檔案借閱臺(tái)賬

先做一個(gè)圖書檔案，統(tǒng)計(jì)查詢。
圖書臺(tái)賬，就是根據(jù)圖書管理的需求，自行設(shè)計(jì)并使用的圖書統(tǒng)計(jì)表?？梢允羌堎|(zhì)的，也可以是電子版的。圖書臺(tái)賬可以分為：圖書借閱臺(tái)賬、圖書登記臺(tái)賬、圖書管理臺(tái)帳等。
臺(tái)帳，不屬于會(huì)計(jì)核算中的賬簿系統(tǒng)，不是會(huì)計(jì)核算時(shí)所記的賬簿，它是企業(yè)為了加強(qiáng)某方面的管理、更加詳細(xì)地了解某方面的信息而設(shè)置的一種輔助賬簿，沒有固定的格式。

檔案管理在OA系統(tǒng)中如何運(yùn)用

企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)，是企業(yè)的無形資產(chǎn)和寶貴的信息資源。OA系統(tǒng)通過電子化管理，實(shí)現(xiàn)檔案收集、借閱更加便捷，減少手工化操作，實(shí)現(xiàn)檔案借閱共享，簡化借閱手續(xù)。

OA系統(tǒng)檔案管理方案

1、檔案分類編號(hào)，有序管理

對(duì)于大型企業(yè)來說，公司的各類紙質(zhì)檔案數(shù)量大，種類多，涵蓋面廣。比如公司證照、技術(shù)文檔、產(chǎn)品方案等等，進(jìn)行及時(shí)歸檔和科學(xué)的整理十分必要。

1）檔案歸檔：檔案員按各部門提交的檔案標(biāo)準(zhǔn)，收集有效紙質(zhì)檔案和電子檔案，檔案相關(guān)信息可通過excel批量導(dǎo)入OA系統(tǒng)中，同時(shí)，在OA系統(tǒng)中形成的重要文檔，也將自動(dòng)歸入檔案管理中進(jìn)行管理，不需要進(jìn)行重復(fù)的篩選和錄入。

2）檔案分類清晰：根據(jù)企業(yè)的檔案分類要求，編制分類目錄，將檔案歸入所屬的目錄，并且維護(hù)相應(yīng)類別編號(hào)；通過表單建模搭建檔案類別，樹狀顯示，更加直觀，方便維護(hù)人員進(jìn)行類別維護(hù)。

3）檔案編號(hào)生成：OA通過字段屬性自動(dòng)生成檔案編號(hào)，按照檔案的大類+小類+流水來進(jìn)行編號(hào)，實(shí)現(xiàn)了每份檔案有歸屬，查閱簡單方便，易于管理。

4）檔案盒管理：根據(jù)檔案分類，建立電子檔案盒，將相同類別的檔案文件放在一個(gè)“盒子”里，檔案員可以增加盒類目，生成檔案盒序號(hào)、公司名、檔案盒題名、柜號(hào)、備注、錄入人、錄入時(shí)間等信息，檔案盒的背脊信息同時(shí)產(chǎn)生，可打印卷內(nèi)目錄、檔案背脊，方便查詢，實(shí)現(xiàn)檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。

5）建立檔案信息庫：OA系統(tǒng)根據(jù)檔案基礎(chǔ)信息建立檔案信息庫。通過建模搭建了檔案類別，將檔案通過檔案狀態(tài)分組展示；為了能夠?qū)n案的總體情況進(jìn)行把控，管理員可以在檔案信息庫中定期導(dǎo)出收集檔案文件的匯總數(shù)據(jù)，月/年的收集情況和檔案銷毀情況。

6）檔案有效期管理：為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時(shí)地在失效前銷毀或者更新，OA系統(tǒng)設(shè)置了到期提醒管理。檔案存放到期，系統(tǒng)自動(dòng)提示檔案管理員，不需要一個(gè)個(gè)去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

