免费黄色视频在线观看_日韩无码AV中字中_性欧美嫩交hd_国产成人一区二区在线

歡迎來(lái)到中博奧技術(shù)有限公司官網(wǎng)

辦公室檔案整理(辦公室檔案整理技巧)

時(shí)間:2022-11-11 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  辦公室檔案整理

  一般來(lái)說(shuō)辦公室的資料分為兩種,一種為紙質(zhì)文件,另一種為電子文檔,兩者文件分別有不同的整理方式。

  1.紙質(zhì)文件資料。盡量別留,或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦,確保留下重要的文件。

辦公室檔案整理(辦公室檔案整理技巧)

  其次建議購(gòu)4孔A4活頁(yè)文件夾及配套透明活頁(yè)文件袋(可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)看看,是晨光旗下專(zhuān)門(mén)的辦公用品采購(gòu)平臺(tái),品類(lèi)很多,需要可以私聊)和打孔機(jī)。能打孔的文件,打孔直接放入文件夾;不能打孔的文件,裝入透明活頁(yè)文件袋,放入文件夾;

  資料卡片、票據(jù)、照片、信函、明信片、名片,有專(zhuān)用的A4活頁(yè)文件袋就買(mǎi)了用,沒(méi)有的可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯,裝入活頁(yè)文件袋后放入文件夾。建議用標(biāo)簽貼好外殼,分門(mén)別類(lèi)放好,會(huì)非常整齊。

  2.電子文檔。首先,名稱(chēng)要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關(guān)鍵詞+時(shí)間地點(diǎn)的形式進(jìn)行命名。其次,每一層次的文件夾一般不超過(guò)3個(gè)。并且定期做好備份和清理,置辦個(gè)上T的移動(dòng)硬盤(pán),也建立對(duì)應(yīng)的文件夾,每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份,極好。注意:名稱(chēng)統(tǒng)一很重要,加上年月日時(shí),再變文件夾或換電腦都不怕重復(fù)。

  辦公室文件資料的整理分類(lèi)技巧有哪些?

  1.存放有序,固定位置

  在辦公室內(nèi),各種文件檔案、公文包、名片盒等物件按自己的方式擺置在文件筐內(nèi),貼上標(biāo)簽;或按使用頻率、重要程度固定保存在抽屜內(nèi)的相應(yīng)位置。

  2.要?jiǎng)h的文件暫時(shí)先留著

  在桌面建一個(gè)“臨時(shí)文件夾”,暫時(shí)沒(méi)用的都扔進(jìn)去,一段時(shí)間(一個(gè)月)后集中處理;

  若非永久性刪除可在回收站找到,回收站可定期清空,清空前查看是否有意外刪除的文件。

  3.隨時(shí)做好PlanB

  列出已有物品的清單,存于某個(gè)地方(如備忘錄)。

  4.將經(jīng)常使用的文件夾放到桌面

  在桌面創(chuàng)建快捷方式。

  5.電子文件建檔

  選擇一個(gè)常用的電腦盤(pán)(如D盤(pán)、E盤(pán)等),建立文件夾,對(duì)每一電子文件進(jìn)行詳細(xì)命名,之后按照自己的分類(lèi)習(xí)慣(如時(shí)間、用途、部門(mén)等)歸檔同一類(lèi)型文件。

  6.定期備份資料

  每周或每月及時(shí)備份,備份途徑為云備份或移動(dòng)硬盤(pán)備份。

  7.在名片上寫(xiě)清詳細(xì)信息

  在名片背后(微信的備注描述頁(yè))寫(xiě)清楚對(duì)方的詳細(xì)信息,如認(rèn)識(shí)日期、接觸場(chǎng)所、對(duì)方特征、介紹人等。

  8.手機(jī)號(hào)碼備注要詳細(xì)

