文書檔案管理規(guī)定

　　文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。以下我為大家整理了文書檔案管理規(guī)定，希望對大家有所幫助！

　　第一條為了加強建設(shè)銀行文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮文書檔案的作用，根據(jù)國家檔案局有關(guān)檔案工作的制度、規(guī)定及《中國人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》，特制定本辦法。

　　第二條建設(shè)銀行文書檔案是各級行在各項工作活動中形成的，具有查考利用價值并經(jīng)過分類整理而保存起來的文件材料。

　　第三條建設(shè)銀行文書檔案的收集范圍包括：

　　1、本級行自身形成及本級行與有關(guān)部門聯(lián)合頒發(fā)的，反映本行主要工作活動的文件材料；

　　2、上級行和上級黨政機關(guān)頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的針對本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料；

　　3、下級行報送的具有查考利用價值的文件材料；

　　4、同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的本級行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件；

　　5、本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營狀況的重要文件材料。

　　第四條各級行黨、政、工、青、婦等部門在工作活動中形成的文書檔案材料，均應(yīng)由本行檔案部門集中統(tǒng)一管理和保管，任何單位或個人都不得據(jù)為己有，以維護建設(shè)銀行檔案的完整與安全。

　　第五條各級建設(shè)銀行應(yīng)實行由文書部門或職能部門整理立卷的制度，檔案部門負責(zé)對立卷工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查督促。

　　第六條各立卷部門應(yīng)指定人員負責(zé)文書立卷歸檔工作。承辦人員在文件材料處理完畢后，應(yīng)及時將全部文件材料交文書立卷人員，由文書立卷人員負責(zé)整理立卷，并按規(guī)定的時間向本行檔案部門移交。移交時，雙方根據(jù)移交的案卷目錄進行清點、核對，并履行移交手續(xù)。

　　第七條文書立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

　　第八條立卷歸檔要求

　　1、做好文件材料收集工作。應(yīng)歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關(guān)的簽報、批示等附屬材料，均應(yīng)齊全、完整。

　　2、按照歸檔文件材料的保存價值確定保管期限。不同保管期限的文件材料應(yīng)分開立卷。

　　3、行內(nèi)幾個部門共同辦理的文件，由主辦部門立卷，本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件，由行內(nèi)交主部門立卷。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，可放在復(fù)文年立卷；未作批復(fù)的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃，放在規(guī)劃期的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在總結(jié)期的最后一年立卷；跨年度的會議文件，放在會議開幕年立卷；各類案件放在結(jié)案年立卷。

　　5、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按下述要求進行排列：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，審定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后；各類案件的案卷，其結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其他文件材料應(yīng)依其形成規(guī)律或特點合理組織立卷。

　　6、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的.案卷，應(yīng)在有文字的每頁材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁的右上方逐件編件號。

　　7、歸檔的每一案卷均應(yīng)填寫一式三份卷內(nèi)文件目錄，其中一份置卷首，一份由立卷部門留底，另一份交檔案部門作為檢索工具。每一案卷的卷尾均應(yīng)放置備考表，用以填寫本卷需要說明的有關(guān)情況及立卷人姓名、立卷完成時間等。

　　8、案卷封皮應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚。案卷題名要簡明、概括、字跡工整。案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書寫。

　　9、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的張頁應(yīng)進行托裱，寬大的張頁應(yīng)折疊整齊，裝訂線外有字跡的張頁應(yīng)加寬邊。案卷采用三點一線的裝訂方法，并保持右邊、底邊整齊。不裝訂的案卷，其卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用細線裝訂。

　　10、立卷完成后，立卷人員應(yīng)按照不同的保管期限，分別填制一式兩份案卷目錄。其中一份交檔案部門留存，另一份經(jīng)檔案部門編填卷號后退立卷部門備查。

　　第九條本級行附屬企業(yè)的文書立卷歸檔工作，比照本行職能部門辦理。本級行投資入股的各類公司的屬于本行文書檔案管理范圍的各類檔案材料，由本行文書部門或本行業(yè)務(wù)管理部門一并立卷歸檔。