2、檔案借閱管理流程化

1）檔案查詢：實(shí)現(xiàn)檔案快速查詢，是進(jìn)行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫中，可根據(jù)檔案名稱、檔案編號(hào)以及檔案狀態(tài)快速查詢。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細(xì)。

2）檔案借閱申請(qǐng)：借閱人在填寫借閱單時(shí)，自動(dòng)過濾了已銷毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，在檔案借閱單上需要填寫借閱日期和預(yù)計(jì)歸還日期，便于追蹤。

3）檔案的狀態(tài)追蹤：檔案的狀態(tài)根據(jù)流程的流轉(zhuǎn)而自動(dòng)變化，不需要人為進(jìn)行修改。申請(qǐng)人提交后回寫相應(yīng)信息狀態(tài)改為出借中，檔案管理員執(zhí)行操作后狀態(tài)改為已借出，檔案管理員歸還確認(rèn)后狀態(tài)改為未借出。在已借出的狀態(tài)下，如果借閱人需要進(jìn)行延期續(xù)借，可通過之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內(nèi)容通過續(xù)借申請(qǐng)按鈕快速發(fā)起續(xù)借。

4）檔案借閱提醒：OA系統(tǒng)通過打造表單建模提醒功能，實(shí)現(xiàn)借閱超期系統(tǒng)自動(dòng)提醒借閱人。檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數(shù)。借閱人在預(yù)計(jì)歸還日期兩天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。若是借閱電子檔案，則OA系統(tǒng)將自動(dòng)控制當(dāng)前借閱人的可查閱時(shí)間，預(yù)計(jì)歸還日期結(jié)束后將自動(dòng)收回文檔查閱權(quán)限。

5）檔案安全保護(hù)：為了保護(hù)檔案安全和隱私，電子檔案下載時(shí)會(huì)自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進(jìn)行追究。

6）檔案借閱記錄：根據(jù)員工的借閱申請(qǐng)，可自動(dòng)形成檔案借閱記錄臺(tái)賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導(dǎo)出明細(xì)，方便統(tǒng)計(jì)。管理層可以分享OA系統(tǒng)中借閱記錄臺(tái)賬的數(shù)據(jù)，根據(jù)借閱各類資料的次數(shù)、共享價(jià)值，更新或銷毀信息，提高檔案的利用率，避免無效檔案占用資源。

OA與檔案管理軟件系統(tǒng)接口有什么好處

傳統(tǒng)的檔案管理方式，在檔案儲(chǔ)存、借閱、共享等方面存在著不少問題：

OA通過與檔案管理系統(tǒng)的集成，電子化管理檔案，規(guī)范、有效地進(jìn)行檔案管理和利用：

為什么一些大公司紙質(zhì)合同簽訂以后還要掃描成電子件歸檔到電子檔案中？

因?yàn)榧垙埍４娌皇悄敲捶奖愕模F(xiàn)在有所謂電子版文件，那么是方便好用了。
千年的紙會(huì)說話，那說的是宣紙吧，而且要墨水書寫，用鉛筆也成?？墒悄銜?huì)用墨水書寫么，鉛筆就更別說了，有改的可能。所以留掃描件是個(gè)辦法。
其實(shí)掃描，也就是為了掃描那個(gè)章，那其實(shí)就是為自己分辨用，知道哪個(gè)版本是“簽”的，本來么對(duì)方也是有一份文件的。其實(shí)可以用數(shù)字證書，把簽字頁掃描與其他頁直接合成也一樣，然后加數(shù)字簽名為記。

檔案-我們共同的記憶主題征文?