  以公司名稱(chēng)/職位+姓名的方式作為備注名稱(chēng)。

  9.活用手賬的兩個(gè)重點(diǎn):及時(shí)寫(xiě),多次看

  一有約定就立刻寫(xiě)上,每天多次查看任務(wù)完成情況。

  10.客戶的名稱(chēng)要加上職稱(chēng)、稱(chēng)謂

  在名稱(chēng)后注明“XX總”,表示尊重。寫(xiě)郵件也一樣。

  辦公室檔案整理

  11.手賬上方注明日期和主題

  給每個(gè)記錄注明時(shí)間和主題,查找時(shí)就多了兩個(gè)關(guān)鍵變量。

  12.所有的信息注明來(lái)源

  為每條從外部獲取的信息注明來(lái)源。

  13.勤于找出問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)

  提前15分鐘到約定的地點(diǎn),聯(lián)系好招商,提前熟悉目標(biāo)樓盤(pán),準(zhǔn)備好自己稍后要陳述的資料,然后等待客戶的到來(lái)。

  14.記下經(jīng)常去的餐館

  用你熟悉的APP記下附近適合還不錯(cuò)的餐館。

  15.組織商談的注意事項(xiàng)

  打電話時(shí)一定要確認(rèn)好:對(duì)方負(fù)責(zé)人的姓名/商談的內(nèi)容時(shí)間地點(diǎn)/出席的人員名單/商談需要準(zhǔn)備的資料,對(duì)方的聯(lián)系方式。

  特別重要的會(huì)議一定要之后發(fā)一封郵件再次確認(rèn)。

  16.準(zhǔn)備2個(gè)筆記本

  只要兩個(gè)筆記本,一本做重要任務(wù)制定,一本做各種記錄。

  17.給用過(guò)的筆記本制作索引

  在筆記本第二頁(yè)記下寫(xiě)筆記的時(shí)間,重要主題。

  18.給筆記本足夠的留白

  開(kāi)始就在筆記本上劃出一條直線,右邊的空白不能現(xiàn)在寫(xiě),隨時(shí)空出一行。

  19.以金字塔原理記筆記

  做完筆記后,在筆記頂部寫(xiě)下結(jié)論。

  20.利用“5W2H”整理重點(diǎn)內(nèi)容

  做筆記要有框架:誰(shuí)(WHO)-因?yàn)樯?WHY)做了什么事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?時(shí)間(WHEN)-地點(diǎn)(WHERE)?用了多少錢(qián)(HOW MUCH)?

  21.將工作的“PDCA”記下來(lái)

  按照Plan(計(jì)劃)→Do(執(zhí)行)→Check(回顧)→Action(改善)去記下來(lái),用心去總結(jié),找提升方法。

  如何建立辦公室檔案管理

  要建立起辦公室檔案管理工作,一般從人、財(cái)、物三方面入手。人:即檔案管理員,你需設(shè)置一位專(zhuān)職或者兼職的檔案干部具體指導(dǎo)和執(zhí)行該工作,設(shè)一辦公室主任分管該工作。這位檔案管理員總體負(fù)責(zé)全公司的檔案工作,在此基礎(chǔ)上,每個(gè)部門(mén)要設(shè)一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)將本部門(mén)的應(yīng)歸檔的材料整理后交辦公室檔案管理員,部分材料如有必要要說(shuō)明重要性以便設(shè)定保管期限。財(cái):即檔案工作經(jīng)費(fèi),每年檔案裝訂消耗材料,檔案裝訂工具和檔案專(zhuān)業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)等經(jīng)費(fèi)保障。物:檔案室是基本必備的,要符合檔案“八防”要求;有條件差的也必須有檔案專(zhuān)用的鐵皮柜,不能和其它資料混放。這樣基本上檔案工作的框架算搭起來(lái)了,檔案工作的制度可以參考樓上團(tuán)隊(duì)的,都是文字化的東西。另有一點(diǎn)日常檔案工作必須要有的兩個(gè)東西:第一個(gè)是歸檔期限及保管期限表,企業(yè)使用的是十大類(lèi)分類(lèi)法,但國(guó)家檔案局關(guān)于文書(shū)立卷改革以件為單位保管單位的也可以參考,畢竟你是企業(yè)的話,檔案如何保管更方便還是自己企業(yè)說(shuō)了算,要注意設(shè)定保管期限的時(shí)候充分征求各部門(mén)意見(jiàn),因?yàn)橹挥薪?jīng)辦的部門(mén)才更深刻理解該份材料到底該長(zhǎng)期保存還是短期保存。第二個(gè)是借閱利用制度,不知你們企業(yè)是否會(huì)將董事會(huì)材料單獨(dú)設(shè)一位董秘保管,如果全部公司的材料都在檔案室的話,作為企業(yè)要嚴(yán)格規(guī)定檔案查閱的人員,哪些可以公司里人隨便查,哪些只有部門(mén)經(jīng)理查,哪些要辦公室主任同意才可以查,哪些要總經(jīng)理同意才可以查,以保護(hù)企業(yè)商業(yè)秘密。

