāi);庫(kù)房的門(mén)窗應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的加固防護(hù)措施;庫(kù)房應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度,有專(zhuān)人負(fù)責(zé),無(wú)關(guān)人員一律嚴(yán)禁入內(nèi)。
二是加強(qiáng)絕密檔案的管理應(yīng)該說(shuō),絕密檔案的管理是整個(gè)檔案保密工作中的重中之重,因此應(yīng)將絕密檔案同其他一般檔案分開(kāi)保管,并設(shè)有保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器等,以確保絕密檔案的安全。絕密檔案管理人員應(yīng)有高度的責(zé)任心、事業(yè)心,政治上可靠,作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn),嚴(yán)格遵守規(guī)章紀(jì)律。
三是加強(qiáng)規(guī)范化管理作為企業(yè)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé),恪盡職守,工作中確保檔案資料不損壞、不丟失、不散亂,充分做到檔案的完整與安全,利于查詢(xún),及時(shí)有效地為企業(yè)提供服務(wù)。
5檔案工作體制
5.1組織系統(tǒng)
企業(yè)應(yīng)建立分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系和以檔案部門(mén)為核心、各專(zhuān)職和兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。
5.1.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo)
確定分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo);確定各部門(mén)、各項(xiàng)目主管檔案工作的負(fù)責(zé)人;確定檔案部門(mén)的負(fù)責(zé)人。
5.1.2檔案部門(mén)
根據(jù)企業(yè)規(guī)模和檔案工作實(shí)際需要設(shè)置檔案部門(mén)。檔案部門(mén)統(tǒng)一管理企業(yè)各類(lèi)檔案,行使對(duì)企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查職能。
大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立具有獨(dú)立職能的檔案機(jī)構(gòu)。
5.1.3檔案人員
根據(jù)工作需要在檔案部門(mén)配備專(zhuān)職檔案人員,在各部門(mén)、各項(xiàng)目管理部門(mén)配備專(zhuān)職或兼職檔案人員。
5.2工作職責(zé)
企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案工作職責(zé)進(jìn)行劃分,明確企業(yè)、檔案部門(mén)、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和文件形成者責(zé)任。
5.2.1企業(yè)職責(zé)
5.2.1.1建立健全檔案工作規(guī)章制度,將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃。
5.2.1.2將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門(mén)、項(xiàng)目及工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé),并對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員進(jìn)行考核。
5.2.1.3維護(hù)和確保檔案真實(shí)、安全,預(yù)防突發(fā)事變及災(zāi)害的發(fā)生,并隨技術(shù)進(jìn)步為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)和設(shè)施、設(shè)備保障。
5.2.1.4在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí),同時(shí)提出所涉及檔案的處置要求。
5.2.1.5按規(guī)定向相應(yīng)單位移交檔案。
5.2.2檔案部門(mén)職責(zé)
5.2.2.1貫徹國(guó)家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度。
5.2.2.2統(tǒng)籌規(guī)劃和負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。
5.2.2.3指導(dǎo)本企業(yè)各部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。
5.2.2.4監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。
5.3崗位職責(zé)
5.3.1分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)本企業(yè)的檔案工作,負(fù)責(zé)審查批準(zhǔn)檔案工作規(guī)劃、計(jì)劃,對(duì)企業(yè)依法開(kāi)展檔案工作負(fù)總責(zé)。
5.3.2各部門(mén)或項(xiàng)目檔案工作的負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)審核本部門(mén)或項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃,對(duì)本部門(mén)或項(xiàng)目歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確負(fù)責(zé)。
5.3.3文件形成者應(yīng)對(duì)歸檔文件材料的準(zhǔn)確性、有效性負(fù)責(zé),并按規(guī)定向本部門(mén)或項(xiàng)目專(zhuān)兼職檔案人員移交。