導(dǎo)語：為吸引更多人關(guān)注檔案、走近檔案，增強(qiáng)檔案意識(shí)，營造全社會(huì)關(guān)心支持檔案工作的良好氛圍，根據(jù)廣西壯族自治區(qū)檔案局關(guān)于開展2017年“國際檔案日”宣傳活動(dòng)的工作安排，《廣西檔案》編輯部決定開展“檔案——我們共同的記憶”征文活動(dòng)，我整理了其范文，歡迎參考。

《二十四載真情寄蘭臺(tái)》

時(shí)光匆匆，不知不覺中我走進(jìn)蘭臺(tái)這個(gè)大家庭已經(jīng)整整24個(gè)春秋，從最初對(duì)檔案工作陌生到逐步了解、熟悉、繼而熱愛，從開始扎根基層檔案室，到如今肩負(fù)區(qū)級(jí)檔案館的業(yè)務(wù)工作，我一步步蛻變著自己職業(yè)生涯，收獲著檔案帶給我的充實(shí)與快樂。

記得1990年7月，剛走出大學(xué)校門的我懷著美好的憧憬有幸被分配到株洲市環(huán)衛(wèi)處檔案室工作，成為了一名光榮的檔案工作者，從此與檔案工作結(jié)下不解之緣。當(dāng)時(shí)處檔案室正面臨達(dá)標(biāo)升級(jí)，我作為一名新手，在老同志的指導(dǎo)下開始對(duì)檔案進(jìn)行分類、組卷、擬寫標(biāo)題、編目，逐漸掌握了檔案整理工作的一整套流程，看著一本本經(jīng)過自己整理清秀的案卷整整齊齊排列在柜架里，我感到由衷的欣慰，檔案充分利用時(shí)，我心中的榮譽(yù)感和自豪感油然而生，日復(fù)一日，我漸漸喜歡這份平淡、單調(diào)、繁瑣的工作，并暗暗下定決心一定要干好這項(xiàng)工作。

2003年3月，我被調(diào)到區(qū)城管局辦公室從事文秘檔案工作，上班后還沒有來得及熟悉新的工作環(huán)境，局領(lǐng)導(dǎo)就鄭重地要求我盡快做好局綜合檔案室晉升省二級(jí)的達(dá)標(biāo)工作，當(dāng)時(shí)區(qū)城管局已成立4年，但檔案工作還沒有起步，空蕩蕩的檔案室蒙著一層厚厚的灰塵，雜亂無章的文件材料堆積如山。接到任務(wù)后，我只要一有空閑，就一個(gè)人關(guān)起門鉆進(jìn)文件堆里，連續(xù)3個(gè)月犧牲中午和周末的休息時(shí)間，全力以赴做好各項(xiàng)迎檢工作，建立《檔案借閱登記表》等10種臺(tái)賬，編制歸檔文件目錄、文號(hào)索引、人物專題索引、人物專題目錄等多種檢索工具，編寫大事記、組織沿革、全宗介紹等編研資料，經(jīng)過3個(gè)月的努力，62冊(cè)案卷整齊劃一地?cái)[放在檔案柜里,一舉順利通過評(píng)估定級(jí)。

2006年，我被抽調(diào)到區(qū)檔案館，正值新館剛剛落成，為了實(shí)現(xiàn)館藏檔案的安全搬遷，我與同事們加班加點(diǎn)奮戰(zhàn)，僅僅用了1個(gè)月的時(shí)間就完成了12000卷案卷的打捆、搬運(yùn)、上架工作，并對(duì)72個(gè)全宗單位、30多種門類的檔案以及4200冊(cè)圖書資料進(jìn)行全面摸底、統(tǒng)計(jì)造冊(cè)、完善檢索，使檔案館工作迅速走上正軌。

