文書檔案整理的新方法實(shí)際上是指檔案立卷時(shí)采用了件盒級(jí)而非原用的案卷級(jí)立卷方式。然而不管是何種方式，檔案始終不能背離利用，整理，保護(hù)的原則，這種方式能取得更好的效果，就應(yīng)該選擇哪種方式來進(jìn)行管理。

　　傳統(tǒng)的文書立卷方法（即案卷級(jí)立卷方法）是建國(guó)以來延用前蘇聯(lián)的檔案整理方法。建國(guó)之初，前蘇聯(lián)在列寧領(lǐng)導(dǎo)下制訂了一系列關(guān)于檔案方面的政策法令，為我們新中國(guó)檔案制度的建立提供了借鑒。我們?cè)刚?qǐng)一批批蘇聯(lián)檔案學(xué)專家來我國(guó)傳授檔案學(xué)知識(shí)與檔案管理經(jīng)驗(yàn)，也派出很多人到前蘇聯(lián)學(xué)習(xí)檔案工作的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過數(shù)代檔案管理者理論與實(shí)踐的結(jié)合，形成了案卷級(jí)立卷方法。

　　在那個(gè)歷史背景下，采用這種方法，使我們國(guó)家得以保護(hù)了大量的檔案，這是值得肯定的，但隨著計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理手段大量應(yīng)用于公文處理和檔案管理，它在分類組卷，整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現(xiàn)繁瑣，復(fù)雜和效率低的缺點(diǎn)，給檔案人員帶來了相當(dāng)大的困難，業(yè)務(wù)部門也難以掌握。為了更科學(xué)地管理好文書檔案，國(guó)家檔案局于2000年修訂了"歸檔文件整理規(guī)則"（DA/T22-2000），中國(guó)科學(xué)院也于2006年4月下發(fā)了"文書檔案建檔規(guī)范"（ZKY/B002-4-2006），在這些規(guī)定中，明確規(guī)定了歸檔文件按照文件自然形成的規(guī)律，以"件"為單位進(jìn)行整理。

　　我所從2003年開始用新方法整理文書檔案，下面我談一下自己利用新方法整理文書檔案的過程，與大家探討交流一下。

　　文書檔案經(jīng)過立卷部門初步立卷后，于次年的六月前移交到綜合檔案室。

　　文書檔案自實(shí)行規(guī)則后，必須重新制定檔號(hào)，我所檔號(hào)構(gòu)成如下:

　　檔號(hào)=檔案代號(hào)+年度+保管期限+（分類號(hào)+順序號(hào)）

　　舉例:

　　一，分類調(diào)卷

　　我所文書檔案的分類方案是按問題分類，即綜合管理類，綜合統(tǒng)計(jì)類，規(guī)章制度類，黨群紀(jì)檢類，人事教育類，科研管理類，外事管理類，技條基建后勤管理類，安全保密類，公司管理類十大類，能夠涵括我所所有事務(wù)活動(dòng)。有些單位是按部門分類，這樣產(chǎn)生的后果是如果部門進(jìn)行調(diào)整，工作性質(zhì)有交叉后，不利于檔案分類的連續(xù)性。

　　將兼職檔案員所立案卷認(rèn)真檢查，按分類方案比對(duì)調(diào)整后，再按我所文書檔案保管期限表對(duì)每一類中的檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整。

　　二，裝訂

　　一般按一份文件為一件進(jìn)行裝訂，批復(fù)和請(qǐng)示可裝訂為一件，若太厚也可分為兩件，同樣，正文和附件，正本與草稿，來文與復(fù)文都可視情況分別裝訂。不過在文件排序時(shí)就應(yīng)相對(duì)集中放在一處，若是完成立檔工作后才歸來的文件也可放在最后，不必改動(dòng)前面的檔號(hào)。

　　在裝訂方式上，可用不銹鋼訂書釘裝訂，若過厚，才采用三針法線裝。

　　三，加蓋檔號(hào)章，編頁碼

　　在每一件的右上角加蓋文書檔案檔號(hào)專用章，填寫其中內(nèi)容，內(nèi)容包括全宗號(hào)，年度，室編件號(hào)，機(jī)構(gòu)或問題（分類號(hào)），保管期限，館編件號(hào)六項(xiàng)，這里著重是室編件號(hào)的填寫，室編件號(hào)一定要從不同分類，不同保管期限的最低一級(jí)順序從"1"開始標(biāo)號(hào)，比如永久保管綜合管理類檔案有10件，那么就從"001"編至"010"，長(zhǎng)期保管綜合管理類有檔案10件，那么又從"001"編至"010"，這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入，而不影響前后其它檔案的檔案號(hào)。