　　第十條文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。長期為16年至50年，短期為15年以下（含15年）。對不易判定保管期限的檔案材料，應(yīng)按照宜長不宜短的原則進行保管。

　　第十一條凡是反映本級行主要業(yè)務(wù)活動和基本歷史面貌的，對本級行各項工作和經(jīng)濟建設(shè)、歷史研究具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。其主要內(nèi)容包括：

　　1、本級行制定的重要的法規(guī)性文件；處理重要問題形成的文件材料；召開重要會議的主要文件材料；重要的請示、報告、總結(jié)和綜合統(tǒng)計報表；機構(gòu)演變，本級行領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等。

　　2、上級機關(guān)頒發(fā)的針對本行主要業(yè)務(wù)工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。

　　第十二條凡是反映本級行工作活動，在較長的時間內(nèi)對本級行具有查考利用價值的檔案，列為長期保管。主要內(nèi)容包括：

　　1、本級行處理一般工作問題形成的文件材料，一般會議的主要文件材料，一般的規(guī)章制度等。

　　2、上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務(wù)并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。

　　3、下級行報送的重要的總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

　　第十三條凡是在較短時間內(nèi)對本行有參考利用價值的檔案，列為短期保管。主要內(nèi)容包括：

　　1、本級行一般事務(wù)性的文件材料。

　　2、上級機關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)。但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。

　　3、下級行報送的一般性工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

　　4、同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的需要本級行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。

　　第十四條文書檔案的保管期限應(yīng)從檔案所屬年代的下一年1月1日起計算。長期規(guī)劃、計劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計算。

　　第十五條各級行檔案部門對所接收的案卷應(yīng)進行審核把關(guān)，對不符合質(zhì)量要求的案卷應(yīng)退立卷部門重新加工整理。

　　第十六條各級行檔案部門應(yīng)以便于保管和提供利用為前提，按照本行文件形成的規(guī)律和特點，選擇年度——組織機構(gòu)分類法或年度——問題分類法對歸檔案卷進行分類。所用的分類方法應(yīng)保持前后一致，盡量保持固定，不能隨意變動。

　　第十七條案卷的排列應(yīng)以檔案分類方法為基礎(chǔ)，按照不同的保管期限分別排列入庫。案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后一致。

　　第十八條按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。

　　第十九條案卷目錄應(yīng)區(qū)分不同的保管期限，分年度或混年度編制目錄號。在一個全宗內(nèi)，案卷目錄號不能重復(fù)。

　　第二十條各級行檔案部門應(yīng)充分利用檔案信息資源，積極開展檔案編研工作，根據(jù)需要編寫各種類型的檔案資料，主動為機關(guān)各項工作服務(wù)。

　　第二十一條各級行檔案部門應(yīng)努力做好檔案利用工作，除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外，還應(yīng)根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點，編制重要文件目錄（卡片）、專題文件目錄（卡片）、文號索引等檔案檢索工具，力求做到查找使用方便，調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。

　　第二十二條各級行檔案部門應(yīng)根據(jù)本行具體情況，制定檔案的借閱制度，嚴格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍，防止密級檔案失密、泄密，確保檔案安全。

　　第二十三條各級行應(yīng)定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案。移交檔案的具體時間、范圍和進館要求，按照當(dāng)?shù)貦n案局、館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十四條對超過保管期限的文書檔案，應(yīng)由本行檔案部門按照《中國人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。

　　第二十五條本辦法適用于各級建設(shè)銀行。

　　第二十六條本辦法由總行辦公室負責(zé)解釋。補充、修改時同。

　　第二十七條本辦法自頒布之日起執(zhí)行。（87）建總辦字第20號《關(guān)于印發(fā)〈中國人民建設(shè)銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時廢止。;

　　文書檔案管理細則

　　文書檔案的管理是對具有保存價值的文書檔案進行集中管理的工作,這一工作的開展對文書檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是文書檔案管理細則，歡迎閱讀!

