室存檔案數(shù)字化成果

蔣洪明 田 爽 王 純

（江蘇省地質(zhì)資料館）

摘 要 館藏電子地質(zhì)資料是江蘇地質(zhì)資料館館藏紙質(zhì)地質(zhì)資料掃描數(shù)字化工作的重要成果，也是解決館藏地質(zhì)資料檔案長(zhǎng)期保存、集約保存所依托的重要載體形式。因此，如何確保地質(zhì)資料數(shù)字化成果數(shù)據(jù)真實(shí)可靠、完整安全并實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期可讀，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文重點(diǎn)闡述了館藏地質(zhì)資料數(shù)字化成果數(shù)據(jù)備份流程，以及數(shù)字化成果備份工作的實(shí)踐體會(huì)。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)資料 數(shù)據(jù)備份 載體

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，長(zhǎng)期以紙質(zhì)為主要載體的館藏地質(zhì)資料，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需求。紙質(zhì)地質(zhì)資料經(jīng)數(shù)字化掃描后所形成的地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)，將是今后為社會(huì)提供利用的主要載體形式，也是社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。館藏地質(zhì)資料數(shù)字化成果數(shù)據(jù)的安全備份，不僅將推進(jìn)地質(zhì)資料信息化的發(fā)展，保障地質(zhì)資料數(shù)據(jù)的信息安全，而且使地質(zhì)資料為全社會(huì)提供更廣泛、更方便、更快捷的服務(wù)，奠定了強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)保障基礎(chǔ)。

1 地質(zhì)資料數(shù)字化成果數(shù)據(jù)概述

地質(zhì)資料是地質(zhì)工作成果的主要表現(xiàn)形式，是地質(zhì)工作服務(wù)社會(huì)的主要載體，也是地質(zhì)檔案信息資源的重要組成部分。為了解決館藏地質(zhì)資料檔案長(zhǎng)期保存、集約保存問(wèn)題，我省于 1998 年初開(kāi)展了館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)字化實(shí)踐探索工作。通過(guò)近十年的持續(xù)努力，江蘇地質(zhì)資料館完成了全部館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作。大部分?jǐn)?shù)字化成果數(shù)據(jù)已導(dǎo)入館藏地質(zhì)資料檔案電子閱覽室系統(tǒng)，為地質(zhì)資料檔案利用者提供查閱利用，部分公益性、基礎(chǔ)性非涉密地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)已發(fā)布在館網(wǎng)站上，為社會(huì)公眾查閱利用。

館藏地質(zhì)資料檔案掃描數(shù)字化成果是館藏檔案資源的重要組成部分，安全保管好這些電子數(shù)據(jù)是踐行“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)在服務(wù)，替未來(lái)著想”的舉措之一，有著極其重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

2 館藏地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)備份載體

隨著信息化時(shí)代發(fā)展的突飛猛進(jìn)，地質(zhì)資料成果電子數(shù)據(jù)的備份是一項(xiàng)長(zhǎng)期持續(xù)發(fā)展的重要任務(wù)工作。地質(zhì)資料成果電子數(shù)據(jù)是館藏?zé)o形資產(chǎn)，數(shù)據(jù)備份已深入人心。光盤(pán)具有存儲(chǔ)適量，壽命長(zhǎng)、價(jià)格低、查找方便等特點(diǎn)，因此，它是電子數(shù)據(jù)備份長(zhǎng)期安全保存的有效載體。

2.1 建立備份管理體制

根據(jù)地質(zhì)資料館藏的工作實(shí)際情況，制定適合的《光盤(pán)備份工作規(guī)范》是一項(xiàng)重要工作。因?yàn)楹侠淼墓ぷ饕?guī)范、制度可以對(duì)整個(gè)項(xiàng)目施行全程的管理與監(jiān)控，它是保證館藏電子資料數(shù)據(jù)備份工作規(guī)范化、確保電子數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存的有效途徑。通過(guò)明確的管理制度，規(guī)范執(zhí)行方法和技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。

2.2 光盤(pán)選擇特點(diǎn)