最難忘的是2012年區(qū)檔案館創(chuàng)建國家二級(jí)館的那段經(jīng)歷，為了打贏這場史無前例的硬仗，在局長的親自掛帥下，我與同事們迎難而上，沒日沒夜地一心撲在創(chuàng)建工作中，接收66個(gè)全宗單位近10年的2905卷檔案，對(duì)館內(nèi)84個(gè)全宗23613卷(盒)檔案進(jìn)行了全面規(guī)范整理、輸人目錄、消毒上架、規(guī)范排列，更換案卷盒1.28萬個(gè)，修復(fù)檔案1656頁，輸人各種門類檔案的案卷目錄14793條，輸人各門類檔案卷內(nèi)目錄204881條，掃描檔案69715件，掃描117630頁，完善各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，在全局(館)同志的共同努力下，區(qū)檔案館面貌煥然一新，呈現(xiàn)館藏豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、整理規(guī)范、排放有序、檢索快捷、管理科學(xué)的工作特色，最終圓滿摘得國家二級(jí)檔案館的桂冠。

近年來，我嚴(yán)格按照檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，一絲不茍地做好全區(qū)檔案的接收、保管、整理編目、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、安全和業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作，針對(duì)基層檔案員變動(dòng)頻繁，我不厭其繁地對(duì)檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，從分類、整理、裝訂、錄人等基礎(chǔ)工作著手，手把手地給基層檔案員示范，傳授檔案整理操作流程，有效提高基層檔案員的實(shí)際操作能力，基層檔案員有什么業(yè)務(wù)上的疑惑，我總是耐心細(xì)致地給予解答。

檔案是歷史的真實(shí)記錄，是人類記憶守護(hù)神，檔案的價(jià)值在于利用，每當(dāng)有利用者調(diào)閱案卷時(shí)，我總是熱情接待，不厭其煩地幫他們查找，想方設(shè)法地為他們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，力求讓他們高興而來，滿意而歸。

服務(wù)功能是檔案生命力所在，如何將“死檔案”化為“活資料”，有效釋放檔案“新能量”，我在做好檔案接收、保管、提供利用的日常工作的同時(shí)，與同事們一起充分挖掘檔案的內(nèi)在價(jià)值，利用檔案編寫編研材料，主動(dòng)為社會(huì)服務(wù)，近年我除了編寫大事記、組織沿革、全宗說明外，還參與編纂《株洲市南區(qū)志》和《中共株洲市蘆淞區(qū)黨史正本》，每年獨(dú)立編撰《株洲年鑒》、《湖南年鑒》、《株洲市黨委工作紀(jì)事》、《湖南省黨委工作紀(jì)事》蘆淞版。

這些年，緣于對(duì)檔案工作的執(zhí)著和熱愛，我不斷地在干中學(xué)，學(xué)中干，努力做到邊干邊學(xué)邊提高。一方面在工作實(shí)踐中虛心向前輩學(xué)習(xí)，勤于向市檔案局專家請(qǐng)教，積極參加省市區(qū)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn);另一方面加強(qiáng)自學(xué)，2002年取得湘潭大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)自考本科文憑，2010年獲評(píng)副研究館員并被聘用。撰寫多篇論文在《檔案時(shí)空》雜志上發(fā)表并獲獎(jiǎng)。

路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下求索。作為一名普通的檔案人，今天我所取得的點(diǎn)點(diǎn)滴滴的成績和進(jìn)步，都離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和培養(yǎng)，對(duì)此我滿懷感恩之心。24年的默默耕耘使我深刻認(rèn)識(shí)到檔案承載歷史的神圣使命，深深體會(huì)到檔案工作的艱苦和歡樂，如今檔案已成為我生活、生命中不可或缺的重要組成部分，我為找到了實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值的途徑而深感慶幸，在這個(gè)平凡的崗位上，我愿繼續(xù)不懈地奮斗、追求，將畢生的光和熱都奉獻(xiàn)給所鐘愛的蘭臺(tái)事業(yè)。

《刻在石壁上的檔案》

歷史學(xué)家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。在眾人眼中，檔案都是書寫在文本上的文字資料，但在株洲縣卻有一處獨(dú)特的“檔案”——摩崖石刻。它的特別之處在于文字資料是刻畫在石碑上和墓碑上。為了保護(hù)好這件“活檔案”，文物部門已經(jīng)把它作為一處省級(jí)文物保護(hù)單位進(jìn)行了保護(hù)。