　　逐件從"1"編頁碼。

　　四，錄入

　　將文件目錄以"件"的方式錄入計(jì)算機(jī)，以便查詢。

　　五，檔案盒

　　根據(jù)不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應(yīng)的檔案盒，原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個(gè)盒內(nèi)，但某一分類檔案過少時(shí)也可多個(gè)分類的檔案放入同一盒內(nèi)，在盒脊處"機(jī)構(gòu)（問題）"欄處相應(yīng)地標(biāo)明多個(gè)分類號(hào)。

　　六，備考表

　　將備考表填寫好后放入每盒的最后頁。

　　經(jīng)過上述五個(gè)步驟，一年的文書檔案就整理完畢了，顯而易見，新方法整理檔案有如下優(yōu)點(diǎn):

　　1、整理方便快捷。每件加蓋檔號(hào)章及用訂書釘裝訂的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于原來案卷組卷時(shí)每卷加封面封底，擬寫50字以內(nèi)的案卷標(biāo)題，用線裝訂的時(shí)間，檔案整理的效率提高了。

　　2、利于保密。新方法整理后的檔案可以針對(duì)性較強(qiáng)的借閱利用某一檔案，而不必因?yàn)槔靡患璩鲆痪?，利于檔案的保密。

　　3、充分利用檔案室保存空間。取消了案卷封面封底，而且可以多個(gè)分類檔案放入同一卷盒中，這樣充分利用了檔案盒的空間，進(jìn)而節(jié)約了檔案室的保存空間，隨著日后檔案的增加，這一優(yōu)勢(shì)會(huì)更加明顯。

　　4、容易調(diào)卷。分類錯(cuò)誤或檔案進(jìn)館時(shí)，檔案存在調(diào)卷的問題，案卷級(jí)組卷方式在這方面就尤為麻煩，而且容易破壞檔案，而調(diào)整件盒級(jí)組卷時(shí)，就只須改變一下排列件號(hào)，相對(duì)容易了許多。

　　5、查閱方便。在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢，更為快捷直觀。

　　缺點(diǎn):新方法要求將檔號(hào)章直接蓋在檔案上，這個(gè)做法我認(rèn)為有些不妥，值得探討!

　　檔案管理的有效措施

　　導(dǎo)語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。

　　一、領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提

　　（一）愛崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

　　（二）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。

　　首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā);其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。

　　二、現(xiàn)代化管理是做好檔案工作的途徑

　　隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

　?。ㄒ唬┱莆宅F(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

　　電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。

　　文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

　?。ǘ├矛F(xiàn)代化技術(shù)整理檔案

　　紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。

　　三、提高檔案管理人員素質(zhì)是做好檔案工作的保障

　　文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

　　（一）進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)

　　增強(qiáng)管理意識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。

　　因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開拓視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國(guó)家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù);二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

　?。ǘ┘訌?qiáng)制度建設(shè)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制

　　首先，要建立健全在職教育的長(zhǎng)效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班;其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定掛鉤，對(duì)不參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的取消聘任資格，對(duì)積極參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的給以獎(jiǎng)勵(lì)，增強(qiáng)參加在職教育的主動(dòng)性和積極性。

　?。ㄈ┟鞔_在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容

　　相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長(zhǎng)的原則。

　　第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足;

　　第二，相關(guān)學(xué)樣知識(shí)。文書和檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等;在職教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新;

　　第三，現(xiàn)代科技知識(shí)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。

　　總之，要從多方面入手，做好文書檔案管理工作。我們要努力奮進(jìn)，不斷改革，齊心合力地推進(jìn)文書檔案管理工作的發(fā)展，以適應(yīng)新形勢(shì)下的社會(huì)需要。

　　如何把文件夾內(nèi)的文件快速整理好？

　　在日常生活和工作中，我們經(jīng)常需要對(duì)自己的桌面，文件，照片，電影等進(jìn)行歸類整理，

　　最好的方法就是新建不同的文件夾，然后取一個(gè)你個(gè)人能分辨清楚的文件夾名稱，一般的操作是將文件夾建好以后，再將文件，文檔等拷貝或者剪切到你新建好的文件夾中就好了。

　　其實(shí)在MAC系統(tǒng)下面還有更好更快的方法，就是將你要整理歸類的文件進(jìn)行選擇，選擇好以后右鍵點(diǎn)擊任意一個(gè)被選中文件，點(diǎn)擊用所選項(xiàng)目新建文件夾你選擇了幾個(gè)文件，就會(huì)有一個(gè)（X項(xiàng)）。

　　還有一個(gè)快捷的方法，選中文件后按快捷鍵Control+Command+N，瞬間文件便整理好，然后你再輸入你想取的文件夾名稱就可以了！確實(shí)方便快捷不少。