  辦公室檔案管理制度

  一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷(xiāo)毀等有關(guān)制度和規(guī)定,確保其完整、系統(tǒng)和安全。

  二、檔案按檔號(hào)排放,檔案柜編順序號(hào),庫(kù)房?jī)?nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

  三、借出的檔案須按時(shí)歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

  四、不得竊取、出賣(mài)和涂改檔案,違者追究法律責(zé)任。

  五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防霉工作。

  六、做好庫(kù)房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

  七、每季度對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

  如何建立辦公室檔案管理?

  建立辦公室檔案管理的方法:

  (一)建立檔案管理制度:

  1、各種檔案按組卷要求,由立卷人整理,按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

  2、各種檔案的文字書(shū)寫(xiě),必須用藍(lán)黑或黑墨水書(shū)寫(xiě),禁用其它筆書(shū)寫(xiě)。

  3、檔案一般不外借,確因工作需要借閱檔案時(shí),均應(yīng)在檔案室借閱。

  (二)建立檔案庫(kù)房管理制度:

  1、檔案庫(kù)房是保存檔案的重要基地,非本室工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)。

  2、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙、喧嘩、動(dòng)用火種,嚴(yán)禁攜帶危險(xiǎn)品進(jìn)入。

  3、庫(kù)房門(mén)窗要牢固,隨走隨關(guān),班前班后要經(jīng)常檢查,嚴(yán)防檔案丟失和意外事故發(fā)生。

  4、庫(kù)房?jī)?nèi)保持清潔衛(wèi)生,有防火、防盜、防光、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。

  5、檔案裝具要堅(jiān)實(shí)、耐用、整潔大方。

  如何進(jìn)行辦公室檔案管理

  SUper OK SUPER-ELOCKER

  super he SUper Man

  SERPER OA

  不知道你能不能看得懂,這些都是與微軟合作的廠商的一些產(chǎn)品。都很有用的,比如SUPER OA就是工作效率提速方案

  如何做好辦公室的檔案管理工作?

  一、規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān)

  公文是檔案的前身,當(dāng)其處在傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過(guò)程中,具有現(xiàn)行效用,不能稱(chēng)其為檔案;檔案一般是完成了文書(shū)處理程序,完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn),規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān),是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門(mén)各不同,有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的,有的則是由相關(guān)職能部門(mén)起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我局就屬于后者,由于各職能科隊(duì)寫(xiě)作人員的水平、素質(zhì)各不相同,對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異,導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我局在公文擬制過(guò)程中存在的問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面:1、文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分;一文請(qǐng)示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等2、附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件,但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí),也不在附件名稱(chēng)前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào),行文程序很混亂。3、公文印制不規(guī)范,用紙有大有小,給后來(lái)的檔案裝訂和管理帶來(lái)很大不便。4、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確,不利于檢索查找。5、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況,嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此,作為辦公室一名專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)公文擬制人員,平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門(mén)呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理,依照有關(guān)規(guī)定,全面審核,嚴(yán)格核稿,特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)盡快與提供初稿的科隊(duì)進(jìn)行銜接,共同磋商,盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段,決不能將問(wèn)題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪,以確保公文的高質(zhì)量、高水平,以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