　　文書檔案管理細則一

　　第一條為加強水行政執(zhí)法文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。

　　第二條執(zhí)法文書是水行政執(zhí)法人員成果的結(jié)晶和執(zhí)法行為的真實記錄。建立健全執(zhí)法文書管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。

　　第三條各級水行政主管部門在執(zhí)法工作中形成的全部文書檔案均由本部門執(zhí)法機構(gòu)集中統(tǒng)一管理。

　　第四條水行政執(zhí)法文書檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書資料(包括文字、圖表、音像等資料)。

　　第五條各級水行政主管部門的執(zhí)法機構(gòu)應(yīng)配備一名專職或兼職檔案管理人員，負責(zé)執(zhí)法文書檔案的日常管理工作。

　　第六條執(zhí)法文書檔案的收集與歸檔

　　(一)在每次執(zhí)法活動進行完畢后，具體承辦人員應(yīng)及時將執(zhí)法活動中形成的文書資料交檔案管理人員立檔;

　　(二)歸檔的文書材料應(yīng)完整、齊全，具有保存價值;

　　(三)應(yīng)歸檔的執(zhí)法文書材料范圍及分類;

　　1.水事案件類：水事違法案件的受理、立案呈報表，現(xiàn)場勘察筆錄，調(diào)查筆錄，音像材料，證言證詞，責(zé)令停止水事違法行為通知書，調(diào)查報告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書，送達回執(zhí)，行政處罰強制執(zhí)行申請書，結(jié)案報告等;

　　2.行政復(fù)議類(區(qū)縣(市)不適用)：行政復(fù)議申請書，行政復(fù)議受理、不予受理、限期補正通知書，行政復(fù)議申請人、被申請人提供的有關(guān)材料、證據(jù)、答辯書等，申請人撤回復(fù)議申請書，行政復(fù)議裁定書、決定書，送達回證等;

　　3.行政訴訟類：起訴書副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門提交給法院的與案件有關(guān)的材料、證據(jù)、委托代理書，判決書以及與案件有關(guān)的司法文書等;

　　4.統(tǒng)計報表類：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計報表以及其他各類統(tǒng)計報表;

　　5.法規(guī)文件類：上級頒發(fā)的有關(guān)水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復(fù)、通知等以及相應(yīng)的解釋、說明、實施細則等，本部門制定發(fā)布的有關(guān)水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;

　　6.其他類：人民來信、來訪記錄及處理意見，水行政執(zhí)法活動中拍攝、收集的具有保存價值的照片、音像資料等。

　　(四)檔案管理人員在接收文書檔案時，必須逐件查點清楚，對已接收的材料應(yīng)根據(jù)類別、保存期限分別在檔案目錄冊上登記。登記要準(zhǔn)確，字體要工整。

　　第七條執(zhí)法文書檔案的整理與保管

　　(一)按照類別和時間的順序?qū)n案裝訂成冊，填寫案卷目錄，以便檢索和管理;

　　(二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類別，配置相應(yīng)的保管設(shè)備;

　　(三)檔案管理人員工作調(diào)動前應(yīng)辦好移交手續(xù)。

　　第八條執(zhí)法文書檔案的利用

　　(一)為便于查找，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)編制檔案總目錄，并根據(jù)實際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;

　　(二)因工作需要，可以查閱和調(diào)借歸檔的執(zhí)法文書檔案。其他部門需調(diào)借檔案，應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。

　　第九條各區(qū)縣水行政主管部門，可根據(jù)本管理制度的要求，結(jié)合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報市水利局備案。

　　文書檔案管理細則二

　　1、文書立卷

　　每年年初機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項分開。

　　①分年度。將文件按其形成的年度分開。

　?、诜旨墑e。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級、同級、下級。對互相聯(lián)系緊密的文件，如上級的批復(fù)、下級的請示應(yīng)放在一起。

　?、鄯謾C構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開。

　?、芊謫栴}。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

　?、莘制谙蕖８鶕?jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開。

　　在文書分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)實際情況，靈活運用文件各特征(問題、作者、時間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機關(guān))，分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標(biāo)題，簡明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來后，根據(jù)卷內(nèi)文件時間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。

　　編寫卷內(nèi)文件的頁號;填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫案卷封面，包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號等。

　　2、檔案管理

　　將檔案庫房的檔案柜、架科學(xué)排列編號。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護技術(shù)。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。

