一種裝訂用可拆卸可調(diào)整式檔案裝訂工具。其主要組成部分是：左卡、右卡、左移動(dòng)支架、右移動(dòng)支架、夾板、裝訂舌靠板、托板、手電鉆、手電鉆取平架、孔距定位片、定夾位墊片、存線輪、頂線針紗剪。本檔案裝訂工具，可完成卷夾孔高、卷夾孔距、材料厚度的調(diào)整，且制作簡(jiǎn)單，操作方便，裝訂速度快，質(zhì)量好，解決了裝訂打孔中打出的孔歪斜、移位、凹凸的難點(diǎn)，適于科技、文書(shū)檔案和雜志的裝訂。

　　檔案整理專(zhuān)用

　　多可電子檔案管理、萬(wàn)能檔案白金版、維克檔案管理軟件系統(tǒng)等。檔案管理軟件有多可電子檔案管理、萬(wàn)能檔案白金版、維克檔案管理軟件系統(tǒng)等，能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)更好的檔案管理功能很強(qiáng)大，而且使用起來(lái)也是完全免費(fèi)的，軟件支持借閱管理，以及權(quán)限管理等一些功能，對(duì)于數(shù)據(jù)也可以進(jìn)行備份與分析查詢(xún)功能也很強(qiáng)大，提高了工作的效率

　　企業(yè)檔案該如何整理？

　　每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類(lèi)、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件（即文書(shū)檔案）的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法，供大家參考。

　　第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》（即國(guó)家檔案局8號(hào)令）制定好本單位的檔案保管期限表，對(duì)照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。

　　概要地說(shuō)，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中針對(duì)性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類(lèi)文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類(lèi)文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料；本單位開(kāi)展重大活動(dòng)形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類(lèi)人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào)，重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

　　2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡(jiǎn)單扼要地講，區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來(lái)；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料，其保管期限可從長(zhǎng)。

　　第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來(lái)裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號(hào)章”。

　　第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類(lèi)之后在每類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目下按事由排列文件。黨群工作類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會(huì)，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì)，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類(lèi)下直接按二級(jí)類(lèi)目排列。

　　行政管理類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書(shū)工作；事務(wù)：后勤保障一類(lèi)；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車(chē)輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務(wù)管理類(lèi)：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類(lèi)、排列文件。

　　第四步編號(hào)：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào)，一年一編（即填寫(xiě)檔號(hào)章上的歸檔信息）。

　　第五步編目：按保管期限分別填寫(xiě)《歸檔文件目錄》。

　　第六步填寫(xiě)備考表，裝盒、填寫(xiě)脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

　　怎么做檔案整理

　　一,分類(lèi)調(diào)卷

　　我所文書(shū)檔案的分類(lèi)方案是按問(wèn)題分類(lèi),即綜合管理類(lèi),綜合統(tǒng)計(jì)類(lèi),規(guī)章制度類(lèi),黨群紀(jì)檢類(lèi),人事教育類(lèi),科研管理類(lèi),外事管理類(lèi),技條基建后勤管理類(lèi),安全保密類(lèi),公司管理類(lèi)十大類(lèi),能夠涵括我所所有事務(wù)活動(dòng).有些單位是按部門(mén)分類(lèi),這樣產(chǎn)生的后果是如果部門(mén)進(jìn)行調(diào)整,工作性質(zhì)有交叉后,不利于檔案分類(lèi)的連續(xù)性.

　　將兼職檔案員所立案卷認(rèn)真檢查,按分類(lèi)方案比對(duì)調(diào)整后,再按我所文書(shū)檔案保管期限表對(duì)每一類(lèi)中的檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整.

　　二,裝訂

　　一般按一份文件為一件進(jìn)行裝訂,批復(fù)和請(qǐng)示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來(lái)文與復(fù)文都可視情況分別裝訂.不過(guò)在文件排序時(shí)就應(yīng)相對(duì)集中放在一處,若是完成立檔工作后才歸來(lái)的文件也可放在最后,不必改動(dòng)前面的檔號(hào).

　　在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂,若過(guò)厚,才采用三針?lè)ň€裝.

　　三,加蓋檔號(hào)章,編頁(yè)碼

　　在每一件的右上角加蓋文書(shū)檔案檔號(hào)專(zhuān)用章,填寫(xiě)其中內(nèi)容,內(nèi)容包括全宗號(hào),年度,室編件號(hào),機(jī)構(gòu)或問(wèn)題(分類(lèi)號(hào)),保管期限,館編件號(hào)六項(xiàng),這里著重是室編件號(hào)的填寫(xiě),室編件號(hào)一定要從不同分類(lèi),不同保管期限的最低一級(jí)順序從"1"開(kāi)始標(biāo)號(hào),比如永久保管綜合管理類(lèi)檔案有10件,那么就從"001"編至"010",長(zhǎng)期保管綜合管理類(lèi)有檔案10件,那么又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入,而不影響前后其它檔案的檔案號(hào).

　　逐件從"1"編頁(yè)碼.

　　四,錄入

　　將文件目錄以"件"的方式錄入計(jì)算機(jī),以便查詢(xún).

　　五,檔案盒

　　根據(jù)不同分類(lèi)不同保管期限的檔案厚度選擇相應(yīng)的檔案盒,原則是同一分類(lèi)同一保管期限的檔案裝在一個(gè)盒內(nèi),但某一分類(lèi)檔案過(guò)少時(shí)也可多個(gè)分類(lèi)的檔案放入同一盒內(nèi),在盒脊處"機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)"欄處相應(yīng)地標(biāo)明多個(gè)分類(lèi)號(hào).

　　六,備考表

　　將備考表填寫(xiě)好后放入每盒的最后頁(yè).

　　經(jīng)過(guò)上述五個(gè)步驟,一年的文書(shū)檔案就整理完畢了,顯而易見(jiàn),新方法整理檔案有如下優(yōu)點(diǎn):

　　1.整理方便快捷.每件加蓋檔號(hào)章及用訂書(shū)釘裝訂的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于原來(lái)案卷組卷時(shí)每卷加封面封底,擬寫(xiě)50字以?xún)?nèi)的案卷標(biāo)題,用線裝訂的時(shí)間,檔案整理的效率提高了.

　　2.利于保密.新方法整理后的檔案可以針對(duì)性較強(qiáng)的借閱利用某一檔案,而不必因?yàn)槔靡患璩鲆痪?利于檔案的保密.

　　3.充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個(gè)分類(lèi)檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進(jìn)而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢(shì)會(huì)更加明顯.

　　4.容易調(diào)卷.分類(lèi)錯(cuò)誤或檔案進(jìn)館時(shí),檔案存在調(diào)卷的問(wèn)題,案卷級(jí)組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調(diào)整件盒級(jí)組卷時(shí),就只須改變一下排列件號(hào),相對(duì)容易了許多.

　　5.查閱方便.在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢(xún),更為快捷直觀.

　　缺點(diǎn):新方法要求將檔號(hào)章直接蓋在檔案上,這個(gè)做法我認(rèn)為有些不妥,值得探討!