  二、檔案整理工作,從公文的評(píng)估分類(lèi)做起

  公文形成后,經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸整處理,待文件涉及的事務(wù)處理完畢,文書(shū)人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估,根據(jù)公文的類(lèi)別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理:去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷(xiāo)毀,而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái),以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書(shū)人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),它要求文書(shū)人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力,能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔,供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作,可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行:

  1、對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí),要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化,就必須重視公文的規(guī)范化管理,實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融,加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的超前控制,這樣才能保證檔案的質(zhì)量,減少檔案部門(mén)的工作程序和煩瑣的移交手續(xù),避免重復(fù)立卷,使文書(shū)工作流程更加科學(xué)化、合理化。

  2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性,要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里,要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度,使檔案工作平時(shí)化、平?;?。因此,務(wù)必要按照《辦法》的要求,規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件,對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。

  3、要不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中,文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí),加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng),最好的辦法就是常備一本專(zhuān)業(yè)書(shū)籍,《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等,以便需要時(shí)查閱,真正做到邊工作,邊學(xué)習(xí),在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。

  在日常工作中,很多檔案工作人員都兼任秘書(shū)工作,因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類(lèi)。我局在整理檔案過(guò)程中,已經(jīng)形成了一套較科學(xué)的歸檔方法,具有較強(qiáng)的規(guī)律性,即年度---組織機(jī)構(gòu)--內(nèi)容,但在實(shí)際工作中,文秘人員不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類(lèi)思路,但也不應(yīng)該隨意更改,要結(jié)合單位的具體發(fā)展實(shí)際,嚴(yán)格依照檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)范和要求,進(jìn)行科學(xué)地創(chuàng)新,不斷提高單位的檔案管理水平,盡量做到查找簡(jiǎn)便、快捷。

  三、完善公文材料,做好檔案收集工作

  文書(shū)部門(mén)在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料,發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要,同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回,以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手:

  1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文,做完收文登記后,首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值,如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成,便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件,退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后,卻具有儲(chǔ)存價(jià)值,能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用。因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求,后進(jìn)行傳閱,閱辦完畢后,已初步進(jìn)入歸檔程序,進(jìn)一步歸整,以備平時(shí)查閱。

  2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件,領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全,按照從上到下,依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整,并統(tǒng)一裝訂成冊(cè),初步完成“件”,由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”,初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

  四、善于交流,接受新信息,達(dá)到資源共享

  隨著社會(huì)形勢(shì)的變化和發(fā)展,對(duì)檔案整理工作的規(guī)范性要求也會(huì)隨著時(shí)代發(fā)展而越來(lái)越高,文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門(mén),不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值,一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色,創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),樹(shù)立精品意識(shí),培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息,擴(kuò)大知識(shí)視野,提高自己的鑒別能力,充分利用各種媒體和機(jī)會(huì),主動(dòng)推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料,如大事記、組織沿革、專(zhuān)題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等,從而達(dá)到資源共享的目的。

  辦公室文秘人員如何做好檔案管理工作

  檔案是人類(lèi)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物,是處理完畢的、具有參考價(jià)值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件,是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體,它具有個(gè)體意識(shí)和群體意識(shí)的功能。提高檔案工作的效率與質(zhì)量,可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此,檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。那么,如何做好檔案管理工作呢?一起看看吧!