摩崖石刻處在一片郁郁蔥蔥的山崖上，周圍綠樹掩映，裸露的花崗巖石壁上赫然寫著14個(gè)筆力遒勁、端莊俊逸的陰刻楷書，右書“元又配劉劉墳在上”，左書“夫主易仕俊刊”。據(jù)史料記載，這是清代嘉慶年間進(jìn)士訓(xùn)導(dǎo)易仕俊為其原配、繼配合冢所立。訓(xùn)導(dǎo)一職在清朝的文職官位中約為從七品，主要負(fù)責(zé)教育方面的事務(wù)，輔佐地方知府。按現(xiàn)在的說法，相當(dāng)副縣級(jí)干部呢。摩崖石刻墓碑與其墓冢相距60余米，中間隔一口小山塘。摩崖石刻墓碑保存較好，字跡清晰。原墓葬規(guī)模較大，后來當(dāng)?shù)卮迕駥⒛骨敖ㄖ鸪?，興修水利，墓冢被盜，不復(fù)存在，留下一對(duì)漢白玉石的墓志銘。墓志銘上的字屬于陰刻楷書，每行18個(gè)字，一塊有18行，另一塊12行，約400余字，記載了易仕俊原為山西太原人氏，因避禍亂來到醴陵(今株洲縣)，在此地行善舉，建橋梁，修文廟，造書院，為當(dāng)?shù)氐慕逃聵I(yè)做出了極大的貢獻(xiàn)，墓志銘詳細(xì)介紹了易仕俊的家事生平，可以說是一篇蓋棺定論的總結(jié)。這處刻在石碑上的專屬檔案，對(duì)研究當(dāng)?shù)厍宕恼?、?jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展具有重要的價(jià)值。

南陽橋摩崖石刻的存在證明了檔案文化的多元化，它呈現(xiàn)出獨(dú)有的特點(diǎn)。這類檔案不易被破壞，像紙質(zhì)檔案的話可能由于年代久遠(yuǎn)，紙張容易泛黃脆裂，保存條件不好的話還容易被蟲類破壞和因環(huán)境潮濕而腐爛。但它和紙質(zhì)檔案一樣是信息的資源，立體的反應(yīng)了當(dāng)時(shí)歷史的真實(shí)記錄，為開展科學(xué)研究提供了可靠的依據(jù)。

我是一名文物工作者，涉足于檔案管理是因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)的關(guān)系，我接觸到的檔案多數(shù)是實(shí)物，與其他單純紙質(zhì)檔案有很大的區(qū)別，就像我所說的摩崖石刻吧，從文物的角度來看，這算是館藏文物。誠然，文物和檔案有著必然的內(nèi)在聯(lián)系，保管館藏文物方面的一些方法是可以應(yīng)用到一般檔案中的。我以為。

刻在石壁上的檔案，留給我沉甸甸的思考。檔案是一種不可再生的資源，傳承、保護(hù)、利用和開發(fā)好這些資源，是檔案不朽的主題。

《我與檔案工作的未了情》

大學(xué)畢業(yè)后的前17年中，我所從事的所有工作都與檔案工作沒有任何直接關(guān)系。因此，在我的職業(yè)生涯中，從未有過從事檔案工作的人生規(guī)劃。然而，造物弄人，8年前，我所在的校區(qū)整體搬遷到株洲，人事安排進(jìn)行大調(diào)整，恰逢兩位老檔案相繼退休，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為我是女性，思維細(xì)膩而縝密，又是中共黨員，從事學(xué)生思想政治課教學(xué)多年，有較高的思想政治覺悟，是最合適不過的人選，從此我開始與檔案結(jié)下了不解之緣。