光盤(pán)記錄方式有多種，分為只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)入光盤(pán)、可重寫(xiě)（多次寫(xiě)）光盤(pán)。備份的數(shù)據(jù)可以劃分為兩類：一類是可恢復(fù)性數(shù)據(jù)，一類是憑證性數(shù)據(jù)。用于記錄恢復(fù)性數(shù)據(jù)可采用重寫(xiě)光盤(pán)，而我們?cè)诘刭|(zhì)資料成果數(shù)據(jù)備份中，選用憑證性數(shù)據(jù)的記錄方式，一次性寫(xiě)入光盤(pán)。

在數(shù)據(jù)備份中，選用光盤(pán)的記錄格式也很重要。通常有 CD、DVD。格式的選用，是與數(shù)據(jù)信息總量有直接關(guān)系的。CD 光盤(pán)容量為 700MB，DVD 光盤(pán)的容量為 4.7GB?？梢愿鶕?jù)本館實(shí)際數(shù)據(jù)量，選擇合適的光盤(pán)記錄格式。

2.3 數(shù)據(jù)備份制作要求

在進(jìn)行館藏地質(zhì)資料數(shù)字化成果備份過(guò)程中，光盤(pán)制作的實(shí)質(zhì)就是將數(shù)據(jù)遷移，將原數(shù)字化掃描形成的數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確、有效地遷移到光盤(pán)上。在光盤(pán)刻錄倍速的選擇上，對(duì) CD/DVD 刻錄最佳倍速選擇應(yīng)該是該光盤(pán)最高倍速的 0.6 倍左右。CD—R 的最高倍速選擇，刻錄應(yīng)在采用 24 ～ 30 倍速，DV—R 的最高倍速應(yīng)采用 8 ～ 12 倍速。倍速太低會(huì)影響工作效率，倍速太高影響刻錄的質(zhì)量。

2.4 數(shù)據(jù)保存載體管理的必要性

在制作完成數(shù)據(jù)備份后，光盤(pán)的規(guī)范保存是數(shù)據(jù)安全性保證的重要環(huán)節(jié)。因此，必須將光盤(pán)置于－ 5℃，5% ～ 95%RH（標(biāo)準(zhǔn)：4℃～ 20℃，20% ～ 50%RH）環(huán)境下保存。禁止將光盤(pán)裸露在陽(yáng)光或長(zhǎng)時(shí)間在強(qiáng)光下照射，避免光盤(pán)接觸灰塵，非使用狀態(tài)應(yīng)置于光盤(pán)盒中，禁止交光盤(pán)長(zhǎng)期平入或疊壓。在刻制完成時(shí)，應(yīng)盒裝豎立碼放，并保存在專用設(shè)備中。

3 江蘇館地質(zhì)資料數(shù)字化成果備份工作實(shí)踐

為做好館藏地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)的安全保存與備份工作，我館制定了嚴(yán)格規(guī)范的管理制度與工作方法。

3.1 建立館藏地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)備份管理制度

參照國(guó)家相關(guān)規(guī)范、規(guī)定，我們研究制定了適合于本館的《電子地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)備份工作規(guī)定》、《光盤(pán)備份工作規(guī)范》。從工作計(jì)劃、質(zhì)量監(jiān)督、資料安全管理等方面作出明確要求，為規(guī)范、有序、高效、高質(zhì)量地開(kāi)展電子地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)安全備份工作，提供了強(qiáng)有力的制度保障。

3.2 館藏地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)備份內(nèi)容

鑒于因快速推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)展等客觀原因，初期完成的數(shù)字化成果數(shù)據(jù)，未能嚴(yán)格按照檔案號(hào)由小到大順序進(jìn)行光盤(pán)組盤(pán)。為了便于今后成果電子數(shù)據(jù)的檢索與管理，現(xiàn)將已完成的數(shù)字化地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)，按照地質(zhì)資料檔案檔號(hào)由小到大的順序，以 1 ～ 100 檔為一組，建立工作文件夾，轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)至專用服務(wù)器內(nèi)，從而為后期開(kāi)展數(shù)據(jù)備份工作提供數(shù)據(jù)源。同時(shí)，在每一組文件夾中建立相應(yīng)文本文件加以備注說(shuō)明，以便于數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存?zhèn)浞葸^(guò)程中，可查詢參照利用。