  一規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān)

  公文是檔案的前身,當(dāng)其處在傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過(guò)程中,具有現(xiàn)行效用,不能稱(chēng)其為檔案;檔案一般是完成了文書(shū)處理程序,完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn),規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān),是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門(mén)各不同,有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的,有的則是由相關(guān)職能部門(mén)起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我區(qū)就屬于后者,由于各職能部門(mén)寫(xiě)作人員的水平、素質(zhì)各不相同,對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異,導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我們單位在公文擬制過(guò)程中存在的問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面:

  1.文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分;一文請(qǐng)示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。

  2.附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件,但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí),也不在附件名稱(chēng)前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào),行文程序很混亂。

  3.公文印制不規(guī)范,用紙有大有小,給后來(lái)的檔案裝訂和管理帶來(lái)很大不便。

  4.公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確,不利于檢索查找。

  5.數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況,嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此,一名專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)公文擬制的你人員,平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門(mén)呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理,依照有關(guān)規(guī)定,全面審核,嚴(yán)格核稿,特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門(mén)進(jìn)行銜接,共同磋商,盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段,決不能將問(wèn)題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪,以確保公文的高質(zhì)量、高水平,以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

  二檔案整理工作,從公文的評(píng)估分類(lèi)做起

  公文形成后,經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸整處理,待文件涉及的事務(wù)處理完畢,文書(shū)人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估,根據(jù)公文的類(lèi)別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理:去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷(xiāo)毀,而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái),以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書(shū)人員是個(gè)嚴(yán)峻的'挑戰(zhàn),它要求文書(shū)人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力,能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔,供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作,可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行:

  1.對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)

  要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化,就必須重視公文的規(guī)范化管理,實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融,加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的超前控制,這樣才能保證檔案的質(zhì)量,減少檔案部門(mén)的工作程序和煩瑣的移交手續(xù),避免重復(fù)立卷,使文書(shū)工作流程更加科學(xué)化、合理化。

  2.要有高度的職業(yè)責(zé)任感。

  檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性,要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里,要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度,使檔案工作平時(shí)化、平?;?。因此,務(wù)必要按照《辦法》的要求,規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件,對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。

  3.要不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。

  文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中,文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí),加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng),最好的辦法就是常備一本專(zhuān)業(yè)書(shū)籍,《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等,以便需要時(shí)查閱,真正做到邊工作,邊學(xué)習(xí),在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中,很多檔案工作人員都兼任秘書(shū)工作,因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類(lèi)。由于我區(qū)成立較早,在整理檔案過(guò)程中,已經(jīng)形成了一套較科學(xué)的歸檔方法,具有較強(qiáng)的規(guī)律性,即年度——組織機(jī)構(gòu)——內(nèi)容,但在工作中,文秘人員不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類(lèi)思路,但也不應(yīng)該隨意更改,要結(jié)合本單位的具體發(fā)展實(shí)際,嚴(yán)格依照檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)范和要求,進(jìn)行科學(xué)地創(chuàng)新,不斷提高本單位的檔案管理水平,盡量做到查找簡(jiǎn)便、快捷。

  三完善公文材料,做好檔案收集工作

  文書(shū)部門(mén)在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料,發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要,同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回,以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手:

  1.檔案整理工作必須從平時(shí)做起。

  對(duì)于上級(jí)發(fā)文,做完收文登記后,首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值,如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成,便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件,退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后,卻具有儲(chǔ)存價(jià)值,能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用,因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求,用不銹鋼釘子重新裝訂,后進(jìn)行傳閱,閱辦完畢后,已初步進(jìn)入歸檔程序,進(jìn)一步歸整,以備平時(shí)查閱。

  2.檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。

  對(duì)于本單位自生文件,領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全,按照從上到下,依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整,并統(tǒng)一裝訂成冊(cè),初步完成“件”,由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”,到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

  四善于交流,接受新信息,達(dá)到資源共享

  隨著社會(huì)形勢(shì)的變化和發(fā)展,對(duì)檔案整理工作的規(guī)范性要求也會(huì)隨著時(shí)代發(fā)展而越來(lái)越高,文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門(mén),不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值,一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色,創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),樹(shù)立精品意識(shí),培育職業(yè)意識(shí)。