我院作為一所具有56年辦學(xué)歷史、各類在校學(xué)生上萬人的高職學(xué)院，其檔案工作量之大可想而知。坦率地說，從正干得順風(fēng)順?biāo)慕虒W(xué)崗位轉(zhuǎn)行去從事一無所知的檔案工作，我十二分的`不樂意、不情愿，然而，領(lǐng)導(dǎo)的一句“你是去從事檔案工作的唯一合適人選”，我無語，誰叫我是中共黨員，只好服從組織安排。

8年來，從我對(duì)檔案工作幾乎一無所知，到現(xiàn)在能熟練地查找文書檔案、教學(xué)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等各門類檔案;能科學(xué)、規(guī)范地對(duì)各門類的檔案資料進(jìn)行分類、鑒定、整理、歸檔、上架;能熟悉檔案工作的日常管理和常規(guī)管理，根據(jù)工作需要進(jìn)行檔案編研資料的編纂?？傊?，工作能獨(dú)當(dāng)一面，能全面而出色地完成我院的檔案工作。

這些年來，我的心路歷程有反復(fù)、也有磨合，有因工作枯燥乏味、重復(fù)繁瑣而多次想中途放棄的念頭;也有因檔案工作不被領(lǐng)導(dǎo)重視和同事理解而想重返教學(xué)崗位的想法。但當(dāng)看到許多檔案利用者滿意的笑容和部分檔案利用者因找不到事關(guān)他們切身利益的佐證材料而失望的眼神，看到檔案前輩十幾年甚至幾十年如一日的對(duì)檔案工作兢兢業(yè)業(yè)、一絲不茍的精神，他們對(duì)檔案工作的癡愛、敬業(yè)，深深地震撼著我的靈魂。

8年蘭臺(tái)生涯，為了不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)的重托，為了使檔案工作不拖學(xué)院工作的后腿，我在資金不足、設(shè)備落后、場地狹小的條件下，煞費(fèi)苦心、殫精竭慮、皓首窮經(jīng)、無怨無悔。經(jīng)我整理歸檔的文書檔案、教學(xué)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等已有成千上百卷;每年學(xué)院的大事記、組織沿革、發(fā)文匯編、利用匯編、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等編研資料整齊有序。我從事的檔案工作為學(xué)院的人才培養(yǎng)工作水平優(yōu)秀評(píng)估、黨建合格評(píng)估、文明高校評(píng)估、五十年校慶、創(chuàng)示范性骨干院校、就業(yè)創(chuàng)業(yè)示范校、校志編寫、學(xué)生遷戶口和晉職晉升等等提供了大量的支撐佐證材料，得到了利用者們的高度肯定，這無疑是對(duì)我的最大慰藉。

多年的高校檔案工作實(shí)踐，我有逐步感受到高校檔案是國家重要的信息資源，是高校各項(xiàng)工作的真實(shí)歷史記錄，是廣大教職工在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的寶貴精神財(cái)富，是高校辦學(xué)歷史和辦學(xué)特色的積累和沉淀。檔案員是平凡的，但檔案工作是神圣的。

2009年本人榮獲湖南省檔案工作先進(jìn)個(gè)人榮譽(yù)稱號(hào)，多次榮獲株洲市檔案工作先進(jìn)個(gè)人等榮譽(yù)稱號(hào)。從2007年至今我所組的案卷在株洲市檔案局組織的年檢年審中都能獲得優(yōu)秀好評(píng)，組織上給我的這些個(gè)人和集體榮譽(yù)，使我堅(jiān)定了做一名蘭臺(tái)人的決心和信心。原來，檔案員是平凡的，但不是平庸的。加強(qiáng)高校檔案工作是大勢(shì)所趨，也是落實(shí)高?？茖W(xué)發(fā)展的內(nèi)在要求。今天我可以自豪的說，已經(jīng)不會(huì)后悔8年前的選擇，并堅(jiān)信在平凡的崗位上一樣能綻放出精彩的人生。