3.2.1 數(shù)據(jù)核查及情況登記

每一檔資料進(jìn)行光盤(pán)瀏覽檢查，是地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)備份的重要內(nèi)容。在對(duì)地質(zhì)資料檔案電子文檔檢查過(guò)程中，必須嚴(yán)格按照《地質(zhì)資料檔案電子文檔光盤(pán)原盤(pán)轉(zhuǎn)存情況登記情況表》、《地質(zhì)資料檔案電子文檔光盤(pán)重組盤(pán)轉(zhuǎn)存情況登記情況表》的相關(guān)要求，做好詳細(xì)的工作記錄，完整填寫(xiě)每一檔地質(zhì)資料檔案的檔號(hào)、容量、電子文件個(gè)數(shù)。在計(jì)算機(jī)瀏覽檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)電子文件有損壞現(xiàn)象的，必須從庫(kù)房中借出原始紙質(zhì)地質(zhì)資料，進(jìn)行嚴(yán)格核實(shí)對(duì)照，并按照成果地質(zhì)資料制作的相關(guān)要求，用紙質(zhì)資料重新掃描、整飾，從而使發(fā)生損壞的地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)補(bǔ)充完整。

3.2.2 光盤(pán)數(shù)據(jù)備份

將完成光盤(pán)瀏覽檢查的合格電子文件數(shù)據(jù)，采用 4×（5.540kB/s）的速度進(jìn)行刻錄備份。每刻錄完成一份光盤(pán)內(nèi)容的備份，工作人員必須認(rèn)真細(xì)致地對(duì)形成的光盤(pán)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行再次檢查及核對(duì)，保證數(shù)據(jù)不丟失、不遺漏、不重復(fù)。在地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)光盤(pán)中，電子文件個(gè)數(shù)，電子文件的容量及電子瀏覽復(fù)核檢查情況，都必須做好相應(yīng)的記錄。在光盤(pán)的外盒上，要求貼上光盤(pán)目錄標(biāo)簽，光盤(pán)目錄標(biāo)簽內(nèi)容包括光盤(pán)號(hào)、地質(zhì)資料檔號(hào)、資料名稱、電子文件個(gè)數(shù)、盤(pán)容量大小、刻盤(pán)日期等基本信息。

3.3 館藏完成工作情況

我館按照工作部署要求，通過(guò)精心組織數(shù)字化項(xiàng)目組工作人員，歷時(shí)約 7 個(gè)月，完成了館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)字化成果轉(zhuǎn)存?zhèn)浞萑蝿?wù)。累計(jì)完成電子數(shù)據(jù)備份 5699 檔，形成 7637213 個(gè)電子文件，數(shù)據(jù)容量達(dá) 569.88GB，制作完成 DVD 光盤(pán)三套（計(jì) 141×3=432 張）。一套為館中留存，一套提供社會(huì)利用，一套實(shí)行異地保存。從而實(shí)現(xiàn)了館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)字化成果提供利用、原地保存和異地保存三同步目標(biāo)，也奠定了館藏地質(zhì)資料檔案長(zhǎng)期保存、集約保存的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

干貨：檔案數(shù)字化加工，核心7大步驟，檔案管理人必備！

本期主編：橙子

話不多說(shuō)，進(jìn)入正題了！

（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所，數(shù)字化處理場(chǎng)所應(yīng)具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門(mén)禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

（2）數(shù)字處理設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、掃描儀、錄音機(jī)和存儲(chǔ)介質(zhì)。如果可以配置服務(wù)器、 備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等則更好。

（3）數(shù)字處理工作還需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。 確保數(shù)字處理工作的安全和保障 。

要先將掃描儀連接到計(jì)算機(jī)，安裝驅(qū)動(dòng)程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應(yīng)能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數(shù)設(shè)置。

掃描動(dòng)作并不復(fù)雜，就是把紙質(zhì)文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。

在掃描之前，我們必須設(shè)置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲(chǔ)格式。

目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、 膠片掃描儀等。根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇。

顏色常常又和圖像存儲(chǔ)格式相關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常以JPG格式存儲(chǔ)，如果以TIFF格式存儲(chǔ)，占用空間比較大；

掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。 具體要根據(jù)以上參數(shù)的確定，再進(jìn)行亮度、對(duì)比度的微調(diào)。

