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檔案管理工作主要有歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、移交六項工作。檔案利用:應建立檔案利用制度,確保檔案的安全,防止失密。內(nèi)部需要調(diào)閱檔案的必須履行審批手續(xù);外單位查閱檔案需持單位介紹信和本人證件并報本單位主管領導審批后方可查閱。未經(jīng)批準不得抄錄、復印。借閱檔案,不得涂改,損毀、丟失、偽造。違者按《檔案法》追究法律責任。歸檔的案件材料不論辦案時間長短,均應在結案年度歸檔。案件承辦部門應將當年結案后整理完畢的案卷,在次年第二季度移交檔案部門。歸檔時由立卷單位編制移交目錄一式兩份。一份隨卷交檔案部門,一份留立卷部門備查。
整理檔案的方法是編號分類法,步驟共有七步,分別是收集、篩選、分類、確定、修繕、編號以及裝盒并編制目錄。
整理檔案的具體步驟分為七步:第一步是收集,整理人需要將所有文件收集起來。第二步是篩選,整理人需要將收集的文件按照章程進行一定的篩選。第三步是劃分文件的類別和級別,第四步是確定文件的保管期限,第五步是修繕文件的內(nèi)容,整理人需要根據(jù)章程修繕文件缺失的內(nèi)容。第六步是給文件編號,最后一步則是將文件裝盒并且編制檢索的目錄。