　　3、檔案利用

　　準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書長批準(zhǔn);對摘抄、復(fù)制的檔案資料進行審核、登記，然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、時間。借閱檔案，應(yīng)認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。

　　4、檔案統(tǒng)計

　　建立檔案收進、移出登記簿。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報有關(guān)部門。

　　5、檔案鑒定

　　根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經(jīng)滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協(xié)大事記、會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。

　　文書檔案管理細則三

　　為了貫徹落實國家《檔案法》、中國科學(xué)院《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》及文書檔案建檔規(guī)范的有關(guān)規(guī)定,提高歸檔質(zhì)量和檔案管理水平,促進歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項工作服務(wù),為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),為國家積累檔案史料.現(xiàn)結(jié)合我所實際情況,制定如下實施細則.

　　一、文書檔案管理體制

　　1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案管理體系,并根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,實行文書處理部門(即各處、室職能部門)整理歸檔制度.

　　2.由部門負責(zé)人指定專人(以下稱為文書兼職檔案員)管理本部門形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.

　　二、文書檔案管理職責(zé)

　　1.文書檔案管理人員必須認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護黨和國家的機密,保證本所檔案的完整與安全.

　　2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計本所文書檔案.

　　3.指導(dǎo)、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.

　　4.積極開展檔案的利用服務(wù),提供檔案信息資料,為科研、管理及各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù).

　　5.負責(zé)本所文書檔案的鑒定、銷毀工作,定期向上級檔案館移交具有永久保存價值的檔案.

　　三、文書檔案兼職檔案員職責(zé)

　　1.了解本部門工作業(yè)務(wù),掌握文書歸檔文件整理的基本方法.

　　2.負責(zé)本部門文件材料的收集、積累,對具有保存價值的文件材料,統(tǒng)一集中保管.

　　3.主動做好預(yù)立卷工作,按歸檔范圍類目及時"對號入座",專柜存放文件并遵守保密制度.

　　4.認真做好本部門文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),按時移交檔案室.

　　四、文件材料的收集和歸檔

　　1.各部門在其職能活動中形成的、并已辦理完畢、具有保存價值的的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類整理.

　　2.各職能部門平時建立預(yù)立卷,按年度歸檔.

　　3.每年6月底前將上一年度形成的文書檔案移交綜合檔案室.

　　五、文書檔案的歸檔范圍和保管期限

　　1.文書材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動、具有查考利用價值的文件材料(包括所有應(yīng)歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡稱聲像材料)均屬歸檔范圍.

　　2.文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種.永久為50年以上,長期為16年至50年,短期為15年以下.

　　3.確定檔案保管期限的原則:

　　3.1凡是反映本所主要職能活動和基本歷史面貌的,對本所、對社會和歷史研究有長遠利用價值的檔案,列為永久保存.它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問題形成的文件材料,召開重要會議的主要文件材料,重要問題的請示、報告、總結(jié)、批復(fù),計劃、規(guī)劃,綜合統(tǒng)計報表,機構(gòu)設(shè)置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級機構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機關(guān)針對本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹實施的重要文件材料.

　　3.2凡是反映本所一般工作活動,在較長時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管.它主要包括:本所科研、管理活動中形成的一般工作問題的文件材料,一般會議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級機構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級單位報送的重要總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

　　3.3凡是在較短時間內(nèi)對本所有參考價值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門一般事務(wù)性的文件材料,上級機關(guān)和同級機關(guān)頒發(fā)的非本所主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級單位報送的總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

　　3.4根據(jù)本所各職能部門管理工作實際,文書檔案按問題歸納為六大類:⑴綜合管理類,⑵黨群工作類,⑶人事教育類,⑷科研管理類,⑸基建資財類,⑹后勤企業(yè)類.

　　六、文書檔案整理要求

　　1.整理原則

　　歸檔文件整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用.

　　2.質(zhì)量要求

　　2.1歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確.已破損的文件應(yīng)予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制.

　　2.2歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求.

　　3.整理方法

　　3.1本所文書檔案分類方案采用"年度m問題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長期、短期.

　　3.2歸檔文件以"件"為單位進行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復(fù)制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報表、名冊、圖紙等一冊(本)為一件;來文與復(fù)文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.