5.3.4各部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作的專(zhuān)兼職檔案人員負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)或項(xiàng)目歸檔的文件材料,并按要求做好文件材料的移交工作,對(duì)文件材料的歸檔質(zhì)量負(fù)責(zé)。
5.3.5檔案部門(mén)的檔案人員,負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、提供利用工作,監(jiān)督、指導(dǎo)各部門(mén)和項(xiàng)目文件材料的歸檔工作,對(duì)所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查,對(duì)檔案管理工作質(zhì)量負(fù)責(zé)。
5.4人員要求
企業(yè)應(yīng)配備遵紀(jì)守法、忠于職守、具有檔案專(zhuān)業(yè)及相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員從事檔案工作。檔案人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定,符合專(zhuān)業(yè)技術(shù)或管理人員要求。
5.4.1檔案人員的配備應(yīng)與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展需要相適應(yīng)。
5.4.2檔案人員應(yīng)具備大專(zhuān)以上或同等學(xué)識(shí)水平。
5.4.3檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級(jí)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)或大學(xué)本科以上學(xué)歷或同等學(xué)識(shí)水平。
5.4.4檔案人員應(yīng)定期進(jìn)行在職培訓(xùn)。
6檔案工作制度
6.1檔案工作制度體系
企業(yè)檔案工作制度體系由工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范組成。
6.1.1工作規(guī)章
企業(yè)應(yīng)將文件材料收集、歸檔及檔案管理要求納入到企業(yè)相關(guān)的管理制度中,同時(shí)將企業(yè)檔案工作規(guī)定、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等作為企業(yè)管理制度的重要組成部分。
6.1.1.1企業(yè)在制定產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、科研管理、設(shè)備管理、基建工程管理等制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件材料收集、歸檔及檔案管理要求。
6.1.1.2檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求。其主要內(nèi)容應(yīng)包括:檔案工作原則及管理體制,文件材料的形成、積累與歸檔要求,檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用要求,資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置原則,解釋權(quán)限等,規(guī)定中應(yīng)明確體現(xiàn)“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求。
6.1.1.3檔案工作責(zé)任追究制度應(yīng)對(duì)相關(guān)崗位和人員違反文件材料收集、歸檔及檔案管理要求,發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為提出責(zé)任追究和處罰措施。既可單獨(dú)制定,也可納入到相關(guān)的管理制度中。
6.1.1.4檔案管理應(yīng)急預(yù)案,對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害制定檔案搶救應(yīng)急措施,包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)。
6.1.2管理制度
根據(jù)檔案工作各環(huán)節(jié)需要,制定相關(guān)制度。其中文件材料歸檔、鑒定銷(xiāo)毀、保密、利用、移交、電子文件管理、科技檔案補(bǔ)充更新等制度等需要其它部門(mén)配合檔案部門(mén)貫徹實(shí)施;檔案保管、統(tǒng)計(jì),檔案管理系統(tǒng)操作,庫(kù)房管理等制度主要是檔案部門(mén)和檔案人員貫徹實(shí)施。
6.1.2.1文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求以及控制歸檔質(zhì)量的措施。
6.1.2.2鑒定銷(xiāo)毀制度應(yīng)明確鑒定工作的組織及職責(zé)、鑒定方法、鑒定時(shí)間和銷(xiāo)毀要求。
6.1.2.3保密制度應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔(dān)保密的責(zé)任。
6.1.2.4利用制度應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法,規(guī)定查(借)閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù),提出接待查(借)檔案的要求。
6.1.2.5移交制度應(yīng)規(guī)定檔案移交范圍、移交對(duì)象、移交內(nèi)容、移交程序及手續(xù)。
6.1.2.6電子文件管理制度應(yīng)對(duì)本企業(yè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)提出歸檔、管理和利用要求。
6.1.2.7科技檔案補(bǔ)充更新制度應(yīng)明確科技檔案補(bǔ)充更新原則,補(bǔ)充更新程序和方式、違規(guī)處罰原則。
(全國(guó)總部)河南省鄭州市金水區(qū)博雅廣場(chǎng)4號(hào)樓1104
+18937133779
zboao@qq.com
中博奧技術(shù)有限公司& 版權(quán)所有
工信部備案號(hào):豫ICP備11015869號(hào)-8