如何整理公司檔案

單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進(jìn)行整理。

通過檔案名稱及編號整理　　

1、檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

4、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補(bǔ)之用。

5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。

檔號編定整理方法：

1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。

2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。

3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主 要類別，編列檔號。

4、檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

保存期限整理：

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：　
　1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會及股東會紀(jì)錄；(5)財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計(jì)圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

2、10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會計(jì)憑證；(3)事業(yè)計(jì)劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

公司人事檔案如何整理

公司人事檔案如何整理

人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理公司人事檔案如何整理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

公司人事檔案如何整理

建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。

（1）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

（2）檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

（3）轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

（4）保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

（5）統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的'內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

擴(kuò)展資料：

1、員工基本信息登記。

這樣的表格基本上會在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時候進(jìn)行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

2、員工入職相關(guān)審批文件。

3、員工各類證件。

這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓幾h，當(dāng)然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實(shí)習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。

5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計(jì)與履歷表。

6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。

8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報(bào)，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

企業(yè)如何做好檔案管理

導(dǎo)語：企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和，真實(shí)地記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)和企業(yè)發(fā)展的全過程。借助檔案資料，能夠更好地了解企業(yè)的過去，把握現(xiàn)在，規(guī)劃未來。因此，企業(yè)做好檔案管理對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展和人員調(diào)整具有重要作用。

1、建立健全檔案管理制度。

按照《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際編制各種規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強(qiáng)對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道運(yùn)行。

2、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。

我們要把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案：工作重要意義的認(rèn)識，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心，責(zé)任感，為搞好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3、提高檔案管理水平，強(qiáng)化服務(wù)。

要進(jìn)一步提高檔案管理水平，必須貫徹檔案的集中統(tǒng)一管理的原則，即要注意所藏檔案門類齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門主要職能活動的業(yè)務(wù)檔案及反映重要活動的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門歸檔，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。要強(qiáng)化服務(wù)意識，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎(chǔ)工作是必要的，但目的是用檔案為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，把死的東西變活，這也是檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。例如：我公司在1990年成立了檔案室.所有的檔案都進(jìn)行了集中統(tǒng)一管理，在1991年IO月被評為省級先進(jìn)檔案室，但我們并沒有滿足于現(xiàn)狀，而是向更高的標(biāo)準(zhǔn)邁進(jìn)。針對我公司在檔案利用開發(fā)管理不夠完善的方而，從提高思想認(rèn)識入手，進(jìn)一步學(xué)習(xí)《檔案法》、《國有企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》。公司領(lǐng)導(dǎo)班子對此項(xiàng)工作給予高度重視，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，多次召開專門會議討論檔案管理工作，及時解決檔案工作中存在的問題。

4、企業(yè)的不斷改革和發(fā)展.檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路.使之更好地為生產(chǎn)服務(wù)，還有很多需要研究和解決的實(shí)質(zhì)性問題。

企業(yè)管理檔案存在的問題：

4.1　企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)考核，一次考試在進(jìn)行，整個過程加班加點(diǎn)，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識不足，甚至有部分干部還認(rèn)為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計(jì)劃;有任務(wù)、無落實(shí);有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

4.2　檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室都規(guī)辦公室管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項(xiàng)工作較難，各項(xiàng)工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

4.3　缺乏運(yùn)用辦公自動化對檔案管理方法進(jìn)行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認(rèn)識，財(cái)力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。

5、檔案工作存在問題的解決對策

檔案室雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的.雜亂堆積的資料中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實(shí)現(xiàn)其價值。檔案管理作為工作中的一項(xiàng)重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的功績。要充分發(fā)揮檔案管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)做好服務(wù)。

6、檔案工作必須進(jìn)行系統(tǒng)管理

6.1　抓好組織建設(shè)，完善管理制度，做到“五個統(tǒng)一”

抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組.協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障;二是把檔案管理工作列入到公司領(lǐng)導(dǎo)的議事日程.年初有部署，年終有總結(jié)，平時有檢查指導(dǎo)，并接受上級省市和上級檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo);三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一制定計(jì)劃，統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。

6.2　檔案工作要有計(jì)劃和目標(biāo)

檔案工作要想取得長遠(yuǎn)的發(fā)展，必須增強(qiáng)檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領(lǐng)導(dǎo)干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結(jié)合當(dāng)今公自動化、社會信息化發(fā)展的新趨勢，加大技術(shù)投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實(shí).際的工作計(jì)劃。

6.3　加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，按時完成上級部門下發(fā)文件的歸檔工作。

在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅(jiān)持把檔案管理工作作為一項(xiàng)長期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門下發(fā)的文件按規(guī)定進(jìn)行歸檔、立卷，按時完成。

6.4　加強(qiáng)培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度，一是要明確檔案管理負(fù)責(zé)人，專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)。在各部門選拔素質(zhì)較高的人員為兼職檔案員.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機(jī)制。

6.5　搞好檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案資源的充分利用

運(yùn)用高新科技對檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢，應(yīng)大膽采用先進(jìn)的技術(shù)手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強(qiáng)檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務(wù)。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要?dú)v史憑證，在各項(xiàng)工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應(yīng)重視這項(xiàng)工作，使檔案工作再上新臺階。

如何快速有效的整理雜亂的企業(yè)檔案？

1、提高檔案管理人員素質(zhì)。

要注意加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的資源。

2、健全檔案管理制度。

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3、改進(jìn)和完善檔案功能。

使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

4、采用信息化管理手段。

信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、檔案軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

5、做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是很有必要的。

檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。