　　3.3歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前,請示在后.

　　3.4歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準(zhǔn).跨年度會議形成的文件材料放在會議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年整理歸檔.

　　3.5歸檔文件的排列方法,在分類方案最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合文件形成時間順序排列.

　　3.6歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編制室編件號.根據(jù)分類方案的最低一級類目,按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注.

　　3.7歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄.

　　3.8歸檔文件應(yīng)逐件編目.針對同一問題的來文與復(fù)文,應(yīng)在備注欄內(nèi),互作備注.

　　3.9責(zé)任者:填寫制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者.

　　3.10文號:體系文件的發(fā)文字號.填寫時應(yīng)照實抄錄,不能省略.

　　3.11題名:填寫文件標(biāo)題.文件沒有題名或題名不規(guī)范的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充,并外加"[]".會議記錄須重擬題名時,應(yīng)寫明會議的時間和重要內(nèi)容.

　　3.12日期:填寫文件形的成時間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,中間以短杠隔開,如2006-01-09.

　　3.13頁數(shù):填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù).計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面位一頁,空白頁不計.

　　3.15備注:注釋文件需要說明的情況.

　　3.16備考表:備考表置于盒內(nèi)文件之后.填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況,并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期.

　　3.17不同歸檔年度、不同類別、不同保管期限的歸檔文件,不應(yīng)放入同一檔案盒.

　　3.18檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗名稱全稱.填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等項目.

　　3.19歸檔文件整理完畢,應(yīng)按年度填寫"年度歸檔文件整理說明".

　　七、文書檔案的歸檔

　　1.文書檔案由各部門兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.

　　2.歸檔時間:歸檔部門應(yīng)在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.

　　3.歸檔時,應(yīng)編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時,雙方應(yīng)認真辦理交接手續(xù),仔細查點和驗收.

　　4.文書檔案歸檔后,綜合檔案室要進行再整理,按有關(guān)工作程序進行分類與編目,使之便于查找和利用.

　　八、文書檔案的保管和利用

　　1.本所各類文書檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理.

　　2.檔案部門要配置適宜檔案安全保存的專用庫房,落實"八防"措施,保持庫房整潔,保證檔案存放安全.

　　3.定期檢查清點庫存檔案,發(fā)現(xiàn)問題及時處理解決.

　　4.建立必要的文書檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務(wù).

　　5.自覺遵守檔案借閱及保密制度,嚴格履行查、借閱手續(xù).

　　6.每一位工作人員都必須愛護檔案,自覺維護檔案本來面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關(guān)責(zé)任.

　　7.檔案管理人員調(diào)動工作或退休時,必須認真辦理交接手續(xù).

　　九、文書檔案的鑒定和銷毀

　　1.根據(jù)文書檔案保管期限,定期進行檔案鑒定.

　　2.文書檔案必須經(jīng)文書檔案鑒定小組鑒定,報所分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方能銷毀,并辦理相關(guān)備案手續(xù).

　　3.檔案銷毀,須編制銷毀清冊;銷毀時,應(yīng)指定兩名以上人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人須在銷毀清冊上簽字.

　　十、獎勵和處罰

　　1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門預(yù)立卷情況,每二年進行一次檢查評比.對能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和及時完成文書整理歸檔工作的部門和兼職檔案員,予以表彰和獎勵.

　　2.凡沒有完成年度歸檔任務(wù)或歸檔不符合要求的部門及個人,取消年終評先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報人事處和所綜合辦公室,由人事處負責(zé)把關(guān)執(zhí)行.

　　十一、本細則適用于本所文書檔案工作,由綜合檔案室解釋.

　　十二、本細則與上級檔案管理有關(guān)規(guī)定不符時,按上級規(guī)定執(zhí)行.

　　工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

　　1）歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

　?、贇w檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程

　　②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

　　2）歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定：

　?、俑鶕?jù)建設(shè)程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

　　②勘察、設(shè)計單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

　　3）勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

　　建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

　　4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。

　　5）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

　　6）凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。

　　工程管理文件資料分類：

　　1）工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

　　2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時歸檔資料管理人員）；

　　3）行政文件，歸綜合管理部；

　　4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。