  不斷接受新信息,擴(kuò)大知識(shí)視野,提高自己的鑒別能力,充分利用各種媒體和機(jī)會(huì),主動(dòng)向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料,如大事記、組織嚴(yán)格、專(zhuān)題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等,從而達(dá)到資源共享的目的。

  如何整理辦公室檔案

  最好建立電子檔案進(jìn)行管控。這樣CTRL+F輸入文件名就能夠快速的找到文件所在的文件夾,當(dāng)然如果有掃描儀就更好了,直接做成PDF文檔鏈接在EXCEL表里,連翻閱文件夾的時(shí)候都可以省了。

  紙質(zhì)文件分類(lèi)可以在地區(qū)的基礎(chǔ)上以發(fā)文時(shí)間或者文件類(lèi)型做劃分

  但主要是看你個(gè)人的查閱習(xí)慣

  如何做好好辦公室檔案管理工作

  1、根據(jù)辦公室領(lǐng)導(dǎo)的要求,完成有關(guān)報(bào)告、文稿的起草、修改工作。完成打字、復(fù)印及傳真等工作,及時(shí)送交領(lǐng)導(dǎo)或按要求傳送給客戶。

  2、做好日常電話接待工作。完成行政辦公會(huì)議的書(shū)面記錄、整理。

  3、完成各類(lèi)文件的收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。

  4、根據(jù)要求采購(gòu)日常辦公用品,并及時(shí)登帳。管理本部的財(cái)產(chǎn)帳目(低值易耗品、固定資產(chǎn))。做好辦公室設(shè)備管理及維修。

  5、做好年度報(bào)刊雜志的訂閱工作,收發(fā)日常報(bào)刊雜志及郵件交換。

  6、做好辦公室每月考勤。

  做好物品保管工作。

  1、負(fù)責(zé)組織部召開(kāi)的各種會(huì)議的會(huì)務(wù)工作,做好會(huì)議記錄,起草會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào),協(xié)助督促各單位貫徹落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)的情況。

  2、做好各類(lèi)文件的登記、保管、轉(zhuǎn)發(fā)、立卷、存檔等,保管使用印鑒、介紹信及經(jīng)費(fèi)本。

  3、草擬年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、清算、批復(fù)等文檔。

  4、做好辦公室勤雜內(nèi)務(wù)工作、文書(shū)檔案管理,做好上級(jí)及校內(nèi)有關(guān)文件收發(fā)、登記、傳閱、下發(fā)和年終清理、立卷、歸檔工作,辦理定購(gòu)和發(fā)放各種學(xué)習(xí)材料。

  5、做好部信件登記、分發(fā)、寄發(fā)工作,受理黨員干部來(lái)信來(lái)訪工作,及時(shí)做好登記、自辦或傳遞等工作,遇到重大問(wèn)題及時(shí)向部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

  6、協(xié)助部領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各個(gè)崗位的工作關(guān)系。

  7、深入基層單位調(diào)研做好部領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

  8、協(xié)助做好部辦公室的日常工作。

  9、做好部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他各項(xiàng)工作。

  技能要求:

  1、大學(xué)本科,經(jīng)濟(jì)或中文專(zhuān)業(yè),2年以上秘書(shū)工作經(jīng)驗(yàn);

  2、良好的組織、溝通能力;

  3、流利的英語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)能力;

  4、熟練的計(jì)算機(jī)操作技巧。

我是中博奧客服:小奧
中博奧技術(shù)有限公司& 版權(quán)所有工信部備案號(hào):豫ICP備11015869號(hào)-8 Copyright ? 2023-2024

檔案整理檔案數(shù)字化

檔案掃描檔案管理軟件系統(tǒng)

TEL:18937133779

To Top