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檔案整理外包(銀行檔案整理外包)

時間:2022-11-23 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  檔案整理外包


  檔案管理業(yè)務(wù)外包有以下幾個好處:


  1、降低企業(yè)檔案管理成本,提高檔案利用效率

檔案整理外包(銀行檔案整理外包)

  企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包即將企業(yè)有關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)外包給檔案專業(yè)服務(wù)機構(gòu),決定是否外包的一個重要因素就是外包成本是否高于內(nèi)置成本。檔案專業(yè)服務(wù)機構(gòu)由于其服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)移性和服務(wù)的規(guī)?;?,決定了這些檔案專業(yè)服務(wù)機構(gòu)的成本遠遠低于企業(yè)單獨進行檔案管理業(yè)務(wù)的成本。用時,由于應(yīng)用了專業(yè)化、高水平的管理技術(shù)與管理手段,外包后的企業(yè)檔案利用效率也會大幅提高。


  2、可以減少企業(yè)在檔案管理工作的重復(fù)投入現(xiàn)象,降低企業(yè)管理風(fēng)險


  隨著辦公自動化程度和企業(yè)信息化程度的不斷提高,電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生,這些數(shù)字化的文獻對管理基礎(chǔ)設(shè)施、管理技術(shù)和人員素質(zhì)的要求比紙質(zhì)文獻的要求高得多。為確保電子文件信息的持續(xù)可讀性,必須不斷地對文件進行實時遷移,以適應(yīng)新的計算機網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù),這些都需要大量的投入。


  3、有利于促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)


  實行企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包,可借助于檔案外包服務(wù)機構(gòu)在設(shè)備、技術(shù)、專業(yè)人才方面的優(yōu)勢,加快企業(yè)檔案信息化建設(shè),促進企業(yè)檔案信息化進程。


  4、有助于提高企業(yè)核心競爭力


  業(yè)務(wù)外包是企業(yè)管理的一種創(chuàng)新管理理念與管理方法,它的一個重要目標(biāo)就是集中企業(yè)內(nèi)部資源,著力提高企業(yè)核心競爭力。檔案管理業(yè)務(wù)外包可以使企業(yè)從具有低附加值的日常的事務(wù)性檔案管理業(yè)務(wù)中解放出來,能夠更有效地運用其核心競爭力,把時間、精力和資源集中起來,致力于具有高附加值的戰(zhàn)略環(huán)節(jié)。


  檔案管理外包有什么好處


  檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。


  這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為6個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。


  檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。


  檔案管理外包有哪些規(guī)范?


  檔案外包從服務(wù)需求內(nèi)容上整體上分為2大類,勞務(wù)外包和專業(yè)外包;


  勞務(wù)外包主要解決的是勞動力不足的問題,而專業(yè)外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務(wù)。


  在實際過程的檔案外包合作過程中,可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館(室)機關(guān)外包和企事業(yè)公司制外包2個主體類別,由于檔案館(室)主要業(yè)務(wù)是檔案管理,并配備了專業(yè)人員,所以外包的需求大多是勞務(wù)需求型的。


  企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營業(yè)務(wù)的模塊,往往在知識儲備和人力配備上不足,對專業(yè)要求比較高,所以往往需要進行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務(wù)。

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