標(biāo)準(zhǔn)要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過(guò)程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。

在這些情況下，需要進(jìn)行圖像處理操作，一般需要通過(guò)專門(mén) 的圖像處理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。它要能夠?qū)崿F(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉(zhuǎn)、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確 。

檢查員必須掌握紙質(zhì)文件數(shù)字化處理的標(biāo)準(zhǔn)要求，檢查人員要盡職盡責(zé)，要求做到100%檢查，并且合格率應(yīng)達(dá)到100%。

檢查的事項(xiàng)有圖像是否清晰、畫(huà)質(zhì)是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點(diǎn)，圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。

使用數(shù)字文件的方法基本上是通過(guò)目錄搜索數(shù)據(jù)，要仔細(xì)的檢查目錄能否與圖像和數(shù)字 復(fù)印一一對(duì)應(yīng)，檢查合格率應(yīng)為100%，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，必須重新修改完善。

將通過(guò)檢查的數(shù)據(jù)可以離線保存。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板建立包括圖像文件命名方法在內(nèi)的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，并 盡可能完整地描述相關(guān)文檔 。

包括人員登記表、數(shù)字化處理文件登記表、統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼描述文件、數(shù)據(jù)描述等。

這是掃描和處理工作完成之前的最后一項(xiàng)。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門(mén)，移交內(nèi)容由檔案管理部門(mén)規(guī)定。

交接過(guò)程包括交接前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)。 交接手續(xù)時(shí)經(jīng)雙方蓋章確認(rèn)后方才生效。

這期就說(shuō)到這里，歡迎在評(píng)論區(qū)留下你的看法，覺(jué)得有用可以分享給身邊的人，我們下期再見(jiàn)。

數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設(shè)方案

數(shù)字檔案室的建設(shè)
數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開(kāi)發(fā)了對(duì)檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供了基礎(chǔ)條件。
基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫(kù)，結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進(jìn)行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫(kù)，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實(shí)現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一?——?專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過(guò)云計(jì)算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實(shí)時(shí)互通，跨館出證。
采用模型控制技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進(jìn)館電子檔案質(zhì)量檢查、開(kāi)放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標(biāo)督查等工作的輔助管理，有效地推進(jìn)了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。
應(yīng)用RFID?技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺(tái)對(duì)實(shí)體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)庫(kù)區(qū)RFID?標(biāo)簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫(kù)信息，將自動(dòng)發(fā)送短信提示庫(kù)房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。
基于編研人員的檔案利用，通過(guò)對(duì)檔案信息資源的深入挖掘，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率;同時(shí)基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對(duì)檢索結(jié)果的知識(shí)圖譜展示以及檔案信息的自動(dòng)聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，智能形成編研材料。
感知檔案，通過(guò)標(biāo)簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實(shí)時(shí)掌握每一份檔案的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)管理者與檔案實(shí)體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問(wèn)題。

紙質(zhì)歷史檔案的數(shù)字化加工成果是什么

利用生產(chǎn)設(shè)備完成對(duì)產(chǎn)品的加工。紙質(zhì)歷史檔案內(nèi)容顯示，數(shù)字化加工成果是利用生產(chǎn)設(shè)備完成對(duì)產(chǎn)品的加工。數(shù)字化加工主要針對(duì)報(bào)紙、書(shū)刊、雜志、圖冊(cè)、表單、公文等形式的紙介數(shù)據(jù)，通過(guò)專業(yè)化的解決方案，加工成PDF、Html、Txt、Doc、Xls等多種可編輯的電子文件格式。

檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

所謂檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)或行業(yè)對(duì)檔案利用的需求。
1、數(shù)字化加工流程
　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
　　數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)(照片、音頻、視頻等)，通過(guò)數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。
3、數(shù)字化的意義
1)提高工作效率，降低檔案利用成本
　　數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾(開(kāi)放檔案)和單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)或下屬單位都能通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護(hù)庫(kù)存檔案實(shí)體安全
　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫(kù)存空間，而且利用仍需到庫(kù)房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級(jí)檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過(guò)權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫(kù)存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫(kù)存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。
3)陽(yáng)光政務(wù)提升形象
　　庫(kù)存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級(jí)檔案管理部門(mén)貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國(guó)利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。